新時期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考

陳恒生

摘 要：人事管理工作是否有效開展是考評單位的一項重要標準，人事管理中的一個重要部分是人事的檔案管理工作，所以，認真分析單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，就能確切的把握單位的每一個工作細節(jié)，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，對于事業(yè)單位的各項職能發(fā)揮著重要作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當前新形勢的要求。

關鍵詞：新時期；人事檔案；重要性；創(chuàng)新

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案既是一個人的歷史證據(jù)，又是一個人有關工作經(jīng)驗的歷史憑借，對個人在事業(yè)單位有著非常重要的意義，其表現(xiàn)為下面幾個方面：

1.1 為人才選拔提供有效憑證

為了選拔適合的人才，應該先做到選賢舉才。因此，檔案管理部門一方面要從各方面深入考察和全面客觀了解實用人才，另一方面要及時刷新和維護人才個人隱私和信息，保證信息真實可靠，為單位確切地提供用人有效證據(jù)。除此之外，人事檔案管理部門為企業(yè)單位作出重大決策時出示重要參考資料，例如業(yè)績審核等資料，這類考核與員工的職業(yè)發(fā)展前途和潛力有關，員工的命運和前途等也在某種程度上由其決定。從另一方面來說，人力資源部門為保證決策科學合理化，需借助職工檔案中大量真實原始的業(yè)績考核記錄，然后對職工能力，業(yè)績與素質進行各方面評判，從而使用合理措施。

1.2 實現(xiàn)人力資源最佳配置

人事檔案既是對一個人較為公正的歷史評價資料，又是提升人力資源使用價值和效率的一個非常重要的依據(jù)。但是，人力資源不是靜止不動的。隨著時間的變化、環(huán)境的變化，會有人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰的景象，這也是發(fā)展的必然走向。但必須認可的是，對人才進行科學評估和預測，實現(xiàn)人力資源信息共享、促進人才在各組織各地區(qū)，行業(yè)間的合理轉換，最后在實現(xiàn)人力資源最佳配置上具有非常重要的作用的是人事檔案管理。

1.3 提供信息資料真實可靠

做好人事工作必須的第一手資料是作為個人歷史的真實記錄的人事檔案。但在我們真實工作中，待遇、學歷、年齡，工齡等各個方面的沖突和問題非常棘手。而在這個時候，管檔部門就有了非常重要的作用，再有原始檔案的基礎上，對比原有的材料，并參照當前的相關政策，認真核對，高效率的為有關部門提供其實所需要的信息，幫助其確切的改正錯誤。此外，單位若想得到適合的人才，就應該首先掌握有關人才的全部真實個人材料，包括個人素養(yǎng)，思想品德、個人經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及業(yè)務水平等。在這些檔案的幫助下，對職工的真實經(jīng)歷有所了解，并為今后的人才選拔提供有用經(jīng)驗。

2 新時期對檔案管理工作的創(chuàng)新模式的幾點建議

2.1 科學有效的管理

檔案工作管理高質量的保證是科學有效的管理方案。大家都知道，以前的檔案管理在一定時期內發(fā)揮了重要作用，但時代在進步，社會在發(fā)展，先前的檔案管理工作已經(jīng)展現(xiàn)出了它的弊端，局限太大。而檔案管理工作，在新時期也有了新的任務和要求，所以想要檔案管理工作表現(xiàn)出它應有的作用，必須跟上時代發(fā)展，認真總結和改進，滿足工作在實際中的要求，進而達到檔案管理工作的信息化和規(guī)范化。

為了充分的達到形勢發(fā)展的要求，我們應該對檔案管理工作的具體細節(jié)內容進行建合理優(yōu)化和補充。在傳承傳統(tǒng)管理工作精華的基礎上，選擇性保存真實個人經(jīng)歷，職業(yè)發(fā)展以及社會關系等重要信息。另一方面還要達到以人為本，在記錄個人知識水平，道德素養(yǎng)，業(yè)務能力和職業(yè)修養(yǎng)上，適當增加針對性。

2.2 建設數(shù)字化檔案

檔案的數(shù)字化建設，是珍貴的人才信息庫，我們應該積極引進。人事檔案不管是對集體還是對個人都有著重要的影響，將先進的科技手段與人事檔案充分結合，這樣會挖掘出資源的最大利用價值和潛力。從而提高檔案管理工作的價值和速率，這樣人事檔案管理工作將更長久地發(fā)揮它的重要意義。計算機網(wǎng)絡協(xié)助管理，借助計算機等現(xiàn)代技術，使人事檔案資料整理歸類保存到計算機中。將音效、文字、圖片等感官信息轉化為更直觀的數(shù)據(jù)信息，然后采用檔案的電子與紙質兩種形式進行雙備份保存，這是常用的科技手段。

2.3 人事檔案誠信管理

從誠信來看，在規(guī)范對個人誠信行為的管理監(jiān)督時，應該著重記載個人在職業(yè)領域技術的水平以及個人公共道德行為等方面的資料。然后進行推廣應用，結合現(xiàn)代管理方法，不斷掌握管理的新技術，鼓勵創(chuàng)新，對人事檔案進行動態(tài)管理，建立數(shù)字檔案和多媒體存檔。通過數(shù)字化手段，對人才信息檔案跟蹤收集以及反饋等方面進行完善。

2.4 人事檔案現(xiàn)代化管理

人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化的建設需要增強，人事檔案服務于人事工作的要求與人事改革制度的發(fā)展需要是人事檔案管理的現(xiàn)代化。人事檔案管理現(xiàn)代化不僅是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，更是適應社會對檔案信息需求日益增強的具體要求。為達到這些需求檔案管理部門就要提高工作效率，將人事信息準確及時傳入。要使工作效率得到提升，就需要計算機對人事檔案管理工作進行輔助。要充分使用網(wǎng)絡，在檔案管理工作中進行創(chuàng)新。在檔案管理工作時，結合網(wǎng)絡的便捷速度等特征。在不影響工作保密性下開展檔案信息資源共享，為事業(yè)單位及各用人單位選擇優(yōu)秀人才，提供較為細致的人才信息，實現(xiàn)有效資源共享。

3 結束語

不管是在集體還是對個人，人事檔案管理工作都是非常重要的。為更好的適應時代的發(fā)展和變化，我們應該做到與時俱進，對當前有的人事檔案進行刷新和填充，從而使人事檔案具有實時性。完善各項制度，建立誠信業(yè)績記載檔案，這樣做一定會使人事檔案擁有新的生機活力，為社會經(jīng)濟健康迅速發(fā)展提供有力保證。

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