新時(shí)代背景下人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案管理策略分析

單世東

摘 要：人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案管理記錄和保存著人員的重要信息，對(duì)社會(huì)和個(gè)人的發(fā)展有著極其重要的影響。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)的需求，基于提高人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作效率的目的，本文從檔案管理存在的主要問(wèn)題進(jìn)行剖析，并針對(duì)這些問(wèn)題提出加強(qiáng)人事檔案管理的幾種有效措施。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障局 人事檔案 檔案管理

1 人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理的重要性分析

截止目前，我國(guó)人事檔案管理事業(yè)已經(jīng)走向法制化管理道路并形成了一個(gè)巨大的管理系統(tǒng)。人事檔案管理對(duì)國(guó)家、單位以及個(gè)人都有著極其重要的意義。從宏觀方面看，人事檔案管理也是國(guó)家工作的一部分，檔案為國(guó)家各項(xiàng)政策實(shí)施提供了有利的依據(jù)，檔案管理工作的順利進(jìn)行關(guān)系到我國(guó)民生的發(fā)展，黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)順利開(kāi)展和社會(huì)的和諧進(jìn)程。從微觀方面來(lái)看，檔案管理記錄了每位公民的成長(zhǎng)經(jīng)歷，有了他，企業(yè)員工得到晉升的機(jī)會(huì)，學(xué)生得到升學(xué)就業(yè)的機(jī)會(huì)，老人和其他群體以此獲取社會(huì)各項(xiàng)福利。

2 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的主要問(wèn)題

隨著信息時(shí)代的推進(jìn)和人事制度的不斷改革推新，我國(guó)檔案管理工作也要跟上時(shí)代步伐，走上現(xiàn)代信息化時(shí)代。近年來(lái)，我國(guó)很大一部分檔案管理工作還比較滯后，嚴(yán)重影響了我國(guó)人力資源和社會(huì)保障局的制度改革進(jìn)程。以下是目前人力資源和社會(huì)保障局檔案管理出現(xiàn)的主要問(wèn)題。

2.1 缺乏先進(jìn)的人事檔案管理模式。

“卷”和“件”是我國(guó)目前檔案整理最基本的方式，這種方式延用至今已經(jīng)有幾十年的歷史，其整理方式在初期具有一定的優(yōu)勢(shì)，但在目前信息數(shù)據(jù)急速增加的年代，由于工作量巨大，檔案管理工作效率低下，容易造成檔案管理混亂局面，也時(shí)常出現(xiàn)為了調(diào)取某些資料而花費(fèi)大量人力和時(shí)間。若增派人手，檔案管理工作由多人經(jīng)手，檔案很難形成系統(tǒng)的管理。所以人事檔案應(yīng)該采取先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行分類管理，為國(guó)家和個(gè)人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 對(duì)人事保障檔案管理缺乏重視

人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作看似簡(jiǎn)單確十分繁重且復(fù)雜，由于我國(guó)是一個(gè)擁有13億多人口的國(guó)家，其地域遼闊、人口眾多，給人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作帶來(lái)的一定的難度。在我國(guó)很多地區(qū)，對(duì)檔案管理缺乏重視，缺乏對(duì)檔案管理工作人力和物力的投入，其管理工作僅靠著人的手工記錄和歸檔，檔案管理工作量大、人員數(shù)量不足，造成一些檔案不能及時(shí)收集和歸檔甚至出現(xiàn)檔案遺失等不好的情況發(fā)生。再加上，我國(guó)很多私營(yíng)企業(yè)認(rèn)為人事檔案用處不大，僅靠員工的自訴經(jīng)歷和近期表現(xiàn)而決定是否對(duì)員工進(jìn)行聘用和職位晉升方面，企業(yè)往往對(duì)人事檔案置之不理，造成了人檔分離的局面，甚至有些人都不知道自己檔案在何處，檔案出現(xiàn)了無(wú)人整理和認(rèn)領(lǐng)，給人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作帶來(lái)很大的困難。

2.3 人事檔案管理體系不健全

由于我國(guó)檔案管理設(shè)計(jì)的領(lǐng)域較多，目前多數(shù)檔案管理模式是將社會(huì)保障檔案歸為不同的類型，并交由不同部門進(jìn)行管理，這種管理對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，其管理的模式具有一定的科學(xué)合理性。但隨著我國(guó)信息化時(shí)代的來(lái)臨，龐大的數(shù)據(jù)信息給檔案管理帶來(lái)了一定的困難，如果繼續(xù)使用這種管理方式，在調(diào)用個(gè)人檔案過(guò)程中涉及的部門多，這就要求各部門間必須形成密切的配合和溝通。如果各部門間缺乏溝通和協(xié)作的話，不僅增加檔案人員的工作量，還將給社會(huì)保障檔案管理工作帶來(lái)一定困難。

目前，我國(guó)一些單位并沒(méi)有組建專門的檔案管理小組，也沒(méi)有對(duì)檔案工作實(shí)行定期的檢查和監(jiān)督，更沒(méi)有一個(gè)完善的檔案管理制度對(duì)其管理人員進(jìn)行約束，這樣也造成管理人員工作懈怠，檔案信息混亂，檔案不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映個(gè)人信息。

2.4 人事檔案內(nèi)容不全面

人資資源和社會(huì)保障局對(duì)人員檔案采集主要包括個(gè)人教育程度、學(xué)習(xí)情況、自傳信息、獎(jiǎng)勵(lì)和懲處、政治歷史情況、證明和其他資料。由于我國(guó)很多大單位對(duì)人員管理能力、專項(xiàng)技能、工作表現(xiàn)、個(gè)人素養(yǎng)和心理綜合素質(zhì)等非常重視，而人事檔案并未涉及這些內(nèi)容，單位無(wú)法從人事檔案中系統(tǒng)全面的了解員工整體狀況，造成企業(yè)人員流動(dòng)大，人才稀缺等情況發(fā)生。

2.5 檔案管理人員安全意識(shí)低

隨著信息化時(shí)代的推進(jìn)，我國(guó)人事檔案的管理工作都通過(guò)電子信息技術(shù)進(jìn)行處理，但由于我國(guó)檔案利用頻率不高，檔案管理人員對(duì)人事檔案保管的不夠重視，不認(rèn)真對(duì)待新電子信息設(shè)備操作方法的學(xué)習(xí)，常常出現(xiàn)電子信息系統(tǒng)操作失誤或者被外界病毒侵入，最后造成很多重要的人事檔案保管不善，不僅造成了人員的資料泄露，還給人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重的損失。

3 新時(shí)代背景下加強(qiáng)人事檔案管理的有效措施

3.1 加大對(duì)人事檔案管理的力度

人事檔案對(duì)國(guó)家以及個(gè)人都有著非常重要的意義，所以國(guó)家應(yīng)該重視人事檔案管理，豐富人事檔案信息。首先，單位內(nèi)部應(yīng)該大力宣傳人事檔案的重要性，檔案管理人員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思想觀念，取得政府相關(guān)部門的重視以及獲取一定的人物力和資金的支持，解決檔案管理人員缺乏、資金不足等的問(wèn)題。其次，檔案管理應(yīng)該分批次分等級(jí)進(jìn)行系統(tǒng)管理，把年代久遠(yuǎn)的棄檔和死檔進(jìn)行處理，對(duì)信息不全的檔案進(jìn)行補(bǔ)充和整理。并對(duì)檔案管理人員權(quán)利和義務(wù)應(yīng)該有嚴(yán)格的劃分標(biāo)準(zhǔn)，從而規(guī)范管理人員的行為，提高人事檔案管理的效率。

3.2 完善人事檔案管理制度

建立和健全人事檔案運(yùn)行管理機(jī)制是人力資源和社會(huì)保障局檔案檔案管理工作順利進(jìn)行的有利保障。應(yīng)從人事檔案管理中的收集、處理、歸檔等基礎(chǔ)工作開(kāi)始制定出適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)管理制度，把管理制度加以實(shí)施并落到實(shí)處，從而規(guī)范和監(jiān)督管理人員的活動(dòng)，保證人事檔案管理的準(zhǔn)確性。另外，還要建立員工的激勵(lì)制度，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工給與獎(jiǎng)勵(lì)，以提高檔案管理人員的積極性，為檔案管理的優(yōu)化提供強(qiáng)大的人力支持。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求了。目前，我國(guó)種類多樣的檔案管理和現(xiàn)代化的硬件設(shè)備，對(duì)檔案管理人員管理水平提出了更高的要求。在我國(guó)，大多數(shù)檔案管理人員年級(jí)普遍偏大，其觀念陳舊，缺乏系統(tǒng)的檔案管理方法，單位應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行各種形式學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法，了解最新的檔案法律法規(guī)，提高其專業(yè)知識(shí)，增加其責(zé)任心，培養(yǎng)出一批能夠掌握新技術(shù)又具有豐富數(shù)據(jù)檔案知識(shí)的專業(yè)人才。能夠在工作中重視理論和實(shí)踐相結(jié)合，運(yùn)用新的管理方法提高工作效率。此外，為了提高團(tuán)隊(duì)整理管理水平，單位應(yīng)該引入一批具有先進(jìn)的管理方法和掌握高科技信息技術(shù)的綜合性管理人才。

單位進(jìn)行機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)調(diào)整時(shí)，往往會(huì)有檔案管理人員的崗位變動(dòng)，單位應(yīng)該注重新舊員工交接的問(wèn)題，新檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，對(duì)檔案基礎(chǔ)工作和管理專業(yè)知識(shí)基本技能認(rèn)識(shí)不夠，所以需要老檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，老檔案管理人員應(yīng)該多一份耐心和責(zé)任心，細(xì)心完成交接工作，使檔案管理工作順利開(kāi)展。

3.4 加大檔案管理的信息化建設(shè)

加大人事檔案信息化建設(shè)是提高管理效率的有效途徑。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作量大，投入了大量人力和物力后其工作效率依然低下，經(jīng)常造成檔案磨損和丟失的情況發(fā)生。單位應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理的硬件投入，實(shí)現(xiàn)管理的電子信息化后，不僅可以減輕人員的工作量，減少人員成本，還可以使檔案管理工作更加簡(jiǎn)潔方便，從而提高其檔案管理的工作效率。

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