高校二級院系辦公室5S管理的優(yōu)化和創(chuàng)新
——以南工院為例

王瑩 南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

一、推行5S現(xiàn)場管理結(jié)合日常工作實際開展整合和、優(yōu)化

一是結(jié)合5S管理制訂完善工作規(guī)范。5S管理通常涉及的是辦公室管理中的整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SEIKETSU)及修養(yǎng)(SHITSUDE)幾項事宜。辦公室工作繁雜瑣碎，通過5S管理，將原有的工作流程新建或優(yōu)化改進，使工作的開展更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，對于一些容易出錯或曾經(jīng)出錯的環(huán)節(jié)則需要特別強調(diào)說明。通過此方法使日常工作標(biāo)準(zhǔn)化，讓辦公室管理人員彼此都能熟悉且在必要時甚至可以相互定崗。二是用微創(chuàng)新來大大提高工作效率。我們面向全體管理人員開展創(chuàng)意創(chuàng)新的工作方法和思路，更好地暖處理通過標(biāo)識實時提醒耗材剩余情況及添加要求。三是運用“資源共享”模式開展持續(xù)改進?！百Y源共享”模式，就是無論誰發(fā)現(xiàn)了一個問題，就要去找到根本原因，開始逐步去改進規(guī)范固有制度流程，最終要分享一批同事。

在現(xiàn)實工作中，開放式會議室的使用通常會帶來一些問題，比如在非上班期間使用就會造成整理不及時、不到位等問題，針對這些問題通過“資源共享”的模式可以制定會議室會后整理表單，將具體的整理要求諸如關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、投影儀、垃圾廢物等整理清潔內(nèi)容要求表單化，會議室借用人則要負(fù)責(zé)對照落實并且填寫、簽名，從而方便責(zé)任跟蹤；進而也相應(yīng)地制訂了會議室借用制度，并且與上述工作的完成情況掛鉤。此外，辦公室物資復(fù)雜繁多，經(jīng)常出現(xiàn)管理不夠細(xì)化的現(xiàn)象，針對這個現(xiàn)象，可采取“資源共享”的模式，以此開展深入分析從而改進現(xiàn)狀，將財務(wù)管理的一些基本技能借鑒到辦公室物資管理中。例如實行賬物管理分離、每月盤點簽名、加強辦公用品效期管理、一些閑置的物品充分利用等，讓辦公室的辦公耗材物資流動管理更加規(guī)范、有效，這樣辦公室將不再只是單純的倉庫，而是物資進出利用的一個中轉(zhuǎn)站。

二、高新辦公室管理中如何創(chuàng)新5S管理

(一)二級學(xué)院辦公室5 管理中人員的道德素質(zhì)，服務(wù)意識有待加強

隊伍建設(shè)存在的兩個問題：

一是業(yè)務(wù)能力存在不足，在高校二級院系辦公室工作的人員需要全面了解學(xué)校各個部門的運轉(zhuǎn)情況，教學(xué)科研、學(xué)生管理工作，還需要了解學(xué)校各部門的工作職責(zé)，后勤、保衛(wèi)處也要不斷的溝通交流，導(dǎo)致辦公室管理人員上班時候的大部分時間忙于處理各類事務(wù)類的事情，難以有大塊的時間和精力進行系統(tǒng)化和理論化的學(xué)習(xí)；

二是綜合能力存在不足，辦公室工作人員要具備組織、協(xié)調(diào)、溝通、公關(guān)等眾多方面的能力和素質(zhì)的要求，高校二級院系辦公室工作人員很多都是各個領(lǐng)域和專業(yè)的人員，整體缺乏專業(yè)訓(xùn)練，就非常需要繼續(xù)5S管理去不斷的規(guī)范和糾正管理人員在工作中遇到的問題和困難；

(二)國家法治化進程的推進，師生維權(quán)意識也在不斷的增強，二級學(xué)院辦公室5S管理中也要融入法治化建設(shè)

高等教育法制不完善加大了高校依法治校的難度。目前，在南工院，學(xué)校對教育立法推廣工作以及規(guī)章制度建設(shè)在逐步加強，教育法制建設(shè)更是受到了社會各界廣泛的關(guān)注，同時也取得了喜人的成就。

教育執(zhí)法工作開展得也不盡如人意。因此在高校辦公室融入5S管理的同時融入法治建設(shè)。不僅能夠使辦辦公室管理過程中出現(xiàn)的一些問題得到有效機構(gòu)進行監(jiān)督，并保證其合法性。由其在當(dāng)代信息化技術(shù)的發(fā)展，師生獲取信息的手段多樣化、及時化，維護自身利益的意識增強比如南工院創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)院承擔(dān)著教學(xué)和行政職能雙重任務(wù)，在工作中會遇到“工作量大、工作的難度和時間比較緊急、在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)領(lǐng)域會有知識產(chǎn)權(quán)的糾紛等”，很好的借鑒并運用5S管理的核心理念和法治建設(shè)的舉措不僅能夠達到事半功倍的效果，也能讓高校辦公室管理工作更加高效、規(guī)范的運行。

高校二級學(xué)院5S管理不是管理中要達到的一種目標(biāo)，而是一種科學(xué)有效的管理方式；在日常的工作中我們辦公室管理人員要能夠要持之以恒的堅持下去，并在工作中不斷進行積極的探索、優(yōu)化和創(chuàng)新，從而形成更好的為高校辦公室服務(wù)模式。