醫(yī)院人才項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究

■ 曲 穎 孫凱潔 張 偉 羅 濤

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2001-2017年首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院（以下簡稱“我院”）共參與申報(bào)人才項(xiàng)目類別50多種，獲批人才項(xiàng)目450余人次。16年來獲批人才項(xiàng)目類別數(shù)從每年3個(gè)上升為每年15個(gè)，獲批人次從每年6人上升為每年26人，整體增長近4倍。多項(xiàng)研究結(jié)果表明項(xiàng)目資助可為人才成長提供有力幫助，人才項(xiàng)目種類和入選人次的增加，體現(xiàn)了以項(xiàng)目為依托培養(yǎng)人才、管理人才的重要性[1-2]。但隨著人才項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)大，其中存在的管理問題也越發(fā)凸顯。

1 人才項(xiàng)目管理存在的問題

1.1 重前期申報(bào)，輕后期管理

一個(gè)人才項(xiàng)目的管理周期通常包括前期申報(bào)、中期考核和結(jié)題驗(yàn)收3部分。前期申報(bào)又包括材料報(bào)送、各層級(jí)評(píng)審、公示等。通常醫(yī)院人才項(xiàng)目管理者更多關(guān)注的是前期申報(bào)環(huán)節(jié)，將是否入選作為工作重點(diǎn)，對(duì)于項(xiàng)目的中期和結(jié)題情況沒有系統(tǒng)有效地分析。而前期申報(bào)環(huán)節(jié)，管理者的主要工作也只是收集和上報(bào)申報(bào)材料，并不能及時(shí)向申報(bào)人反饋評(píng)審進(jìn)度和結(jié)果。人才項(xiàng)目的設(shè)立一方面是對(duì)人才已有能力的一種肯定，更重要的是支持人才進(jìn)一步成長，這種重前期申報(bào)輕后期管理的工作模式，忽視了人才項(xiàng)目的全過程化管理，偏離了人才項(xiàng)目設(shè)立的初衷。

1.2 管理效率和質(zhì)量較低

以近3年為例，我院共參與申報(bào)院外人才項(xiàng)目19個(gè)，其中采用網(wǎng)上系統(tǒng)申報(bào)方式的僅有5個(gè)，多數(shù)仍然需要提交紙質(zhì)材料。因而造成申報(bào)材料層級(jí)周轉(zhuǎn)時(shí)間長、紙張浪費(fèi)且不利存儲(chǔ)、專家評(píng)審受時(shí)間空間限制等問題，大大降低了人才項(xiàng)目管理的工作效率。此外，由于每個(gè)人才項(xiàng)目從收到啟動(dòng)通知到提交推薦人材料的可預(yù)留時(shí)間非常短，即使不確定是否會(huì)被醫(yī)院推薦，申報(bào)人都需要事先提交大量紙質(zhì)材料，耗費(fèi)時(shí)間與精力。并且申報(bào)人沒有足夠時(shí)間仔細(xì)準(zhǔn)備材料，醫(yī)院也無法為申報(bào)人提供撰寫申報(bào)書的專業(yè)指導(dǎo)以及組織專家開展預(yù)答辯。沒有前期的充分準(zhǔn)備嚴(yán)重降低了項(xiàng)目申報(bào)的工作質(zhì)量，且影響人才項(xiàng)目的入選率。

1.3 院內(nèi)人才經(jīng)費(fèi)管理欠規(guī)范

院內(nèi)人才經(jīng)費(fèi)主要用于院外人才項(xiàng)目匹配和院內(nèi)人才項(xiàng)目資助兩部分。由于使用方式和撥款來源不同，并未納入財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)。雖然院內(nèi)人才經(jīng)費(fèi)使用要求由財(cái)務(wù)處嚴(yán)格把關(guān)，但每個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)撥付和每一筆支出明細(xì)需要人才項(xiàng)目主管部門的監(jiān)督和記錄[3]。醫(yī)院最初使用Excel表格，但這種方法無法讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)情況，經(jīng)常要反復(fù)與經(jīng)費(fèi)管理者核實(shí)。此外，由于是經(jīng)費(fèi)管理者單方面記錄，缺乏雙方的監(jiān)督確認(rèn)，很難保證登記信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)經(jīng)費(fèi)管理其實(shí)也是項(xiàng)目管理的一部分，如果院內(nèi)人才經(jīng)費(fèi)的管理方式與項(xiàng)目的其他環(huán)節(jié)相脫離，不利于項(xiàng)目中期和結(jié)題的效果評(píng)價(jià)。

1.4 項(xiàng)目管理與人才培養(yǎng)脫節(jié)

人才項(xiàng)目是人才培養(yǎng)的平臺(tái)之一，人才項(xiàng)目的管理要有助于人才的培養(yǎng)和成長。人才項(xiàng)目根據(jù)入選條件的不同分為骨干人才、拔尖人才、領(lǐng)軍人才3個(gè)層次，3個(gè)階段的搭建為人才描繪了一條清晰的成長路徑，也明確了人才培養(yǎng)的目標(biāo)。事實(shí)上，一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)申報(bào)者很多，而醫(yī)院往往只會(huì)關(guān)注其中入選的人員。醫(yī)院對(duì)某一個(gè)人在什么時(shí)候獲得了哪些項(xiàng)目了如指掌，但對(duì)于某一個(gè)人在什么時(shí)間申報(bào)過哪些項(xiàng)目、哪些項(xiàng)目沒有入選、哪個(gè)環(huán)節(jié)失敗、未入選的原因是什么、如何彌補(bǔ)或改進(jìn)等問題并不清楚?？梢娺@種人才項(xiàng)目管理還僅停留在對(duì)項(xiàng)目本身的管理，并沒有與人才培養(yǎng)相結(jié)合。人才項(xiàng)目管理不是僅對(duì)有人才項(xiàng)目的人員進(jìn)行培養(yǎng)，還應(yīng)該挖掘出那些積極進(jìn)取、有潛力的后備人才并給予支持，協(xié)助其更好地發(fā)展[4]?？傊瞬彭?xiàng)目管理應(yīng)該是以“人”為中心，而非以“項(xiàng)目”為中心。

為解決目前人才項(xiàng)目管理中存在的諸多問題，醫(yī)院研發(fā)了首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)。通過創(chuàng)新開發(fā)新功能，將解決實(shí)際問題的方式方法融入到系統(tǒng)中[5-6]。運(yùn)用技術(shù)手段提升項(xiàng)目管理質(zhì)量，提高項(xiàng)目工作效率，指引人才發(fā)展路徑，構(gòu)建涵蓋多個(gè)環(huán)節(jié)的人才項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。

2 人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)運(yùn)行思路

為了強(qiáng)調(diào)人才項(xiàng)目管理的全過程性，人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)基于項(xiàng)目管理周期的各個(gè)重要節(jié)點(diǎn)搭建框架[7]。如圖1所示，人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)以項(xiàng)目周期為主線，信息反饋為回路，是閉環(huán)形的運(yùn)行結(jié)構(gòu)。首先，醫(yī)院開放人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)啟動(dòng)預(yù)申報(bào)，申報(bào)人登錄系統(tǒng)填寫申報(bào)表，并投遞至有意向的人才項(xiàng)目中。申報(bào)時(shí)間截止后，管理員對(duì)申報(bào)人申報(bào)資格進(jìn)行初審，確定名單后上傳評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)并向?qū)＜议_放評(píng)審權(quán)限。專家通過系統(tǒng)展開網(wǎng)上評(píng)審，評(píng)審結(jié)束后系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算分?jǐn)?shù)并排名。評(píng)審?fù)ㄟ^的人員將提交正式申報(bào)材料，未通過審核的系統(tǒng)會(huì)將專家意見反饋至申報(bào)人，以便幫助其有針對(duì)性地彌補(bǔ)不足。待正式材料提交至不同層級(jí)評(píng)審部門后，管理員根據(jù)掌握的每一層級(jí)評(píng)審進(jìn)度和反饋意見隨時(shí)更新系統(tǒng)中項(xiàng)目的申報(bào)狀態(tài)，以備申報(bào)人了解項(xiàng)目進(jìn)展。在這個(gè)過程中會(huì)有申報(bào)者被淘汰，系統(tǒng)會(huì)保存這部分人員的申報(bào)記錄，便于人才管理部門的后期篩選與利用。

確定入選人員后，根據(jù)項(xiàng)目主管部門要求填寫任務(wù)書和預(yù)算書，明確任務(wù)目標(biāo)和經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃。此后每半年或每一年入選者在人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)上填報(bào)中期考核表，隨后專家網(wǎng)絡(luò)評(píng)審，評(píng)審意見會(huì)通過系統(tǒng)反饋至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，為項(xiàng)目的后期開展提供指導(dǎo)，同時(shí)也使醫(yī)院能夠及時(shí)掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況。資助即將到期時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)上填報(bào)結(jié)題報(bào)告，開展結(jié)題驗(yàn)收工作。針對(duì)院內(nèi)人才經(jīng)費(fèi)的管理，系統(tǒng)會(huì)記錄每一筆院內(nèi)經(jīng)費(fèi)使用狀況，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也可隨時(shí)查詢經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)和余額。

3 人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能構(gòu)成

人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)根據(jù)需求主體的不同分為個(gè)人界面、專家界面、管理員界面。因主體需求不同，各界面操作功能不同。

3.1 個(gè)人界面

個(gè)人界面主要有表格填報(bào)、考核結(jié)題、信息查詢3個(gè)模塊。表格填報(bào)模塊包括一般性項(xiàng)目申報(bào)表和海外引進(jìn)項(xiàng)目申報(bào)表。申報(bào)人根據(jù)情況選擇表格，填報(bào)內(nèi)容大致包括基本信息、文章、課題、專利、獲獎(jiǎng)情況等，對(duì)于重點(diǎn)內(nèi)容須上傳相關(guān)證明材料電子版以便審核。申報(bào)人可對(duì)申報(bào)表進(jìn)行預(yù)覽、保存、提交等操作。當(dāng)管理員發(fā)布考核或結(jié)題指令時(shí)，考核結(jié)題模塊會(huì)顯示需要填報(bào)的考核表或結(jié)題表，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際完成情況進(jìn)行填寫上報(bào)。信息查詢模塊包括對(duì)申報(bào)歷史的查詢、已申報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)度查詢、院內(nèi)經(jīng)費(fèi)使用情況的查詢等，使申報(bào)人能時(shí)時(shí)掌握各類相關(guān)信息。

3.2 專家界面

專家界面主要有申報(bào)評(píng)審、考核評(píng)審、結(jié)果查詢3個(gè)模塊。申報(bào)評(píng)審模塊顯示目前在評(píng)項(xiàng)目和項(xiàng)目評(píng)審要求，專家點(diǎn)擊進(jìn)入待評(píng)審項(xiàng)目后，可看到所有符合申報(bào)條件的預(yù)申報(bào)人員信息，參照評(píng)審要求決定各申報(bào)人是否被推薦。對(duì)于有被推薦人員人數(shù)限制要求的項(xiàng)目，評(píng)審專家還需要將同意被推薦人員進(jìn)行排序?？己嗽u(píng)審與申報(bào)評(píng)審模塊類似，專家可根據(jù)考核要求對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人中期考核或結(jié)題驗(yàn)收內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審。此外，專家可在結(jié)果查詢模塊中對(duì)自己當(dāng)前項(xiàng)目評(píng)審結(jié)果進(jìn)行查詢。

3.3 管理員界面

管理員界面包括申報(bào)管理、評(píng)審管理、考核管理、專家?guī)旃芾怼⑿畔⒉樵?、短信平臺(tái)、用戶管理、經(jīng)費(fèi)管理8個(gè)模塊。申報(bào)管理模塊又分項(xiàng)目信息發(fā)布、項(xiàng)目申報(bào)審核兩部分。項(xiàng)目信息發(fā)布功能是指管理員會(huì)根據(jù)項(xiàng)目啟動(dòng)信息在系統(tǒng)新增申報(bào)項(xiàng)目，只有處于發(fā)布狀態(tài)的項(xiàng)目，個(gè)人界面才可以看到并提交申報(bào)表。項(xiàng)目申報(bào)審核是指管理員可根據(jù)申報(bào)表對(duì)申報(bào)人基本條件進(jìn)行審核，最后僅授權(quán)符合條件人員進(jìn)入專家評(píng)審環(huán)節(jié)。評(píng)審管理功能是指可查看并導(dǎo)出專家評(píng)審結(jié)果。考核管理是指創(chuàng)建待考核的人才項(xiàng)目，創(chuàng)建成功后個(gè)人界面考核結(jié)題模塊就會(huì)出現(xiàn)需要填報(bào)的表格。專家?guī)旃芾砟K主要是對(duì)專家信息的維護(hù)。信息查詢模塊可多維度展示人才項(xiàng)目和申報(bào)人情況并導(dǎo)出分析報(bào)告。短信平臺(tái)功能是依托醫(yī)院短信平臺(tái)直接在人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)短信發(fā)送。用戶管理模塊分為個(gè)人用戶管理和專家用戶管理，可以通過用戶管理模塊創(chuàng)建新用戶，也可對(duì)已有用戶信息進(jìn)行權(quán)限設(shè)置、查詢、修改、刪除等操作。經(jīng)費(fèi)管理模塊分為明細(xì)表和余額表兩部分，便于項(xiàng)目進(jìn)展過程中對(duì)經(jīng)費(fèi)使用情況的記錄。

圖1 我院人才項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)運(yùn)行思路圖

4 人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)執(zhí)行效果分析

醫(yī)院人才項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)現(xiàn)了人才項(xiàng)目全過程化管理，并在提高人才項(xiàng)目工作效率、保障人才項(xiàng)目工作質(zhì)量、激發(fā)人才經(jīng)費(fèi)使用效率、營造以人為本的成長環(huán)境等多方面取得了一定成效。極大程度解決了目前人才項(xiàng)目管理中存在的問題，充分體現(xiàn)了系統(tǒng)的實(shí)踐優(yōu)勢。

4.1 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程化管理

信息系統(tǒng)以項(xiàng)目周期為主線，將人才項(xiàng)目管理的全過程可視化。醫(yī)院人才項(xiàng)目的管理者不再只將工作內(nèi)容停留在材料報(bào)送上，而是時(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)更新反饋信息。對(duì)于入選后項(xiàng)目的中期和結(jié)題考核也因?yàn)樾畔⒒兊靡子诓僮?，分析?xiàng)目整體運(yùn)行效率，定時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，提供改進(jìn)意見和支持，做到有始有終。此外，基于系統(tǒng)數(shù)據(jù)每季度發(fā)布人才項(xiàng)目報(bào)告，對(duì)項(xiàng)目申報(bào)、入選、結(jié)題以及運(yùn)行中項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行分析，把握全過程。

4.2 提高人才項(xiàng)目工作效率

醫(yī)院人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)采用涵蓋所有項(xiàng)目特點(diǎn)的兩類表格，只要申報(bào)人申報(bào)的是同一類項(xiàng)目，不管申報(bào)多少個(gè)，只需要填寫一份表格，使院內(nèi)評(píng)審前準(zhǔn)備材料的時(shí)間縮短了一半。與此同時(shí)，申報(bào)人入選后在進(jìn)行考核和結(jié)題的時(shí)候，新增的科研成果也會(huì)自動(dòng)添加到最初的申報(bào)表里，下次再申報(bào)其他項(xiàng)目時(shí)可直接獲得最新信息。大大減少申報(bào)人反復(fù)填寫表格的麻煩，同時(shí)也使管理員僅通過一份可更新的申報(bào)表就可以了解人才的近期情況。除此以外，系統(tǒng)增加的短信平臺(tái)接口可以在多個(gè)重要節(jié)點(diǎn)直接實(shí)現(xiàn)短信提醒，大大縮短了信息傳遞的時(shí)間。

4.3 保障人才項(xiàng)目工作質(zhì)量

醫(yī)院人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)采取的是預(yù)申報(bào)方式，給人才項(xiàng)目申報(bào)工作預(yù)留了更多的評(píng)審和準(zhǔn)備時(shí)間。事實(shí)上人才項(xiàng)目申報(bào)時(shí)間都有一定規(guī)律，申報(bào)條件也變化不大。我院每年會(huì)制作一版人才項(xiàng)目匯編，將各類人才項(xiàng)目按層次進(jìn)行分類，同時(shí)標(biāo)注各類項(xiàng)目的入選條件和申報(bào)時(shí)間，并根據(jù)上一年度申報(bào)情況進(jìn)行更新。管理員根據(jù)醫(yī)院人才項(xiàng)目匯編，將近期所有可能開展的人才項(xiàng)目公布在系統(tǒng)中，申報(bào)人根據(jù)意向提交申報(bào)表，隨后開展專家評(píng)審選出備選人員。待正式通知發(fā)布后，院內(nèi)評(píng)審?fù)ㄟ^的人員則有充裕的時(shí)間準(zhǔn)備正式材料，并且醫(yī)院對(duì)備選人員的申報(bào)書撰寫提供專業(yè)輔導(dǎo)，需要答辯的項(xiàng)目事先組織院內(nèi)預(yù)答辯，大大提高了工作質(zhì)量。

4.4 激發(fā)人才經(jīng)費(fèi)使用效益

對(duì)于含醫(yī)院匹配經(jīng)費(fèi)的項(xiàng)目或者院內(nèi)人才項(xiàng)目，待入選后，個(gè)人界面即可查詢到人才經(jīng)費(fèi)每筆支出情況。重要的是，由于人才經(jīng)費(fèi)管理融入到項(xiàng)目管理系統(tǒng)，有利于結(jié)合每次考核報(bào)告的科研產(chǎn)出分析醫(yī)院人才經(jīng)費(fèi)的使用效益。成果產(chǎn)出高的項(xiàng)目可以適當(dāng)放寬經(jīng)費(fèi)調(diào)整權(quán)限，在財(cái)務(wù)規(guī)定范圍內(nèi)增加經(jīng)費(fèi)使用自由度。積極發(fā)揮院內(nèi)人才經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)充作用，充分發(fā)揮靈活優(yōu)勢，建立一套院內(nèi)人才經(jīng)費(fèi)激勵(lì)機(jī)制。

4.5 營造以人為本的成長環(huán)境

人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)的運(yùn)行其實(shí)就是人才信息庫建立的過程。通過人才項(xiàng)目信息系統(tǒng)的查詢功能，可以了解每個(gè)人每個(gè)項(xiàng)目的申報(bào)和完成情況。同時(shí)基于申報(bào)表、考核表、結(jié)題報(bào)告的填寫內(nèi)容，可以查詢每位申報(bào)人員的文章、課題、獎(jiǎng)勵(lì)、專利等科研情況，從而分析每個(gè)人每段資助期的成長狀況。最終系統(tǒng)會(huì)繪制出一張個(gè)人成長路徑圖，有助于為人才成長組織支持提供參考，也有助于個(gè)人職業(yè)生涯的規(guī)劃。此外，當(dāng)某類人才項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，通過系統(tǒng)便可篩選出符合條件的備選人員，可以有針對(duì)性地進(jìn)行提醒。除此以外，人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)的項(xiàng)目狀態(tài)功能可以讓申報(bào)人及時(shí)獲得申報(bào)反饋意見，明確存在的不足和改進(jìn)方向，激發(fā)內(nèi)生發(fā)展動(dòng)力[8]。并且系統(tǒng)的評(píng)審專家?guī)觳粌H包括本院專家，還涵蓋其他外院、學(xué)會(huì)專家等，這種開放式的評(píng)審方式再加上積極的意見反饋，為人才營造了一種公平的成長氛圍，使人才能夠感覺到有實(shí)力有付出就會(huì)有回報(bào)。

5 體會(huì)

目前，醫(yī)院人才項(xiàng)目管理系統(tǒng)只包括人力資源部門負(fù)責(zé)的人才項(xiàng)目，使用范圍僅限于部門內(nèi)部，但醫(yī)院的人才管理不僅限于此。因此，隨著系統(tǒng)的逐漸成熟，醫(yī)院計(jì)劃將這一系統(tǒng)應(yīng)用于其他科室的人才培育類項(xiàng)目中，涵蓋包括教育處的進(jìn)修學(xué)習(xí)項(xiàng)目、院辦的國際交流項(xiàng)目、護(hù)理部的護(hù)理培育項(xiàng)目等，最終搭建醫(yī)院人才信息化管理大平臺(tái)。