試論電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法

王文杰

摘 要：在社會經(jīng)濟高速發(fā)展，市場經(jīng)濟不斷完善的過程中，檔案管理作為推動事業(yè)發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作，一直發(fā)揮著非常重要的作用。在新的歷史時期，檔案管理方式發(fā)生重大變化，電子信息管理技術(shù)迅速發(fā)展，有效提升了檔案管理工作效率。然而，現(xiàn)階段電子信息檔案管理工作還不夠完善，還存在一些安全隱患問題，風(fēng)險控制措施需要進(jìn)一步加強。

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風(fēng)險控制

檔案作為重要的管理工具之一，對事業(yè)發(fā)展有著不可替代的作用。電子信息檔案快速發(fā)展，為準(zhǔn)確高效地提供信息資料，推動事業(yè)發(fā)展，創(chuàng)造了積極條件，在推動改革發(fā)展、提升發(fā)展效率、提高發(fā)展質(zhì)量等方面發(fā)揮了積極作用。但發(fā)展與風(fēng)險并存，加強電子信息檔案風(fēng)險控制引起高度重視。

1 電子信息檔案管理風(fēng)險控制的重要作用

電子信息檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一脈相承，能夠準(zhǔn)確反映單位發(fā)展的歷史脈絡(luò)，充分展現(xiàn)單位的發(fā)展成果。加強電子信息檔案風(fēng)險控制，提高風(fēng)險防范能力，能夠更加有效地發(fā)揮檔案資料的作用，提高檔案資料利用質(zhì)量。

1）從檔案發(fā)展效率上看，加強風(fēng)險控制，能夠快速適應(yīng)信息技術(shù)變革，改變檔案信息存儲方式，深入推動電子信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，更加有效地促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，節(jié)省管理成本，極大地降低工作強度，節(jié)省工作時間，提高工作效率，改變傳統(tǒng)的工作方式方法。

2）從檔案利用效果上看，加強風(fēng)險控制，提高利用效果，管理人員可以更加快速地利用電子檔案了解掌握單位整體情況，總結(jié)分析事業(yè)發(fā)展經(jīng)驗成效，汲取事業(yè)發(fā)展失敗教訓(xùn)，為及時制定調(diào)整事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，促進(jìn)科技成果推廣運用，防止出現(xiàn)事業(yè)發(fā)展偏差，促進(jìn)檔案信息交流，提供決策參考依據(jù)。

3）從檔案管理效能上看，加強風(fēng)險控制，能夠有效防范信息技術(shù)帶來的不確定因素，預(yù)防電子信息改動、電子文件信息內(nèi)容丟失，防止元數(shù)據(jù)、文件背景信息丟失和損壞，阻止計算機病毒、黑客、木馬程序等不法程序的入侵，還能夠提高安全意識和保密技術(shù)水平，全面增強電子信息檔案的真實性、客觀性和可信性，為檔案事業(yè)發(fā)展提供更加可靠的安全保障。

2 電子信息檔案管理存在的風(fēng)險問題

由于電子信息技術(shù)發(fā)展的不確定性因素較多，導(dǎo)致電子信息檔案在技術(shù)條件、物理條件、人才條件和管理條件等諸多方面受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，致使電子信息檔案管理工作受到較強的技術(shù)壓力和風(fēng)險壓力。

1）在管理要求上存在制度局限性。電子文件歸檔要求與當(dāng)前檔案管理制度規(guī)定存在較大差距，歸檔管理工作與檔案管理要求不合拍，未能更加有效地考慮檔案的物理歸檔功能，一旦現(xiàn)有電子信息檔案系統(tǒng)被毀壞，電子文件的破壞和損毀將不可避免，有可能出現(xiàn)不可修復(fù)性的損失。

2）在存儲環(huán)境上存在技術(shù)局限性。電子信息技術(shù)日新月異，但電子文件的技術(shù)環(huán)境還不夠穩(wěn)定，存儲結(jié)構(gòu)也非常復(fù)雜，導(dǎo)致電子信息存儲地點和存儲數(shù)據(jù)庫相對混亂。加之電子文件產(chǎn)生歸檔的程序性不強，致使電子文件在真實性、完整性和可靠性等方面遇到的技術(shù)難題較多，并且缺少有效解決方法。

3）在安全防護(hù)上存在隱患多發(fā)性。主要體現(xiàn)在，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電子信息檔案存在信息失真缺失的風(fēng)險、電子文件無法讀取的風(fēng)險、電子文件在傳輸過程中被竊取的風(fēng)險、電子信息失泄密的風(fēng)險，一旦風(fēng)險發(fā)生就可能發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的社會影響，甚至導(dǎo)致不可挽回的經(jīng)濟損失。

3 電子信息檔案管理的風(fēng)險控制措施

由上可知，防范電子信息檔案風(fēng)險非常重要。在新的歷史時期，只有多層面強化電子信息檔案管理的風(fēng)險控制措施，才能確保檔案信息安全可靠，更加充分有效地發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢和價值。

1）防范風(fēng)險的有效措施。要從源頭上強化基礎(chǔ)保障措施，防范電子信息檔案風(fēng)險。一是加強登錄密碼管理。設(shè)置并經(jīng)常更換登錄密碼，有助于提高電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，檔案工作人員在查詢或者記錄檔案資料時，需要輸入用戶名和登錄密碼，以便有效降低信息資料受到外界因素干擾。二是建立健全工作制度。計算機信息技術(shù)對檔案管理工作造成較大沖擊，檔案工作人員要緊跟檔案發(fā)展實際需求，完善內(nèi)控管理制度，明確工作環(huán)節(jié)和崗位職責(zé)，強化監(jiān)督管理責(zé)任，建立健全獎懲制度，形成安全管理的長效機制。三是強化風(fēng)險預(yù)防措施。要控制風(fēng)險，就要做好提前預(yù)防工作，要針對檔案工作實際情況，做到具體問題具體分析，將危險因素控制在可控范圍，降低外界因素對信息數(shù)據(jù)的干擾。四是做好定期維護(hù)工作?？梢栽O(shè)置專業(yè)工作崗位，制定風(fēng)險控制方案，定期對計算機信息系統(tǒng)運行環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測維護(hù)，對風(fēng)險進(jìn)行動態(tài)監(jiān)視，及時發(fā)現(xiàn)并排除危險因素，將風(fēng)險消除在萌芽中，確保電子信息檔案安全。除此之外，還要加大人力、物力、財力投入，加強計算機信息技術(shù)建設(shè)，提高工作人員素質(zhì)，提供全面有效的保障支撐。

2）降低風(fēng)險的有效措施。在電子信息檔案管理工作中，避免不了危險因素侵入。作為檔案管理人員，要高度重視風(fēng)險控制工作，充分認(rèn)識到檔案工作的重要性和危險因素對檔案資料的危害性，一旦發(fā)現(xiàn)危險因素侵入，要及時啟動風(fēng)險控制預(yù)案，及時采取果斷措施，最大限度降低風(fēng)險影響。風(fēng)險緩解是降低風(fēng)險的有效措施之一，風(fēng)險緩解就是通過制定相應(yīng)的應(yīng)變計劃，對電子信息檔案中的重要信息資料進(jìn)行重新部署，降低危險因素對重要信息資料可能造成的安全影響，從而降低風(fēng)險帶來的威脅和影響。風(fēng)險緩解的方法，一般分為事前緩解和事后緩解，事前緩解主要是為了減少損失的程度，事后緩解是為了減少損失。然而，在實際工作中，無論如何實施緩解措施，仍需高度重視風(fēng)險入侵，一旦發(fā)現(xiàn)受到威脅，就要根據(jù)自身實際情況制定有效解決對策，把風(fēng)險入侵帶來的損失降到最低。

3）分散風(fēng)險的有效措施。檔案管理不僅要將檔案資料作為信息記錄載體，而且還應(yīng)該加強檔案開發(fā)利用。在電子信息檔案利用中，要想提高檔案信息安全性，就要采取分散風(fēng)險的有效方法，將風(fēng)險控制在可控范圍。風(fēng)險轉(zhuǎn)移就是一種有效的分散風(fēng)險方式，也是電子信息檔案管理風(fēng)險控制中經(jīng)常使用的一種方式。在風(fēng)險轉(zhuǎn)移過程中，經(jīng)常采用的方式就是外包，也就是購買服務(wù)，電子信息檔案管理單位可以通過購買服務(wù)的方式，將復(fù)雜的問題簡化，然后根據(jù)實際情況優(yōu)化電子信息檔案，創(chuàng)建一套完善可靠的檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以加強與其他供應(yīng)商之間的合作聯(lián)系，滿足供應(yīng)商的各種需求，從而將風(fēng)險分散。當(dāng)然，采用外包方式也存在很大風(fēng)險，如外包過程中存在不符合合同規(guī)定的各種條件，就會帶來不可挽回的風(fēng)險。

4）評估風(fēng)險的有效措施。在電子信息檔案管理工作中，一旦發(fā)生安全風(fēng)險，就要積極做好應(yīng)對，將風(fēng)險控制在可控范圍之內(nèi)，然后通過其他方法共同預(yù)防風(fēng)險。風(fēng)險評估就是為了保障預(yù)防計劃具有合理性和可靠性。風(fēng)險評估主要是對電子信息檔案管理工作的各種風(fēng)險進(jìn)行及時全面分析，然后制定相應(yīng)的預(yù)防措施，根據(jù)風(fēng)險發(fā)生概率考慮每一種措施實施的成本，再制定針對性的控制措施。

此外，要根據(jù)檔案工作實際和事業(yè)發(fā)展目標(biāo)，制定一套符合檔案事業(yè)發(fā)展的風(fēng)險防范方案；要加強檔案隊伍建設(shè)，開展管理技術(shù)方法培訓(xùn)、思想道德建設(shè)和職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，提高檔案人員的風(fēng)險防范意識，提升專業(yè)技能、工作能力和風(fēng)險控制能力，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要；要加強對檔案工作環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制和監(jiān)督管理，將風(fēng)險及時消滅在萌芽狀態(tài)，切實增加檔案的可靠性和安全性，降低因為風(fēng)險帶來的經(jīng)濟社會損失。

4 結(jié)語

綜上所述，加強電子信息檔案管理風(fēng)險控制，要從防范風(fēng)險、降低風(fēng)險、分散風(fēng)險和評估風(fēng)險四個方面開展，只有這樣才能有效預(yù)防風(fēng)險、轉(zhuǎn)移風(fēng)險、緩解風(fēng)險和解決風(fēng)險，促進(jìn)檔案事業(yè)健康快速發(fā)展。

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