東海實(shí)物檔案展館建設(shè)的思考

張春艷 孫杰 蔡夢(mèng)凡

【摘要】“實(shí)物檔案”能直觀生動(dòng)地反映出一個(gè)單位的職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌，對(duì)海洋事業(yè)文化的傳遞和長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。作者多年從事檔案管理工作，對(duì)實(shí)物檔案的管理具有豐富經(jīng)驗(yàn)，本文回顧了東海實(shí)物檔案展館建設(shè)，對(duì)實(shí)物檔案資源挖掘和整理、存在問題及建議進(jìn)行了論述，旨在為后續(xù)的實(shí)物展館建設(shè)和發(fā)展提供指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】實(shí)物檔案;文化傳承;展館建設(shè);檔案管理

一、概述

海洋實(shí)物檔案是海洋檔案重要的組成部分，也是藍(lán)色記憶中最為生動(dòng)形象的一章。她不僅是各項(xiàng)海洋工作活動(dòng)的記錄和憑證之一，也承載了海洋工作者的精神和意志，寄托了一代代海洋人的夢(mèng)想。她涵蓋了國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事海洋管理、科研調(diào)查、資源開發(fā)、公益服務(wù)、海洋文化建設(shè)等活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的實(shí)物記錄。而實(shí)物的收集工作不僅可以更好、更全面地傳承海洋歷史文化，擴(kuò)大海洋科普宣傳效果，還可以充分挖掘海洋資源，服務(wù)于海洋再生產(chǎn)活動(dòng)。

二、建設(shè)背景

國家海洋局東海分局于1965年建局，經(jīng)歷了艱苦創(chuàng)業(yè)、改革發(fā)展到依法管海三個(gè)發(fā)展時(shí)期。隨著時(shí)代的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，海洋事業(yè)實(shí)現(xiàn)了前所未有的飛躍。上個(gè)世紀(jì)六七十年代起，東海區(qū)陸續(xù)開始較大規(guī)模地新建了一批海洋站。近年的海洋臺(tái)站的升級(jí)改造建設(shè)項(xiàng)目，不僅臺(tái)站面貌日新月異，東海區(qū)海洋站觀測(cè)手段也實(shí)現(xiàn)了從人工向自動(dòng)化觀測(cè)的轉(zhuǎn)變。歷史實(shí)物資料是記錄這些歷史變化的重要依據(jù)和見證，也是對(duì)檔案館藏的有益補(bǔ)充，把實(shí)物檔案納入歸檔范圍，能夠更完整地反映和記錄歷史，更好地保持東海區(qū)歷史的完整性、積淀和傳承海洋文化。若不及時(shí)收集歸檔，這些見證歷史的實(shí)物將隨著時(shí)間的消逝而遺失、損毀。東海建立實(shí)物檔案展覽館集實(shí)物檔案保管、史館陳列及海洋意識(shí)宣傳三大功能為一體，很好地解決了這個(gè)問題。2013年東海分局提出“七個(gè)一”工程建設(shè)，在進(jìn)行“一館”（東海檔案館）建設(shè)中，東海檔案館人提出建設(shè)東海實(shí)物展館，該館的建設(shè)使具有歷史紀(jì)念意義的實(shí)物得到了妥善安置和保存，為海洋事業(yè)的發(fā)展和傳承奠定了基礎(chǔ)。本文回顧了2013-2015年東海實(shí)物檔案展館建設(shè)過程，對(duì)實(shí)物檔案資源挖掘和整理、存在問題及建議進(jìn)行了論述。

三、實(shí)物檔案展館建設(shè)

（一）征集原則。分局歷史實(shí)物資料征集中，堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重歷史、面向群眾、持續(xù)收集的基本征集原則。既要秉著歷史的、全面的、發(fā)展的觀點(diǎn)，也要把握好實(shí)物檔案的鑒定工作。征集物品應(yīng)具備原始性、直觀性、確定性等特征，能真實(shí)地記載分局各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，并生動(dòng)地反映東海的發(fā)展歷史。

（二）實(shí)物檔案資源挖掘。東海實(shí)物檔案來源分兩部分：一部分來源于面向單位和個(gè)人的征集，一部分來源于對(duì)原檔案館館藏資源的挖掘。對(duì)屬于個(gè)人的物品鼓勵(lì)以捐贈(zèng)形式展覽，對(duì)確實(shí)不愿意捐贈(zèng)的物件可以采用寄存或借展的形式。通過問卷調(diào)查和對(duì)一些老同志、退休人員的走訪，獲得了大量的線索、實(shí)物和聲像資料。同時(shí)，根據(jù)分局發(fā)展的脈絡(luò)，對(duì)分局歷史上重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)產(chǎn)生的歷史檔案進(jìn)行充分挖掘，如首次南極考察、中日黑潮調(diào)查、執(zhí)法檔案等。在館藏資料中還挖掘出其他珍貴紙質(zhì)資料，如日記本、花名冊(cè)、口述資料和簽到本等，這些資料不僅有文獻(xiàn)參考價(jià)值，更具有實(shí)物歷史價(jià)值。

（三）實(shí)物檔案分類。根據(jù)實(shí)物檔案的定義和一些學(xué)者觀點(diǎn)，認(rèn)為非人類活動(dòng)創(chuàng)造的物品不能列入實(shí)物檔案的范疇，聲像檔案也有其專門類別。但根據(jù)近些年海洋重大項(xiàng)目的運(yùn)作及檔案的流向相關(guān)規(guī)定，歷史資料、實(shí)物等均由中國海洋檔案館在早期進(jìn)行了收集整理，一些重大專項(xiàng)產(chǎn)生的生物樣品和地質(zhì)樣品集中歸檔到海洋一所和海洋三所專門的樣品庫保存;新建的海洋博物館因在2014年前多次對(duì)涉海單位的實(shí)物進(jìn)行了征集等諸多原因，分局征集起步晚，能征集到的數(shù)量有限。根據(jù)東海實(shí)際情況和需求，為了能更好地傳遞分局既往的職能活動(dòng)信息，保持檔案間的有機(jī)聯(lián)系，展館建設(shè)中對(duì)實(shí)物檔案的內(nèi)容和范疇進(jìn)行了必要的擴(kuò)充。其中考慮到分局歷史聲像檔案的積累比較少，大多留存于形成部門和個(gè)人手中，所以此次實(shí)物檔案征集歸檔中，特別把聲像檔案納入，作為之前歷史積累不足的補(bǔ)充。最終，依據(jù)東?，F(xiàn)狀以及實(shí)物的屬性，確定將實(shí)物檔案分為如下幾大類：（1）反映分局及所屬各單位歷史變遷的實(shí)物及珍貴歷史照片，如海洋臺(tái)站各時(shí)期建筑物、牌匾、停用印章等，海洋站歷任站長及具有突出貢獻(xiàn)人員照片。（2）記錄了各部門發(fā)展和進(jìn)步的各個(gè)時(shí)代所用的測(cè)量儀器、資料實(shí)物、制服飾品等，包括不同時(shí)期船舶或飛機(jī)上的零部件等。（3）反映單位發(fā)展成就及重大事件的實(shí)物，如參加國內(nèi)外重大活動(dòng)形成的書稿、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)狀證書、非涉密圖紙等。（4）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、社會(huì)知名人士及重要外賓參觀訪問時(shí)的題詞、贈(zèng)送的有歷史價(jià)值的禮品等。（5）記錄重要?dú)v史事件的電子資料或聲像檔案，如重要外事活動(dòng)形成記錄、訪談錄、回憶錄等視頻錄像。（6）分局歷史上重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)所產(chǎn)生或使用的實(shí)物等。（7）珍貴的史料性紙質(zhì)資料。

（四）實(shí)物檔案著錄。收集來的實(shí)物檔案，完成逐件著錄和說明材料編寫。首先建立實(shí)物征集清單，著錄實(shí)物檔案的屬性信息如名稱、類別、描述、數(shù)量、征集方式、存放地點(diǎn)、所有權(quán)人、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。其次，根據(jù)不同實(shí)物類別建立實(shí)物登記表，記錄如編號(hào)、名稱、年代、質(zhì)地、完殘程度、來源、有關(guān)資料，描述及評(píng)價(jià)等相關(guān)信息;照片需登記時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者、來源;錄音錄像還須登記文件運(yùn)行環(huán)境等;以便于為每件實(shí)物編寫布展說明材料提供依據(jù)，以及在后期采用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行實(shí)物展品或展廳數(shù)字化、虛擬化時(shí)快速獲取信息，使得參觀者或?yàn)g覽者獲取與該實(shí)物相關(guān)的知識(shí)。

（五）實(shí)物檔案保管與布展。東海實(shí)物檔案展館采用統(tǒng)一陳列布展和保管，便于后期展廳維護(hù)和快速布展。由于實(shí)物載體相對(duì)不規(guī)則，沒有固定的尺寸，因此分為3種方式展放。體積不大的實(shí)物，以及篇幅不大紙質(zhì)文件等展放于玻璃展柜;字畫懸掛展覽;大型的實(shí)物并且本身有包裝如模型、生物標(biāo)本，直接擺放在地板或展臺(tái)上陳列。重份的實(shí)物檔案和其他反映背影內(nèi)容相似的實(shí)物采用輪流展出方式布展。首次布展根據(jù)東海發(fā)展歷程、職責(zé)以及實(shí)物載體反映的信息內(nèi)容，將收集的實(shí)物檔案主要分為了8個(gè)系列進(jìn)行陳列布展：發(fā)展歷程、船舶飛機(jī)發(fā)展史、榮譽(yù)墻、海洋調(diào)查與監(jiān)測(cè)、海洋觀測(cè)預(yù)報(bào)、海洋管理、海洋科技、海洋精神文明建設(shè)，并根據(jù)系列分布情況，利用照片檔案和文書檔案等制作宣傳展板。東海實(shí)物檔案展館選取陳列的實(shí)物檔案，雖然不能反映分局發(fā)展全貌，但從側(cè)面記載著東海人砥礪前行的發(fā)展歷程，保存著東海人的集體記憶。

四、存在的問題及建議

東海分局實(shí)物檔案展館的管理雖然已經(jīng)在逐步完善，但依然存在著一些問題。（1）征集中宣傳影響不夠。征集過程中與外界溝通力度不夠，建議拓寬宣傳渠道，可以充分利用海洋報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，采取新聞發(fā)布、報(bào)送稿件、約請(qǐng)采訪等多種形式，最大限度地調(diào)動(dòng)潛在捐贈(zèng)者的積極性。（2）規(guī)章制度不完善。實(shí)物檔案的收集、保管、利用工作明顯落后于其他檔案類型。東海應(yīng)逐步完善海洋實(shí)物檔案收集整理、布展、對(duì)外宣傳等相關(guān)規(guī)章制度，把實(shí)物檔案工作納入檔案管理工作職責(zé)中，并列入年度工作計(jì)劃。（3）實(shí)物檔案收集工作相對(duì)滯后。由于以往對(duì)實(shí)物檔案豐富館藏和拓寬檔案工作領(lǐng)域的重要性認(rèn)識(shí)不足，其收集工作往往在其產(chǎn)生的數(shù)年后才開始，造成實(shí)物遺失。建議今后在紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，注意收集與之相關(guān)的各種形式的實(shí)物檔案，做到同步歸檔，以便保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案齊全完整。（4）管理方法過于傳統(tǒng)。管理上可以采用建立虛擬庫房，基于掃描和平面圖像建立3D模型、VR技術(shù)、微網(wǎng)站、多媒體互動(dòng)等多種高科技手段，還可以把展出效果和提高海洋意識(shí)、檔案意識(shí)等相融合形成教學(xué)相長的良性循環(huán)。（5）實(shí)物檔案的保密級(jí)別劃分不夠清晰。一些資料不僅具備極重要的歷史意義，同時(shí)也有可能是海洋事業(yè)核心機(jī)密和多年文化的積淀，要注意對(duì)密級(jí)較高的展品做好保密工作，除采取禁止拍照、錄像等措施外，還可以采取分展廳、劃分限制參觀、公開參觀區(qū)域。（6）實(shí)物檔案的維護(hù)力度不夠。建議根據(jù)載體和材料區(qū)分保管，將收集整理的實(shí)物檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化歸檔及電子備份，降低實(shí)物檔案在利用過程中的損耗，注意展品保養(yǎng)和安全，始終懷著尊重歷史的心去工作，堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)語

開館3年多，在開放參觀活動(dòng)中，已接待參觀百余批，參觀人數(shù)達(dá)上千人，為提高中小學(xué)生、社會(huì)各階層對(duì)海洋的認(rèn)識(shí)，普及海洋科普知識(shí)，營造良好的科普氛圍起到了積極推動(dòng)作用，同時(shí)擴(kuò)大了海洋科普宣傳效果，產(chǎn)生了較好的社會(huì)反響，還針對(duì)新入職員工進(jìn)行培訓(xùn)教育，進(jìn)一步增加他們對(duì)分局歷史的直觀了解、對(duì)特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻(xiàn)的海洋精神的感悟，更加激發(fā)新海洋人前仆后繼的愛崗敬業(yè)精神。實(shí)物檔案展館的建設(shè)意義重大、惠及未來，本文對(duì)東海實(shí)物檔案展館的建設(shè)過程進(jìn)行了闡述，并對(duì)實(shí)物檔案管理中遇到的問題進(jìn)行了討論，力圖為后續(xù)的實(shí)物展館建設(shè)和發(fā)展提供幫助。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馮惠玲.檔案記憶觀、資源觀與"中國記憶"數(shù)字資源建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊，2012.

[2]霍振禮.實(shí)物檔案的崛起與檔案定義的表述——兼與李恕德、陳永斌同志商榷[J].檔案學(xué)通訊，1993.