淺談企業(yè)如何有效開展質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核

(峨嵋半導(dǎo)體材料研究所 四川 峨眉山 614200)

在質(zhì)量體系管理過程中，體系審核作為評(píng)價(jià)企業(yè)體系管理符合性與有效性的重要方法，可使企業(yè)發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，從而擴(kuò)大市場占有率，提升企業(yè)業(yè)績。所以，做好企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系的審核工作，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)自我管理，自我改進(jìn)具有長遠(yuǎn)的意義。

一、質(zhì)量審核的定義、分類和作用

(一)質(zhì)量審核的定義

質(zhì)量審核是為了獲得審核證據(jù)并對(duì)質(zhì)量管理體系進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。

(二)質(zhì)量審核的分類

根據(jù)不同的審核目的，質(zhì)量審核可以分為“內(nèi)部審核”和“外部審核”兩類。

1.內(nèi)部審核：也稱為第一方審核，是由企業(yè)自己或企業(yè)聘請(qǐng)的其他人員以企業(yè)的名義對(duì)其自身的質(zhì)量管理體系進(jìn)行的審核。

2.外部審核：包括“第二方審核”和“第三方審核”。(1)第二方審核是由企業(yè)的相關(guān)方或由其他人員以相關(guān)方的名義進(jìn)行的審核。(2)第三方審核是由外部獨(dú)立的審核單位(認(rèn)證機(jī)構(gòu))進(jìn)行的審核。

(三)質(zhì)量審核的作用

1.企業(yè)內(nèi)部審核是為管理評(píng)審和糾正預(yù)防或改進(jìn)措施提供信息，是作為保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系的管理手段。也可作為企業(yè)自我合格聲明的基礎(chǔ)，同時(shí)也是為接受外部審核做準(zhǔn)備。

2.第二方審核旨在提供對(duì)企業(yè)的信任證據(jù)，增進(jìn)企業(yè)與相關(guān)方的合作關(guān)系。

二、企業(yè)內(nèi)部審核普遍存在的問題

(一)不重視審核工作，審核流于形式：企業(yè)人員不了解內(nèi)部審核的重要意義，不重視審核工作，使得內(nèi)部審核流于形式，。

(二)人員變動(dòng)大，新內(nèi)審員能力素質(zhì)有待提高：近幾年由于企業(yè)改制，人員分流，新的內(nèi)審員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，缺乏審核經(jīng)驗(yàn)。

(三)準(zhǔn)備不充分，審核不深入：內(nèi)審員開始審核工作前對(duì)審核單位實(shí)際情況不了解，對(duì)于審核內(nèi)容僅限于談話，查記錄，缺少靈活性，審核重點(diǎn)把握不準(zhǔn)。

三、企業(yè)如何有效開展內(nèi)部審核工作

內(nèi)部審核在整個(gè)質(zhì)量體系管理中發(fā)揮著重要的作用，企業(yè)如何有效地開展內(nèi)部審核工作，進(jìn)行符合性評(píng)價(jià)與改進(jìn)機(jī)會(huì)的識(shí)別？

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視

充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用與承諾。領(lǐng)導(dǎo)作為企業(yè)的最高管理層，應(yīng)以身作則，樹立“質(zhì)量第一”的理念，營造“全員質(zhì)量”的氛圍，重視質(zhì)量管理工作。內(nèi)審工作涉及部門多，牽涉層面廣，是否能順利、有效地開展，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視，資源配置齊全，部門分工合理，這將有利于內(nèi)審工作的開展。

(二)全員參與

通過宣傳與學(xué)習(xí)，提高企業(yè)員工對(duì)于質(zhì)量管理體系、內(nèi)部審核工作的認(rèn)識(shí)，了解自身對(duì)于質(zhì)量的貢獻(xiàn)，明白質(zhì)量是需要大家共同努力的事情，在自身工作中，積極參與質(zhì)量管理，為內(nèi)審工作提供支持。

(三)提高內(nèi)審員的專業(yè)水平和能力

內(nèi)審員必須要具備與審核內(nèi)容相匹配的專業(yè)知識(shí)，具有一定質(zhì)量管理的經(jīng)驗(yàn)，既要精通標(biāo)準(zhǔn)又要熟悉企業(yè)管理狀況，經(jīng)過內(nèi)審員培訓(xùn)取得相關(guān)資格。此外，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)內(nèi)審員進(jìn)行培訓(xùn)，并對(duì)其審核工作表現(xiàn)、綜合素質(zhì)和專業(yè)技能進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，以提高內(nèi)審員的水平和能力。高素質(zhì)的內(nèi)審員不僅要及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的不符合或缺陷，還要挖掘質(zhì)量管理體系低效及潛在問題，幫助企業(yè)在質(zhì)量管理方面進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

(四)規(guī)范審核流程

內(nèi)部審核需按照ISO9011:2002《質(zhì)量和(或)環(huán)境管理體系審核指南》的要求，建立規(guī)范的審核流程，主要包括：審核的啟動(dòng)、現(xiàn)場審核的準(zhǔn)備、現(xiàn)場審核的實(shí)施、審核報(bào)告的編制和批準(zhǔn)等。

1.審核的啟動(dòng)。(1)負(fù)責(zé)管理審核方案的人應(yīng)指定審核組長，成立內(nèi)部審核組。(2)根據(jù)企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)情況，確定內(nèi)部審核目的、范圍和準(zhǔn)則。(3)確定審核的可行性。

2.現(xiàn)場審核的準(zhǔn)備。內(nèi)審組組長按照要求編制《內(nèi)部審核計(jì)劃》，明確內(nèi)部審核目的以及審核范圍，對(duì)內(nèi)審組成員進(jìn)行任務(wù)分工，確定審核部門和審核內(nèi)容，避免審核不全，出現(xiàn)遺漏的情況。下發(fā)《內(nèi)部審核通知》，讓受審核部門根據(jù)通知要求做好內(nèi)審準(zhǔn)備，并確定陪同人員。

3.現(xiàn)場審核的實(shí)施。(1)召開首次會(huì)議：宣讀《內(nèi)部審核計(jì)劃》，對(duì)內(nèi)審工作進(jìn)行安排。(2)開展現(xiàn)場審核：以體系標(biāo)準(zhǔn)、管理手冊、程序文件以及三層次文件為審核準(zhǔn)則，與領(lǐng)導(dǎo)及現(xiàn)場人員進(jìn)行溝通，查閱相關(guān)記錄，檢查生產(chǎn)現(xiàn)場，收集審核證據(jù)，形成審核發(fā)現(xiàn)，確定不符合項(xiàng)，就不符合項(xiàng)與相關(guān)單位溝通。(3)內(nèi)審組進(jìn)行內(nèi)部溝通，對(duì)審核結(jié)論達(dá)成一致意見，開具《不符合報(bào)告》以及整改項(xiàng)。(4)召開末次會(huì)議，對(duì)內(nèi)審情況進(jìn)行通報(bào)，就內(nèi)審中存在的問題，要求單位進(jìn)行原因分析并提出糾正措施，確定整改完成時(shí)間。

4.審核報(bào)告的編制、批準(zhǔn)。審核組長編制《內(nèi)部審核報(bào)告》，審核報(bào)告應(yīng)提供完整、準(zhǔn)確、簡明和清晰的審核記錄，并對(duì)企業(yè)體系運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。報(bào)告完成后提交最高管理者批準(zhǔn)后分發(fā)給相關(guān)單位。

(五)遵守審核原則

1.與審核員有關(guān)的原則

(1)遵守“道德行為”原則(誠信、正直、保守秘密、謹(jǐn)慎)：審核員應(yīng)當(dāng)誠實(shí)、守信，從多方面獲取信息，公正、客觀地做出分析和判斷，對(duì)受審核單位的技術(shù)及知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的信息進(jìn)行保密。

(2)遵守“公正表達(dá)”原則：審核員在審核過程中，應(yīng)遵循“以客觀證據(jù)為依據(jù)，以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩”的基本要求，真實(shí)、準(zhǔn)確的報(bào)告審核證據(jù)、審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論。

(3)遵守“職業(yè)素養(yǎng)”原則：審核員應(yīng)具有一定的判斷力，能客觀的反映受審核單位的真實(shí)情況。

2.與審核有關(guān)的原則

(1)遵守“獨(dú)立性”原則：保持“獨(dú)立性”是實(shí)現(xiàn)審核的公正性和審核結(jié)論的客觀性的基礎(chǔ)。

(2)遵守“基于證據(jù)的方法”原則：審核過程是一個(gè)抽樣的過程，具有一定的局限性和風(fēng)險(xiǎn)性，抽樣的合理性是影響審核結(jié)論的可信性的重要因素，因此，在審核過程中，審核證據(jù)應(yīng)該是客觀存在的，可證實(shí)的。

(六)建立監(jiān)督機(jī)制

質(zhì)量管理體系遵循PDCA的管理方式，企業(yè)應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，針對(duì)內(nèi)外審以及日常檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行驗(yàn)證后地持續(xù)監(jiān)督，作為企業(yè)自我改進(jìn)的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)PDCA閉環(huán)管理。

四、小結(jié)

質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是企業(yè)在建立、實(shí)施、保持和改進(jìn)體系的一項(xiàng)重要活動(dòng)，是衡量一個(gè)企業(yè)體系是否有效運(yùn)行的重要手段，也是企業(yè)識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的重要環(huán)節(jié)。因此，企業(yè)要充分發(fā)揮內(nèi)部審核的作用，有效地開展內(nèi)部審核工作，幫助企業(yè)不斷提升質(zhì)量管理體系水平，最終實(shí)現(xiàn)卓越管理。