淺談?wù)掌瑱n案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：照片檔案是檔案資料的重要組成部分，有著其自身的優(yōu)點(diǎn)，做好照片檔案的管理也是非常有意義的。隨著技術(shù)的發(fā)展，照片的形式不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，智能手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備的應(yīng)用，使照片的種類(lèi)也發(fā)生了變化。數(shù)碼照片、電子照片的管理同樣也成了照片檔案管理工作的新形式。如今，檔案管理正在逐步的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，不過(guò)由于傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，對(duì)于照片檔案的管理還是存在著很多的問(wèn)題，下面我們就對(duì)這種情況進(jìn)行了分析，提出了一些改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：照片檔案管理；問(wèn)題及對(duì)策

隨著技術(shù)的發(fā)展，照片檔案管理的方式也在不斷發(fā)生著變化，不過(guò)由于規(guī)范的缺失，以及重視程度的不夠都對(duì)照片檔案的管理產(chǎn)生了一定的影響。特別是數(shù)碼電子照片的出現(xiàn)，給照片檔案管理帶來(lái)了很多的問(wèn)題。

1 照片檔案管理中的主要問(wèn)題

1.1 缺乏重視

一直以來(lái)，人們對(duì)于檔案資料的管理都將重心放在紙質(zhì)檔案、文字檔案上，對(duì)于照片檔案的管理重視程度不夠。照片檔案發(fā)展的時(shí)間還不長(zhǎng)，人們對(duì)于照片檔案的認(rèn)識(shí)不足，不了解其作用，通常認(rèn)為檔案資料中最重要的還是紙質(zhì)檔案，只要這些檔案保存好就能夠應(yīng)付工作，而照片檔案的作用并不明顯。就是在這樣的認(rèn)知下，人們才對(duì)照片檔案的管理不夠重視。

照片檔案的管理包括照片資料的收集、整理和存管。因?yàn)檎掌氖占ぷ鞅容^繁瑣，范圍也比較大，并且人員也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)變化，就算是照片歸檔后，一些照片檔案也可能不能適用，所以，很多單位在收集照片和存管上都不太積極。有些工作人員將工作活動(dòng)中拍攝的照片當(dāng)做自己的物品，如果沒(méi)有人對(duì)工作照片進(jìn)行收集和歸檔，這些照片就可能一直遺留在個(gè)人手中，在出現(xiàn)人員變動(dòng)后，就可能導(dǎo)致這些照片資料被遺失；有些照片拍攝回來(lái)后沒(méi)有及時(shí)的整理，時(shí)間長(zhǎng)了，連拍攝者都不能清楚的說(shuō)明拍攝的時(shí)間和內(nèi)容，這些都是由于管理人員不重視照片檔案的管理造成的。

1.2 缺少完善的照片檔案管理制度

我國(guó)現(xiàn)有的照片檔案管理規(guī)范更多的還是面向傳統(tǒng)的照片檔案，可是如今，隨著數(shù)碼電子照片檔案的普及，這些規(guī)范就可能有些不適用了。并且，在實(shí)際的檔案管理工作中，照片檔案管理機(jī)構(gòu)和人員對(duì)于這些規(guī)范的執(zhí)行情況也是不容樂(lè)觀，沒(méi)有嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)范和流程來(lái)進(jìn)行管理。這也是由于檔案管理制度不夠完善，對(duì)于照片檔案管理工作的監(jiān)督不夠。可以說(shuō)，不只是在數(shù)碼電子照片檔案的管理上存在問(wèn)題，對(duì)于傳統(tǒng)照片檔案的管理同樣有著缺陷。

1.3 缺少基礎(chǔ)設(shè)施和優(yōu)質(zhì)的保管條件

由于對(duì)檔案管理的不重視，在組織內(nèi)部的資源分配上也就會(huì)受到很大的影響，往往檔案管理部門(mén)都存在著經(jīng)費(fèi)不足，庫(kù)房條件有限的問(wèn)題。而照片檔案的存管對(duì)于設(shè)備和環(huán)境都有一定的要求，由于經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，檔案部門(mén)無(wú)法為照片檔案的管理配置足夠的設(shè)備，存儲(chǔ)環(huán)境也難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，這就會(huì)導(dǎo)致普通的照片會(huì)逐漸的出現(xiàn)變色、變質(zhì)或者損壞的情況。而數(shù)碼電子照片的管理對(duì)于設(shè)備的要求更高，并且對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件及硬件都有很強(qiáng)的依賴(lài)性，需要有配套的管理系統(tǒng)，才能對(duì)數(shù)碼電子照片進(jìn)行管理。數(shù)碼照片都是存放在設(shè)備里面，如果沒(méi)有按照要求進(jìn)行備份，設(shè)備一旦出現(xiàn)故障或者損壞，就可能丟失這些資料。雖然照片檔案管理正在逐步的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化，但是，如果經(jīng)費(fèi)不足，必將拖慢這一過(guò)程。

1.4 數(shù)碼電子照片處理難度大

數(shù)碼電子照片和傳統(tǒng)的照片相比有著很大的優(yōu)勢(shì)，但是也增加了很多額外的工作。隨著智能手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)的大量使用，數(shù)碼照片的采集比較方便，往往因?yàn)椴挥洺杀九臄z很多重復(fù)或者無(wú)關(guān)緊要的鏡頭，照片數(shù)量非常多，管理人員需要對(duì)這些資料進(jìn)行篩選，挑選有價(jià)值的照片進(jìn)行收集、歸檔。在選擇好照片后，還要對(duì)這些照片命名并進(jìn)行文字說(shuō)明，明確六要素，然后才能歸檔。數(shù)碼電子照片都是以文件的形式存在的，容易受到各種因素的影響而損壞，由于照片都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備上，容易被盜取，因此其安全性也有待加強(qiáng)。

2 照片檔案管理主要問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 制定完善的管理制度

數(shù)碼電子照片在照片檔案中的比例越來(lái)越高，必須要盡早的制定相關(guān)的管理制度，建立可以適用于普通照片檔案和數(shù)碼照片檔案的管理規(guī)范。隨著照片檔案管理經(jīng)驗(yàn)的積累，對(duì)照片檔案管理重視程度的不斷提升，我們的照片管理制度也在不斷的改進(jìn)，國(guó)家和地區(qū)應(yīng)該投入更多的精力實(shí)施到照片檔案管理制度的完善上來(lái)。

2.2 加強(qiáng)宣傳，提升管理意識(shí)

要做好照片檔案管理的宣傳工作，提升照片檔案管理的意識(shí)，讓人們認(rèn)識(shí)到照片檔案管理的意義。檔案部門(mén)可以引導(dǎo)人們加強(qiáng)對(duì)于照片檔案信息的利用，比如，展覽一些體現(xiàn)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展變革的新老照片對(duì)比、戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期與和平年代的相關(guān)照片，也可與社區(qū)一同開(kāi)展傳染病防控照片、污染環(huán)保相關(guān)照片的展覽宣傳工作，在起到一定的宣傳意義的同時(shí)，還能夠加深人們對(duì)于照片檔案資料的重視，了解其價(jià)值；每年的“6.9”國(guó)際檔案日，加強(qiáng)對(duì)照片檔案的宣傳力度，讓人們對(duì)照片檔案有更多的認(rèn)識(shí)。

2.3 加強(qiáng)照片檔案資料的收集整理工作

照片檔案資料的收集是照片檔案管理非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)對(duì)照片檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。如今的照片資料的采集大多數(shù)都是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)、智能手機(jī)等設(shè)備來(lái)進(jìn)行，獲得的照片資料數(shù)量很大，質(zhì)量也有很大差別，需要對(duì)這些資料進(jìn)行篩選，選擇那些質(zhì)量好，有收藏價(jià)值的照片。要將收集的照片按照年度、類(lèi)別等進(jìn)行整理，然后進(jìn)行入庫(kù)存管，而數(shù)碼照片則需要整理后放到存儲(chǔ)媒介、上傳到檔案平臺(tái)系統(tǒng)后再進(jìn)行入庫(kù)存管。檔案部門(mén)應(yīng)鼓勵(lì)個(gè)人及組織捐贈(zèng)、移交具有價(jià)值的照片資料，豐富館藏。

2.4 提供充足的經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

照片檔案管理、特別是數(shù)碼電子照片檔案的管理對(duì)于存儲(chǔ)條件的要求是比較高的，因此，需要投入更多的經(jīng)費(fèi)來(lái)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，改善庫(kù)房條件，添加硬件設(shè)施，完善應(yīng)用平臺(tái)。加快照片檔案管理的信息化建設(shè)，提高照片檔案管理的條件。做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，掌握信息化管理技術(shù)。

2.5 實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片和傳統(tǒng)照片的統(tǒng)一管理

不管是數(shù)碼照片還是傳統(tǒng)照片，都需要分別的管理其數(shù)據(jù)信息以及照片實(shí)物，統(tǒng)一數(shù)碼照片和傳統(tǒng)照片的歸檔方式，數(shù)據(jù)信息要存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成兩套相互獨(dú)立的管理系統(tǒng)。

傳統(tǒng)的照片檔案也需要通過(guò)掃描的方式轉(zhuǎn)化成數(shù)碼照片，采用和數(shù)碼電子照片相同的方式進(jìn)行管理，使用“參見(jiàn)號(hào)”、“紙質(zhì)照片號(hào)”等元素進(jìn)行關(guān)聯(lián)。將照片的信息進(jìn)行整理后存入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并做好記錄，制定成標(biāo)準(zhǔn)的目錄，方便進(jìn)行查找。

3 總結(jié)

長(zhǎng)久以來(lái)的觀念，導(dǎo)致人們對(duì)于照片檔案管理不夠重視，要想改變這種觀念同樣也是一個(gè)長(zhǎng)期的任務(wù)。目前的照片檔案管理，特別是數(shù)碼電子照片檔案的管理還是存在著很多的問(wèn)題。這需要我們加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)于照片檔案管理的認(rèn)識(shí)，逐步的完善照片檔案管理體制，投入更多的資源來(lái)加強(qiáng)照片檔案管理的設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，加快照片檔案管理的信息化建設(shè)，提高照片檔案管理的水平。

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作者簡(jiǎn)介

顏禮君（1990-），女，漢族，海南省?？谑腥?，本科，初級(jí)館員，研究方向：數(shù)碼照片檔案整理。