淺談信息化時(shí)代下做好檔案管理工作

王黎明

摘 要：信息化時(shí)代的到來(lái)使傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來(lái)了機(jī)遇。如何在電子信息時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)改進(jìn)檔案管理工作是我們面臨的一個(gè)重要問(wèn)題，因而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，探討新思路，才能使檔案管理工作在信息時(shí)代下獲得高效和安全，更好的為社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位；信息化；創(chuàng)新；檔案管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，各類(lèi)信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越普及。同時(shí)，信息量的逐年增大也讓網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式逐漸取代了傳統(tǒng)信息資源存儲(chǔ)方式。基于以上變化，新時(shí)期檔案管理工作者在日常檔案管理工作中，唯有緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，革新工作理念，創(chuàng)新管理模式，才能有效提升檔案管理工作的工作質(zhì)量，從而最大限度地滿足公眾對(duì)檔案利用的需求。

1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理意識(shí)，樹(shù)立檔案工作的新觀念

當(dāng)前，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)已經(jīng)成為時(shí)代的主流，融入到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)方面和各項(xiàng)工作中。尤其在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案管理人員更要不斷強(qiáng)化信息化管理意識(shí)，不斷創(chuàng)新思維方式和管理理念，積極革新檔案管理工作的方式方法，以更好地滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求。檔案管理職能部門(mén)，應(yīng)通過(guò)多種渠道和方式，加強(qiáng)檔案管理信息化工作的教育培訓(xùn)，有效提升檔案管理人員的管理水平，從而最大限度地發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。與此同時(shí)，檔案管理人員在實(shí)際的管理工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)找準(zhǔn)管理工作中心，增強(qiáng)自身的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，從而為單位乃至全社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

與檔案信息化建設(shè)關(guān)系最為密切的，首先是檔案信息資源觀。過(guò)去我們普遍將檔案信息作為一種文化資源，主要發(fā)揮了檔案信息的憑證價(jià)值，而今后也要將檔案信息作為經(jīng)濟(jì)資源對(duì)待，并發(fā)揮其獨(dú)特的情報(bào)價(jià)值。其次是文件與檔案的公開(kāi)和開(kāi)放觀念。我們?cè)谶^(guò)去的工作中比較重視檔案的開(kāi)放和開(kāi)發(fā)利用，而對(duì)于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段的文件則一般不予公開(kāi)和開(kāi)放。今后則應(yīng)在檔案信息化建設(shè)中重點(diǎn)研究如何加強(qiáng)現(xiàn)行與半現(xiàn)行文件的公開(kāi)與開(kāi)放，制定有關(guān)現(xiàn)行文件開(kāi)放的政策與法規(guī)。最后是終身學(xué)習(xí)觀念。有不少人認(rèn)為，檔案管理理論性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)技能要求不高，即便沒(méi)有受過(guò)正規(guī)教育也能適應(yīng)工作需要。而隨著檔案信息化建設(shè)，新技術(shù)和新知識(shí)不斷應(yīng)用到檔案管理中，給檔案人員帶來(lái)許多未曾遇到的問(wèn)題，即使是一些檔案專(zhuān)家有時(shí)也難以駕馭。因此樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的觀念，就成為檔案信息化建設(shè)成功的基本保證。

2 加強(qiáng)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化主要包括檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化和檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等。檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，檔案信息化程度越高，對(duì)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求也就越高。為了保證檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展，檔案行政和管理部門(mén)必須制定有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和管理辦法，制定相應(yīng)的通用的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，如檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式、檔案通用文件格式、檔案著錄要求、電子檔案管理辦法、檔案管理軟件功能要求、檔案數(shù)據(jù)管理安全要求等，確保檔案數(shù)據(jù)信息的通用、共享與交換、確保軟、硬件環(huán)境變化時(shí)檔案數(shù)據(jù)的完整、安全和有效利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。

3 創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，信息瞬息萬(wàn)變。在這種形勢(shì)下，檔案管理人員要能夠采取多種措施來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式：第一，需要完善檔案目標(biāo)管理機(jī)制，在此基礎(chǔ)上建立激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理工作與人員的薪酬相掛鉤，以此來(lái)充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。第二，需要充分利用現(xiàn)代化的科學(xué)管理方法，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式結(jié)合起來(lái)，完善人才服務(wù)中心的檔案管理信息系統(tǒng)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。第三，檔案管理人員需要加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)、更新管理知識(shí)及技術(shù)。相關(guān)部門(mén)需要定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及技能水平，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)及管理模式，使得其能夠熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，增強(qiáng)其檔案管理的能力，從而為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供人力資源的保障。第四，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用與發(fā)展，檔案管理人員需要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷摸索能夠適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新理論及方法，以提高檔案管理工作水平。

4 建立健全檔案管理工作制度，保障檔案資料的完整性

檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，因而需要不斷收集信息、對(duì)檔案加以補(bǔ)充，因此，針對(duì)具體檔案的搜集工作，也應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，確保信息資源收集齊全。此外，作為檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)與各部門(mén)之間的溝通交流，以避免遺漏現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，通過(guò)多種渠道增強(qiáng)全體人員的檔案管理意識(shí)，使其能積極配合檔案管理人員的資源搜集工作，從而保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。檔案管理工作也涉及到檔案材料的鑒別、移交、轉(zhuǎn)遞、分類(lèi)、登記、借閱及檢查，由此可見(jiàn)，檔案管理工作程序較為繁重，這就需要相關(guān)部門(mén)及人員完善相關(guān)規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中得到貫徹落實(shí)，以此來(lái)保障人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性、真實(shí)性，從而有效避免棄檔、檔案管理混亂、有檔無(wú)人等現(xiàn)象的發(fā)生?？傊?，檔案管理人員要能夠嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)的工作制度，確保管理工作有章可循，這樣有助于促進(jìn)檔案管理服務(wù)理念的實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，檔案管理人員還需要處理好檔案保密與公共服務(wù)的關(guān)系，避免管理漏洞的出現(xiàn)。

5 加強(qiáng)檔案管理工作的安全和法制意識(shí)，提高主體意識(shí)

安全是檔案管理工作的生命，是檔案管理工作的重中之重?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，極大地提升了檔案信息資源的數(shù)字化程度，有效提高了檔案管理工作的服務(wù)效能。然而值得注意的是，目前由于我國(guó)大多數(shù)從業(yè)者并未能完全掌握新信息技術(shù)的使用，加之在技術(shù)應(yīng)用層面存在明顯的短板，致使當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理工作存在著一系列的安全隱患，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，由于缺乏相應(yīng)的保護(hù)系統(tǒng)，致使數(shù)字化電子檔案容易被外界由后臺(tái)侵入，并隨意篡改其中內(nèi)容。其次，互聯(lián)網(wǎng)黑客與網(wǎng)絡(luò)病毒活動(dòng)的日益猖獗，也對(duì)數(shù)字化檔案的安全性造成了一定影響。最后，檔案管理相關(guān)的從業(yè)人員，其本身的職業(yè)素養(yǎng)不高，缺乏一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，從而極易造成各類(lèi)數(shù)字化媒體載體出現(xiàn)丟失、損毀等現(xiàn)象。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)針對(duì)上述問(wèn)題提出相應(yīng)的改進(jìn)策略：如，通過(guò)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)提升其安全防范意識(shí)；加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)工作，及時(shí)更新病毒查殺軟件；做好檔案信息資源的備份工作，從而最大限度地規(guī)避資源安全風(fēng)險(xiǎn)。

在單位尤其是人事檔案部門(mén)，大力宣傳管理檔案的相關(guān)法制政策，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)文件，使檔案管理工作人員牢固樹(shù)立依法治檔的思想觀念，要讓全單位上下都有依法保護(hù)檔案的任務(wù)的責(zé)任，對(duì)一切違犯檔案法和利用檔案的權(quán)利人要進(jìn)行嚴(yán)肅的處理。同時(shí)認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》，使我們的檔案工作的管理法治化、科學(xué)化、公正化。

檔案管理人員不僅要提高法制意識(shí)，端正態(tài)度，還要不斷的了解社會(huì)的需求，深入調(diào)查，積極反饋公眾與社會(huì)各方面對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)和社會(huì)需要作相應(yīng)的調(diào)整，并積極改進(jìn)自身的方式，提高接受信息和整合信息的能力，高效地完成檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理與開(kāi)發(fā)利用。

6 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作是一種既需要專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，又需要有高度的責(zé)任心和耐心的工作，它要求我們既能沉下心來(lái)又要與時(shí)俱進(jìn)、改變觀念，不斷充實(shí)和更新自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)展工作視野，同時(shí)以極大的熱情投入到工作中，才能在新的時(shí)代中把檔案管理工作做好，真正做到檔案管理工作科學(xué)地、高效地服務(wù)單位、服務(wù)社會(huì)。