基于工業(yè)工程方法的某高校新生報(bào)到流程優(yōu)化

劉慶丁小鵬 黃好欽 胡勇文

【摘 要】針對(duì)高校新生報(bào)到流程，利用“5W1H”及“ECRS四原則”技術(shù)分析了存在的主要問(wèn)題并給出了改善方案。與改善前相比，改善后方案的報(bào)到工序減少5個(gè)，報(bào)到瓶頸時(shí)間縮短40%。

【關(guān)鍵詞】新生報(bào)到;工業(yè)工程;流程優(yōu)化

中圖分類(lèi)號(hào)： TH162 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2019）02-0050-002

【Abstract】This paper focuses on optimizing freshman enrollment process in a university. Some key factors that affect the enrollment process are given by “5W1H” and “ECRS”techniques， and the original enrollment process is improved. The number of procedures is reduced by 5 and cycle time is lowed by 40% comparing with original process.

【Key words】Freshmen enrollment; Industrial Engineering; Process optimization

0 引言

高校新生入學(xué)報(bào)到具有在集中時(shí)間段內(nèi)報(bào)到人數(shù)多、報(bào)到流程繁瑣等特點(diǎn)。因此，如何提升新生報(bào)到效率，設(shè)計(jì)更為有效的報(bào)到流程以提升學(xué)生滿(mǎn)意度并降低高校新生報(bào)到運(yùn)營(yíng)成本顯得尤為重要。

眾多學(xué)者對(duì)報(bào)到流程優(yōu)化進(jìn)行了深入研究。閆然[1]通過(guò)對(duì)某高校新教師報(bào)到流程進(jìn)行優(yōu)化，縮短報(bào)到所用的時(shí)間，提高學(xué)校新教師報(bào)到的效率，提升新教師對(duì)學(xué)校管理的滿(mǎn)意度。齊二石[2]通過(guò)運(yùn)用 “ECRS”和程序分析的方法對(duì)醫(yī)院的流程進(jìn)行系統(tǒng)的分析并改善。李滿(mǎn)銀等綜述了信息技術(shù)在工業(yè)工程中的應(yīng)用現(xiàn)狀，同時(shí)總結(jié)了信息環(huán)境下改善哲理及改善技術(shù)體系[3-4]。

工業(yè)工程是將管理與技術(shù)完美結(jié)合的一門(mén)工程技術(shù)，其特點(diǎn)在于系統(tǒng)優(yōu)化并持續(xù)改善創(chuàng)新。本文從工業(yè)工程角度對(duì)某高校新生報(bào)到流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，提出一些可行的解決方案，重組并簡(jiǎn)化某高校新生報(bào)到流程進(jìn)而提升新生入學(xué)報(bào)到效率，降低高校新生報(bào)到運(yùn)營(yíng)成本。

1 工業(yè)工程基本理論及技術(shù)

1.1 分析符號(hào)

利用工業(yè)工程分析問(wèn)題時(shí)，一般先利用相關(guān)符號(hào)記錄現(xiàn)狀，常用到的符號(hào)及其具體含義如表1所示。

1.2 “5W1H”提問(wèn)技術(shù)及“ECRS四原則”

“5W1H”提問(wèn)技術(shù)是為弄清問(wèn)題現(xiàn)狀并尋求改善點(diǎn)的主要技術(shù)，“5W1H”提問(wèn)技術(shù)的前兩次提問(wèn)在于明白問(wèn)題現(xiàn)狀，第三次提問(wèn)在于探究改進(jìn)的可能性。其具體提問(wèn)過(guò)程如表2所示。

2 某高校新生入學(xué)報(bào)到流程現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

2.1 報(bào)到流程現(xiàn)狀

本文主要研究某高校新生入學(xué)報(bào)到流程。該高校在新生入學(xué)前已隨《錄取通知書(shū)》給每位被錄取的新生郵寄了學(xué)生個(gè)人銀行卡用于批扣相關(guān)費(fèi)用（包括學(xué)費(fèi)、住宿及服裝等費(fèi)用）。由于部分學(xué)生擔(dān)心財(cái)產(chǎn)安全等方面原因未通過(guò)銀行卡批扣相關(guān)費(fèi)用而選擇到高?，F(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)。該類(lèi)新生的主要報(bào)到流程圖如圖1所示。

2.2 問(wèn)題分析

該高校未通過(guò)網(wǎng)上繳費(fèi)新生的報(bào)到流程中共有15個(gè)工序，新生需在迎新處、收費(fèi)處、服裝領(lǐng)取處及學(xué)生公寓四個(gè)地點(diǎn)完成以上15個(gè)工序?，F(xiàn)應(yīng)用“5W1H”分析各工序中存在的問(wèn)題。具體分析過(guò)程如下：

（1）迎新處問(wèn)題分析

該高校在迎新處報(bào)到手續(xù)的主要目的是學(xué)校根據(jù)考生遞交的《錄取通知書(shū)》給每位新生一張附有報(bào)到序號(hào)的紀(jì)念單。同時(shí)，學(xué)生填寫(xiě)個(gè)人詳細(xì)信息以便學(xué)校統(tǒng)計(jì)新生報(bào)到情況。此外，由各學(xué)院迎新志愿者發(fā)給每位新生附有學(xué)號(hào)等信息的校園一卡通。

新生報(bào)到時(shí)，學(xué)?？梢栽谒l(fā)的報(bào)到紀(jì)念單上附上用于搜集個(gè)人信息的二維碼，同時(shí)將領(lǐng)取報(bào)到紀(jì)念單和校園一卡通兩個(gè)工序合并，新生在領(lǐng)取報(bào)到紀(jì)念單和校園一卡通后自行填寫(xiě)個(gè)人詳細(xì)信息。另外，新生檔案可暫由新生個(gè)人保存，待報(bào)到完畢后再由各學(xué)院統(tǒng)一收取更利于提升新生報(bào)到效率。

（2）收費(fèi)處問(wèn)題分析

該收費(fèi)處主要收取學(xué)生住宿費(fèi)、學(xué)費(fèi)。由于新生在集中時(shí)間段內(nèi)報(bào)到人數(shù)多，而該高校收費(fèi)人員數(shù)量不足，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)等候時(shí)間長(zhǎng)。因此，增加收費(fèi)人員的同時(shí)在學(xué)生公寓區(qū)域也設(shè)置收費(fèi)處可將人員有效疏導(dǎo)，從而提升繳費(fèi)效率。此外，現(xiàn)狀報(bào)到流程中新生可在同一收費(fèi)處繳納學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)及服裝費(fèi)，從而可取消在服裝領(lǐng)取處的繳納服裝費(fèi)用手續(xù)。新生可憑繳費(fèi)收據(jù)至服裝領(lǐng)取處領(lǐng)取相應(yīng)服裝，服裝領(lǐng)取處憑學(xué)生收據(jù)可至學(xué)校財(cái)務(wù)處結(jié)算服裝費(fèi)用。

（3）服裝領(lǐng)取處問(wèn)題分析

該處新生排隊(duì)時(shí)間較長(zhǎng)的主要原因表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：1）新生數(shù)量較多，而該處的工作人員較少;2）工作人員需詢(xún)問(wèn)并尋找與新生身材符合的服裝。該收費(fèi)處可將同型號(hào)服裝定置放置以方便拿取。此外，該處工作人員可在新生報(bào)到前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)收集新生身高體重等信息，并給每位新生某標(biāo)識(shí)（如英文字母），每一標(biāo)識(shí)對(duì)應(yīng)某種型號(hào)服裝，新生領(lǐng)取服裝時(shí)直接向工作人員提供所分配的標(biāo)識(shí)即可。

（4）學(xué)生公寓處問(wèn)題分析

由于新生在入學(xué)時(shí)均已分配好具體宿舍，且在迎新處已登記個(gè)人詳細(xì)信息，因此新生可直接至學(xué)生公寓處向管理員告知身份證號(hào)碼便可領(lǐng)取鑰匙入住。

3 報(bào)到流程改善及改善效果

根據(jù)以上分析，該高校新生改善后的報(bào)到流程如圖2所示。

應(yīng)用“5W1H”提問(wèn)技術(shù)和“ECRS四原則“對(duì)新生報(bào)到流程進(jìn)行改進(jìn)后，其改進(jìn)前后的效果如表4。

4 結(jié)束語(yǔ)

本文利用工業(yè)工程的分析方法與技術(shù)（下轉(zhuǎn)第21頁(yè)）（上接第51頁(yè)）對(duì)某高校新生入學(xué)報(bào)到流程進(jìn)行了分析，找出影響新生入學(xué)報(bào)到流程效率的主要原因，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有流程重新設(shè)計(jì)以提升新生入學(xué)報(bào)到效率。與原始報(bào)到流程相比，改善后的流程在時(shí)間上節(jié)省了26分鐘，且將15個(gè)工序變?yōu)?0個(gè)，較大程度上改善了新生報(bào)到流程，減少了報(bào)到程序和所需時(shí)間，為高校迎新工作安排提供了參考。

表4 新生報(bào)到流程改進(jìn)前后對(duì)比統(tǒng)計(jì)表

IE重視運(yùn)用信息技術(shù)，IE是綜合運(yùn)用各種知識(shí)將人、物、方法、環(huán)境、機(jī)器和信息等部分或全部組成更有效的集成系統(tǒng)。如何將現(xiàn)代信息技術(shù)引入高校新生報(bào)到過(guò)程顯得極其重要。如設(shè)計(jì)系統(tǒng)使得信息在新生報(bào)到流程中各環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)傳遞，使得各部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息共享以減少新生報(bào)到環(huán)節(jié)，提升報(bào)到效率。此外，探尋如何有效疏導(dǎo)新生報(bào)到時(shí)間，避免新生在同一時(shí)間段內(nèi)集中報(bào)到也是提升報(bào)到效率的有效途徑。

【參考文獻(xiàn)】

[1]閆然，季文雅.學(xué)校新教師報(bào)到流程優(yōu)化案例[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2005（23）：198-199.

[2]齊二石，徐剛，李昌明.基于工業(yè)工程ECRS的醫(yī)院就診流程改善研究[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2007（03）：178-180.

[3]李銀滿(mǎn)，劉滿(mǎn)洲.信息環(huán)境下工業(yè)工程的改善技術(shù)[J].工業(yè)工程，2003，6（01）：42-46.

[4]張松.信息技術(shù)在工業(yè)工程中的應(yīng)用現(xiàn)狀研究[J].江西建材，2017，（04）：289.