高校檔案信息化建設策略芻議

鄭新興

【摘要】為更好地為學校教學、科研、管理等各項工作提供高效、便捷的檔案信息服務，高校檔案信息化建設勢在必行。基于此，本文擬對高校檔案信息化內涵、影響因素、應采取的策略進行分析，希望能為高校檔案信息化建設提供有益的參考。

【關鍵詞】高校檔案;信息化;策略

隨著社會的發(fā)展，檔案信息化進程持續(xù)深入，國家各級綜合檔案館都將檔案信息化作為當前工作的重心，全面加以推進，以建立數(shù)字檔案館。在此背景下，高校檔案部門也緊跟形勢，積極推動檔案信息化工作，以建立高校數(shù)字檔案館。由于高校自身的特殊性，高校檔案信息化也具有很強的特殊性，如果照搬綜合檔案館的信息化策略，高校檔案信息化工作勢必無法順利開展。因此，選擇合適的檔案信息化策略就顯得尤為重要，直接關系著檔案信息化進程的快慢，甚至是成功與否。那么高校檔案信息化究竟有什么特殊的內涵？影響的因素有哪些呢？應該采取哪些策略呢？本文將試著解答這些問題。

一、高校檔案信息化內涵

對于檔案信息化的內涵，學界對此有不同的定義，其中比較有代表性的是以下兩種定義：檔案信息化就是在國家行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供利用服務為中心的轉變過程。檔案信息化建設就是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案信息資源，提高檔案管理效率和效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息，實現(xiàn)資源共享?；谝陨蠙n案信息化的內涵定義分析，結合高校自身的特點，高校檔案信息化可以作如下定義：高校檔案信息化是指高校依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術、網(wǎng)絡技術等高科技手段，對高校的文件、檔案等信息進行發(fā)掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)資源共享，提高學校檔案信息的利用效率，為學校和師生提供檔案信息服務。簡單地說，高校檔案信息化就是高校檔案工作者應用信息技術、網(wǎng)絡技術等先進手段對增量檔案和存量檔案信息化處理，以實現(xiàn)全館（室）檔案信息的數(shù)字化，檔案服務的網(wǎng)絡化。

二、高校檔案信息化影響因素分析

高校檔案信息化是一個系統(tǒng)的工程，需要高校從學校發(fā)展的全局綜合考慮，科學規(guī)劃，持續(xù)投入。因此，高校檔案信息化也受到學校發(fā)展的諸多因素影響。

影響高校檔案信息化的因素首當其沖是資金，高校作為財政核撥的事業(yè)單位，以教學為中心，每年的經(jīng)費是有限的，有限的經(jīng)費投入往往首先被投入到各種教學條件的改善，因此能夠被預算劃分到的檔案經(jīng)費也是有限的。特別是檔案工作未被列入本科教學水平評估、審核評估的指標體系，作為一個硬性的辦學指標擺在學校領導面前，檔案工作未能得到大多數(shù)高校足夠的重視。以筆者所在的學校為例，每年檔案工作的運行經(jīng)費5-10萬，而這點經(jīng)費對于檔案信息化顯然是遠遠不夠的。而且檔案信息化是一個系統(tǒng)工程，需要一段時間穩(wěn)定的資金投入才有可能完成。而檔案工作在高校中的尷尬地位對于爭取到穩(wěn)定的資金投入顯然有一定的難度。

影響檔案信息化的另一個因素便是人才，當前高校的行政編制控制趨緊，檔案工作人員普遍缺乏，而且現(xiàn)有的檔案工作人員普遍存在知識層次偏低，專業(yè)技能偏低，計算機水平偏低等一系列突出問題，檔案人才隊伍結構失衡等一系列問題嚴重制約著檔案信息化工作的開展。高校檔案工作人員對于檔案信息化的內涵，檔案信息化如何開展等關鍵問題一知半解，知之甚少，這些也嚴重制約著檔案信息化進程的推動。

另外，意識也是影響檔案信息化的一個因素。檔案工作者雖然能夠認識到檔案信息化后的諸多好處，但由于檔案信息化工作是一項系統(tǒng)工程，需要處理諸多問題，特別是當前檔案工作者對于技術上的問題往往一知半解，存在多一事不如少一事的思想意識，對于推動檔案信息化工作意識不夠強烈。而且，由于目前信息化檔案的法律地位還未很好地解決，信息化檔案的憑證作用未能被廣泛接受，在實際的檔案查詢利用中，往往需要提供紙質檔案的復印等查詢利用服務。這也在一定程度上影響了各部門開展檔案信息化的工作熱情。

三、高校檔案信息化策略

基于以上檔案信息化建設的內涵和影響因素分析，筆者認為高校應該采取以下策略推進檔案信息化建設進程。

（一）前端介入策略。隨著“數(shù)字化校園”進程的推進，無紙辦公早已實現(xiàn)，各高校通過辦公自動化系統(tǒng)（OA）產(chǎn)生大量的電子文件。在當前背景下，以紙質保存為主，忽視了這些電子文件的保存和利用，使得這些文件在歸檔的時候只能是一個最終的結果文件，而缺乏對于全程的記錄和監(jiān)管，破壞了檔案信息的完整性和真實性。因此，對即將形成檔案的電子文件前端介入，是文件生命周期理論前端控制原則和全程控制原則的要求，也是高校檔案信息化必須采取的重要策略。只有前端介入，才能確保源源不斷產(chǎn)生的電子文件及歸檔的文件是真實、完整、有效的高校各項活動的歷史記錄，才能為學校各項事業(yè)的發(fā)展和廣大師生提供全面、周到的檔案信息利用服務。因此，高校檔案信息化必須充分利用“數(shù)字化校園”的機遇，重視增量電子檔案的產(chǎn)生，前端介入，對學校各立卷部門形成的電子文件的和辦公自動化系統(tǒng)中生成的電子檔案進行網(wǎng)絡監(jiān)控和自動化接收，建立辦公自動化系統(tǒng)（OA）和檔案管理系統(tǒng)的有機聯(lián)系，實現(xiàn)文檔一體化，科學管理和保存數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的信息文件材料，為校存史，實現(xiàn)信息服務網(wǎng)絡化，建立通暢獲取信息和提供信息服務的通道，更好地為學校各項工作提供檔案信息服務。

（二）目錄優(yōu)先策略。高校普遍是以教學、科研作為立校之本，因此，不可避免地將有限的經(jīng)費向教學、科研傾斜，高校檔案部門每年所能支配的經(jīng)費極為有限。高校檔案信息化不可能像國家綜合檔案館那樣全面展開，一步到位，而只能是以點帶面，量力而行，循序漸進。基于此，選擇合適的策略推進高校檔案信息化工作顯得尤為重要。目錄優(yōu)先是當前高校檔案信息化工作所應采取的重要策略。目錄優(yōu)先策略是將館（室）藏檔案目錄信息化，建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)全館（室）檔案資源的信息化檢索，以最終實現(xiàn)為學校師生提供快速、及時、準確、全面的檔案利用服務的目標。在高校，實行目錄優(yōu)先策略進行檔案信息化，投入較少，新增幾臺電腦，一批勤工儉學學生即可在較短時間內建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，既能避免因經(jīng)費不足、檔案信息化程度低、起步晚等因素制約檔案信息化，又能收到立竿見影的效果，能夠實現(xiàn)快速提升檔案利用服務效率，贏得學校師生的持續(xù)關注與好評，為高校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。因此，目錄優(yōu)先策略是基于高?，F(xiàn)實考慮的可行性選擇，也是當前高校檔案信息化應該采取的首要策略。

（三）擇重策略。高校檔案信息資源，從大的方面來說，是國家和社會歷史記憶傳承和延續(xù)的重要組成部分，也是國家信息資源不可或缺的重要組成部分;具體到高校來說，則是學校最可靠、最系統(tǒng)、最有價值的記錄，全面記載著學校辦學歷史和發(fā)展之路，對于學校的重要性不言而喻。因此，高校檔案信息化理所當然地必須堅持擇重策略，首先將學校館（室）館藏檔案中永久、長期保存的檔案進行信息化處理。這是因為永久、長期保存的檔案利用率高，堅持擇重策略，首先將其信息化，既能方便提供利用，提高檔案利用服務效率，又能最大限度地保護永久、長期保存的紙質檔案。而之所以暫緩短期保存的檔案信息化或不予信息化，是因為短期保存的檔案在較短時間內將過了保管期限，予以銷毀，檔案信息化的價值不大。堅持擇重策略，進行高校檔案信息化，將有限的高校檔案經(jīng)費用在刀刃上，也是目前高校檔案信息化所應該采取的重要策略。

（四）需求導向策略。高校檔案工作的服務對象主要是學校的師生，需求導向策略就是從學校師生的角度出發(fā)，為其提供及時、全面的檔案利用服務。這一策略是高校檔案工作者變被動接受為主動出擊的重大轉變。這就需要檔案工作者樹立服務觀念和意識，能從全校師生的需要出發(fā)，為全校師生提供檔案利用服務，用完善、周到的服務贏得全校師生對檔案工作的滿意度和支持度。需求導向策略既能滿足檔案用戶的檔案利用需求，又能實現(xiàn)檔案價值和檔案工作者勞動價值，這應是高校檔案工作者追求的目標，應成為每一個檔案人牢記于心的行為準則并變?yōu)榍袑嵉姆招袆?。那么高校師生到底需要什么樣的檔案利用服務呢，這就需要檔案工作者根據(jù)用戶導向策略，切實從檔案利用的需求角度來考慮。通過對我校檔案利用登記的統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)，對于學生用戶來說，招生花名冊，成績、學籍等方面的檔案利用最為頻繁，對于老師用戶來說，任職晉升文件、教學科研的檔案材料、重大活動的檔案材料，學校相關規(guī)章制度等與個人利益和工作相關的檔案利用最為頻繁，因此，高校檔案信息化首先必須切實從檔案利用用戶的角度，改變過去坐等上門的被動服務方式，基于對檔案利用需求的科學調查、分析，全面了解檔案用戶的需求，制定合理的檔案信息化規(guī)劃，開展學校的檔案信息化工作。必須首先將與師生工作和個人利益相關的檔案進行信息化處理，切實為學校師生提供及時、周到的檔案利用服務。

（五）特色策略。高校檔案信息化要注重特色原則，要結合高校自身辦學特色，選擇本校獨有的檔案信息資源進行信息化處理，建立特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，為學校和國家保存特色檔案信息資源?！梆^藏檔案數(shù)字化建設要體現(xiàn)出它的特色性。結合高校最具有代表性的專業(yè)和項目，選擇那些具有本館獨有的檔案信息資源進行數(shù)字化管理。建立具有特色化的數(shù)字檔案館，是檔案信息利用者的需求，是網(wǎng)絡時代檔案館生存和發(fā)展的關鍵，只有建立具有特色的數(shù)字檔案館方能顯示出它的生命力。”以筆者所在的中醫(yī)藥院校為例，建立中醫(yī)藥科研檔案信息資源數(shù)據(jù)庫不僅能為學校和社會保存完整的科研檔案，全面反映學?？蒲谐晒涂蒲袑嵙Γ逦宫F(xiàn)學?？蒲泄ぷ鞯膬?yōu)勢與薄弱環(huán)節(jié)，也能為學?？蒲械纳钊胙芯棵鞔_方向，為國家自然科學基金項目的申報等科研活動提供依據(jù)和參考，使學校今后的科研工作做到有的放矢。因此，特色策略是高校檔案信息化的重要策略。只有堅持特色策略，檔案工作才能更好地服務學校各項工作，才能贏得持續(xù)關注，學校才會持續(xù)提供資金等方面的各項保障，形成檔案工作與學校重視、師生關注的良性互動，保證檔案信息化建設進程持續(xù)進行，高校數(shù)字檔案館建設才能成為可能。

總之，高校檔案部門在檔案信息化進程中，既要充分吸收綜合檔案部門在信息化進程中的新理念、新技術、新方法和成功的經(jīng)驗，又要充分考慮高校自身的特殊性，不斷探索，揚長避短，制定出符合高校自身實際的信息化規(guī)劃，科學推進高校檔案信息化工作，為最終建立高校數(shù)字檔案館打下堅實的基礎。

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