基于體制改革的我國檔案信息資源優(yōu)化配置研究綜述

王心怡

摘 要：基于文獻(xiàn)研究，發(fā)現(xiàn)體制改革對我國檔案信息資源優(yōu)化配置的重要性；對檔案信息資源優(yōu)化配置的概念進(jìn)行界定和辨析，并從管理學(xué)學(xué)科視角對概念進(jìn)行了創(chuàng)新性定義；從兩個(gè)維度對體制改革和檔案資源優(yōu)化配置的關(guān)系進(jìn)行分析，分別是體制改革對優(yōu)化配置的影響和意義，以及優(yōu)化配置對體制改革的需求與限制；最后分別針對法律問題、社會(huì)與公眾服務(wù)問題、管理問題和技術(shù)問題，整理出學(xué)者對檔案信息資源優(yōu)化配置的對策與建議，并基于體制改革對其未來進(jìn)行展望。

關(guān)鍵詞：體制改革；檔案信息資源；優(yōu)化配置；檔案管理

1 檔案信息資源優(yōu)化配置的概念界定與辨析

1.1 概念界定

縱觀學(xué)術(shù)界對檔案資源優(yōu)化配置的定義，筆者發(fā)現(xiàn)大部分是在戴志強(qiáng)的概念基礎(chǔ)上建立的，他的概念突出了體制指導(dǎo)和系統(tǒng)性的重要意義[1]，一經(jīng)提出，就獲得廣泛地認(rèn)同，很多學(xué)者都相繼提到“統(tǒng)一管理，分級領(lǐng)導(dǎo)”的體制或者完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。在此基礎(chǔ)上，他們從不同的角度來理解概念。比如黃存勛從整合對象的角度界定檔案信息資源整合的概念[2]，強(qiáng)調(diào)整合的目的是服務(wù)大眾；肖靜萍強(qiáng)調(diào)整合或配置過程中的技術(shù)平臺(tái)和技術(shù)手段[3]；余厚洪強(qiáng)調(diào)分散檔案信息資源的融合和重組[4]；李明娟強(qiáng)調(diào)信息資源的共享性、整合過程中的管理性[5]；蔣冠強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源體系的優(yōu)化[6]；宮曉東基于業(yè)務(wù)層面描述了檔案資源整合的價(jià)值增值和價(jià)值創(chuàng)新過程[7]，等等?？傮w來說宏觀角度主要有檔案社會(huì)系統(tǒng)工程論，檔案信息資源共享論、檔案管理過程論；微觀角度主要有檔案服務(wù)公眾論、檔案信息資源融合論、檔案資源整合技術(shù)論等。

視角的多樣化擴(kuò)大了概念的外延，但是已有視角缺乏明顯的學(xué)科特點(diǎn)，導(dǎo)致概念內(nèi)涵不充分，即對概念的本質(zhì)界定不夠。筆者認(rèn)為，檔案信息資源優(yōu)化配置本質(zhì)上是一種管理活動(dòng)，管理職能貫穿于檔案信息資源整合的全過程。比如計(jì)劃職能體現(xiàn)在檔案信息資源整合的對象和目的上；組織職能一方面在外部實(shí)體資源組織上體現(xiàn)為檔案信息資源整合提供必要的技術(shù)支持、現(xiàn)代化硬件設(shè)備支持、財(cái)政支持和專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍支持，另一方面體現(xiàn)在檔案資源本身的組織上，在對分散封閉的檔案信息融合、重組以滿足社會(huì)綜合化多樣化的檔案信息需求；領(lǐng)導(dǎo)職能體現(xiàn)在政府對檔案信息資源進(jìn)行“統(tǒng)一管理，分級領(lǐng)導(dǎo)”的體制制定和完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建上；控制職能體現(xiàn)在檢查檔案資源優(yōu)化配置的效果最終是否與計(jì)劃中的服務(wù)大眾目的相符合，以及時(shí)采取措施修正與計(jì)劃目標(biāo)之間的偏差上。

所以，筆者對檔案信息資源優(yōu)化配置的定義是，以國有檔案以及各種企業(yè)組織、社會(huì)組織乃至個(gè)人產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的非國有檔案為對象，以服務(wù)公眾和保障社會(huì)信息資源福利為最終目標(biāo)，對分散的檔案信息融合重組，同時(shí)提供必要的技術(shù)支持、設(shè)備支持、財(cái)政支持和人力支持，通過制定完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和及時(shí)修正偏差來達(dá)到目標(biāo)的一種檔案資源管理活動(dòng)。

1.2 檔案資源優(yōu)化配置與經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域資源優(yōu)化配置概念的區(qū)別與聯(lián)系

“資源優(yōu)化配置”一詞最早誕生于經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域，后來通過陳麗鸚和覃曉立等學(xué)者的引入，在檔案學(xué)界漸漸開始興起關(guān)于“檔案資源優(yōu)化配置”的研究[8-9]。而經(jīng)管領(lǐng)域的資源優(yōu)化配置，是指在市場經(jīng)濟(jì)條件下，由市場價(jià)值規(guī)律機(jī)制通過自動(dòng)調(diào)節(jié)對資源實(shí)現(xiàn)配置，從而自動(dòng)實(shí)現(xiàn)對全社會(huì)資源的優(yōu)化配置，使得企業(yè)生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益最大化[10]。

可以發(fā)現(xiàn)二者的概念既有區(qū)別也有聯(lián)系。區(qū)別如下，首先，配置對象不同，檔案信息資源是指國有檔案資源以及各種企業(yè)組織、社會(huì)組織乃至個(gè)人產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的私人檔案資源，而經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域的信息資源指的是企業(yè)組織在生產(chǎn)過程中需要的物料、設(shè)備、資本、勞動(dòng)力等生產(chǎn)要素。其次，信息組織方式不同，檔案信息資源優(yōu)化主要通過政府的宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)措施來實(shí)現(xiàn)，而經(jīng)管領(lǐng)域的信息資源優(yōu)化建立在價(jià)值規(guī)律主導(dǎo)和自由市場理論基礎(chǔ)上，是自組織的、處于完全競爭模式下的自由配置。最后，目的不同。檔案資源優(yōu)化配置是為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)檔案資源共享和社會(huì)福利最大化，而經(jīng)管領(lǐng)域的優(yōu)化配置是為了用最小的成本取得最大化的效率和收益。當(dāng)然，從需求側(cè)角度來看，兩種資源配置的出發(fā)點(diǎn)都是對有限的資源合理地進(jìn)行分配，以滿足人們在各自領(lǐng)域內(nèi)的特殊信息資源利用需求。

2 體制改革與檔案信息資源優(yōu)化配置之間的關(guān)系

2.1 體制改革對優(yōu)化檔案資源配置的影響

逯國良認(rèn)為，推動(dòng)全社會(huì)的檔案信息體系建設(shè)能加快檔案資源整合建設(shè)，能促進(jìn)全社會(huì)檔案資源利用率質(zhì)的提高，改變各檔案館未形成真正意義上的檔案網(wǎng)絡(luò)體系的狀況[11]。劉永認(rèn)為，在“互聯(lián)網(wǎng)+”和云計(jì)算時(shí)代背景下構(gòu)建檔案信息資源共享云體系，能夠克服分散的檔案管理信息系統(tǒng)在用戶承載力方面的制約，增強(qiáng)當(dāng)信息資源共享和交互，從而達(dá)到檔案資源優(yōu)化配置的效果[12]。周莉莉?qū)⒀h(huán)經(jīng)濟(jì)理論納入檔案資源體系建設(shè)中，建議采用市場化手段調(diào)動(dòng)社會(huì)各種資源，解決公共檔案館庫存壓力大和管理成本高的問題，使檔案資源更加集中，檔案資源組織方式更健康[13]。胡燕認(rèn)為，保證檔案資源體系建設(shè)多元化，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)全覆蓋，有利于形成檔案資源共建共享、共同治理的良性循環(huán)機(jī)制[14]。

綜上，在檔案信息資源整合的研究中，有檔案信息資源融合論、檔案信息資源共享論、檔案資源社會(huì)系統(tǒng)工程論和服務(wù)公眾論等，這些理論在學(xué)者研究體制改革對優(yōu)化檔案資源配置的影響過程中，紛紛得到體現(xiàn)，說明檔案體制改革從多方位多角度都能促進(jìn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，提高檔案管理工作的效率。

2.2 檔案資源優(yōu)化配置對體制改革的需求與限制

2.2.1 檔案資源優(yōu)化配置對體制改革的需求

檔案資源要實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，離不開體制的引導(dǎo)，因此優(yōu)化配置過程對體制改革表現(xiàn)出一系列的要求和約束。劉大江等認(rèn)為，關(guān)鍵是理順檔案行政與事業(yè)管理體制，科學(xué)合理設(shè)置檔案局與檔案館，加強(qiáng)國家檔案資源建設(shè)的宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)，通過完善立法、行政執(zhí)法，構(gòu)建優(yōu)化配置國家檔案資源的長效機(jī)制[15]。孫展紅認(rèn)為，首先需要依靠法律規(guī)范，完善檔案資源建設(shè)立法，其次需要加強(qiáng)行政監(jiān)管，保證檔案資源配置的成效，最后要不斷調(diào)整體系建設(shè)策略，促進(jìn)檔案資源配置水平的提高[16]。逯國良認(rèn)為，要確立一個(gè)統(tǒng)一的國家檔案信息體系建設(shè)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與融合，為社會(huì)提供綜合性一體化信息服務(wù)，最大化地發(fā)揮出檔案信息資源整體效能[11]。張群認(rèn)為，需要加強(qiáng)對于檔案信息資源體系的完善，并利用各類信息化技術(shù)促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的建立[17]。吳薇認(rèn)為，應(yīng)搭建全國或區(qū)域性檔案大數(shù)據(jù)云平臺(tái)，建設(shè)“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”[18]。

總之檔案資源優(yōu)化配置對體制改革的方方面面都提出了新的要求，有法律層次的，也有社會(huì)層次的；有管理層次的，也有技術(shù)層次的。檔案體制改革只有在這些方面都達(dá)到了要求，才能稱得上是全面的系統(tǒng)的改革，才能從根本上和源頭上保證檔案資源的配置優(yōu)化。

2.2.2 檔案資源優(yōu)化配置對體制改革的限制

我國集中式檔案管理體制的形成導(dǎo)致了同級檔案機(jī)構(gòu)間的權(quán)力博弈，檔案價(jià)值利益的驅(qū)使也使得各檔案機(jī)構(gòu)或多或少地對權(quán)力進(jìn)行濫用[19]。檔案信息資源的優(yōu)化配置對于檔案體制改革需要一定的約束力，它要求進(jìn)行檔案體制改革時(shí)應(yīng)遵循“先信息后實(shí)體”的原則，要在保障公民對數(shù)字檔案信息利用權(quán)利的基礎(chǔ)上，再保障各個(gè)檔案所有者和檔案機(jī)構(gòu)對于檔案孤本的所有權(quán)，以確保檔案信息資源與其他政府信息資源一樣屬公民所有，為公民所用；另外檔案行政管理部門應(yīng)依法行政，要自覺地接受法律的監(jiān)督，要?jiǎng)澢鍣n案行政權(quán)力的邊界，約束行政行為和權(quán)力的擴(kuò)張與濫用。

2.3 資源配置過程中可能遇到的問題及對策

2.3.1 法律問題

立法和執(zhí)法是檔案資源配置優(yōu)化和檔案體制改革的根本手段。總體來看學(xué)者基本從完善立法和嚴(yán)格行政執(zhí)法兩個(gè)角度來界定檔案資源配置過程中的法律問題。立法是首要前提，而有法可依后就應(yīng)該加強(qiáng)行政監(jiān)管，保證檔案資源配置優(yōu)化的效果。劉大江等認(rèn)為，為了解決國家檔案資源優(yōu)化的保障機(jī)制問題，在完善立法方面，檔案行政管理部門要強(qiáng)化依法治檔的工作理念，切實(shí)維護(hù)各級國家檔案館的法定地位，在行政執(zhí)法方面，應(yīng)對檔案資源的配置需要行政管理部門規(guī)劃與協(xié)調(diào)，加強(qiáng)監(jiān)管措施[15]。孫展紅認(rèn)為，為解決檔案形成義務(wù)、檔案所有權(quán)問題、檔案館收集范圍和相關(guān)單位的移交責(zé)任等問題，應(yīng)明確相應(yīng)責(zé)任人形成檔案的法律義務(wù)及沒有履行義務(wù)而應(yīng)該承擔(dān)的法律責(zé)任，以法規(guī)的形式明確規(guī)定檔案產(chǎn)權(quán)[16]。曹航和楊智勇認(rèn)為，為解決現(xiàn)行的以實(shí)體整合為主的檔案資源整合模式缺乏相關(guān)檔案法律法規(guī)的支持且相關(guān)法律修改較為困難的問題，應(yīng)鼓勵(lì)專業(yè)檔案不同管理模式的存在，在此基礎(chǔ)上適時(shí)爭取修改相關(guān)法律法規(guī)，提倡市、縣（區(qū)）在有利于國家檔案資源管理和利用的大前提下，發(fā)展不同的檔案管理模式[22]，等等。

2.3.2 社會(huì)與公眾服務(wù)問題

國家檔案資源優(yōu)化配置最重要的前提和方向是服務(wù)公眾，應(yīng)始終堅(jiān)持公眾本位、社會(huì)本位、人民本位的原則。檔案資源整合是一項(xiàng)社會(huì)系統(tǒng)工程，針對檔案資源建設(shè)的社會(huì)問題與公眾服務(wù)問題，相關(guān)研究主要集中于檔案資源是否應(yīng)該進(jìn)行社會(huì)公開和檔案資源如何讓社會(huì)公眾共享。比如，黃存勛認(rèn)為公共檔案館向公眾開放、為公眾服務(wù)是檔案體制改革的重點(diǎn)，要把依法應(yīng)當(dāng)公開的形成時(shí)間滿30年的歷史檔案以及可以隨時(shí)公開館藏檔案、已公開的現(xiàn)行文件，都納入開放的范圍[2]。譚必勇就如何設(shè)置國家檔案資源整合與共享控制機(jī)制的核心機(jī)構(gòu)問題，應(yīng)基于書目控制理論的角度建立全國檔案（文件）目錄中心，為檔案館之間進(jìn)行目錄信息的交流、開發(fā)和服務(wù)提供良好的平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享提供有力的保障[24]。安小米認(rèn)為，進(jìn)行檔案資源整合時(shí)需要采用多學(xué)科視角認(rèn)識(shí)檔案多元價(jià)值及其社會(huì)影響[21]，等等。

2.3.3 管理問題

檔案信息資源優(yōu)化配置在本質(zhì)上屬于管理活動(dòng)，管理的職能貫穿于檔案信息資源整合和體制改革的全過程。

館藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化是資源優(yōu)化的首要管理目標(biāo)。針對館藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化的問題，黃存勛建議，要從整個(gè)國家和全社會(huì)檔案資源建配置的戰(zhàn)略高度，對國家檔案館館網(wǎng)設(shè)置、布局與館藏分工的科學(xué)規(guī)劃與合理調(diào)

整[2]。針對前端控制與同步調(diào)控策略問題，黃存勛認(rèn)為，應(yīng)從文檔一體化等管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開始，包括檔案進(jìn)館單位的確定、進(jìn)館檔案的遴選、移交與接收，館藏檔案到期處置等[2]。陳姝認(rèn)為，應(yīng)要注重把與人民群眾各方面利益密切相關(guān)的材料納入歸檔范圍，監(jiān)督各單位嚴(yán)格落實(shí)檔案集中統(tǒng)一管理的原則[23]。針對檔案工作機(jī)構(gòu)管理體制的改革問題，劉大江等人認(rèn)為對市（州）檔案應(yīng)該實(shí)行局館分設(shè)，縣（市）區(qū)檔案工作機(jī)構(gòu)可實(shí)行局館合一，為行政機(jī)關(guān)[15]；李財(cái)富認(rèn)為要充分發(fā)揮綜合檔案館在國家檔案資源整合中的聚集輻射作用，從體制上調(diào)整部門、專業(yè)、專門檔案館與同級綜合檔案館之間的關(guān)系[20]；曹航認(rèn)為，應(yīng)在條塊管理體制持續(xù)多年的情況下，充分考慮專業(yè)檔案形成部門的工作需要和合理利益，創(chuàng)新檔案資源整合體系機(jī)制，探索形式多樣的檔案資源整合模式，并尊重各地檔案工作發(fā)展的不平衡性，以區(qū)別對待的原則推進(jìn)檔案資源的整合，開展檔案管理模式改革[22]。

2.3.4 技術(shù)問題

關(guān)于檔案資源優(yōu)化配置技術(shù)問題的研究重點(diǎn)主要是檔案數(shù)據(jù)庫的搭建、國家級檔案資源共享云平臺(tái)的建立、用戶參與檔案數(shù)據(jù)整理等。如逯國良認(rèn)為，要加強(qiáng)對新產(chǎn)生的電子文件檔案的收集、積累、管理；加強(qiáng)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，要加快和完善檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)[11]。安小米等人強(qiáng)調(diào)需要采用多維度視角考慮整合與服務(wù)方式的差異化和多樣化特點(diǎn)，構(gòu)建聯(lián)接人、過程和技術(shù)并與其他社會(huì)化信息服務(wù)體系相融合的網(wǎng)絡(luò)空間架構(gòu)[21]。付航提出，要建立專門針對電子文件管理的市、省甚至國家級架構(gòu)的私有云平臺(tái)，使得區(qū)域內(nèi)部離散的、異構(gòu)的數(shù)字化資源形成一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)整體[25]。肖靜萍提出，讓用戶參與到不受限制的檔案數(shù)據(jù)整理過程中，多形式、多層次、多方面參與共建共享數(shù)字網(wǎng)絡(luò)檔案資源，是未來檔案信息資源整合和利用的主要方式[26]。

3 基于體制改革的檔案資源優(yōu)化配置工作的展望

目前，基于上文中提及的相關(guān)問題，筆者認(rèn)為仍有很多發(fā)展的空間，尤其是在新的時(shí)代條件下檔案資源建設(shè)基本理念與體制制度的轉(zhuǎn)變，還有技術(shù)層次的革新與發(fā)展。顧敏華等學(xué)者提倡基于“大檔案”理念建設(shè)城區(qū)專業(yè)檔案中心，創(chuàng)建檔案資源整合新模式，著力構(gòu)建“大格局”，提供“大服務(wù)”，實(shí)施“大開發(fā)”[27]；安小米等人基于大數(shù)據(jù)觀視角，認(rèn)為我國數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)在思維上應(yīng)建立利益相關(guān)方共同體意識(shí)[28]?？傊?，檔案工作者應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，從體制改革角度出發(fā)，對我國檔案資源的配置優(yōu)化工作進(jìn)行全方位的、全過程的改革和創(chuàng)新。

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