論我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略

朱佳宜

摘 要：檔案信息化建設是信息時代我國檔案工作的主題，也是今后檔案工作發(fā)展的必經之路，而檔案數(shù)字化建設作為檔案信息化建設中一個重要的內容，是順應社會潮流，適應信息時代發(fā)展的新舉措、新要求。本文闡述了檔案數(shù)字化建設的基本內涵，具體分析了檔案數(shù)字化建設的必要性，并針對我國檔案數(shù)字化建設的基本現(xiàn)狀，提出了檔案數(shù)字化的發(fā)展方向和路徑。

關鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字化建設；外包服務

檔案以其自身世代相傳的作用與價值，在進入文明時期以來就注定成為一個亙古通今的文化事業(yè)。作為智力活動的產物，檔案承載了人類厚重的精神記憶，為很多現(xiàn)實的可能性提供了歷史依據，鑄造了一脈相承的存儲基因。隨著社會文明程度的提高，以及大數(shù)據、云計算、物聯(lián)網等數(shù)字媒介的發(fā)展與普及，新的載體和新的傳輸方式使人們對于檔案管理事業(yè)的理念模式也有了更為高效與科學的要求，因此檔案的數(shù)字化必然會成為不可逆的時代潮流。

1 檔案數(shù)字化對于檔案利用的重要地位

檔案數(shù)字化是滿足互聯(lián)網+時代利用需求的必經之路。當今的時代無疑是一個信息化瞬息萬變的時代，可謂是數(shù)字化的“微時代”。計算機及網絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用強烈地沖擊著社會的各個領域，改變著人們的工作方式、學習方式乃至生活方式。滿足信息時代檔案利用的需求也有著與時俱進的各種變化，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是利用檔案的意識有了顯著的加強，利用檔案的領域越來越普遍；二是對檔案利用的時間值開始有了更為高效的要求，要求盡最大程度的做到迅速、及時、準確；三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網絡快捷的方式進行自動檢索、編目、統(tǒng)計、立卷等一系列繁瑣的程序。

2 檔案數(shù)字化建設的必要性及意義

檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。檔案信息化建設已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機。檔案數(shù)字化建設作為檔案信息化建設的基礎工程和重要內容，不僅是檔案工作未來發(fā)展的主流，更是當下時代特征的重要表現(xiàn)。因此檔案數(shù)字化建設對我國檔案事業(yè)和社會實踐活動具有如下幾點意義。

2.1 檔案數(shù)字化建設是信息時代發(fā)展的迫切要求

當今人類社會已邁入了信息時代，計算機網絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，正深刻地影響著社會的各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數(shù)字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時代發(fā)展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲，以網絡化的方式連接，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享。

2.2 檔案數(shù)字化建設是社會發(fā)展的實際需要

檔案中包含了大量的數(shù)據、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。當今社會，機構負責人根據檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

3 我國檔案數(shù)字化建設的發(fā)展方向

在當前社會分工日益細化、專業(yè)化程度日益增強、數(shù)字化技術更新快速的大背景下，檔案部門完全依靠自身力量完成館藏檔案的數(shù)字化工作已愈發(fā)顯得效率低下，且力不從心。鑒于此，國內的一些檔案館開始嘗試將自身力量同社會力量相結合，實行檔案數(shù)字化業(yè)務外包，選擇有一定經驗和能力的專業(yè)公司來進行檔案的數(shù)字化建設。這樣既可以省時省力，又可以保證檔案數(shù)字化的質量與成效。雖然目前來說，檔案數(shù)字化的業(yè)務外包工作基本上還處于嘗試和探索階段，但是它已然成為我國檔案數(shù)字化建設的發(fā)展方向與趨勢。

3.1 檔案數(shù)字化業(yè)務外包的內容

業(yè)務外包是源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經營管理方式。它是將一些傳統(tǒng)上由組織內部人員負責的非核心業(yè)務以外加工方式包給專業(yè)、高效的服務提供商，以充分利用組織外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本、提高效率、增強自身競爭力的一種管理策略。具體來說，檔案數(shù)字化的業(yè)務外包內容應包括檔案資源的數(shù)字化整理、檔案數(shù)據庫的建設與管理，檔案信息網絡、網站的建設與維護，檔案管理軟件的開發(fā)與設計，計算機、網絡硬件設備的管理與維護等內容。在數(shù)字化過程中，檔案館要積極做好數(shù)字化的前期準備工作，并不定期進行數(shù)字化業(yè)務的監(jiān)督與驗收。

3.2 實施檔案數(shù)字化外包的策略

首先，要選擇專業(yè)、可靠的檔案數(shù)字化業(yè)務外包公司。檔案部門在選擇外包服務提供商時，要根據自己的實際需求，在認真聽取內外部專家意見的基礎上，對外包商的技術能力、業(yè)務處理能力、財務狀況、對新技術的研制與開發(fā)能力等進行全面的評估與審核，選擇業(yè)務能力強、信譽好的服務商。具體來說，一是要對外包商的專業(yè)實力進行資格審查，審查其是否持有相關的資質證書或證明，如信息產業(yè)部頒發(fā)的系統(tǒng)集成商證書，認定的軟件廠商證書等，資質證書與證明是否與外包項目的要求一致，證書的種類、級別、允許承接的業(yè)務范圍要作為資格審查的主要內容；二是要對外包商的能力進行審查，通常判斷專業(yè)公司是否具備外包的能力，就要審查其所擁有的技術設備和所開發(fā)的軟件或其他信息技術產品能否滿足要求；三是要對外包商的經驗、品牌和信譽進行審查，通過該公司在近幾年完成的項目表，評定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術人員、控制項目成本和質量的能力及水平，并針對其他客戶對該外包商的滿意程度，進行外包商的選擇。

4 結束語

總之，檔案數(shù)字化建設是一項復雜而龐大的系統(tǒng)工程，也是一項長期而艱巨的戰(zhàn)略任務。在數(shù)字化進程中采取檔案館與檔案數(shù)字化專業(yè)外包公司合作的模式是一種大膽的嘗試，不僅有利于優(yōu)化社會資源配置，更能夠提高檔案館的工作效率、降低業(yè)務運行成本。對于這一模式在實踐中出現(xiàn)的問題，我們應認真總結經驗教訓，使之不斷在推廣中走向規(guī)范與完善。

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