如何利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

陳海燕 李娟

摘 要：本文以如何利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力為主主要闡述，結(jié)合當(dāng)下以大數(shù)據(jù)思想確立檔案管理創(chuàng)新工作與使用大數(shù)據(jù)對檔案管理和提升能力進(jìn)行創(chuàng)新為主要依據(jù)，從堅持大數(shù)據(jù)思想，開展檔案管理工作；完善檔案管理機制，使用數(shù)字資源進(jìn)行管理；提升檔案管理水平，構(gòu)建智慧云檔案管理平臺；構(gòu)建數(shù)字化檔案系統(tǒng)，確保檔案與信息雙向發(fā)展這幾方面進(jìn)行深入探討和分析，其目的在于加強大數(shù)據(jù)下對檔案管理模式創(chuàng)新的運作效率，旨意為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；創(chuàng)新工作；檔案管理；服務(wù)能力

大數(shù)據(jù)時代時期使得知識和技術(shù)以全新形式展現(xiàn)在大眾面前，使得傳統(tǒng)時期下的檔案管理產(chǎn)生了根源性變化，檔案管理工作對于電子化、信息化追求不斷增加。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時期要進(jìn)行創(chuàng)新和改革，以此不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和服務(wù)能力，可以提升檔案管理工作人基本能力和素養(yǎng)。

1 以大數(shù)據(jù)思想確立檔案管理創(chuàng)新工作

在大數(shù)據(jù)時期下，檔案管理工作要建立大數(shù)據(jù)管理意識，才可以合理實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新工作，進(jìn)而不斷提升檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量。樹立大數(shù)據(jù)思想首先要確立數(shù)據(jù)資源管理意識，因為大數(shù)據(jù)對信息和數(shù)據(jù)收集管理具有一定沖擊作用，檔案作為信息裁體，也要不斷轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)內(nèi)容。轉(zhuǎn)化的數(shù)據(jù)需要運用各種全新工具，建立在分析層次上為檔案管理提供更加合理的決策，從而使得檔案不斷形成有價值資源。所以，在新時期下檔案管理一定要以大數(shù)據(jù)管理意識展開工作。其次需要在檔案管理中建立網(wǎng)絡(luò)為主，創(chuàng)新為輔的管理形式，在大數(shù)據(jù)時態(tài)下，要秉著開放心態(tài)進(jìn)行工作，善于使用大數(shù)據(jù)自身存在價值和優(yōu)勢進(jìn)行工作，不斷將檔案管理中存在的小農(nóng)意識拋棄掉，善于把握時機，勇于突破傳統(tǒng)管理為主，網(wǎng)絡(luò)為輔的管理模式，構(gòu)建創(chuàng)新型管理模式[1]。最后，在大數(shù)據(jù)時期下檔案管理要以網(wǎng)絡(luò)信息為主展開工作，使用網(wǎng)絡(luò)全覆蓋價值，自動化優(yōu)勢，以及先進(jìn)GIS技術(shù)等，針對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化收集和管理，借助表格、圖形等相互查詢和分析，以便于及時便利掌握第一手檔案信息內(nèi)容，最大限度實現(xiàn)檔案信息資源的合理分享。

2 使用大數(shù)據(jù)對檔案管理和提升能力進(jìn)行創(chuàng)新

2.1 堅持大數(shù)據(jù)思想，開展檔案管理工作

想要真正將大數(shù)據(jù)踐行到檔案管理中，最基礎(chǔ)工作就是工作人員在思想上進(jìn)行改革，加強對大數(shù)據(jù)的認(rèn)知，從而不斷將其納入到檔案管理中，管理人員的思想是決定檔案數(shù)字化和自動化管理的重點。所以，作為新時代下的檔案管理者，要及時轉(zhuǎn)變工作意識，結(jié)合實際需求，以用戶真實要求，完善工作思想和意識，時刻要求自身以大數(shù)據(jù)思維進(jìn)行工作，不斷加入到現(xiàn)代化檔案管理工作中。在現(xiàn)代社會發(fā)展中大數(shù)據(jù)是獲取各方面資料的主要途徑，可以完善數(shù)據(jù)庫基本信息，確保相關(guān)項目和數(shù)目在安全情況下正常工作和運行，這也是大數(shù)據(jù)可以加入到檔案管理中最為主要的原因[2]。其次，需要努力推進(jìn)創(chuàng)新機制，建立健全檔案管理基礎(chǔ)制度，確保檔案管理信息以數(shù)字化、自動化形式存在，朝著未來大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢前進(jìn)。在管理機制引導(dǎo)下，各種全新管理模式相繼而出，可以不斷促進(jìn)檔案管理發(fā)展和運行。并且，檔案自動化和數(shù)字化管理，并不是簡單的以信息化為主展開管理工作，要對其中存在的所有數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行信息化管理才是根本性創(chuàng)新內(nèi)容，使用網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，便于用戶隨時使用網(wǎng)絡(luò)平臺查詢需要的數(shù)據(jù)內(nèi)容，可以實現(xiàn)管理員隨時對檔案信息進(jìn)行檢查和管理，使得檢索更加方便。

2.2 完善檔案管理機制，使用數(shù)字資源進(jìn)行管理

所有系統(tǒng)工作和運行都需要完善機制作為依據(jù)進(jìn)行，從而不斷實現(xiàn)信息安全以及提升工作效率。在大數(shù)據(jù)管理時代，要著重考慮和分析管理理念，所以，檔案管理部門要構(gòu)建一套完整管理體系，借助網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行創(chuàng)新，依據(jù)實際情況實現(xiàn)檔案信息溝通和互動，依據(jù)不同種類和資源以及管理形式對信息進(jìn)行根本性分析和研究，這有這樣才能夠確保檔案信息更加全面和具體，使得管理更加全面，為未來檔案信息工作提供數(shù)據(jù)保障基礎(chǔ)。并且，不同業(yè)務(wù)之間的檔案信息管理和存在一定差距，檔案管理要及時對業(yè)務(wù)差異進(jìn)行分析和研究，依據(jù)基本需求以及用戶追求對檔案信息進(jìn)行創(chuàng)新。建立在信息保存、交互以及共享等基礎(chǔ)上，不斷完善檔案信息管理體制，是現(xiàn)在檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[3]。

2.3 提升檔案管理水平，構(gòu)建智慧云檔案管理平臺

在檔案管理中不是單一對檔案信息進(jìn)行保存、整理和羅列，其中涉及的要點非常繁瑣和復(fù)雜，并且檔案管理是對管理人員基本素養(yǎng)和能力的考察和培養(yǎng)。所以，檔案管理人員要依據(jù)大數(shù)據(jù)對檔案管理工作進(jìn)行及時創(chuàng)新和分析，以此不斷豐富自身管理能力，善于總結(jié)新時期下管理經(jīng)驗，從而不斷提升檔案管理質(zhì)量。并且，檔案管理人員不能僅憑借網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操控和管理，要建立在數(shù)字化平臺基礎(chǔ)上，親自操作，定期檢查和維修，從而不斷提升檔案管理質(zhì)量和服務(wù)能力。在大數(shù)據(jù)時期要構(gòu)建智慧檔案管理平臺，對其實施自動化管理，是檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在要求[4]。建立智慧云平臺，要依據(jù)分層為主嗎，組建四層基本管理機制，第一層主要是對檔案信息進(jìn)行共享和保存，使用網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析。第二層主要是對第一層工作進(jìn)行監(jiān)督和調(diào)節(jié)。第三層則是不斷為用戶提供服務(wù)，使得用戶可以在檔案管理中快速尋找到自身需要的信息，第四層存在的意義使得管理更加靈活，可以依據(jù)用戶基本需求進(jìn)行及時調(diào)整和改進(jìn)。以四層整合性管理云平臺，可以保證檔案信息朝著數(shù)據(jù)化管理方向發(fā)展。

2.4 構(gòu)建數(shù)字化檔案系統(tǒng)，確保檔案與信息雙向發(fā)展

檔案管理主要內(nèi)容就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，所以，在新時期下要對檔案信息進(jìn)行創(chuàng)新和完善，實現(xiàn)檔案信息管理數(shù)字化發(fā)展，將所有檔案信息納入到網(wǎng)絡(luò)平臺中，并依據(jù)原有數(shù)據(jù)以及技術(shù)對其進(jìn)行處理，不斷將檔案信息轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制內(nèi)容，從而最大限度實現(xiàn)管理對數(shù)字化管理的全面升華。進(jìn)而在使用比較特殊的自動化管理技術(shù)，對保存的檔案信息進(jìn)行定位、整合和分析，使得檔案信息內(nèi)容可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上上升一個層次和角度，也就是對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。因此說，為確保用戶可以在最快時間內(nèi)收集到所需信息基礎(chǔ)上，還要確保用戶可以搜索到信息的基本內(nèi)涵，使得數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)可以充分發(fā)揮自身的價值[5]。還可以將數(shù)字和數(shù)據(jù)融合起來實現(xiàn)創(chuàng)新，組建綜合性管理機制，檔案信息則會朝著綜合性方向運行。實現(xiàn)檔案信息雙向管理，既可以全面實現(xiàn)用戶對所需信息的查詢，也可以無限延長檔案信息使用時間，在宏觀角度上分析，信息化管理形式則可以促進(jìn)檔案信息長久性發(fā)展，不斷展現(xiàn)出服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，可以最大限度滿足對檔案信息的檢索和保存需求。

3 結(jié)束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代下，需要對檔案信息進(jìn)行管理和創(chuàng)新，使得檔案信息工作質(zhì)量更高，服務(wù)水平不斷提升。在此背景下要及時轉(zhuǎn)變管理理念，構(gòu)建現(xiàn)代化管理云平臺，完善管理機制，使得復(fù)雜檔案信息朝著數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]肖玲.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（8）：116-116.

[4]李斌.大數(shù)據(jù)時代下的基層電力企業(yè)檔案管理策略研究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2017（5）：100-101.

[5]章曉鐳.利用大數(shù)據(jù)提升電力企業(yè)檔案資源管理和服務(wù)能力[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2016（13）.