談高校人事檔案整理工作存在的問題與優(yōu)化策略

連美琴

摘 要：作為一種較為重要的信息資源，人事檔案記載了一個(gè)人從事工作后所參與的社會(huì)方方面面活動(dòng)的重要經(jīng)歷，如果不能夠合理的對(duì)其進(jìn)行整理，那么就很容易出現(xiàn)問題。尤其是對(duì)于高校人事檔案來說，其記錄了高校教職工的各種基本信息，能真實(shí)地對(duì)這些教職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想進(jìn)行反映，相關(guān)部門想要對(duì)人才進(jìn)行選拔，人事檔案是重要的參考依據(jù)，所以，只有明確高校人事檔案整理工作中存在的問題，并對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，才能夠完善整體工作過程。

關(guān)鍵詞：高校；人事；檔案整理

隨著我國各方面能力的提升，高等教育改革的深化，我國高等教育事業(yè)開始持續(xù)的進(jìn)行了發(fā)展，高校對(duì)各類優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度也持續(xù)加強(qiáng)，人才信息資源越來越多，這也給高校人事檔案整理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。除此之外，作為高校信息資源庫的一大重要板塊，人事檔案的意義較為深遠(yuǎn)，其是全校教職工及干部參與社會(huì)活動(dòng)的重要依據(jù)，更是學(xué)校選人用人的基礎(chǔ)。隨著我國人事制度的改革和高校教育改革的深化，人才信息量的倍增，高校人事檔案整理工作正面臨著巨大的挑戰(zhàn)，而由于計(jì)算機(jī)已經(jīng)在國內(nèi)得到了普及，因此高校人事檔案整理工作的問題也日漸增多。只有對(duì)其進(jìn)行研究，才能夠優(yōu)化人事檔案整理工作的問題。據(jù)此，本文對(duì)其進(jìn)行研究，具備現(xiàn)實(shí)意義[1]。

1 高校人事檔案整理存在的問題

只有明確高校人事檔案整理工作存在的問題，才能夠更好的對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。在大多數(shù)情況下，人事檔案整理工作都存在著一定的差異，其中，高校人事檔案整理工作任務(wù)量很大，難度較高，由于高校需要對(duì)人才進(jìn)行引進(jìn)，而新引進(jìn)人才的檔案因各地的人事檔案整理制度的落實(shí)情況不同，對(duì)其進(jìn)行整理的方法自然也不相同，從而導(dǎo)致新引進(jìn)人員的檔案需要重新進(jìn)行整理，如果不能夠?qū)@一問題進(jìn)行解決，那么高校人事檔案整理工作也就無法真正的得到完善[2]。

再者，如今計(jì)算機(jī)已經(jīng)在國內(nèi)得到了普及，但是很多高校的人事檔案數(shù)字化發(fā)展都較為落后，工作人員的思想不夠先進(jìn)，整體素質(zhì)較為低下，導(dǎo)致高校人事檔案整理工作難以保持現(xiàn)代化。很多高校的網(wǎng)絡(luò)體系也不夠不完善，高校人事檔案整理工作和歸檔工作難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化與信息化。由于不能夠依靠計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)體系構(gòu)建新型檔案整理工作，所以高校只能繼續(xù)傳統(tǒng)的檔案整理工作，紙張浪費(fèi)嚴(yán)重，效率低下。以上所述，基本就是高校人事檔案整理工作存在的問題。

2 高校人事檔案整理優(yōu)化策略

2.1 對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行完善

高校人事檔案整理工作的優(yōu)化，需要相關(guān)人士對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行完善。其中具體的方法是，對(duì)檔案紙張規(guī)格進(jìn)行統(tǒng)一，從而保證檔案內(nèi)容完整。根據(jù)國家相關(guān)部門的具體要求，對(duì)于干部檔案材料來說，其必須使用16開規(guī)格的辦公用紙。但在現(xiàn)實(shí)中，高校人事檔案整理工作所用到的材料都為A4規(guī)格，無論是每年的干部考察表還是教職工的考察表、工資審批表等，都要完全的包括在其中。由于紙張規(guī)格不符合，因此在高校人事檔案整理工作中必須要對(duì)材料進(jìn)行裁剪，既增加了工作的工作量，又造成了紙張的浪費(fèi)。在這樣的情況下，高校人事檔案整理工作人員需要緊緊的響應(yīng)國家的號(hào)召，避免在今后人事檔案材料上出現(xiàn)大小不一的現(xiàn)象。

2.2 對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)分類

對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)分類，需要高校人事檔案整理工作人員對(duì)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確認(rèn)，保證檔案目錄層次清晰。具體的說，分類是檔案整理的一種基本方法。根據(jù)我國相關(guān)部門頒發(fā)的《干部檔案工例》、《干部檔案管理工作細(xì)則》。人事檔案的正本材料被劃分為十類，主要包括履歷材料、自傳材料、考察材料、學(xué)歷等。進(jìn)行在人事檔案整理時(shí)，高校人事檔案整理工作人員必須要嚴(yán)格按照正本的十大類進(jìn)行分類，一旦發(fā)現(xiàn)缺失，可以通知本人盡快補(bǔ)齊，保證檔案材料的完整。

2.3 對(duì)檔案人才進(jìn)行培養(yǎng)

人才的培養(yǎng)對(duì)于高校人事檔案整理工作來說，意義重大，沒有人才，高校人事檔案整理工作也就無法更好的得到優(yōu)化。高校需要通過技能培訓(xùn)的方式，對(duì)專業(yè)的檔案隊(duì)伍進(jìn)行打造。具體的說，高校檔案館必須要定期的對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使檔案工作人員具備相應(yīng)的能力和綜合素質(zhì)[3]。

高校人事檔案整理工作人員也必須要對(duì)自己的綜合素質(zhì)和工作能力進(jìn)行提高，在遵守國家相關(guān)法律的基礎(chǔ)上，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)進(jìn)行熟悉。高校人事檔案的整理直接關(guān)系到了組織部門對(duì)人才的了解，因此相關(guān)工作人員需要重視對(duì)人事檔案的整理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的建設(shè)，從，保障高校人事檔案整理工作持續(xù)進(jìn)行。

2.4 對(duì)檔案形態(tài)進(jìn)行明確

對(duì)檔案形態(tài)進(jìn)行明確，需要相關(guān)人員利用現(xiàn)代信息技術(shù)盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)學(xué)化。隨著我國科技水平的提升，我國高校的信息資源量大大增加。如果僅僅偏向于紙質(zhì)檔案的整理，那么在較大工作強(qiáng)度下，工作人員的效率不可能得到提升，此外，目前高校檔案館人事檔案的檔案載體已經(jīng)超出了檔案館負(fù)荷的載體要求。所以，高校檔案館必須要通過對(duì)先進(jìn)的技術(shù)和硬件進(jìn)行引進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化[4]。

高校應(yīng)該對(duì)本校的人事數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立，用計(jì)算機(jī)來儲(chǔ)存信息，既提高了人事檔案管理、整理的工作效率，紙質(zhì)檔案載體也得到了保護(hù)。

2.5 對(duì)檔案進(jìn)行合理管理

對(duì)檔案進(jìn)行合理管理較為重要。高校需要對(duì)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系進(jìn)行建立，通過對(duì)人事檔案信息的安全保密性的級(jí)別來指定不同權(quán)限，授予與人事相關(guān)的文件歸檔部門。

對(duì)于高校人事檔案館的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來說，其具備獨(dú)有性，因此相關(guān)人員必須要對(duì)歸檔部門的文件進(jìn)行重新的目錄輸入和數(shù)字化，避免紙張的浪費(fèi)。對(duì)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系進(jìn)行建立，勢(shì)在必行，有利無害，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)人事檔案進(jìn)行整理、歸檔，能夠較好的對(duì)檔案工作的工作量進(jìn)行減少，同時(shí)減少檔案部門紙張的浪費(fèi)，有利于明確部門之間責(zé)任的落實(shí)，提高工作效率，促進(jìn)高校人事檔案的整理。

為了更好地對(duì)人事檔案整理工作的作用進(jìn)行發(fā)揮，高校人事檔案的整理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，在發(fā)展中改進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展，保證人事檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著我國人事制度的改革和高校教育改革的深化，人才信息量的倍增，高校人事檔案整理工作正面臨著巨大的挑戰(zhàn)，而由于計(jì)算機(jī)已經(jīng)在國內(nèi)得到了普及，因此高校人事檔案整理工作的問題也日漸增多。只有對(duì)其進(jìn)行研究，才能夠優(yōu)化人事檔案整理工作的問題。從現(xiàn)實(shí)情況來看，如今計(jì)算機(jī)已經(jīng)在國內(nèi)得到了普及，但是很多高校的人事檔案數(shù)字化發(fā)展都較為落后，工作人員的思想不夠先進(jìn)，整體素質(zhì)較為低下，導(dǎo)致高校人事檔案整理工作難以保持現(xiàn)代化。很多高校的網(wǎng)絡(luò)體系也不夠不完善，高校人事檔案整理工作和歸檔工作難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化與信息化。只有對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行完善，對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)分類，對(duì)檔案人才進(jìn)行培養(yǎng)，對(duì)檔案形態(tài)進(jìn)行明確，對(duì)檔案進(jìn)行合理管理，才能夠解決問題，優(yōu)化高校人事檔案整理工作的過程。

參考文獻(xiàn)

[1]趙子葉.高校人事檔案整理工作存在的問題與優(yōu)化策略[J].農(nóng)家參謀，2018（21）：244.

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[3]劉鴻雁.關(guān)于整理干部人事檔案的淺思[J].蘭臺(tái)世界，2014，1（S1）：141-142.

[4]張珺，范伏生，常寬，郝麗.淺談高校干部檔案在整理中發(fā)現(xiàn)的問題及對(duì)策[J].智富時(shí)代，2016，2（3）：45.