淺析醫(yī)學高等院校名人檔案的收集與管理

沈亮

摘 要：醫(yī)學高等院校的名人檔案，可以認為是醫(yī)學高等院校著名人物在其個人成長與發(fā)展過程中，在教學、科研、醫(yī)療、家庭以及社會活動中形成的各類具有保存價值的原始記錄?？茖W完整收集與管理名人檔案，可以有效保存名人成長與發(fā)展的奮斗足跡，發(fā)揚名人的家國情懷與奉獻精神，激勵廣大醫(yī)學高等院校師生樹立理想信念，投身祖國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)，為人民健康與社會發(fā)展貢獻力量，具有重要的現(xiàn)實意義與教育意義。

關(guān)鍵詞：特點；內(nèi)容；方式；管理

1 醫(yī)學高等院校名人的特點

醫(yī)學高等院校著名人物與我們通常定義的名人相比，具有其鮮明特質(zhì)。

1.1 醫(yī)學高等院校名人擁有豐富多彩的成長軌跡

醫(yī)學是通過科學研究預防與治療疾病的系統(tǒng)學科，每一位醫(yī)學高等院校師生都要竭盡全力，踐行“除人類之病痛，助健康之完美”的誓言。要成為醫(yī)學高等院校的著名人物，需要在國家醫(yī)療衛(wèi)生健康領(lǐng)域取得卓越成就，獲得普遍贊譽，同時以身作則，率先垂范，打造精英級別的學科團隊，其成長軌跡必定歷經(jīng)坎坷，但也豐富多彩。從一名普通的醫(yī)學學子成長為名師大家，必定付出艱苦卓絕的努力，才能鋪平成功的道路。無論是建國前后的先輩大家，還是改革開放后的棟梁英才，其自身都會經(jīng)歷醫(yī)學高等教育啟蒙階段，艱苦歷練的臨床住院醫(yī)師培養(yǎng)實習階段，學習成績優(yōu)秀出色，才能取得臨床醫(yī)師與高校教師的雙重身份。此后的職業(yè)生涯更是數(shù)十年如一日，要時刻緊跟國際頂尖學術(shù)前沿，學習最新醫(yī)療實踐，更有甚者在發(fā)達國家長期進修培訓十數(shù)年，在醫(yī)療、教學、科研上刻苦專研，協(xié)同創(chuàng)新，發(fā)表高水平研究成果，不斷突破臨床診療極限，培養(yǎng)帶領(lǐng)團隊獲得重量級榮譽，只有集勤奮、創(chuàng)新、輝煌、奉獻等多種要素于一身，才能成為公認的人之翹楚。

1.2 醫(yī)學高等院校名人獲得顯著卓越的功績成就

醫(yī)學高等院校名人的成長道路雖然艱辛，但由于其承擔培養(yǎng)醫(yī)學人才，建設(shè)健康中國的崇高使命，關(guān)系人民群眾生命福祉，因此能獲得黨和政府的關(guān)注，高度評價他們的貢獻與成就。如解放軍第二軍醫(yī)大學吳孟超院士、上海交通大學醫(yī)學院王振義院士分別獲得2005年度、2010年度國家最高科技獎，2018年度國家科學技術(shù)獎中醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域有36個項目獲獎，中國科學院與中國工程院分別設(shè)有生命科學和醫(yī)學學部與醫(yī)藥衛(wèi)生學部，兩學部目前共有院士265人。在國內(nèi)外各類高水平的研究論文與科研基金領(lǐng)域，醫(yī)學高等院校的名人都能通過努力擁有一席之地，最大程度展示與體現(xiàn)其貢獻成就，同時他們高水平的臨床醫(yī)療成果，推廣應用于診治疑難雜癥，保障人民健康生活，能夠引起社會的廣泛關(guān)注，獲得群眾普遍認可與贊譽。

1.3 醫(yī)學高等院校名人包含形式多樣的檔案內(nèi)容

醫(yī)學高等院校名人由于豐富的成長經(jīng)歷與杰出的成就功績，其名人檔案內(nèi)容就顯得較為豐富充實，形式多樣，既包括完整反映個人學習成長、臨床診療、團隊建設(shè)、教學成果與科學研究的各類原始記錄，也包括反映其學習工作生活中的奉獻精神、家國情懷以及重要社會影響的各類聲像資源，同時包括名人及其團隊所獲得的各種榮譽與獎勵，這些檔案內(nèi)容跨越名人不同成長階段，涵蓋不同地點空間，可以通過工作征集、個人捐贈、口述史研究等不同方式有效收集并集中保管，科學完整收集與管理醫(yī)學高等院校名人檔案，對檔案人員來說是一項艱巨而有意義的工作。

2 醫(yī)學高等院校名人檔案的具體內(nèi)容

在分析醫(yī)學高等院校名人特點基礎(chǔ)上，我們可以科學完整定義其檔案內(nèi)容。

2.1 個人成長發(fā)展材料

醫(yī)學高等院校名人在成長發(fā)展歷程中形成的各類有保存價值的原始記錄是其檔案主要內(nèi)容，其中可以包括名人從幼年求學時期開始的各種學習記錄，在初中、高中學習階段以及高等院校求學時期的家庭與生活背景、學習成績、學習日記、實驗記錄與畢業(yè)論文等，在海外留學進修期間的各種日記、學習成績、實驗記錄、發(fā)表的有國際影響力研究論文，以及周圍同學與同事的客觀評價等。根據(jù)醫(yī)學專業(yè)性質(zhì)，尤其要注重收集名人在臨床住院醫(yī)師培訓與實習時期的學習記錄、診療記錄、會診研討記錄等，在事業(yè)發(fā)展時期的教學、醫(yī)療、科研實績與臨床診療突破性成就等以及成名之后的學科團隊建設(shè)、人才培養(yǎng)與標志性成果等內(nèi)容。

2.2 個人與團隊輝煌榮譽

醫(yī)學高等院校名人與其團隊在職業(yè)生涯中取得了許多重要的榮譽與成就，這也是名人檔案收集的重要內(nèi)容，可以包括名人的個人榮譽以及其帶領(lǐng)團隊取得的集體榮譽，如各類國家級與省部級獎項與評獎材料的原始記錄，兩院院士、長江學者、領(lǐng)軍人才以及各類人才計劃等各類個人榮譽材料，國務院特殊津貼、全國勞動模范、五四青年獎章等高級別獎勵材料，還包括各項獲獎證書、獎狀、獎杯獎章等各類獲獎實物。

2.3 人才培養(yǎng)成果

醫(yī)學高等院校名人不僅個人才華出眾，治學嚴謹，醫(yī)術(shù)精湛，還需要做到為人師表，善于培養(yǎng)人才，其檔案內(nèi)容可以包括名人的各類教學記錄、參與與承擔的國家級與省部級課程重要教學的教案與實例、圍繞其建立的人才梯隊與教學科研團隊情況與記錄，尤其要關(guān)注名人在醫(yī)學高等院校附屬醫(yī)院的臨床團隊帶教情況與記錄，作為研究生導師在其職業(yè)生涯中培養(yǎng)出的重要精英人才情況、帶領(lǐng)團隊或?qū)W生取得的突出成就與實績材料等。

2.4 各類聲像資料

醫(yī)學院校名人檔案的內(nèi)容也包括與其相關(guān)的各類音頻與視頻的原始記錄，如名人從幼年起的成長歷程中各類家庭生活與社會活動的照片、影像資料，在職業(yè)生涯中的日常教學、醫(yī)療、科研活動的聲像資料，接受重要領(lǐng)導接見的合影與視頻、重要領(lǐng)獎的合影與視頻，開展重要臨床診療及外科手術(shù)的聲像實錄，各類專題宣傳聲像資料，接受口述史采訪的聲像資料實錄等，科學完整收集這些檔案內(nèi)容，可以為開展著名人物研究，編撰相關(guān)成果提高較大便利。

3 醫(yī)學高等院校名人檔案的收集方式

3.1 檔案業(yè)務部門按歸檔要求收集

醫(yī)學高等院校檔案業(yè)務部門可以根據(jù)自身工作職責，制定名人檔案的收集規(guī)定，明確歸檔范圍，在每年度歸檔工作中會同學校附屬醫(yī)院的檔案業(yè)務部門，協(xié)作收集列入名人檔案歸檔范圍的內(nèi)容。在建立科學規(guī)范的預立卷與歸檔制度基礎(chǔ)上，檔案工作人員與兼職檔案人員密切配合，收集整理好日常工作中形成的，與名人有關(guān)的各類檔案，尤其要關(guān)注名人在工作中形成的各類原始記錄，在科研、教學、臨床診療過程中形成的原始記錄，如科研論文、成果獎勵、教學課件的原始記錄與各類聲像資料，在工作中有意識地學習與了解名人的工作內(nèi)容，盡最大努力發(fā)現(xiàn)與收集滿足歸檔要求的名人檔案。

3.2 鼓勵名人或其家屬捐贈

醫(yī)學高等院校檔案業(yè)務部門可以主動出擊，通過各種聯(lián)系交流途徑與名人或其家屬直接溝通，不定期登門拜訪，關(guān)心慰問，在溝通交流中增進感情，在慰問關(guān)懷中實地探索，消除隔閡，以情感人，挖掘收集與名人相關(guān)的，但可能不在日常工作中明顯體現(xiàn)，沒有列入年度歸檔范圍的各類檔案。如果名人已經(jīng)逝世，檔案工作人員可以通過與名人家屬或其團隊主要成員的有效溝通交流，動之以情，曉之以理，鼓勵說服他們捐贈藏有的珍貴名人檔案。

3.3 通過專門方式渠道收集

醫(yī)學高校院校檔案業(yè)務部門還可以通過開展名人的口述史采訪以及為名人制作專題宣傳聲像資料的方式收集名人檔案。在與名人或其家屬與團隊成員充分溝通的前提下，邀請名人到指定地點接受采訪或檔案工作人員登門開展采訪，完整記錄口述材料，拍攝實地視頻，在口述史采訪的過程中配合收集與名人相關(guān)的各類檔案?？裳埿麄鞑块T或?qū)I(yè)技術(shù)人員提供協(xié)助，制作宣傳名人的專題聲像材料，在向社會公眾廣泛宣傳名人事跡的同時收集檔案資源。利用慶祝建校建院或各類校友返校聚會等專題活動，邀請名人或其家屬等作為知名校友或特邀嘉賓出席，在活動中和他們開展溝通，然后爭取進一步的交流聯(lián)系，收集其藏有的珍貴檔案。

4 醫(yī)學高等院校名人檔案的科學管理

醫(yī)學高等院校名人檔案通過多種途徑收集完畢后，需要按照嚴格的規(guī)章制度要求，進入檔案業(yè)務部門庫房保存，并通過科學技術(shù)手段維護檔案安全，為進一步開發(fā)利用奠定堅實基礎(chǔ)。

4.1 制訂專項管理規(guī)章制度

醫(yī)學高等院校檔案部門在管理名人檔案的過程中，需要嚴格遵循國家檔案主管部門關(guān)于檔案保存管理的規(guī)定與標準，并根據(jù)實際情況，制訂適合本單位的專項管理制度。在人員結(jié)構(gòu)方面，醫(yī)學高等院校需要保障檔案人員編制，檔案業(yè)務部門安排專業(yè)人員負責名人檔案的日常管理，明確相應工作職責。名人檔案管理以安全為第一要素，通過制訂名人檔案的安全保管制度，強化安全意識，保護檔案安全。醫(yī)學高等院校檔案部門可以將名人檔案以個人姓名設(shè)立全宗，以一人一檔的形式管理，同時結(jié)合醫(yī)學專業(yè)特質(zhì)，與高校附屬醫(yī)院檔案部門保持交流，根據(jù)名人事業(yè)發(fā)展隨時更新內(nèi)容，最大程度保障檔案信息完整準確。通過制訂名人檔案的修復制度，使用先進科學方法手段修復因年代久遠或保存不當?shù)仁軗p的名人珍貴檔案內(nèi)容，同時制訂名人檔案數(shù)字化處理制度，按計劃批量開展名人檔案的數(shù)字化處理。

4.2 設(shè)置獨立環(huán)境安全保管

醫(yī)學高等院校檔案部門應該按照國家檔案主管部門關(guān)于檔案庫房的規(guī)定與要求，在庫房內(nèi)劃出獨立的空間區(qū)域，專門保存管理珍貴的名人檔案內(nèi)容。檔案業(yè)務部門可以根據(jù)實際條件，將名人檔案保管區(qū)域與普通檔案管理區(qū)域相對區(qū)分開來，因地制宜地配置24小時庫房恒溫恒濕中控系統(tǒng)，時刻調(diào)節(jié)庫房不同區(qū)域的溫度濕度，滿足分類管理要求；添置能夠防水、防火、防蟲、防酸的檔案保存柜存放名人檔案，在其保管區(qū)域內(nèi)布置專門的技防設(shè)備，加強全天候的安全防控。

4.3 推進數(shù)字化處理力度

醫(yī)學高等院校檔案部門可以在科學安全管理名人檔案同時，盡最大可能開展各類名人檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理工作。醫(yī)學院校的名人檔案涉及聲像資料以及各類獲獎證書、手寫日記、學術(shù)研究論文等紙質(zhì)文件，還包括臨床診療記錄、突破性臨床成果等醫(yī)學類檔案內(nèi)容。檔案部門可以聯(lián)系具有專業(yè)資質(zhì)的數(shù)字化處理團隊，將所有滿足條件的檔案內(nèi)容進行數(shù)字化處理，通過建立數(shù)據(jù)庫的方式存儲利用，定期做好專業(yè)安全的存儲備份。對于名人檔案中的珍貴物件，如各類實物、證書原件等，盡可能做到不出檔案館庫房加以利用，可以通過科學先進技術(shù)，拍攝高清圖片視頻，復制高仿真物件，將珍貴物品原件珍藏保管，用圖片視頻與高仿真物件代替借出布展，更大范圍地發(fā)揮名人檔案的作用。檔案部門還可以依靠專業(yè)技術(shù)力量，開發(fā)名人檔案管理軟件系統(tǒng)獨立管理名人檔案，提高檔案資源信息化管理的水平。

4.4 開展定期巡查監(jiān)督

醫(yī)學高等院校檔案部門可以按照統(tǒng)籌安排，定期接受上級檔案管理部門的業(yè)務檢查及安全檢查，根據(jù)檢查結(jié)果拾遺補漏，提高名人檔案管理工作水平。檔案業(yè)務部門也可獨立定期開展針對名人檔案管理的巡查監(jiān)督，確保科學管理檔案體系的正常運行，結(jié)合本單位實際情況，在一定周期內(nèi)或重要時間節(jié)點對名人檔案開展全面自查，檢查的內(nèi)容包括：部門內(nèi)的管理制度是否健全？安全措施是否完備？數(shù)字化處理是否及時開展？人員、資金預算、環(huán)境設(shè)備的支持是否到位？檔案部門亦可定期邀請捐贈檔案的名人或其家屬團隊，共同協(xié)查名人檔案管理的完整性與安全性，通過科學管理制度與安全可靠環(huán)境使他們放心將檔案資源交由檔案專業(yè)部門保存管理，鼓勵他們進一步捐贈珍貴的檔案資源，如發(fā)現(xiàn)問題不能回避，需要坦誠相待，分析原因，并立即采取舉措糾正與改進。

參考文獻

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