以共享會(huì)計(jì)模式為基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案管理探索

成宋君

摘 要：我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展下也得到根本性變化，經(jīng)歷了從傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化檔案管理模式到以共享會(huì)計(jì)模塊為基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案管理模式。本文通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理模式進(jìn)行分析，進(jìn)而對(duì)以共享會(huì)計(jì)模式為基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：共享會(huì)計(jì)；會(huì)計(jì)電算化；檔案管理

在我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展中，逐漸走到共享會(huì)計(jì)的階段，這就讓企業(yè)的會(huì)計(jì)人員實(shí)現(xiàn)在一個(gè)同一個(gè)賬套下工作，對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有很大的提高。同時(shí)國(guó)家也對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出新規(guī)，使得電子會(huì)計(jì)發(fā)展的步伐加快，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理改革步伐。

1 財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

通過(guò)案例也能發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享模式的優(yōu)勢(shì)，美國(guó)運(yùn)通實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式后，全球員工下降1000人，節(jié)約成本8000萬(wàn)美元。企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中，會(huì)計(jì)檔案管理工作是其很重要的組成部分。會(huì)計(jì)檔案管理就是對(duì)能夠放映企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況的材料進(jìn)行保存。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理主要是以紙質(zhì)版的形式實(shí)現(xiàn)的，檔案很難實(shí)現(xiàn)有效的管理和保存。在科技的不斷進(jìn)步下，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理方式也發(fā)生了根本性變化，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立，讓企業(yè)財(cái)務(wù)工作得到有效集中，極大的提高財(cái)務(wù)人員工作效率，也對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理中的不足進(jìn)行有效彌補(bǔ)。財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)的財(cái)務(wù)關(guān)系更加明確，且實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)服務(wù)為中心的管理模式。同時(shí)還能對(duì)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行有效的管理和監(jiān)督，促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境得到改變，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案管理模式。

2 我國(guó)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化的檔案管理

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化下，會(huì)計(jì)人員在工作的時(shí)候，由于數(shù)據(jù)服務(wù)器在本地，其他辦公室的會(huì)計(jì)人員只能通過(guò)電腦和局域網(wǎng)來(lái)處理工作。會(huì)計(jì)檔案在存儲(chǔ)中，基本是都是紙質(zhì)版一套和電子版一套兩套備份。同時(shí)，檔案存儲(chǔ)中還包括數(shù)據(jù)和軟件，而其主要是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作環(huán)境的實(shí)現(xiàn)。根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)可總結(jié)出傳統(tǒng)電算化檔案的特點(diǎn)。

2.1 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，浪費(fèi)嚴(yán)重且不易保存

在會(huì)計(jì)人員的日常工作中，將平時(shí)工作中的數(shù)據(jù)、賬目、明細(xì)等打印出來(lái)，然后再交到檔案室管理，在這個(gè)過(guò)程中基本沒(méi)有對(duì)其準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)，使得檔案的真實(shí)性有所下降。而且由于紙質(zhì)版檔案數(shù)量巨大，會(huì)造成紙張的浪費(fèi)，且由于儲(chǔ)存中占用很大存儲(chǔ)面積，造成人力、財(cái)力等方面的浪費(fèi)。

2.2 打印會(huì)計(jì)賬簿，復(fù)雜且容易出錯(cuò)

會(huì)計(jì)賬簿有專(zhuān)門(mén)的人來(lái)負(fù)責(zé)打印，但這項(xiàng)工作對(duì)會(huì)計(jì)人員的綜合素養(yǎng)有很高的要求。當(dāng)會(huì)計(jì)人員遇到多欄式賬目的時(shí)候，打印過(guò)程中如出現(xiàn)一些小狀況，很容易造成賬目連接不上，且對(duì)紙張也造成極大浪費(fèi)。

2.3 電子會(huì)計(jì)檔案，恢復(fù)不容易

在計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步下，電腦系統(tǒng)也在更新?lián)Q代，很多新電腦都無(wú)法支持老系統(tǒng)，所以就需要對(duì)電腦進(jìn)行系統(tǒng)更新。但是在系統(tǒng)更新中，要做好財(cái)務(wù)信息的備份工作，在數(shù)據(jù)恢復(fù)的時(shí)候速度極慢，對(duì)時(shí)間和人力造成嚴(yán)重的浪費(fèi)。

2.4 電子會(huì)計(jì)檔案，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)要求高

在對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存的時(shí)候，需要對(duì)其進(jìn)行備份，便于檔案實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ)[1]。會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件極易受到病毒感染，對(duì)存儲(chǔ)的檔案造成很大危險(xiǎn)。

2.5 傳統(tǒng)電算化檔案，分散管理

很多企業(yè)，以及一些基層單位都有自己的檔案管理室，這樣索然方便自身的取用，但在母公司進(jìn)行查賬等行為的時(shí)候，對(duì)他們?cè)斐蓸O大不便，需要專(zhuān)門(mén)跑到每個(gè)基層單位去查看，對(duì)工作人員的時(shí)間和精力造成很大損耗。

3 以共享會(huì)計(jì)模式為基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案管理

就目前來(lái)看，世界500強(qiáng)企業(yè)超過(guò)50%，世界100強(qiáng)企業(yè)超過(guò)80%都已實(shí)施財(cái)務(wù)共享。會(huì)計(jì)共享模式下，會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行工作的時(shí)候，數(shù)據(jù)服務(wù)器在企業(yè)母公司，各基層單位的會(huì)計(jì)人員只需要在各自的電腦上進(jìn)行工作，并對(duì)會(huì)計(jì)事務(wù)做出處理。在工作中，基層單位的工作人員職能也有所變化，主要負(fù)責(zé)為母公司提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)憑證和報(bào)表進(jìn)行嚴(yán)格審核。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中，有很重要的一個(gè)模塊，就是共享模塊，通過(guò)這個(gè)模塊會(huì)計(jì)人員能夠及時(shí)準(zhǔn)確的提取所需數(shù)據(jù)，并完成會(huì)計(jì)報(bào)表的制作。

3.1 共享會(huì)計(jì)模式下的檔案管理要求

本單位在嚴(yán)格按照國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行中，也逐漸形成了自己的管理辦法。其中電子檔案管理辦法中有如下規(guī)定：第一，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)具有導(dǎo)出功能，導(dǎo)出的檔案必須符合國(guó)家的相關(guān)要求，導(dǎo)出的格式也有相關(guān)的要求，一般為PDF。第二，實(shí)施本單位的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，且將該系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，使得數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享。第三，為保證會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)安全，一些會(huì)計(jì)檔案若需要永久保存，必須要以紙質(zhì)形式再存儲(chǔ)一份。第四，在實(shí)現(xiàn)共享的時(shí)候，可以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，存儲(chǔ)于平臺(tái)上，以便大家隨時(shí)查閱。但紙質(zhì)資料還需保存，并作為副本繼續(xù)保管。第五，會(huì)計(jì)資料在電子形式的保存之下，就需要對(duì)各業(yè)務(wù)之下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)全都?xì)w為本單位系統(tǒng)之下，嚴(yán)禁用備份來(lái)代替歸檔。第六，會(huì)計(jì)檔案是當(dāng)年份的，在一年結(jié)束之后，財(cái)務(wù)部門(mén)在對(duì)其進(jìn)行一年的保管，然后再交由檔案管理部門(mén)保管。

3.2 共享會(huì)計(jì)模式下的檔案管理特點(diǎn)

現(xiàn)代科技推動(dòng)共享技術(shù)的發(fā)展，使得會(huì)計(jì)工作的方法和理念也在不斷發(fā)生改變，而會(huì)計(jì)檔案在進(jìn)行管理的時(shí)候也發(fā)生了很大變化，具體有下面幾個(gè)特點(diǎn)：

1）電子會(huì)計(jì)檔案最大的轉(zhuǎn)變，就是由傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化時(shí)期的數(shù)據(jù)備份，以恢復(fù)使用環(huán)境為目的，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?dǎo)出共享檔案，實(shí)現(xiàn)PDF文件為主。通過(guò)清遠(yuǎn)市龍坪林場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢(xún)和審核，可以不在共享會(huì)計(jì)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，使得電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的安全與完整得到保障。

2）會(huì)計(jì)人員在工作中，會(huì)計(jì)憑證完成之后，一般交由財(cái)務(wù)共享中心對(duì)其進(jìn)行裝訂和保管，等一年之后，再交到上級(jí)部門(mén)[2]。所以會(huì)計(jì)人員在平時(shí)工作中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)的時(shí)候，只能通過(guò)電腦實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)憑證將和工作人員分離。

3）清遠(yuǎn)市龍坪林場(chǎng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建立是由很多部分組成，這些模塊主要有會(huì)計(jì)支付管理系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)等，使得會(huì)計(jì)工作更加方便，使工作人員的工作量有效降低。

4）在共享模塊之下，會(huì)計(jì)檔案管理是用共享會(huì)計(jì)系統(tǒng)和清遠(yuǎn)市龍坪林場(chǎng)檔案管理系統(tǒng)兩個(gè)備份進(jìn)行管理工作的，這就使得電子會(huì)計(jì)檔案的備份工作得到簡(jiǎn)化。

5）在共享會(huì)計(jì)模式之下，會(huì)計(jì)人員在查詢(xún)和管理中只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的瀏覽器操作就可以進(jìn)行，無(wú)需在對(duì)軟件進(jìn)行備份，使得會(huì)計(jì)人員對(duì)電腦系統(tǒng)的依賴(lài)度得到降低。

3.3 共享?xiàng)l件下的檔案集中管理

歐美國(guó)家實(shí)驗(yàn)表明，共享服務(wù)下，美國(guó)企業(yè)成本節(jié)約程度達(dá)50%，歐洲企業(yè)在投資回收期18-24個(gè)月內(nèi)，成本節(jié)約達(dá)35-40%。要想實(shí)現(xiàn)檔案集中管理，財(cái)務(wù)共享中心在接到相關(guān)部門(mén)的檔案之后，再移交給上級(jí)部門(mén)，這就需要建立起上級(jí)部門(mén)或者母公司的會(huì)計(jì)檔案共享中心，對(duì)各基層單位或者其他單位的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行集中保管。

3.3.1 集中管理，統(tǒng)一制度

在對(duì)會(huì)計(jì)檔案移交到上級(jí)單位的時(shí)候，一般有檔案中心接收進(jìn)行管理，使得中間環(huán)節(jié)減少，減少出錯(cuò)的頻率。對(duì)檔案集中管理的模式，可以幫助單位建立起統(tǒng)一的管理制度，將會(huì)計(jì)檔案能夠有效集中。同時(shí)，還能會(huì)計(jì)人員對(duì)設(shè)備的使用，方便制定符合實(shí)際需求，且統(tǒng)一規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

3.3.2 方便檢查工作，減少資源浪費(fèi)

檔案集中管理能夠極大的方便上級(jí)部門(mén)對(duì)檔案的查閱和審計(jì)，這就使得相關(guān)工作人員不用再去每一個(gè)單位進(jìn)行檢查，由集中的檔案管理中心進(jìn)行管理，可以有效減少工作時(shí)間，提高工作人員的工作效率。檔案集中管理，還能減少對(duì)紙張的浪費(fèi)，做到節(jié)約環(huán)保。

4 共享會(huì)計(jì)模式下會(huì)計(jì)檔案發(fā)展之展望

在單位實(shí)施共享會(huì)計(jì)模式下的檔案集中管理后，紙質(zhì)版檔案資料還需進(jìn)行保存，但這時(shí)候的紙質(zhì)檔案資料大多數(shù)只是會(huì)計(jì)憑證[3]。而會(huì)計(jì)憑證的管理在檔案管理中也是比較棘手的問(wèn)題，若想有效解決這個(gè)問(wèn)題，就必須做好發(fā)票的驗(yàn)證問(wèn)題。所以單位要統(tǒng)籌分析，綜合考慮，將各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效把握。會(huì)計(jì)檔案在發(fā)展中，有一個(gè)很重要的目標(biāo)，就是減少甚至不用紙質(zhì)檔案，所以在這個(gè)過(guò)程中就需要下面的配合：

1）國(guó)家新政策的出臺(tái)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施寬松的政策，現(xiàn)在對(duì)電子發(fā)票的使用還未進(jìn)行詳盡的規(guī)定說(shuō)明，所以就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中的保存造成一定影響，就保存發(fā)票的識(shí)別碼還是整個(gè)影像文件還需進(jìn)一步研究細(xì)化。

2）我國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)國(guó)稅和地稅進(jìn)行合并，現(xiàn)在還處于一個(gè)磨合的階段[4]。但希望二者磨合之后，能夠有效發(fā)揮出合并后的作用，并將電子發(fā)票驗(yàn)證系統(tǒng)或者方式進(jìn)行健全。同時(shí)，社會(huì)要對(duì)應(yīng)用接口進(jìn)行開(kāi)放，方便單位對(duì)其進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)使用，這樣才能保證電子化檔案建設(shè)中得到技術(shù)支持。

3）單位在實(shí)現(xiàn)共享會(huì)計(jì)系統(tǒng)之后，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，就能在系統(tǒng)中進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。這時(shí)只要在網(wǎng)絡(luò)上申請(qǐng)，并提供電子發(fā)票的識(shí)別碼就可以完成報(bào)銷(xiāo)工作。財(cái)務(wù)共享中心會(huì)計(jì)人員在做憑證的過(guò)程中，系統(tǒng)能夠?qū)Πl(fā)票發(fā)起驗(yàn)證，這個(gè)過(guò)程不用人工進(jìn)行操作，完全實(shí)現(xiàn)電子化，極大地降低了工作人員的工作力度。

5 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期我國(guó)實(shí)現(xiàn)以共享會(huì)計(jì)模式為基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案管理模式，能夠?qū)ΜF(xiàn)有的電子會(huì)計(jì)檔案管理得到有效完善，從而提高工作人員工作效率，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，促進(jìn)會(huì)計(jì)部門(mén)更好的服務(wù)企業(yè)，為企業(yè)的發(fā)展提供更多有效的方案。

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