人事檔案管理面臨的問(wèn)題與解決對(duì)策

王維蛟

摘 要：人事管理在教育單位管理中占據(jù)重要地位，而人事檔案作為用人單位的人才信息的重要載體，為用人單位招聘選拔優(yōu)秀人才提供有價(jià)值的信息來(lái)源，人事檔案管理的重要性不言而喻。本文通過(guò)深入剖析企事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中遇到的主要問(wèn)題，分析問(wèn)題的原因，具有針對(duì)性地提出合理化建議，為提高教育單位人事檔案管理成效提供新的思路。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案是對(duì)個(gè)人的學(xué)歷、職業(yè)身涯、職稱評(píng)定以及組織關(guān)系等方面的記錄，為個(gè)人學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷提供文件證明。人事檔案不同與其他檔案，與個(gè)人的薪資待遇、社會(huì)福利以及崗位等密切相關(guān)，影響到個(gè)人的發(fā)展前途，且其具有法律效應(yīng)。教育單位應(yīng)做好人事檔案整理、歸集和保管的工作。

1 人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 人事檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段部分教育單位由于自身規(guī)模等影響，缺乏相應(yīng)的人事檔案管理制度，管理人員身兼數(shù)職，崗位內(nèi)容不明確，崗位職責(zé)不清晰，甚至有些教育單位出現(xiàn)一人分管上千卷檔案，或者外聘臨時(shí)人員管理人事檔案的情況，導(dǎo)致工作人員在檔案管理工作過(guò)程出現(xiàn)隨意性較大，檔案保管松散，檔案信息歸檔不及時(shí)，甚至人事檔案在傳遞過(guò)程中遺失等現(xiàn)象。另外，由于人事檔案管理制度的不完善，上崗人員未進(jìn)行崗前專業(yè)培訓(xùn)，誤認(rèn)為人事檔案管理就是簡(jiǎn)單的保管，不清楚人事檔案管理的具體流程內(nèi)容，整理歸集人事檔案的專業(yè)性不強(qiáng)，從而嚴(yán)重降低教育單位人事檔案管理的水平。

1.2 檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)

人事檔案管理工作作為教育系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)，雖基本設(shè)置人事檔案管理工作方向，但部分用人單位尤其是私營(yíng)小企業(yè)沒(méi)有配備專人專崗，甚至出現(xiàn)由人事以外的人員代管的現(xiàn)象，這類人員由于沒(méi)有檔案管理專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，也沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，由于不清楚人事檔案管理具體流程，在實(shí)際檔案管理工作過(guò)程中條理不清，雜亂無(wú)章，造成人事檔案信息未能及時(shí)整理、分類、歸檔、更新，進(jìn)而影響教育單位人事管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，越來(lái)越多教育單位實(shí)行人事檔案信息化管理，這就要求檔案管理人員不但要具備一定的檔案管理能力，還應(yīng)該有一定的電子信息管理能力和系統(tǒng)維護(hù)能力，然而多數(shù)教育單位的人事檔案管理人員還達(dá)不到要求。

1.3 檔案管理方式相對(duì)落后

人事檔案管理工作不同于教育單位的其他管理工作，不能為單位帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)效益，但與教育系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展息息相關(guān)，隨著我國(guó)教育系統(tǒng)改革的不斷深入，教育系統(tǒng)人力資源配置方式發(fā)生重大變化，導(dǎo)致各類教育人才流動(dòng)性頻繁，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作造成一定困難，傳統(tǒng)檔案管理方式已無(wú)法適應(yīng)新的人事檔案管理需求，因此，在人事檔案管理工作過(guò)程中，出現(xiàn)檔案遺失、調(diào)檔傳遞時(shí)間長(zhǎng)、調(diào)檔手續(xù)繁雜，私自帶檔、檔案涂改造假等現(xiàn)象。同時(shí)，一些私立院校在選拔聘用人才時(shí)主要注重個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，而對(duì)個(gè)人檔案要求不高，進(jìn)一步弱化人事檔案管理在教育系統(tǒng)的社會(huì)功能，使得檔案管理方式停滯不前。

2 人事檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 完善人事檔案管理制度

為從根本上解決當(dāng)前教育單位人事檔案管理工作中出現(xiàn)雜亂無(wú)序的現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)人事檔案管理工作的要素及和繁瑣的特點(diǎn)，對(duì)人事檔案管理予以約束和規(guī)范。教育單位管理層應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案法，科學(xué)制定本單位人事檔案管理制度，并定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)人事檔案管理規(guī)章制度，明確崗位職責(zé)，規(guī)范工作流程，使檔案管理人員自覺(jué)遵照制度進(jìn)行日常檔案管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理即定程序流轉(zhuǎn)檔案材料，避免出現(xiàn)人事檔案遺失、歸檔不及時(shí)等亂象，促使人事檔案管理工作向著科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。對(duì)于已經(jīng)啟用電子信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理人事檔案的教育單位，應(yīng)以人事檔案管理制度為基礎(chǔ)開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以往以人為主導(dǎo)的人事檔案管理模式，借助先進(jìn)的電子信息手段，按照檔案管理制度設(shè)置系統(tǒng)操作權(quán)限，對(duì)管理過(guò)程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效管控，同時(shí)對(duì)相關(guān)人員制定考核指標(biāo)，真正落實(shí)人事檔案管理制度到實(shí)際工作中，促使人事檔案管理更好地為教育系統(tǒng)良性持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 提升檔案管理人員專業(yè)能力

順利推進(jìn)人事檔案管理制度核心是搞好人才隊(duì)伍建設(shè)，人事檔案管理人員應(yīng)切合工作實(shí)際，在工作過(guò)程中不斷積累人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升專業(yè)管理及服務(wù)意識(shí)，同時(shí)，以主人翁的態(tài)度主動(dòng)與檔案管理專業(yè)人士進(jìn)行行業(yè)內(nèi)交流，不斷學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提高人事檔案管理人員實(shí)踐管理能力，為教育單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)做好充足的準(zhǔn)備工作。同時(shí)教育單位應(yīng)注重培養(yǎng)更加專業(yè)化的檔案管理、電子信息化復(fù)合型人才，必要時(shí)可選拔引進(jìn)高素質(zhì)的人才進(jìn)入檔案管理體系，最大限度滿足教育單位人才檔案信息化建設(shè)的需要。電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也促使人事檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，深入學(xué)習(xí)檔案電子化系統(tǒng)操作知識(shí)，積極主動(dòng)地參與到人事檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，盡快掌握當(dāng)前最新檔案管理技能和熟練執(zhí)行檔案管理流程，鼓勵(lì)檔案管理人員在實(shí)際工作中提出具有針對(duì)性的改進(jìn)措施，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案電子化管理體系。

2.3 建立健全人事檔案管理體系

教育單位可結(jié)合本單位特點(diǎn)建立健全適合自身發(fā)展的現(xiàn)代人事檔案管理體系，促使教育單位人事檔案管理工作更加高效化，為人事檔案需求者提供更加便利、更加人性化的服務(wù)，確定學(xué)生及教師檔案信息的收集途徑和方法，以確保及時(shí)歸檔和更新人員檔案信息。同時(shí)，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的連續(xù)性、系統(tǒng)性和相關(guān)性，另外，教育單位可充分借助教育系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案信息發(fā)掘各類型人才，利用人才為本單位發(fā)展提供服務(wù)，因此，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行多維度的管理，逐步建立一套符合單位自身發(fā)展的科學(xué)化、現(xiàn)代化人事檔案管理體系。

3 總結(jié)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理已無(wú)法滿足教育單位的發(fā)展需求，針對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，從提高人事檔案管理人員專業(yè)能力、完善管理制度、建立健全人事檔案管理體系方面出發(fā)，推進(jìn)人事檔案管理工作更加科學(xué)化、人性化，為人事檔案管理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。

參考文獻(xiàn)

[1]王明麗.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2016，7（3）：31-32.

[2]馬紅波.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016，11（4）：27-29.

[3]曲歆彤.淺談人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西青年，2016，3（4）：46-48.