檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制

張濤 佟寶柱 畢春慧

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)已經(jīng)成為每個領(lǐng)域都必不可少的一項技術(shù)，各個行業(yè)將信息化技術(shù)應(yīng)用于管理中，不僅能夠提高管理的質(zhì)量和水平，還能夠保證信息的存留時間，在檔案管理中，信息化和數(shù)字化的推進(jìn)對檔案事業(yè)管理產(chǎn)生了很大的影響，形成了檔案數(shù)字化?，F(xiàn)階段，我國的檔案數(shù)字化發(fā)展還處于初級階段，有進(jìn)一步提升的空間，本文就檔案數(shù)字化的質(zhì)量以及安全保密控制的措施進(jìn)行了闡述，旨在為檔案數(shù)字化領(lǐng)域提供一些意見。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案質(zhì)量；檔案建設(shè)；質(zhì)量控制；安全保密控制

引言：檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，找工作程序復(fù)雜且內(nèi)容繁多，新中國建立以后對科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)，我國已經(jīng)在檔案數(shù)字化方面有了一定經(jīng)驗，目前，檔案數(shù)字化在我國檔案管理方面已經(jīng)普及，檔案數(shù)字化對我國的檔案管理事業(yè)起到了很重要的作用，特別是在資源共享方面，但是，目前，我國檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保密控制依然處于初步階段，有一定的提升空間，在某些方面還有需要完善的地方，在操作上也會出現(xiàn)一些問題，尤其是檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制以及檔案數(shù)字化的安全保密控制方面的問題。檔案數(shù)字化的質(zhì)量與檔案數(shù)字化的安全性緊密相連，只有提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和檔案數(shù)字化的安全性，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案數(shù)字化可以對檔案信息提供遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查詢和利用，這樣會實現(xiàn)檔案信息資源的交流與共享，極大程度的便利了檔案館之間的信息交流和交換，也方便了用人單位對檔案的選取，檔案數(shù)字化不僅能夠提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，而且還能夠節(jié)約社會資源。檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全性問題不容小覷，自檔案數(shù)字化出現(xiàn)以來其質(zhì)量問題和安全性問題都是各個國家檔案館重視的問題，一旦檔案數(shù)字化的質(zhì)量下降或者檔案數(shù)字化的安全系統(tǒng)遭到了破壞，就會產(chǎn)生極其惡劣的影響，由此可見，檔案數(shù)字化的重要性不言而喻。

一、檔案數(shù)字化的概述

在20世紀(jì)80年代開始出現(xiàn)檔案數(shù)字化這一概念，當(dāng)然，數(shù)字化成長于20世紀(jì)90年代，到了21世紀(jì)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化也隨之全面快速發(fā)展，檔案數(shù)字化主要進(jìn)行的工作是案卷集目錄、文件及目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，檔案數(shù)字化的建設(shè)需要計算機(jī)作為輔助工具。檔案數(shù)字化的方法主要有五種，分別為紙質(zhì)檔案掃描、縮微拷貝片掃描、非紙質(zhì)檔案的數(shù)碼相機(jī)拍攝、激光三維立體掃描、音頻或視頻檔案數(shù)字化采集。

二、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的內(nèi)容概述

檔案的質(zhì)量控制，是為了達(dá)到檔案質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動，目的是為了提升檔案管理的工作效率，監(jiān)視檔案質(zhì)量形成過程，消除檔案治療環(huán)節(jié)上所有引起不合格或者不滿意的因素，只有這樣才能達(dá)到檔案數(shù)字化質(zhì)量的要求。

三、檔案數(shù)字化安全保密控制的內(nèi)容概述

檔案安全保密控制就是有保障檔案，實體和檔案信息以及檔案數(shù)據(jù)的安全，避免檔安泄露的問題，檔案數(shù)字化過程中，安全保密控制是非常重要的內(nèi)容。檔案數(shù)字化事關(guān)機(jī)密，因此安全控制是在檔案數(shù)字化過程中必不可少的。

四、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的策略與途徑

第一要確立制度，在所有行業(yè)和企業(yè)里都是制度先行，根據(jù)國家對檔案方面的規(guī)章制度，各地的檔案單位根據(jù)中央的要求結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案的特點，制定適用于當(dāng)?shù)貦n案管理單位的制度。

第二檔案質(zhì)量工作要落實到個人，檔案質(zhì)量是檔案的生命，因此任何一個環(huán)節(jié)都要保證其質(zhì)量，這就要求每一項工作都有專門的人員負(fù)責(zé)。例如掃描員、系統(tǒng)維護(hù)員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、執(zhí)勤警衛(wèi)工作員等等。假使出現(xiàn)了問題，就會找到具體負(fù)責(zé)的人員。

第三做好階段性評估和階段檢查工作；為了保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量，要對檔案數(shù)字化的成果進(jìn)行驗收，驗收主要是對每一位工作人員在工作結(jié)束后我工作成果的檢驗，有助于工作人員總結(jié)工作方法，和改進(jìn)工作方法，有益于創(chuàng)新工作方法，提高工作質(zhì)量和效率。

第四要加強(qiáng)人力資源建設(shè)；人力資源建設(shè)是檔案管理工作的重要組成部分，為了提高檔案管理的質(zhì)量，就要對檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理人員要熟練掌握工作技能，除此之外，還要遵守職業(yè)道德，有職業(yè)操守，檔案管理工作區(qū)別于其他工作崗位，有其特殊性，工作人員除了按照要求工作以外，還要對檔案信息保密。

五、檔案數(shù)字化安全保密控制的策略與途徑

第一建立一套符合檔案管理規(guī)章制度的建立，對檔案中涉密成都比較高的信息，要保證其安全性，就要有一套可行的規(guī)章制度，涉及到的人員也要簽署保密協(xié)議。不管是直接接觸文件或信息的檔案管理人員，還是沒有直接接觸過文件信息的人員都要按照規(guī)定，這樣才能保障檔案信息不會泄露。

第二建立科學(xué)的保密體系，通過網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)程序的設(shè)計，保證信息的安全性，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)要與所有的外網(wǎng)隔斷，客戶端，計算機(jī)和服務(wù)器必須要做到安全，防止由于計算機(jī)，服務(wù)器及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備電磁輻射而造成的泄密事故。從計算機(jī)端監(jiān)控還要對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)區(qū)域要全天監(jiān)視錄像。

第三要做好備份工作，為了防止信息的丟失做好備份工作就會保護(hù)檔案數(shù)字化的成果，對檔案的整理和數(shù)據(jù)備份能夠防止數(shù)據(jù)丟失破壞產(chǎn)生的影響，同時，數(shù)據(jù)備份時要做好登記，此外，也要對備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的保密。

第四深入開展檔案法治宣傳教育。全國各級檔案部門要深入學(xué)習(xí)宣傳貫徹全面依法治國特別是推進(jìn)依法行政，進(jìn)一步提高依法管檔治檔的意識和能力；及時跟進(jìn)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)立改廢工作進(jìn)度，做好新頒布法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣傳解讀與教育培訓(xùn)，推動檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施；廣泛宣傳各地區(qū)各部門推進(jìn)檔案法治建設(shè)、加強(qiáng)檔案行政管理的新探索新實踐；持續(xù)推進(jìn)檔案政務(wù)信息公開，扎實做好政府公開信息查閱服務(wù)。

第四要著力做好檔案安全宣傳教育。加強(qiáng)對檔案管理人員的全國各級檔案部門要深入學(xué)習(xí)宣傳貫徹習(xí)近平總書記總體國家安全觀，加強(qiáng)檔案安全警示教育，深刻剖析安全事故教訓(xùn)，解讀檔案安全規(guī)章制度，普及檔案安全的工作常識，提高廣大檔案工作者的安全意識和防范化解風(fēng)險隱患的能力；廣泛宣傳國內(nèi)外加強(qiáng)檔案安全的有效措施以及相關(guān)領(lǐng)域的安全管理經(jīng)驗，推動完善人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防范體系。

結(jié)束語：檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全控制都很重要，因此在人員的選拔上要慎重，目前，全國各級檔案館主要開展了檔案全文信息的數(shù)字化。你部分答案管已經(jīng)可提供檔案信息的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查詢和利用，實現(xiàn)了檔案信息資源的交流不共享，拓展了檔案利用服務(wù)的范圍，提高了檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，大量節(jié)約了社會的資源

雖然我不在檔案數(shù)據(jù)化方面已經(jīng)形成了一定的基礎(chǔ)，但是在檔案管理過程中檔案數(shù)字化的質(zhì)量和控制保密竟然存在著很多問題，。我國人口眾多，所以它管理的任務(wù)量大，在檔案數(shù)字化方面必須要好質(zhì)量的問題，同時，檔案管理工作事關(guān)國家機(jī)密和個人隱私，所以安全保密控制更為重要，對于這個話管理這兩大難題和兩大正營，我國的檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員一定要加以重視，不斷的研究出加強(qiáng)檔案制度化，質(zhì)量及安全保衛(wèi)工作的作用和發(fā)展。

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