建筑工程檔案資料管理中的問題及措施

摘 要：目前，在我國建筑企業(yè)日漸發(fā)展的市場環(huán)境下，給建筑企業(yè)經(jīng)營理念以及內(nèi)部管理模式提出了更高的要求。其中在建筑工程建設(shè)發(fā)展過程中，其工程檔案資料管理起著非常重要的作用，甚至直接影響著建筑行業(yè)工程項目穩(wěn)定進(jìn)行以及長久發(fā)展。因此，無論是基于建筑企業(yè)本身還是城建檔案館都需要對建筑工程檔案資料管理重視起來，利用創(chuàng)新管理方式，加大城建檔案館與建筑企業(yè)之間的檔案管理連續(xù)，將兩者的建筑工程檔案管理逐漸趨于科學(xué)?；诖?，本文首先論述了我國城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀及問題，其次對城建檔案館制度管理問題的表現(xiàn)進(jìn)行了討論，最后具體闡述了提高建筑工程檔案管理質(zhì)量應(yīng)采取的手段及城建檔案館的處理措施。

關(guān)鍵詞：城建檔案館；工程項目檔案資料；管理優(yōu)化

在建筑工程中，工程檔案資料的管理和收藏并非建筑單位獨立進(jìn)行的，它需要多個方面以及相關(guān)單位緊密配合，將建筑工程各個單位以及城建檔案館聯(lián)系起來，嚴(yán)格遵守檔案資料管理制度，并在實踐管理中總結(jié)經(jīng)驗，并分析其管理過程中存在的一些問題。建筑工程檔案資料具有記載建筑工程項目施工進(jìn)程、施工活動中形成的圖物、保存其相關(guān)資料的真實性作用。主要的記載內(nèi)容包括建筑工程中建筑物、構(gòu)建物、地下敷設(shè)等。建筑工程檔案資料也是建筑企業(yè)在投入工程建設(shè)前的投資計劃、項目工程設(shè)計計劃、項目施工管理計劃、材料使用以及維修工程等活動的具體文件資料的體現(xiàn)。因此，工程項目檔案資料作為建筑工程內(nèi)部管理的重要部分，城建檔案館的檔案資料管理作用也就不言而喻了。

1 建筑工程檔案資料的特點

建筑工程檔案一般有一種資料共性，即真實性，因此建筑工程資料的保存與項目施工是同步進(jìn)行的。項目工程的資料整理、報批直到竣工的整個過程所有活動以及工作都需要真實的記載下來，并與實際項目保持一致性。另外，建筑工程的檔案資料除了具有真實性，最重要的是具備實用性。一般建筑工程項目竣工后，首先需要對建筑檔案進(jìn)行評價，當(dāng)檔案通過時，就開始對工程建設(shè)工作進(jìn)行進(jìn)一步考核。最后，建筑工程檔案資料還具備整體性特點，整體性即檔案資料能對整個建筑項目進(jìn)行文字體現(xiàn)，從而全面反映建筑項目的施工效果，也對整個項目工程起到了指導(dǎo)性作用。

2 我國城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀及問題

2.1 現(xiàn)狀分析

分析建筑工程檔案資料管理體系的發(fā)展歷史，自建國以來就已經(jīng)得到了十分重視，并建立了專門的建筑工程檔案管理機(jī)構(gòu)——城建檔案館進(jìn)行負(fù)責(zé)管理?，F(xiàn)如今，我國共有兩種機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)城建檔案管理：

由建筑企業(yè)的各個主觀部門建立的專門履行城建檔案工作的行政管理型機(jī)構(gòu)；

面對城市建設(shè)項目產(chǎn)生建筑工程檔案資料管理和利用型機(jī)構(gòu)，例如——城建檔案館。但就目前來說，我國城市建設(shè)檔案資料管理工作仍然存在很多不足之處。

2.2 我國城市建設(shè)檔案管理中存在的問題

2.2.1 缺乏優(yōu)秀的檔案資料管理人員

在城市建設(shè)檔案管理體系中，很多建筑企業(yè)中的檔案資料管理人員并不具備專業(yè)的管理技術(shù)，大部分都是剛步入社會的非檔案專業(yè)的畢業(yè)生，缺乏一定的知識和實際管理經(jīng)驗。因此，由于缺乏優(yōu)秀的城建檔案管理人員，建筑工程檔案管理工作效率低下，從而導(dǎo)致不能及時管理和保存，阻礙了建筑企業(yè)工程項目考核工作的正常進(jìn)行?；诖耍岣叱墙n案管理人員的素質(zhì)變得非常重要。另一方面，我國各個城市之間的城建檔案管理工作發(fā)展局勢并不相同，一些政府比較重視的建筑工程對其投入力度非常大，這些城市也已經(jīng)具備了規(guī)模較大、體系較為完善的城建檔案館，并形成了獨特化的檔案管理體系，但在一些較為落后的城市甚至沒有相關(guān)的建筑工程檔案管理機(jī)構(gòu)。

2.2.2 建筑工程檔案管理技術(shù)已經(jīng)設(shè)備落后

我國的建筑工程檔案資料管理技術(shù)以及管理設(shè)備相對于國外先進(jìn)水平來說，有著嚴(yán)重的落后問題。例如一些先進(jìn)的計算機(jī)管理設(shè)備以及檔案編碼管理技術(shù)在我國建筑企業(yè)甚至落后城市中的城建檔案管理館中都未得到廣泛應(yīng)用。

2.2.3 政府單位管理人員缺乏城建檔案資料管理意識

我國很多地方政府的相關(guān)單位管理人員缺乏城建檔案管理意識，甚至認(rèn)為建筑工程檔案管理工作并無重要作用，不會對建筑工程的審核以及城建造成影響。因此，其管理工作大多流于形式，無實質(zhì)性內(nèi)容。

3 基于城建檔案館制度管理問題表現(xiàn)

3.1 對建筑工程檔案管理的基本準(zhǔn)備工作不充分

城建檔案館中大部分館藏都來源于建筑工程檔案資料，但現(xiàn)如今，檔案接收部門因一些原因使得城建檔案的接收工作不夠順利。例如，部分施工單位中的城建檔案負(fù)責(zé)人缺乏責(zé)任意識，甚至缺乏法制觀念，從而出現(xiàn)了一些私自保管檔案資料的現(xiàn)象。此外，再加上很多建筑工程，施工單位對城建檔案工作不夠了解，因此在實際的建設(shè)工程檔案整理和保管工作中容易出現(xiàn)文件資料歸檔不及時、檔案損壞或丟失等情況。在之前，我國城建檔案保證金制度下，可以促使建筑工程以及相關(guān)施工單位能及時的將檔案接收進(jìn)館，但就目前來說，經(jīng)濟(jì)手段的缺失使的背景下，依靠行政手段促使城建檔案合理儲存成為了唯一方法。我國如今的行政手段力度仍存在一些不足，例如基本準(zhǔn)備工作不充分，大多數(shù)城建檔案資料的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，城建檔案館接受數(shù)量趨于下降等。目前，雖然有很多針對性的法律法規(guī)約束這檔案管理部門，但并沒有賦予城建檔案部門具體的職責(zé)和權(quán)力。因此，無論是城建檔案館的接收工作，還是建筑工程檔案資料的管理工作都無法順利開展。甚至一些部門為了滿足自身的利益需求，不依法移交建筑工程檔案，城建檔案接收工作不能順利進(jìn)行。

3.2 城建檔案館檔案鑒定工作滯后

對于建筑工程檔案資料來說，檔案鑒定工作是保證檔案真實、有效、完整的必要工序。而城建檔案館的就是鑒定建筑工程檔案工作的重要場所，在確保檔案完整的同時，也能有效節(jié)約檔案管理上的人力和物力資源。但由于關(guān)于建筑工程檔案鑒定的法律法規(guī)不健全，因此施工單位配合積極性比較低，所以建筑工程的檔案資料鑒定工作相對落后。

4 如何提高建筑工程檔案管理工作質(zhì)量

4.1 以建筑企業(yè)內(nèi)部管理角度加強(qiáng)工程檔案管理

4.1.1 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

首先，對所有參與到建筑工程檔案資料管理的工作人員進(jìn)行科學(xué)的專業(yè)化培訓(xùn)，使他們能熟練掌握檔案管理流程以及管理技術(shù)。此外，適當(dāng)提高建筑工程檔案資料管理人員的入職門檻；其次，對建筑工程檔案資料管理相關(guān)人員進(jìn)行集中性的業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括各類建筑檔案的認(rèn)知、歸類、整理和管理標(biāo)準(zhǔn)等。例如對建筑工程類檔案進(jìn)行管理，應(yīng)做到工程施工與檔案管理工作同步進(jìn)行，從而為之后的建筑工程檔案管理工作做好一系列的準(zhǔn)備；最后，相關(guān)政府部門應(yīng)加大支持和投入，強(qiáng)化城建檔案管理人員培訓(xùn)力度，最終提高建筑企業(yè)工程檔案管理水平。

4.1.2 加強(qiáng)對建筑工程檔案資料編寫的管控工作

1）建筑工程項目的檔案和資料編寫表格應(yīng)保持統(tǒng)一。工程表格的設(shè)計與制定要依據(jù)建筑項目的相關(guān)事宜進(jìn)行針對性配用，表格應(yīng)用的統(tǒng)一可以有效節(jié)省檔案管理人員的資料整理時間，從而保證建筑工程檔案的規(guī)范性和單一化。

2）對建筑工程物質(zhì)資料做到及時收集、整理。例如，在建筑工程施工過程中用到的原材料，在實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)合同與建筑材料無法同時到達(dá)并投入使用，這就需要檔案管理人員標(biāo)注好相差因素，做好材料收集工作。

3）保證建筑工程項目技術(shù)資料的完整性。工程項目技術(shù)資料是反映建筑工程質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，因此必須加強(qiáng)對工程項目中技術(shù)資料的管理工作，保障技術(shù)資料收集的及時、完整性，從而保障工程進(jìn)度以及工程項目質(zhì)量。

4.2 以城建檔案館角度提高建筑工程檔案管理工作質(zhì)量

4.2.1 加強(qiáng)城建檔案的法制建設(shè)工作，完善監(jiān)督機(jī)制

一方面，加強(qiáng)城建檔案資料的法制建設(shè)工作應(yīng)建立健全城建檔案內(nèi)部管理體制。早在1961年，我國政府就制定頒布了關(guān)于城建檔案管理的法律法規(guī)——《加強(qiáng)管理城市基本建設(shè)檔案的意見》，1980年，頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作規(guī)定》，之后幾年又陸續(xù)出臺了一系列關(guān)于城建檔案管理工作的法規(guī)和條例。以上法律制度都是城建檔案管理工作有效的法律依據(jù)，遵循我國基本規(guī)章制度，城建檔案管理部門就可以自主起草并應(yīng)用合理的專業(yè)管理法規(guī)。此外，為了實現(xiàn)城建檔案館檔案管理業(yè)務(wù)的高效化、制度化，其內(nèi)部也需要制定一套具有約束性、參考性、有效性的規(guī)章，從而進(jìn)一步提高建筑工程檔案資料管理工作質(zhì)量。

另一方面，關(guān)于城建檔案館管理方面。城建檔案管理人員以及內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)提高對城建方案管理問題的重視，實現(xiàn)集中型城建檔案管理工作，將城建檔案管理工作提升到相應(yīng)的法律高度上。在對建筑工程項目檔案進(jìn)行驗收時，基于國家和地區(qū)相關(guān)規(guī)定與相關(guān)單位人員共同進(jìn)行工程的預(yù)驗收工作并加蓋預(yù)驗收印章，做到同步進(jìn)行，同步調(diào)整，同步結(jié)束。驗收結(jié)束后應(yīng)及時將建筑工程檔案移交至相關(guān)的城建檔案館，保障城建檔案資料的完整性。

4.2.2 合理細(xì)化建筑工程檔案管理的法律法規(guī)

我國政府單位應(yīng)盡量完善相關(guān)法律法規(guī)，從而細(xì)化建筑工程檔案管理流程，最終使建筑企業(yè)的檔案管理工作能詳細(xì)、具體的遵守相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)而穩(wěn)定建筑工程檔案管理工作。同時，對建筑工程檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行合理細(xì)化，可以充分保障管理工作的完善化，進(jìn)而漸漸走向規(guī)范化、流程化的道路。例如，在對建筑工程檔案資料管理人員職責(zé)的相關(guān)規(guī)定，某市城建檔案館有明確的規(guī)章制度規(guī)定：從事城建檔案資料管理人員必須加入相應(yīng)的法人企業(yè)，不能以個人名義承包建筑工程檔案管理工作。此外，相應(yīng)的檔案管理人員必須對建筑工程項目施工中的任何階段給予充分重視，并將建筑工程檔案資料管理工作落實到每一個項目環(huán)節(jié)中。要想做到以上要求，建筑工程檔案管理人員就必須親臨工程施工現(xiàn)場，并掌握施工前、施工中、工程結(jié)束后整個流程的一系列管理工作，這樣就能最大限度的保障建筑工程檔案數(shù)據(jù)失真、遺漏情況。

4.2.3 加強(qiáng)城建檔案館信息建設(shè)中的同步理念

我國目前的城建檔案館情況為：檔案分類參差不齊、檔案查詢方式各異，給城建檔案館管理帶來了一定的困擾。因此，城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)信息建設(shè)中同步理念的建設(shè)，將館內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施和管理軟件的規(guī)格型號統(tǒng)一化，以便同步管理。另外，城市檔案館之后的發(fā)展目標(biāo)應(yīng)從為專門機(jī)構(gòu)服務(wù)轉(zhuǎn)為為廣大建筑單位、廣大群體服務(wù)上，讓所有大眾了解城建資料，了解建筑檔案材料，并于城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展文化相互結(jié)合起來，通過利用政府政策信息，結(jié)合市場實際情況，完善建筑工程檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作，最終提高自身檔案管理工作效率。

隨著我國社會、經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)深入到了各行各業(yè)甚至大眾的日常生活中，城建檔案館要想跟上發(fā)展步伐，就必須加強(qiáng)信息化建設(shè)，從而更好的為建筑工程服務(wù)，為廣大群眾服務(wù)。

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作者簡介

田曼（1989-），女，漢族，天津薊縣，本科，北京市城市建設(shè)檔案館，研究方向：檔案。