探析新時(shí)代地質(zhì)檔案信息管理改革

黨文叢

摘 要：檔案管理是關(guān)系各個(gè)行業(yè)發(fā)展的重要部分，近年來(lái)隨著科技的不斷發(fā)展，檔案歸檔管理也得到了眾多單位的高度重視。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息化水平得到了極大的提升，因此必須結(jié)合各種新型技術(shù)手段，緊跟時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行管理的思維和方式。本文針對(duì)在大數(shù)據(jù)背景下，地質(zhì)檔案信息管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)加強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案管理提供幾點(diǎn)借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；管理工作；思維方式；問(wèn)題；策略

在企業(yè)的運(yùn)行過(guò)程中勢(shì)必會(huì)涉及到眾多檔案的出現(xiàn)，隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，以及檔案管理的要求，但是目前的檔案信息管理方式不能滿足企業(yè)的要求，難以對(duì)檔案進(jìn)行全方位的利用，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)從文書(shū)檔案向數(shù)字檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，但是在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)于新型技術(shù)的應(yīng)用依然不夠全面，難以發(fā)揮積極的作用。地質(zhì)檔案涉及到的內(nèi)容比較多在管理的過(guò)程中難免會(huì)遇到很多問(wèn)題，而且對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行管理，不僅要進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，而且要加大其應(yīng)用價(jià)值的提高。在大數(shù)據(jù)背景下不僅要對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，更為重要的是能夠與時(shí)代發(fā)展的要求相結(jié)合，在實(shí)踐中進(jìn)行摸索，改善深層次的挖掘檔案中所存在的價(jià)值，以尋求更好的發(fā)展。

1 檔案信息管理思維變革

1.1 提升檔案信息化管理觀念

在目前的地質(zhì)研究中，大多數(shù)檔案依舊是紙質(zhì)檔案，而數(shù)字檔案建設(shè)依然不到位。不可否認(rèn)，紙質(zhì)檔案具有本身特定的歷史意義，是無(wú)法被任何電子文件進(jìn)行取代的。但隨著地質(zhì)研究的不斷深入，紙質(zhì)檔案本身所存在的局限性，也制約著地質(zhì)研究的發(fā)展。紙質(zhì)檔案不僅難以保存，而且非常容易由于外界環(huán)境所造成損壞；對(duì)于其中模糊的部分難以進(jìn)行求證，極易造成重要內(nèi)容缺失的現(xiàn)象出現(xiàn)，給地質(zhì)研究帶來(lái)了極大的困擾。一般來(lái)說(shuō)，檔案的產(chǎn)生往往會(huì)涉及到很多地質(zhì)部門(mén)的研究成果，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，就需要在各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通。這樣的話，不但增加了檔案管理的工作量，而且在實(shí)踐管理的過(guò)程中也會(huì)涉及到眾多問(wèn)題，致使地質(zhì)檔案管理的成本大大增加。造成這些問(wèn)題最為根本的原因就是由于相關(guān)工作部門(mén)對(duì)于檔案信息化的管理理念不夠深入，因此，提升檔案信息管理理念，就需要有針對(duì)性地進(jìn)行信息化的建設(shè)。俗話說(shuō)無(wú)規(guī)矩不成方圓。首先，必須根據(jù)地質(zhì)研究的要求，建立完善的檔案管理體系，這樣才能保證相關(guān)人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中，按照制度辦事。在進(jìn)行檔案信息化的過(guò)程中，也需要根據(jù)地質(zhì)研究的實(shí)際情況，對(duì)整體檔案進(jìn)行規(guī)劃和管理。其次，提升相關(guān)管理部門(mén)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，積極鼓勵(lì)工作人員進(jìn)行檔案信息管理的理論研究，使他們?cè)谶@個(gè)過(guò)程中建立數(shù)字檔案的意識(shí)。檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，特別是對(duì)于地質(zhì)研究而言，要根據(jù)研究的深度，不斷地進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提升檔案的管理水平。

1.2 加強(qiáng)構(gòu)建服務(wù)體系

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各種新興互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，并得到了極大的應(yīng)用，檔案管理自然也不例外。在進(jìn)行實(shí)踐的過(guò)程中，必須有針對(duì)性地建立地質(zhì)檔案信息化服務(wù)體系構(gòu)建。相關(guān)管理部門(mén)可以在網(wǎng)上建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，將文字檔案進(jìn)行數(shù)字化之后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，以便于相關(guān)人員進(jìn)行查找。在進(jìn)行服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建的過(guò)程中也要注意到互聯(lián)網(wǎng)存在的缺陷，信息科技作為一把雙刃劍，在目前的數(shù)據(jù)背景時(shí)代下，也具有其自身的缺陷。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案信息非常容易丟失，可能會(huì)收到很多電子病毒的攻擊，導(dǎo)致檔案記錄紊亂，因此，在提高互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)于電子信息的保護(hù)，防止其信息被泄露，保證數(shù)字檔案的安全。檔案進(jìn)行信息化管理，極大程度的提高了管理的便利性。對(duì)于檔案而言，最為重要的就是實(shí)現(xiàn)資源的共享。因此相關(guān)地質(zhì)研究部門(mén)可以建立專門(mén)的服務(wù)平臺(tái)，使相關(guān)人員進(jìn)行賬號(hào)登錄，從而對(duì)其中的資源進(jìn)行閱讀瀏覽。服務(wù)平臺(tái)中可以包含學(xué)術(shù)期刊、電子報(bào)紙、論文數(shù)據(jù)庫(kù)等各種知識(shí)學(xué)習(xí)資源，能夠針對(duì)不同需求進(jìn)行提供個(gè)性服務(wù)。在進(jìn)行平臺(tái)構(gòu)建的過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)涉及到很多專業(yè)性的計(jì)算機(jī)知識(shí)，那么就需要相關(guān)部門(mén)積極提高管理人員的計(jì)算機(jī)操作技能，以便于對(duì)檔案共享平臺(tái)進(jìn)行更加深入的管理。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案已經(jīng)從單向交流，像雙向交流的方向轉(zhuǎn)變，地質(zhì)檔案共享資源庫(kù)的同時(shí)，也要考慮到相應(yīng)的部分，并積極設(shè)立糾錯(cuò)板塊，對(duì)檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行積極的去改正，吸取來(lái)自大眾的意見(jiàn)。

2 新形勢(shì)下地質(zhì)檔案信息化管理的策略

2.1 強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)

信息基礎(chǔ)建設(shè)是進(jìn)行檔案管理最為重要的部分，只有建立完善的設(shè)施設(shè)備，才能進(jìn)行檔案信息化管理。首先，相關(guān)管理部門(mén)必須建設(shè)好計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼攝錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備的完善，在進(jìn)行完善的過(guò)程中，必須由政府和相關(guān)地質(zhì)部門(mén)進(jìn)行積極的倡導(dǎo)，并給予一定的資金扶持，保證檔案管理人員能夠使用優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備。其次，在進(jìn)行管理的過(guò)程中也要加入相應(yīng)的密碼保護(hù)，從而降低檔案信息泄露的幾率。在大多數(shù)地質(zhì)檔案管理過(guò)程中，已經(jīng)應(yīng)用了相應(yīng)的防電磁干擾設(shè)備，這就能夠在很大程度上降低造成檔案損壞的情況，促使檔案管理更加廣泛地進(jìn)行。在新型技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用的過(guò)程中也要考慮到第一次檔案資源的特點(diǎn)，將資源進(jìn)行分門(mén)別類的歸檔。

2.2 完善地質(zhì)檔案信息化管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，人們對(duì)于電子的應(yīng)用愈加廣泛。地質(zhì)資源檔案服務(wù)平臺(tái)要能夠針對(duì)不同人群的不同需求，提供有個(gè)性化的服務(wù)，以便于更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。目前我國(guó)大多數(shù)地質(zhì)資源信息建設(shè)，都是通過(guò)直接購(gòu)買(mǎi)數(shù)字資源庫(kù)進(jìn)行網(wǎng)上信息建設(shè)。這種建設(shè)方式雖然非常的方便，但是其成本非常高，而且根本沒(méi)有自身的特色，難以切身滿足于人們對(duì)于地質(zhì)資源的需求。相關(guān)管理部門(mén)可以根據(jù)用戶經(jīng)常檢索的內(nèi)容制定符合用戶需求的分類，這樣的話就可以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)的雙重交流，制定符合實(shí)際的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)規(guī)劃。這就需要建立完善的檔案管理制度，這樣的話，才能夠進(jìn)一步將檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一。因此，健全工作機(jī)制是進(jìn)行地質(zhì)檔案管理部門(mén)的重要部分。管理機(jī)制建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要工作人員在實(shí)踐的過(guò)程中不斷摸索提高，根據(jù)實(shí)際情況的要求，不斷進(jìn)行豐富和完善。

2.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

在目前的地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中，大多數(shù)工作人員的學(xué)歷水平都是比較高的，而且自身也具有比較高的文化素養(yǎng)。但是這并不意味著他們就能很好的進(jìn)行符合用戶要求的地質(zhì)信息資源建設(shè)，檔案信息管理專業(yè)的人才較少，而且他們對(duì)于實(shí)踐操作的知識(shí)了解甚少，在進(jìn)行工作的時(shí)候難免會(huì)遇到很多問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)及其平臺(tái)構(gòu)建是一個(gè)非常復(fù)雜的過(guò)程，不僅需要相關(guān)人員具有高超的計(jì)算機(jī)操作能力，而且能夠?qū)Φ刭|(zhì)知識(shí)具有相應(yīng)的了解。所以相關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，提高相關(guān)工作人員的能力水平，以便于他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)能夠順利開(kāi)展。在招聘新工作人員的時(shí)候，不僅要注重他們的學(xué)歷，更要對(duì)其工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行考量。一般來(lái)說(shuō)在上崗之前都需要進(jìn)行專門(mén)的培訓(xùn)，以便于他們更快地融入相關(guān)工作之中。地質(zhì)資源信息把建設(shè)與以往工作形式不同，相關(guān)部門(mén)必須對(duì)其工作人員進(jìn)行及時(shí)的培訓(xùn)，以便于更新及管理理念。在這個(gè)部分中，政府必須進(jìn)行大力的倡導(dǎo)，以便于工作人員了解最新的信息管理知識(shí)以及相應(yīng)的法律法規(guī)，擺脫以往管理理念的束縛，進(jìn)而提升整體地質(zhì)資源檔案管理水平。

3 總結(jié)語(yǔ)

總而言之，地質(zhì)檔案信息化管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，牽扯到整個(gè)檔案管理的方方面面。在進(jìn)行管理的過(guò)程中，必須針對(duì)性的提高相關(guān)部門(mén)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)精確化的管理。

參考文獻(xiàn)

[1]包冬梅.如何做好地質(zhì)檔案的全面管理工作[J].青海國(guó)土經(jīng)略，2018，No.87（1）：34-36.

[2]李海湘.大數(shù)據(jù)背景下的地質(zhì)檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（5）.