信息化背景下的事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理分析

白圖雅 興安盟科右中旗好腰蘇木鎮(zhèn)人民政府

一、信息化背景下事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理的問題

（一）事業(yè)單位對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)不足

在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，大部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作過程中，并沒有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，這就使得相關(guān)的檔案管理工作人員自身缺乏相應(yīng)的信息化意識(shí)，以至于其自身的機(jī)關(guān)檔案管理能力以及管理水平還比較低，其自身在開展機(jī)關(guān)檔案管理工作時(shí)，難以滿足當(dāng)下社會(huì)時(shí)代的發(fā)展需求，而且大多數(shù)檔案管理人員自身還不具備相應(yīng)的信息技術(shù)知識(shí)理論與技能，這就使得事業(yè)單位在將信息技術(shù)應(yīng)用于機(jī)關(guān)檔案管理工作之中時(shí)，由于管理人員自身能力不足導(dǎo)致信息技術(shù)難以在機(jī)關(guān)檔案管理工作中發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，進(jìn)而降低了檔案管理的工作效率。除此之外，部分事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于信息化技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)與了解，只是將信息化的機(jī)關(guān)檔案管理工作，簡(jiǎn)單的理解成利用計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理，而這也只是發(fā)揮了信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的一小部分作用，并沒有將信息化的全部作用發(fā)揮出來[1]。另外，部分事業(yè)單位為檔案管理工作配備的信息化設(shè)備較為陳舊，對(duì)于一些管理軟件的選擇也不夠科學(xué)合理，使得事業(yè)單位的機(jī)關(guān)檔案管理工作只是流于形式。

（二）事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理人員缺乏專業(yè)性

對(duì)于事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理工作人員來說，其自身所具備的專業(yè)知識(shí)與技能則有助于檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也使得應(yīng)用于檔案管理工作中的信息技術(shù)能夠充分發(fā)揮作用，使得事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理工作能夠順利開展。但是就當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部管理人員的實(shí)際情況來看，多數(shù)管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)并不高，其中有些檔案管理人員的年齡較大，本身的學(xué)歷也不高，在利用信息化工具對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理時(shí)，也只能使用較為初級(jí)的工具或者方法，卻無法發(fā)揮出信息化真正的作用。

雖然信息化的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展了較長(zhǎng)時(shí)間，并且跨越了多個(gè)階段，但是相關(guān)管理人員自身傳統(tǒng)的思維方式以及檔案管理方式并沒有因此受到轉(zhuǎn)變，對(duì)于信息技術(shù)也沒有較高的重視，只是把信息技術(shù)當(dāng)做機(jī)關(guān)檔案管理的輔助工具，并沒有真正的將信息技術(shù)融入檔案管理的工作。還有一些剛進(jìn)入事業(yè)單位的年輕工作人員，雖然自身具備較高的檔案管理專業(yè)知識(shí)以及基礎(chǔ)技能，但其自身是比較缺乏相關(guān)的信息化知識(shí)的，有些檔案管理人員可能具備一些信息化知識(shí)，卻沒有接受比較系統(tǒng)的信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，以至于其自身的檔案管理知識(shí)以及能力，還不足以適應(yīng)信息化的檔案管理方式，也使得事業(yè)單位信息化的檔案管理工作難以有效開展[2]。

二、信息化背景下事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理問題的解決對(duì)策

（一）提高事業(yè)單位信息化檔案管理的意識(shí)

事業(yè)單位若想使得自身的檔案管理工作能夠順利開展，首先就要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的傳統(tǒng)觀念，使得相關(guān)的檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性，提高自身信息化檔案管理的工作意識(shí)，同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作方式進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，并融入相應(yīng)的信息化技術(shù)，使得事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率能夠有所提高，也使得事業(yè)單位機(jī)關(guān)的檔案管理工作，能夠適應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位還要向所有的工作人員普及相關(guān)的信息化知識(shí)內(nèi)容，以此加深事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，使得他們能夠形成信息化的思維，從而進(jìn)行事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案的管理工作。另外，事業(yè)單位相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，需要做到統(tǒng)籌兼顧，尤其是在為檔案管理工作選擇相應(yīng)的信息化軟件以及設(shè)備時(shí)，一定要考慮到檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)，不能使得信息化的檔案管理工作流于表面形式，將相關(guān)信息化軟件以及設(shè)備在檔案管理工作中的作用發(fā)揮到最大，比如利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為整個(gè)事業(yè)單位的檔案信息建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，并分門別類整理好，以此提高電子檔案信息管理的工作效率。

（二）提高事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

相關(guān)的管理人員對(duì)于事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響，尤其是自身的專業(yè)檔案管理知識(shí)與技能，關(guān)系到事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率，因此事業(yè)單位要重視相關(guān)管理人員自身專業(yè)知識(shí)技能的提高。若想使得事業(yè)單位檔案管理人員自身的管理能力及水平有所提高，可以分為兩方面進(jìn)行：首先，事業(yè)單位可以通過人才引進(jìn)的方式招收專業(yè)能力較高的人才，以此提高事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理的水平；其次，事業(yè)單位可以通過組織定期的專業(yè)教育培訓(xùn)，豐富單位內(nèi)部管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)事業(yè)單位也可以將最新的檔案管理知識(shí)以及方法加入培訓(xùn)內(nèi)容之中，以此提高相關(guān)工作人員自身的管理水平，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理工作效率的提高[3]。

三、總結(jié)

通過上述分析，信息化時(shí)代的到來，使得各個(gè)行業(yè)生產(chǎn)效率有所提高，同時(shí)也對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展帶來極大的推動(dòng)作用，對(duì)于事業(yè)單位來說，其自身的機(jī)關(guān)檔案管理工作也需要應(yīng)用信息技術(shù)，以此適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)時(shí)代發(fā)展的潮流，同時(shí)也要對(duì)檔案管理工作方式進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，以此推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。