淺談如何加強行政事業(yè)單位檔案管理

齊惠玲

【摘要】當(dāng)前我國行政事業(yè)單位檔案管理還存在著一些不足，例如重視程度不夠、信息化建設(shè)滯后、檔案管理人員專業(yè)性較低等等，檔案管理還尚處于初級和探索的階段，這在一定程度上也為行政事業(yè)單位的發(fā)展帶來了一定的影響和制約，亟需尋求積極有效的策略加強行政事業(yè)單位檔案管理、實現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理在新時期的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 創(chuàng)新

隨著社會和時代的發(fā)展，檔案管理作為行政事業(yè)單位日常工作中的一項重要內(nèi)容，也需要與時俱進(jìn)的進(jìn)行創(chuàng)新，加強行政事業(yè)單位檔案管理，在創(chuàng)新管理方式的同時提升管理效率和管理水平，使新時期的行政事業(yè)單位檔案管理更加的高效、有序，更加的科學(xué)合理，可以更好的適應(yīng)社會時代以及科技發(fā)展的需要。文章從提升行政事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度，建立科學(xué)的檔案管理制度、注重檔案管理信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化檔案管理平臺、提升檔案管理人員專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)三個方面提出了加強行政事業(yè)單位檔案管理的策略建議，以期在當(dāng)前信息化時代下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作能夠不斷的強化信息化建設(shè)，在促進(jìn)檔案管理工作高效、有序開展的同時提高檔案管理質(zhì)量和管理水平，進(jìn)而推動行政事業(yè)單位的長期良好發(fā)展。

一、提升行政事業(yè)單位對檔案管理的重視程度，建立科學(xué)的檔案管理制度

由于檔案管理是一項并不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益的工作，許多行政事業(yè)單位往往對其缺少應(yīng)有的重視，即使部分行政事業(yè)單位對其有一定的認(rèn)識和重視，但重視程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。不但在行政事業(yè)單位的議事日程中很少涉及關(guān)于檔案管理方面的內(nèi)容，對檔案管理也缺少必要的監(jiān)管，以致于檔案管理工作效率和質(zhì)量較低。提升行政事業(yè)單位對檔案管理的重視程度是當(dāng)前加強行政事業(yè)單位檔案管理工作的迫切要求，也是檔案管理創(chuàng)新中極其重要的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)和非常重要一個的因素。

行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要切實提升對于檔案管理工作的認(rèn)識，充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，深入的理解到檔案管理對于行政事業(yè)單位長期良好發(fā)展所發(fā)揮的重要作用和意義，并提升重視程度，加強對其的監(jiān)管力度。也要結(jié)合行政事業(yè)單位自身實際情況建立科學(xué)的檔案管理制度，為檔案管理工作的正常和有效開展提供制度上的規(guī)范指導(dǎo)和保障，確保檔案管理的科學(xué)化和合理化、規(guī)范化，進(jìn)而提升檔案管理質(zhì)量和管理水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位良好發(fā)展。同時還要加強對于檔案管理工作的考核和評價，并建立獎懲機制，對于那些工作積極、責(zé)任感強、表現(xiàn)良好的檔案管理人員給予一定的精神或者物質(zhì)獎勵，而對于那些工作效率低下、沒有責(zé)任感、態(tài)度不端正等檔案管理人員則要給予相應(yīng)的懲罰，以充分調(diào)動工作人員的積極性和主動性，激發(fā)期責(zé)任感，使其全身心的投入到檔案管理工作中去，在提升管理水平的同時促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。

二、注重檔案管理信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化檔案管理平臺

對于新時期的行政事業(yè)單位檔案管理工作而言，其在一定程度上是一項復(fù)雜的服務(wù)性工作，面對海量的檔案信息要盡可能的、最大程度的滿足各種不同的檔案需求。然而，在檔案管理工作過程中工作人員會非常容易的產(chǎn)生焦躁或者厭煩的情緒，以致于出現(xiàn)檔案管理態(tài)度不端正、服務(wù)差、溝通不暢等問題，會給檔案需求者帶來一種茫然、無所適從的感覺，影響檔案管理質(zhì)量和管理水平。所以，基于此，在當(dāng)前信息化時代下，加強行政事業(yè)單位檔案管理，就要在行政事業(yè)單位大力推行信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)簡易化的檔案管理，以在提升檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度和工作效率，進(jìn)而提升檔案管理質(zhì)量和管理水平。

在以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為依托的檔案管理信息化建設(shè)中，要構(gòu)建和實現(xiàn)信息共享的信息化檔案管理平臺，信息化的檔案管理平臺要操作簡單便捷，并能夠提供與檔案信息相關(guān)的電子版材料，還要給予相關(guān)檔案管理人員一定的權(quán)限對于需要修改的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行自主的、及時的修改，而對于一些容易出錯、操作復(fù)雜的檔案信息內(nèi)容可以在經(jīng)過審核之后請專業(yè)人員進(jìn)行操作，這樣可以讓傳統(tǒng)復(fù)雜的檔案管理變得更加的簡化，在提高工作效率的同時也會得到越來越多檔案需求這的青睞和支持。同時，信息化平臺的搭建還要注重對于檔案信息資料的系統(tǒng)化的整理和歸類，進(jìn)而縮短檢索和查閱時間、提升檔案需求者檢索和查閱的效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。另外，在當(dāng)前信息化時代下，信息化技術(shù)的發(fā)展速度不斷提升，行政事業(yè)單位在信息化平臺的搭建中也要注重日常的維護和更新，使檔案管理信息化建設(shè)能夠與科技發(fā)展相契合，同時也使行政事業(yè)單位檔案管理水平不斷提高，符合社會和時代發(fā)展的需要。

3、提升檔案管理人員專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)階段，在行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在著檔案管理人員專業(yè)性較差、專業(yè)水平較低的現(xiàn)實問題，嚴(yán)重影響著檔案管理質(zhì)量和管理水平的提升，也不利于行政事業(yè)單位的良好發(fā)展。受財務(wù)資金的影響，部分行政事業(yè)單位為了節(jié)省資金支出在檔案管理工作中安排一些非專業(yè)性人員，或者是身兼數(shù)職的工作人員，甚至一些即將“退二線”的工作人員也存在于檔案管理工作中，這在一定程度上也能夠體現(xiàn)出行政事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，造成檔案管理人員專業(yè)性不高，對其工作的重要性也缺乏清晰的認(rèn)識，同時責(zé)任感、服務(wù)態(tài)度等管理質(zhì)量和管理水平也有待于進(jìn)一步改進(jìn)和提高。

所以，針對于當(dāng)前檔案管理人員專業(yè)性較低的現(xiàn)實問題，要注重對于檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，使其具有較高的專業(yè)工作能力，可以更好的勝任檔案管理中的檔案資料的采集、鑒定、整理和歸類等基礎(chǔ)性工作，能夠及時的處理工作中出現(xiàn)的各種問題，尤其是在檔案管理信息化建設(shè)中的信息化平臺構(gòu)建中可以做好平臺的維護、更新等相關(guān)的工作。

另外，行政事業(yè)單位也可以積極引進(jìn)高素質(zhì)、高能力、高水平的信息化檔案管理專業(yè)人才，為新時期的行政事業(yè)單位檔案管理工作增添新鮮血液，為行政事業(yè)單位檔案管理工作提供高素質(zhì)、高能力、高水平的人才支持，促進(jìn)新時期檔案管理質(zhì)量和管理水平的不斷提升，同時也推動行政事業(yè)單位的長期良好發(fā)展。