淺談醫(yī)院文書檔案資料的鑒定

朱鵬

摘 要：對醫(yī)院文書檔案歸檔材料進行鑒定，剔除無保存價值的檔案，挑選出有價值的檔案由醫(yī)院檔案室歸檔保管，有利于醫(yī)院文書檔案歸檔質量的提高，確保合理歸檔。

關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；鑒定

醫(yī)院的文書檔案是指一個醫(yī)院在日常的診療、管理、服務等工作中形成的各種文字、圖表等資料，它是醫(yī)院工作發(fā)展的見證，是醫(yī)院的寶貴財富之一。盡管各醫(yī)院也都分別制定了《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對單位檔案的歸檔范圍及保管期限進行了規(guī)定，文書檔案的鑒定工作就是鑒別和判定文書檔案的價值，挑選出有價值的檔案由醫(yī)院文書檔案室繼續(xù)保管，剔除無保存價值的檔案給予銷毀的工作。但是，由于醫(yī)院的文書檔案管理者的專業(yè)水平及醫(yī)院管理者對醫(yī)院文書檔案的重視程度不夠等諸多原因，導致醫(yī)院“大檔案”的普遍出現。筆者認為醫(yī)院文書檔案資料的鑒定仍有很多需要改進的不足之處。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題。

醫(yī)院文書檔案鑒定是就文書檔案資料的保存價值進行鑒別，這是日常檔案業(yè)務中的經常性工作。醫(yī)院每年都會產生大量的資料，而決定一份檔案資料是歸檔保存，還是進行銷毀處理？必須進行認真細致的鑒定工作，但在文書檔案資料的鑒定工作中仍存在諸多問題和不足。

1）文書檔案歸檔范圍界定不嚴。雖然各醫(yī)院都根據國家檔案局要求，制定了《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，但是這些歸檔范圍的界定是否適合醫(yī)院文書檔案的管理，是否存在“大檔案”或者需要歸檔的資料遺失的情況呢？很少有醫(yī)院文書檔案管理人員在實踐中對文書檔案歸檔范圍進行調整修改。

2）部分醫(yī)院文書檔案管理者專業(yè)知識匱乏。醫(yī)院的文書檔案管理者缺乏專業(yè)知識。醫(yī)院的文書檔案管理者均不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，也沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的歸檔理解不透徹。即便少數文書檔案管理者參加過檔案知識培訓，那也就是每年半天或一天的培訓，僅僅學習到皮毛，而沒有掌握系統(tǒng)的專業(yè)知識。

3）醫(yī)院文書檔案管理崗位缺乏穩(wěn)定性。部分醫(yī)院沒有專人負責文書檔案的工作，往往是其他崗位臨時抽調幾天對上一年度的檔案進行歸檔，甚至是將在其他崗位“淘汰”的人員，安排到檔案崗位，每年參與歸檔的人員都在變化，他們不但不熟悉了解醫(yī)院《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，還經常抱著草草了事，旨在完成工作任務的心態(tài)，應付交差。

2 醫(yī)院文書檔案資料鑒定的標準

雖然文書檔案的價值是客觀存在的，但由于價值鑒定是檔案管理人員對檔案資料的認識和評價，檔案的價值就帶有很強的主觀性，這就需要檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識素養(yǎng)和責任心，以保證文書檔案資料鑒定工作質量的不斷提高。因此，醫(yī)院就必須制定檔案價值鑒定標準，明確文書檔案資料鑒定的標準。經過多年的總結及實踐，目前，我昭通市中醫(yī)醫(yī)院文書檔案價值鑒定的標準主要有檔案來源標準、檔案內容標準及檔案的形成特征三個標準。我醫(yī)院開展醫(yī)院文書檔案的鑒定工作，成立了專門的文書檔案鑒定領導小組，鑒定領導小組成員由有檔案專業(yè)知識的同志擔任組長，指定專人負責，以確保文書檔案鑒定工作合理開展。

2.1 檔案的來源標準

醫(yī)院文書檔案的來源主要指檔案的形成者，區(qū)分不同檔案的來源是文書檔案鑒定工作的首要步驟。一般來說檔案形成者在社會上或機關單位中的地位、作用和職能直接影響到醫(yī)院文書檔案的價值大小，甚至是決定文書檔案的重要價值。醫(yī)院文書檔案分為本醫(yī)院形成的檔案和外單位的來文資料，本醫(yī)院形成的文書檔案是反映、記載本醫(yī)院在日常的診療活動中的重要資料，通常需要重點保存。而外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能以及和醫(yī)院的關系具體判定其價值大小。一般情況下，形成者在社會活動中的地位越高，其形成的檔案價值越大，如果形成者是上級主管部門，那么其形成的社會價值就很大。比如，我們醫(yī)院的上級主管部門就是昭通市衛(wèi)生計生委員會，那么昭通市衛(wèi)生計生委員會下發(fā)的資料，我們就應該重點保存。但是如果是每年都要求做的、常態(tài)化的工作，比如：報送工作總結及工作計劃的通知，我們醫(yī)院就沒有進行歸檔。

2.2 檔案的內容標準

醫(yī)院對文書檔案資料的需求，主要是集中反映在對檔案內容的需求上，因此，文書檔案鑒定的內容標準是文書檔案資料鑒定的最重要依據。一般情況下，我們鑒定時主要依據檔案內容的重要性、真實性、獨特性、客觀性和時效性等因素對其進行價值判斷。一份檔案資料，它內容所記錄事實的重要程度越高、典型性越突出，真實性與客觀性程度越高，其檔案的歸檔價值就越大。

檔案的形式特征標準。醫(yī)院文書檔案的形成通常是指檔案的名稱、形成時間、載體方式和記錄方式等，這些形成特征在某種情況下對文書檔案資料的價值產生著重要的影響。

1）檔案的名稱。檔案的名稱就是我們通常所說的公文的文種，它在一定程度上反映了檔案價值的大小。例如：決定、決議、指示、條例等文種的價值較高，而通知、通報等處理一般事務的文種價值就較低。但這并非就是決定性因素，只是文書檔案鑒定的影響因素之一。

2）檔案的稿本。檔案在形成的過程中，會產生多種稿本，包括：草稿、定稿、正本、副本等。而在文書檔案鑒定的工作中，不同的稿本在行政效用和憑證作用上存在很大的區(qū)別。一般情況下，正本的行政價值最大，而定稿的憑證作用最強，通常被認為是純粹意義上的檔案。一般的文檔我們只對定稿進行歸檔，但是涉及到醫(yī)院規(guī)章制度的調整的，我們歸檔的有定稿和草稿，以真實記載規(guī)章調整、思路變化的全過程。

3）檔案的外形特點。文書檔案的外形特點包括檔案的載體材料、記錄方式以及檔案上的字體、筆記和圖案等標記或印記。我們醫(yī)院檔案的外形特點主要是紙質版本及電子U盤、光碟等版本。

3 醫(yī)院文書檔案鑒定的步驟

醫(yī)院文書檔案鑒定應該由檔案室和行政職能科室、臨床科室共同完成，具體操作有以下三個步驟。

1）確定是否屬于歸檔范圍。歸檔的過程是對文件資料“資格審查”的過程，是對文件資料能否轉化為檔案保管的選擇過程。因此，歸檔是文書檔案鑒定工作的第一步工作。應將沒有保存價值的檔案進行剔除，剔除的檔案資料由醫(yī)院檔案室或者業(yè)務科室集中保存1-2年后再進行銷毀，而不是立即銷毀。鑒定小組的成員，應該熟悉醫(yī)院文書檔案的歸檔范圍，在歸檔工作中增強檔案價值意識，用檔案價值鑒定的原則和方法來指導歸檔文件的“資格審查”。

2）確定文件的保管期限。一般反映醫(yī)院日常的診療活動、中心工作任務和各科室發(fā)展情況的比非反映醫(yī)院診療活動、目標任務完成的重要。反映醫(yī)院典型問題的資料比反映一般存在問題的資料重要；另一方面，檔案內容越新穎獨特，或者越富于醫(yī)院的特色發(fā)展，其檔案的價值越大。

3）對期滿的文件資料進行資格復審。即對于定期保管的檔案在保管期滿后，需要重新審查這些檔案資料的價值，確定是否需要繼續(xù)保存，對于那些已經失去保存價值的檔案資料，要進行剔除。并按照規(guī)定的程序編制檔案銷毀目錄，銷毀目錄由分管領導批準后進行銷毀，銷毀目錄也是日后查考檔案銷毀情況的書面依據。銷毀目錄應該編制一式兩份，一份用于存檔，一份放入醫(yī)院的全宗卷。

總之，醫(yī)院文書檔案資料的鑒定，對醫(yī)院文書檔案的保管具有很大的意義，作為醫(yī)院檔案管理者，我們應該努力學習檔案管理專業(yè)知識，熟悉掌握醫(yī)院文書檔案管理的期限以及保管范圍，努力提高醫(yī)院文書檔案保管的價值。

參考文獻

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