淺談檔案管理信息化建設(shè)的必要性

石偉

【摘要】本文首先概括和分析了目前存在于我國(guó)檔案管理工作中的主要問題，然后闡述了對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的重要作用，最后提出了推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);必要性;有效措施

檔案管理作為資源管理的重要構(gòu)成部分，在社會(huì)和企業(yè)的資源管理中發(fā)揮著重要作用。同時(shí)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，因此，檔案管理信息化建設(shè)是十分必要的。推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，讓信息資源得到更好的開發(fā)和應(yīng)用。

一、目前我國(guó)檔案管理工作的主要問題

紙質(zhì)版檔案依然是我國(guó)管理檔案的主要方式，因?yàn)榧堎|(zhì)版檔案在信息填寫時(shí)填寫的內(nèi)容十分有限，且整理起來非常不方便，此外，檔案中所存儲(chǔ)的信息更新得十分緩慢，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方式不利于信息資源的共享，對(duì)工作的效率有著消極作用，并且嚴(yán)重阻礙著我國(guó)檔案管理建設(shè)工作的發(fā)展。

（一）企業(yè)的思想觀念較為陳舊，對(duì)檔案管理不夠重視。雖然檔案管理在社會(huì)和企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，但是人們對(duì)檔案管理的重要性依然缺乏認(rèn)知，并且沒有對(duì)檔案管理工作加以重視。目前看來，大部分企業(yè)忽視了檔案管理建設(shè)，缺少一定的檔案管理意識(shí)，思想觀念較為陳舊，沒有真正認(rèn)識(shí)到信息資源開發(fā)和應(yīng)用的重要性。因此，現(xiàn)階段的檔案管理工作依然是一種你查我找的效率極低的狀態(tài)，而且，一些有利用價(jià)值的珍貴檔案也未能發(fā)揮它應(yīng)有的作用，造成了信息資源浪費(fèi)的問題。

（二）檔案管理建設(shè)的資金投入不足。檔案管理工作是一項(xiàng)相對(duì)較繁瑣的工作，而且涉及的部門也非常多，這就要求在檔案管理中必須要投入大量的人力物力，并且需要配備相應(yīng)的人員、硬件以及軟件設(shè)施。然而，在目前的檔案管理工作中，投入的資金不足正阻礙著檔案管理建設(shè)的發(fā)展，這十分不利于信息資源的開發(fā)和應(yīng)用。

（三）工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高。工作人員在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位，對(duì)檔案管理建設(shè)的發(fā)展有十分重要的影響。一般來說，檔案管理工作需要由專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人才來進(jìn)行，然而，在實(shí)際的檔案管理工作中，大部分檔案管理工作是有專業(yè)素質(zhì)較低的非專業(yè)工作人員開展的，他們并非是本專業(yè)出身，并且大多沒有經(jīng)過相關(guān)的專業(yè)檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，只是憑借著自己的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理。此外，大部分工作人員沒有及時(shí)更新檔案管理方面的知識(shí)，并且已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展需求，因此，人才因素對(duì)檔案管理建設(shè)的發(fā)展產(chǎn)生了非常不利的影響。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全問題堪憂。近年來，科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展為檔案的錄入和查詢提供了強(qiáng)有力的支持，然而，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，電腦黑客和電腦病毒也正威脅著檔案的安全。因此，考慮到檔案管理的特殊性，必須要處理好它的保密性和開放性，在享受互聯(lián)網(wǎng)帶來便利的同時(shí)，也要注重對(duì)檔案信息的保密工作。

二、檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

首先，由于檔案管理中需要管理的信息量十分大，因此，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過紙質(zhì)媒介進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)，那么將會(huì)嚴(yán)重影響工作效率，而且在查詢信息或者進(jìn)行更新時(shí)，也會(huì)非常繁瑣。反之，如果利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，不僅可以加快查詢的速度，而且也可以促進(jìn)信息的更新，縮短它的更新周期。因此，檔案管理信息化建設(shè)可以有效推動(dòng)信息資源的共享，且有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次，檔案管理的信息化可以有效避免檔案的損壞和信息的丟失。傳統(tǒng)的檔案信息管理模式是通過紙質(zhì)媒介來錄入和存儲(chǔ)信息，并且紙質(zhì)媒介容易損壞和不易保存，很容易造成信息的丟失。如果利用互聯(lián)網(wǎng)通過電子文件來存儲(chǔ)信息，將信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，那檔案就能夠保存的更加完好和長(zhǎng)久。

三、促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）重視檔案管理信息化。檔案管理信息化是十分必要的，相關(guān)的部門必須重視檔案管理信息化建設(shè)，努力宣傳檔案管理信息化建設(shè)，并鼓勵(lì)更多的人和企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。

（二）努力完善網(wǎng)絡(luò)信息安全體系。面對(duì)日益突出的網(wǎng)絡(luò)安全問題，為了加強(qiáng)檔案信息的保密性，必須加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全體系的完善，提供一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)安全體系。可以對(duì)一些檔案信息進(jìn)行分級(jí)管理，以增強(qiáng)其保密性，并且還要采取一系列措施來防范黑客和病毒的威脅。

（三）增加檔案管理工作的資金投入。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)十分艱巨且繁瑣的任務(wù)，因此，必須首先保證投入的資金充足，這樣才能讓各個(gè)部門順利運(yùn)轉(zhuǎn)起來，讓建成的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)達(dá)到預(yù)期的效果，更好地為檔案管理信息化服務(wù)。

四、結(jié)束語

檔案管理信息化能夠促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化的發(fā)展，并且能為社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的支持，因此，必須堅(jiān)持不懈地推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，促進(jìn)信息資源的共享。

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