網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的高校教務(wù)檔案管理研究

李鳳巧

摘 要：隨著各項(xiàng)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的弊端逐漸顯露出來，尤其對(duì)于中外合作辦學(xué)這種新型的辦學(xué)模式帶來了極大的困擾。因此，對(duì)于高校而言，學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化與改革工作迫在眉睫?；诖吮尘?，文章從我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及其存在問題入手，對(duì)我國(guó)高校學(xué)籍管理數(shù)字化軟件使用情況以及高校學(xué)籍檔案管理方法對(duì)策進(jìn)行探討與分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案管理；高校學(xué)籍檔案；數(shù)字化校園；中外合作辦學(xué)

學(xué)生學(xué)籍檔案管理則是高校檔案工作的重中之重，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍檔案管理不僅關(guān)系著學(xué)生人校、在校以及畢業(yè)等全過程記錄的完備真實(shí)與否，還關(guān)系著學(xué)校能否運(yùn)用相關(guān)信息更好的開展各項(xiàng)工作。然而目前我國(guó)各高校中學(xué)生學(xué)籍檔案管理的狀況令人擔(dān)憂，并且高校學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變迫在眉睫。

1 網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中我國(guó)高校學(xué)籍管理數(shù)字化軟件的使用情況

1）數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)靈活化的信息采集與信息處理工作。根據(jù)上文的分析可以得知，目前我國(guó)高校學(xué)生數(shù)字學(xué)籍的產(chǎn)生一般來源于紙質(zhì)學(xué)籍的導(dǎo)入，而這樣的導(dǎo)人工作需要龐大的人力、物力與財(cái)力，還需要耗費(fèi)非常長(zhǎng)的時(shí)間，并且在紙質(zhì)學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)數(shù)字檔案的過程中很可能會(huì)出現(xiàn)學(xué)生信息輸入錯(cuò)誤等問題，由此可見目前數(shù)字學(xué)籍檔案的建立效率是較低的。除此之外，在學(xué)生信息處理過程中，涉及到不同生源地、不同招生類型、不同專業(yè)、不同省份的各類學(xué)生信息的更新、儲(chǔ)存、判斷與分析，這些工作都依賴于學(xué)籍檔案數(shù)字化軟件的支撐，但是由于軟件自身的原因（如自信息采集相同字段設(shè)置問題等），這些工作在完成過程中仍舊出現(xiàn)靈活度較低、對(duì)人工依賴較大的問題，換句話來說，目前學(xué)籍檔案管理軟件的智能化水平較差。

2）數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的功能較不完備。在近幾年的數(shù)字學(xué)籍檔案系統(tǒng)的使用過程中，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)功能上的缺陷逐漸被暴露出來。如中外合作辦學(xué)等學(xué)分互認(rèn)項(xiàng)目學(xué)籍信息處理模塊缺失、中外交流項(xiàng)目學(xué)生獲獎(jiǎng)情況確認(rèn)板塊設(shè)計(jì)不合理等等閻。特別是在中外合作辦學(xué)等學(xué)分互認(rèn)項(xiàng)目學(xué)籍信息處理方面，智能處理模塊的缺失導(dǎo)致相關(guān)人員在處理學(xué)分互認(rèn)的工作上，只能通過最為原始的人工方法進(jìn)行確認(rèn)，而這個(gè)過程涉及到了較為漫長(zhǎng)的等待時(shí)間與確認(rèn)時(shí)間，從而會(huì)給學(xué)分互認(rèn)工作效率的提升帶來極大的困難。

2 高校學(xué)籍檔案管理方法與對(duì)策

2.1 高校學(xué)籍檔案管理方法與對(duì)策之內(nèi)部環(huán)境的改善

相比于學(xué)籍檔案管理工作的外部條件而言，內(nèi)部環(huán)境一般指的是學(xué)籍檔案管理人員的管理水平、學(xué)籍檔案的管理制度與管理內(nèi)容。在學(xué)籍檔案管理人員水平方面，為了使得管理人員能夠熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理，為了使得管理人員能夠更好的將現(xiàn)代化的管理理念運(yùn)用到日常的管理工作中來，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的管理情況，積極的組織培訓(xùn)與交流活動(dòng)，使得目前學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍能夠接受更好的管理理念與數(shù)理操作技術(shù)的培訓(xùn)，從而使得其管理水平能夠有更好的提升翻。

在學(xué)籍檔案管理制度與管理內(nèi)容方面，學(xué)校可以從以下幾個(gè)角度人手：首先，科學(xué)調(diào)整學(xué)籍概念與內(nèi)容。不論是對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作而言還是對(duì)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)而言，學(xué)籍概念與內(nèi)容都是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與依據(jù)，因此，學(xué)校應(yīng)該盡快根據(jù)實(shí)際的辦學(xué)情況，對(duì)目前的學(xué)籍概念與學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整，如高考檢錄表錄入與否、畢業(yè)離校信息記錄與否、生源地變化記錄方式與內(nèi)容等等。其次，

學(xué)校應(yīng)該通過相關(guān)措施盡量減少學(xué)籍檔案各部分內(nèi)容之間存在的多頭管理與交叉管理，學(xué)校應(yīng)該盡早對(duì)學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行完善，明確不同專業(yè)、不同類型學(xué)生學(xué)籍管理的歸屬，確定不同部門學(xué)籍檔案的管理工作內(nèi)容，以減少多頭管理與交叉管理現(xiàn)象的產(chǎn)生。

2.2 高校學(xué)籍檔案管理方法與對(duì)策之外部條件的改善

1）提高學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化程度。根據(jù)上文的分析可以得知，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化程度的低下是限制學(xué)籍檔案管理效率提升的主要原因之一。因此，建議學(xué)校能夠通過多方面努力來提高學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化水平。對(duì)于從外部引進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校來說，學(xué)校中相關(guān)人員應(yīng)該增加與軟件開發(fā)公司之間的交流，并且在交流里將軟件使用過程中的弊端表達(dá)出來，從而使得軟件公司能夠根據(jù)高校實(shí)際情況對(duì)學(xué)籍檔案管理軟件提供升級(jí)與維護(hù)，同時(shí)努力做到實(shí)時(shí)更新升級(jí)。

2）完善紙質(zhì)學(xué)籍向數(shù)字學(xué)籍的轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)學(xué)籍向數(shù)字學(xué)籍的轉(zhuǎn)變是學(xué)籍檔案管理工作中的重點(diǎn)與難點(diǎn)，因此，為了提高這部分的工作效率，在數(shù)字學(xué)籍系統(tǒng)中應(yīng)該增加外部數(shù)據(jù)的導(dǎo)入方式。目前我國(guó)所使用的外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式大多是人工輸入，然而，在目前技術(shù)的支持之下，外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式可以由掃描軟件自動(dòng)生成等等。當(dāng)然，在利用自動(dòng)化技術(shù)導(dǎo)入數(shù)字的過程中還涉及到了信息的校驗(yàn)，在這一點(diǎn)上，建議學(xué)校能夠引進(jìn)數(shù)字簽名或是技術(shù)校驗(yàn)等方式對(duì)所引進(jìn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。

3）增加智能化的信息處理模塊。對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理工作而言，不僅要處理學(xué)籍信息的錄入，最為重要的是對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行處理，其中包括對(duì)不同類型學(xué)生各方面的學(xué)籍信息的處理等等。因此，為了更好的發(fā)揮數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的作用，學(xué)校應(yīng)該積極增加智能化的信息處理模塊，如對(duì)于中外合作辦學(xué)等學(xué)分互認(rèn)項(xiàng)目的學(xué)籍信息的處理來說，相關(guān)人員可以設(shè)計(jì)相應(yīng)的模塊將學(xué)分互認(rèn)的處理轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)語言，一般滿足計(jì)算機(jī)中的條件，就可以按照所設(shè)計(jì)的條件自動(dòng)完成學(xué)分互認(rèn)的工作。如此一來，各種需要處理個(gè)性化學(xué)籍信息的高校便可以更加快捷的使用自己相應(yīng)的模塊，使得學(xué)籍管理系統(tǒng)的兼容性更強(qiáng)，工作更高效。

3 結(jié)束語

智能化高校學(xué)籍檔案管理方法在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的運(yùn)用是高校日常管理的一大進(jìn)步，因此，高校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作情況，針對(duì)目前高校工作中新政策（如教育對(duì)外合作政策、國(guó)內(nèi)本科生交換政策、國(guó)內(nèi)外短期留學(xué)生政策、暑假學(xué)校學(xué)分互認(rèn)政策等等）的實(shí)施狀況，通過增強(qiáng)與學(xué)籍系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)的交流合作，對(duì)學(xué)籍檔案管理方法進(jìn)行不斷的完善與補(bǔ)充，從而使得高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)能夠給高校學(xué)籍檔案管理帶來更大的益處。

參考文獻(xiàn)

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