科研單位人事檔案管理的問題及對策

李慧玲

摘 要：人事檔案，作為具備重要特色的中國人事管理制度之一，收錄著一個人的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，政治面貌，科研成果。這些記載個人情況的文件材料，可對科研單位的人才選拔提供重要參考依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人事制度的改革創(chuàng)新，人事檔案管理工作的不足日漸暴露，對科研單位的人才選拔產(chǎn)生一定滯后影響。本文就科研單位的人事檔案管理工作進(jìn)行簡述，并針對人事檔案管理存在的問題提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：科研單位；人事檔案管理；問題；對策

科研單位的人事檔案除了包含個人身份、學(xué)歷、資歷等基礎(chǔ)信息資料外，還有專業(yè)技術(shù)職稱的評定、工作期間取得的重要成果等個人榮譽(yù)的記錄，是個人人生軌跡的真實(shí)記錄，為科研單位選拔、任用、考核人才提供重要依據(jù)。然而由于各單位對人事檔案的日常管理工作并未做到足夠重視，其應(yīng)有的社會服務(wù)價值也未能到很好的挖掘。為此，加大對人事檔案管理工作的投入，更新完善相關(guān)規(guī)范制度，發(fā)揮其應(yīng)有的價值，做到同社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展與時俱進(jìn)，是當(dāng)前人事檔案管理工作的重中之重。

1 人事檔案對于科研單位的重要性

人事檔案包含職工的政治面貌、個人履歷、工作表現(xiàn)、考評結(jié)果等相關(guān)文件材料，真實(shí)記錄職工不同時期的發(fā)展成長、專業(yè)素養(yǎng)、進(jìn)修情況，并隨著職工工作環(huán)境的變化、時間的推進(jìn)更新，所以說人事檔案是職工個人信息的縮影，具有全面性，現(xiàn)實(shí)性，真實(shí)性和動態(tài)性的特點(diǎn)，通過人事檔案可快速了解職工的基本信息及表現(xiàn)情況。高端人才匯集的科研單位在對人才的選拔、任用或考核時，有著嚴(yán)苛的審核篩選制度，這時職工的人事檔案便會作為重要參考依據(jù)，職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、或是工作期間所獲得的科研成果，都會成為單位用人決策的重要影響因素。為此，加強(qiáng)科研單位人事檔案管理工作刻不容緩，檔案的全面、真實(shí)、時效性更是發(fā)揮其作用的前提。

2 人事檔案在科研單位難以發(fā)揮作用的阻力

2.1 認(rèn)知不足，重視度不高

上至領(lǐng)導(dǎo)層，下至基層技術(shù)人員，對職工人事檔案認(rèn)知僅僅是個人基礎(chǔ)信息的填寫。由于對檔案的錯誤認(rèn)知，科研人員普遍不重視檔案信息的更新維護(hù)，導(dǎo)致很多職工在檔案資料填寫時，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)意識，出現(xiàn)填寫不規(guī)范或是內(nèi)容不完整、時間銜接不一致、更新不及時等情況，嚴(yán)重的制約著檔案歸類管理[1]。

其次，科研單位管理機(jī)構(gòu)普遍存在工作人員少、工作量大的問題，檔案管理均為兼職工作，不配備專職檔案管理人員，工作人員精力投入少、重業(yè)務(wù)工作輕檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)層過于簡單的認(rèn)為檔案管理只是將檔案材料歸檔、保管存儲的工作，只要做到不丟失不泄漏即可，所以對檔案管理關(guān)注投入甚少。經(jīng)費(fèi)投入不足、缺乏專業(yè)人員配備、管理機(jī)制不完善，都是導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后的原因。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的不足

伴隨著科研單位的人事體制變革，單位有限的編制、崗位數(shù)量，使得檔案管理崗位更是受到極大縮減和限制，有些科研單位甚至直接取消該崗位的設(shè)置，由人事管理部門委派一名工作人員兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作。由于缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，對檔案管理知識知之甚少，在面對一系列枯燥繁瑣的檔案收集分類，整理歸檔工作的同時還需要負(fù)責(zé)其他業(yè)務(wù)工作，工作人員精力過于分散，面對責(zé)任大、耗時久卻難見成效的人事檔案管理工作，往往是最容易也是最先被忽略的[2]。

2.3 人事檔案管理機(jī)制的缺失

一套系統(tǒng)完整的檔案保管體制，是人事檔案管理工作有效進(jìn)行的關(guān)鍵。科研單位可根據(jù)單位用人情況、所在領(lǐng)域?qū)傩裕⒁惶追献约簩?shí)際情況并可操作實(shí)施的檔案管理體制，其中材料的歸檔制度、核查審核制度、轉(zhuǎn)遞移交制度、保密制度和統(tǒng)計(jì)制度五大基本內(nèi)容必不可少，在這些基本制度之外再增加一些特色制度，是檔案管理工作的人性化體現(xiàn)。

人事檔案從最原始的檔案收集，整理分類，再到復(fù)查審核，最后歸類存檔，這一系列工作涉及的信息量巨大，工作繁瑣，時間跨度長，如沒有一個系統(tǒng)完整的管理制度，人事檔案的管理將會異常的分散凌亂，碎片式的檔案并不能為科研單位的人才任用提供有效的數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)[3]。

2.4 缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施，信息流通效率低

檔案管理工作除了需要專業(yè)的人員進(jìn)行維護(hù)之外，基礎(chǔ)設(shè)備的投入對檔案的安全管理、存檔質(zhì)量有著實(shí)質(zhì)性的影響。對于“重成果”的科研單位而言，有限的經(jīng)費(fèi)更多的是用于科學(xué)研究，檔案管理的辦公經(jīng)費(fèi)可謂少之又少，甚至一度的縮減。緊張有限的經(jīng)費(fèi)直接導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)備的不足，甚至將工作人員的辦公場所與檔案文件的庫房混合在一起，違反檔案管理規(guī)定的同時也給檔案保管儲存帶來諸多不便和隱患。

另外，缺少相應(yīng)的檔案專用處理設(shè)備，如文件掃描儀、歸類統(tǒng)計(jì)的計(jì)算機(jī)等等，這些配套設(shè)備的缺失，工作人員只能手工抄錄，紙檔存儲，不僅增加檔案管理的工作量，且在沒有電子錄入歸檔的情況下，檔案信息的比對復(fù)查、審核、信息更新效率低，也給檔案的查閱檢索帶來諸多不便。

3 人事檔案管理的應(yīng)對政策

3.1 多方面提高科研單位對人事檔案管理的重視程度

在科研人員中展開人事檔案知識講座，讓廣大科研人員了解人事檔案對其自身職業(yè)發(fā)展的重要性，提高科研人員對人事檔案管理的重視度，讓他們有意識的對其檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善。其次，通過提升人事檔案管理在單位人才選用的影響力，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)層的重視度，進(jìn)而提供必要的支持，不管是物質(zhì)上還是精神上的保障[4]。

3.2 設(shè)立專業(yè)的管理部門，提升從業(yè)人員的專業(yè)技能

為確保人事檔案管理工作能夠持續(xù)有效的進(jìn)行，應(yīng)成立專門的管理職能部門，由專業(yè)人員進(jìn)行專項(xiàng)管理。其次，通過對從業(yè)人員的選拔，上崗前的技能培訓(xùn)，及定期組織專業(yè)知識講座等一些列措施，提升檔案管理人員的能力，增強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)。另外，單位主管部門，也可以通過檔案抽查及不定期的技能考核，及時給予檔案管理工作指導(dǎo)建議。

3.3 設(shè)立健全的檔案管理制度

從檔案的收集、整理分類，到建檔錄入、審核歸檔、查閱更新，每一步都應(yīng)建立相應(yīng)完善的管理機(jī)制，將各項(xiàng)工作細(xì)則指標(biāo)落到具體的工作中，做到規(guī)范系統(tǒng)化，讓日常的管理工作做到有章可循，有法可依。將檔案管理作為該崗位管理人員績效考核的重要指標(biāo)之一，持續(xù)有效的推動人事檔案管理工作的規(guī)范化，系統(tǒng)化。

4 結(jié)束語

人事檔案不僅是個人工作經(jīng)歷、政治情況、工作成果的記錄，更是科研單位對人才選拔、啟用、調(diào)動等決策的重要參考依據(jù)。為確保人事檔案的真實(shí)全面有效性，對人事檔案管理工作的投入是非常有必要的。不管是對人員的投入，還是設(shè)備的完善，建立完整的管理體系，都只是為人事檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價值和作用提供保障。就現(xiàn)階段而言，很多科研單位的人事檔案管理工作依舊存在諸多的問題，但隨著重視程度的提升，配套設(shè)施的投入和管理體制的不斷完善，人事檔案將會發(fā)揮其真正價值，為科研單位的人才管理儲備提供幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]孟芳芳，李穎，張偉，等.科研單位人事檔案管理的問題及對策[J].黑龍江科學(xué)，2017（15）.

[2]焦銀珠，肖紅，郝楠，etal.新形勢下農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理存在問題及其對策建議[J].遼寧農(nóng)業(yè)科學(xué)，2017（2）.

[3]李燕飛.科研單位人事檔案管理問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：163-163.

[4]王清華.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策研究[J].才智，2016（28）.