醫(yī)院編外人員檔案管理探析

洪勵

摘 要：本文對醫(yī)院編外人員檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行了探討，并在此基礎(chǔ)上，提出了醫(yī)院編外人員檔案管理的一些對策與建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；編外人員檔案管理；醫(yī)院檔案管理

隨著我國公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展以及人們生活水平的不斷提高、健康意識的不斷加強，公共醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的規(guī)模不斷擴大，這使得醫(yī)療機構(gòu)在編制不足的情況下往往不得不通過補充、調(diào)劑編外人員來滿足自身發(fā)展需求。目前，編外人員在醫(yī)院的比重越來越大，很多編外人員在醫(yī)院各個崗位承擔(dān)著大量的工作，有些甚至已經(jīng)成為醫(yī)院各科室業(yè)務(wù)的技術(shù)骨干。但基于各種原因，編外人員在醫(yī)院的檔案管理工作卻長期沒有得到應(yīng)有的重視，這在很大程度上影響了醫(yī)院編外人員檔案管理的成效，進(jìn)而使得醫(yī)院編外人員的總體管理工作陷入被動。因此，就目前來說，加強對醫(yī)院編外人員檔案的管理，已成為醫(yī)院檔案工作不容忽視的部分。本文就此方面進(jìn)行一些探討，以期能夠為醫(yī)院編外人員的檔案管理工作提供一些參考與借鑒。

1 醫(yī)院編外人員檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

雖然《勞動合同法》的實施，對醫(yī)院編外人員的檔案管理提出了新的要求，編外人員“臨時工”的稱謂已被“合同制職工”所代替。但從醫(yī)院編外人員檔案管理的實際現(xiàn)狀來看，很多醫(yī)院檔案管理部門對于編外人員的檔案管理還是不夠重視，未建立醫(yī)院編外人員人事檔案、檔案材料不及時、不完整等問題較為普遍，這使得在處理編外人員勞資糾紛時缺少有效憑證，對于編外人員的管理的缺乏可追溯性。具體來說，醫(yī)院編外人員檔案管理中存在以下一些問題。

1.1 醫(yī)院檔案管理部門對編外人員的檔案管理不夠重視

雖然《勞動合同法》已經(jīng)實施很多年，但在很多醫(yī)院管理者的觀念中，對于編外人員的管理還停留在“臨時工”的用工管理模式上，錯誤地認(rèn)為編外人員是沒有固定單位的“臨時工”，今天在本單位工作，明天可能就到了別的單位，為這些編外人員建立人事檔案，純屬浪費人力、物力，增加管理成本。但隨著編外人員在醫(yī)院人力資源中的比重不斷加大，檔案在編外人員管理中所發(fā)揮的作用也越來越大，重要性不斷提升，這已經(jīng)是目前不容忽視的一項管理工作，必須引起足夠的重視。

1.2 未建立編外人員個人人事檔案及考績檔案

從歷史的角度來看，醫(yī)院的用工模式大體上可以分為兩種：一種是有編制的正式職工，即國家統(tǒng)一分配的大中專畢業(yè)生或勞動人事部門統(tǒng)一招聘的正式職工，這些人員的特點是工資、勞保福利等各種待遇都按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，人事檔案也由本單位或上級主管部門統(tǒng)—管理。另一種是編外人員，他們不納入事業(yè)單位正式編制，醫(yī)院根據(jù)自身發(fā)展需要來進(jìn)行社會吸納，沒有固定的單位，也沒有建立個人人事檔案，醫(yī)院對這些編外人員的管理只限于根據(jù)崗位勞動計酬，對他們的任用僅限于一定時期，在《勞動合同法》頒布之前甚至都不簽勞動合同。在考績檔案方面，很多醫(yī)院對于編外人員的考績檔案不夠重視，沒有建立編外人員工作業(yè)績檔案，對編外人員各個時期的主要工作表現(xiàn)缺乏評價與考核記錄，這在很大程度上對編外人員的合理、高效利用產(chǎn)生不利影響，從人力資源流動的角度來說也缺乏聘用參考依據(jù)。

1.3 檔案材料不及時、不完整

隨著檔案法規(guī)的宣傳和檔案利用價值的不斷顯現(xiàn)，一部分編外人員的檔案意識逐漸加強。現(xiàn)在的編外人員一般受過中高等教育，有的把檔案放在人才交流中心代理，但代理的檔案得不到開發(fā)和充分利用，而工作后形成的檔案材料也不能及時收集、補充、歸檔，此種情況不但違背了人事檔案現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、權(quán)威性等特點，而且這些檔案放在人才交流中心根本無法利用，它的價值也就無法體現(xiàn)。

1.4 勞資糾紛缺少有效憑證

從目前醫(yī)院對編外人員的檔案管理實際來看，一個較為突出的問題就是管理各個環(huán)節(jié)過于簡化，通常僅建立編外人員的基本信息與崗位信息。由于編制外聘用人員工作周期較短，很多醫(yī)院檔案管理部門對其檔案材料的錄入、收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行簡化操作，流程也不規(guī)范，由此造成這些編外人員的檔案材料殘缺，一旦發(fā)生勞資糾紛，缺少有效憑證，在維權(quán)中不能發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的依據(jù)和憑證作用。

2 醫(yī)院編外人員檔案管理的相關(guān)對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，建立囊括編外人員的統(tǒng)一檔案管理制度

根據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定，編外合同制職工和在編職工享有同等的勞動權(quán)利。他們在工作條件、休息休假、社會保險、勞動保護、職業(yè)危害防護、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬等方面與國家正式職工享有同等的權(quán)利。因此，醫(yī)院檔案管理部門和人事部門應(yīng)該提高認(rèn)識、轉(zhuǎn)變觀念，建立囊括編外人員在內(nèi)的統(tǒng)一檔案管理制度，參照原正式在編職工檔案管理的要求，把編外合同制人員的檔案建好、管好、用好，充分開發(fā)檔案信息資源，通過查檔了解他們的過去、觀察他們的現(xiàn)在，就可以合理使用人才，充分發(fā)揮他們的作用。假如出現(xiàn)勞動糾紛，也就可以以檔案中的原始材料為依據(jù)，保護用人單位和勞動者各自的合法權(quán)益。

2.2 結(jié)合編外人員用工特點完善檔案資料的收集內(nèi)容

《勞動合同法》與原勞動法的一個明顯差異在于編制外聘用人員是否享受社會保險、福利待遇，因此要結(jié)合合同制職工的用工特點，擴大檔案材料搜集內(nèi)容。吸收個人繳納社會保險、醫(yī)療保險、社會職業(yè)資格、勞動合同等材料，以完整記錄該人員的相關(guān)情況，做到有據(jù)可查，避免因編制外聘用人員檔案項目設(shè)置的不完善而出現(xiàn)勞資糾紛等問題。此外，除加強編外人員人事檔案管理外，對于編外人員考績檔案的管理，醫(yī)院檔案管理部門更應(yīng)加強重視，要著力完善編外人員考績檔案的收集內(nèi)容，如學(xué)歷證明材料、專業(yè)技術(shù)證書材料、考評記錄、出勤及獎懲記錄、職級變更等，確保為編外人員的考核評價提供更合理、更全面的依據(jù)。

2.3 規(guī)范合同的續(xù)簽和終止手續(xù)，及時轉(zhuǎn)遞檔案

醫(yī)院人事管理部門要嚴(yán)格按照《勞動合同法》要求，規(guī)范辦理勞動合同的續(xù)簽和終止手續(xù)，對已解除或者終止勞動合同的人員檔案要及時轉(zhuǎn)遞?！秳趧雍贤ā返谖迨畻l：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明.并在15日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)?！睘榱舜_保編外人員檔案轉(zhuǎn)遞的及時與安全，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該加強檔案的轉(zhuǎn)遞和收集整理工作，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，完備登記、注銷、轉(zhuǎn)移手續(xù)。一定要動態(tài)地隨勞動合同的續(xù)約或終止及時地確立人事檔案歸屬。

3 結(jié)束語

隨著編制外人員在醫(yī)院人力資源中的比重不斷上升，編制外人員檔案的重要性也日益突顯，這與當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中對編外人員檔案管理的忽視現(xiàn)狀產(chǎn)生了明顯的背離，而在當(dāng)前，很多醫(yī)院編制外人員的檔案意識也在不斷加強，這對醫(yī)院的檔案管理工作來說也是一大挑戰(zhàn)。在此形勢下，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)著力改變舊有的檔案管理思想與觀念，根據(jù)醫(yī)院用人實際，將編外人員的檔案管理納入統(tǒng)一的檔案管理范疇，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院編外人員管理中的積極作用，為醫(yī)院人力資源管理提供必要的信息支持。

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