基于信息化背景探討勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作

鄒秀瓊

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與創(chuàng)新，信息化逐漸成為現(xiàn)階段主要發(fā)展形式。辦公管理工作已經(jīng)開(kāi)始廣泛應(yīng)用信息化，尤其是在處理檔案管理數(shù)字化工作時(shí)，不僅大大節(jié)約了檔案管理工作成本，而且使檔案工作變得更加信息化、專(zhuān)業(yè)化，更貼近管理人性化，此應(yīng)用對(duì)以后查閱檔案時(shí)更加方便、快捷。但是，在日常工作中，卻仍然出現(xiàn)很多問(wèn)題。所以，基于信息化背景下的勘探設(shè)計(jì)單位檔案管理工作還有待提高，需要進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行分析，進(jìn)而解決目前面臨的檔案管理問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；勘察設(shè)計(jì)

目前，我國(guó)勘察設(shè)計(jì)工作已經(jīng)取得巨大進(jìn)步。隨之，勘察設(shè)計(jì)方面的檔案管理工作也變得越來(lái)越受重視?？辈煸O(shè)計(jì)單位的檔案管理內(nèi)容有：文書(shū)檔案管理工作、人事檔案管理工作和科技檔案管理工作。其中科技檔案管理工作的內(nèi)容有：業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、科研檔案、實(shí)物檔案等。可以說(shuō)，科技檔案管理工作在勘察設(shè)計(jì)單位中占據(jù)重要地位，是保證勘察工作順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)保障，同時(shí)也是促進(jìn)勘察單位穩(wěn)定發(fā)展的主要依據(jù)。

1 檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的主要原因

1.1 舊模式已脫離當(dāng)代信息軌道

眾所周知，檔案管理資料保存時(shí)間較長(zhǎng)，其中保管期限可分為：短期、長(zhǎng)久和永久，如未能將傳統(tǒng)管理模式完全取締，那么將會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式已滿(mǎn)足不了我國(guó)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展需求，進(jìn)而也不能夠滿(mǎn)足各政府單位的信息需求。所以，勘察設(shè)計(jì)單位要高度重視檔案管理工作，完善檔案管理工作體制，加大管理力度，有效結(jié)合信息化技術(shù)，進(jìn)而達(dá)到檔案管理信息化模式。[1]

1.2 檔案管理信息化在管理工作中的作用

近幾年我國(guó)勘察設(shè)計(jì)單位發(fā)展較為迅速，致使很多傳統(tǒng)檔案管理模式給現(xiàn)階段管理工作都造成極大影響，不僅增加檔案管理工作難度，同時(shí)也不利于檔案人員對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)及查找信息檔案。因此，單位要深化改進(jìn)檔案管理信息化制度，實(shí)現(xiàn)提高單位工作效率目的，有利于今后工作者查閱檔案信息，為勘察設(shè)計(jì)單位日后發(fā)展做出良好的鋪墊。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

工程項(xiàng)目和生產(chǎn)業(yè)務(wù)等產(chǎn)生的資料是建立勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作重要基礎(chǔ)依據(jù)，這就要求檔案管理工作必須同時(shí)具備長(zhǎng)周期、階級(jí)性能力。其中，在檔案管理工作中常見(jiàn)問(wèn)題有：1）檔案信息不夠齊全。一般情況下，項(xiàng)目周期都較長(zhǎng)，尤其是建筑工程，在此過(guò)程中各階段建筑任務(wù)都會(huì)有所不同，一旦資料不齊全，將會(huì)給后續(xù)工作帶來(lái)一定麻煩。2）平臺(tái)上未能及時(shí)上傳項(xiàng)目的相關(guān)資料。如果在此過(guò)程中，未能及時(shí)上傳資料，將會(huì)降低檔案管理工作效率。3）歷史資料丟失現(xiàn)象。長(zhǎng)期保存檔案資料既是對(duì)檔案信息的一種管理形式，同時(shí)也便于后期各部門(mén)查閱。目前，單位很多工作部門(mén)對(duì)本部門(mén)的信息檔案都未及時(shí)進(jìn)行收集和系統(tǒng)分類(lèi)整理，而且，部分檔案人員缺乏對(duì)檔案管理重視。針對(duì)此問(wèn)題，單位要提高自身及檔案管理工作人員的信息化意識(shí)，轉(zhuǎn)變其舊思想理念，加快落實(shí)檔案管理工作信息化方法，進(jìn)而促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)。

3 信息化背景下提高并實(shí)現(xiàn)勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的具體措施

3.1 提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力及素養(yǎng)

檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)對(duì)單位檔案管理工作效率、質(zhì)量及工作開(kāi)展都會(huì)帶來(lái)很大影響，檔案管理工作的主體是管理人員。所以，要求其檔案人員必須要有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，進(jìn)而保證各類(lèi)型檔案管理質(zhì)量。特別是科技檔案，科技檔案對(duì)檔案人員專(zhuān)業(yè)能力要求會(huì)更高些。所以，單位在聘用檔案管理工作者時(shí)，一定要進(jìn)行嚴(yán)格選拔篩選，從優(yōu)選擇管理意識(shí)、專(zhuān)業(yè)能力、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)都較強(qiáng)的應(yīng)聘者[2]。

在此過(guò)程中，還需定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技術(shù)培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)信息知識(shí)及操作方法。加大普及管理信息技術(shù)應(yīng)用的力度，培養(yǎng)出更多檔案管理數(shù)字化專(zhuān)業(yè)人才，給檔案信息化管理發(fā)展做出良好鋪墊，加快信息化發(fā)展進(jìn)程。

3.2 加快落實(shí)信息化管理辦法的進(jìn)程

單位要根據(jù)時(shí)代管理需求，完善本單位檔案管理模式，落實(shí)信息化管理方法時(shí)需要做好以下幾項(xiàng)內(nèi)容：1）保障檔案管理制度的流暢性。只有在檔案管理制度流暢情況下，才能保證管理工作順利開(kāi)展，并充分發(fā)揮信息化模式作用。2）普及現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的應(yīng)用。檔案管理設(shè)備質(zhì)量高低會(huì)直接影響檔案管理工作實(shí)施質(zhì)量，是開(kāi)展管理工作重要基礎(chǔ)保障。其中檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)分為三個(gè)層次：內(nèi)網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)，將三網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，使其形成三個(gè)相互獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)。硬件環(huán)境建設(shè)檔案信息化管理主要表現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字化檔案建設(shè)以及運(yùn)行方面。系統(tǒng)軟件建設(shè)主要包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩大類(lèi)，其建設(shè)能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)也能夠滿(mǎn)足檔案使用者需求，便于檔案人員管理。

3.3 建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是我國(guó)信息系統(tǒng)重要有機(jī)組成部分，是完善社會(huì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)保障。檔案管理不僅對(duì)局部單位發(fā)展有著重要意義，同時(shí)也促進(jìn)了整個(gè)社會(huì)建設(shè)發(fā)展。通過(guò)實(shí)現(xiàn)建立信息化系統(tǒng)可以大大提高檔案管理工作效率，增強(qiáng)管理工作人員實(shí)踐能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源檔案實(shí)時(shí)共享的目標(biāo)[3]。

4 信息化管理工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題

信息化管理提高了檔案管理工作效率、檔案管理工作質(zhì)量。與此同時(shí)，在信息化飛速發(fā)展過(guò)程中也很容易出現(xiàn)以下問(wèn)題：1）檔案管理信息交叉混亂。檔案管理是一項(xiàng)比較乏味的工作，所以，檔案人員必須要有極大耐心，保證不出現(xiàn)信息交叉混亂現(xiàn)象，對(duì)信息資料能夠及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)整理。2）管理設(shè)備兼容性。為保證各軟件之間出現(xiàn)沖突，所以，在使用時(shí)必須提高其軟件兼容性。3）安全性。常見(jiàn)的安全隱患是盜用。針對(duì)此現(xiàn)象，勘察設(shè)計(jì)單位必須要提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，進(jìn)而給檔案管理工作質(zhì)量以及維護(hù)檔案資料重要性提供保障4.缺乏對(duì)檔案管理工作重視。此問(wèn)題的出現(xiàn)會(huì)大大降低管理人員工作積極性，使其完全忽視了檔案管理重要性。針對(duì)此現(xiàn)象，勘察設(shè)計(jì)單位要提高檔案管理安全意識(shí)，做好信息資源防范措施，保證本單位檔案管理信息的安全性。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理部門(mén)是勘察設(shè)計(jì)單位重要的有機(jī)組成部分，其性質(zhì)是無(wú)形資產(chǎn)，是單位內(nèi)部管理核心力量的主要表現(xiàn)形式。檔案管理信息化推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展，使其縮短與檔案專(zhuān)業(yè)化、數(shù)字化間的距離。因此，勘察設(shè)計(jì)單位要增強(qiáng)檔案人員管理信息化能力及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，完善本單位檔案信息化系統(tǒng)。進(jìn)而全面提高勘察設(shè)計(jì)單位整體工作效率，為今后檔案管理發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李林峰.基于信息化背景探討勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作[J].城建檔案，2016（05）：55-56.

[2]呂馨.信息化背景下勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（10）：156.

[3]梁江華.淺談信息化背景下勘察設(shè)計(jì)單位如何做好檔案的管理工作[J].價(jià)值工程，2013，32（13）：154-155.