基于智慧校園數(shù)據(jù)中心的數(shù)字迎新系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)

孔外平

摘要：以往高職高專的迎新工作，因招生時(shí)間晚、到校率不確定、報(bào)到時(shí)間集中、過(guò)程復(fù)雜等情況，每年都是“忙”、“擠”、“亂”。本文闡述以江西醫(yī)學(xué)高專智慧校園建設(shè)統(tǒng)一頂層設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)中心為基礎(chǔ)，詳細(xì)規(guī)劃設(shè)計(jì)數(shù)字迎新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能與辦理流程。利用數(shù)字化掌上移動(dòng)校園，實(shí)現(xiàn)過(guò)程順暢、資源充分利用、服務(wù)人性化、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確共享的智慧迎新。

關(guān)鍵詞：數(shù)字迎新;數(shù)據(jù)中心;移動(dòng)校園;數(shù)據(jù)共享

0引言

迎新是高等學(xué)校新一輪工作的起點(diǎn)，也是智慧校園數(shù)據(jù)中心開(kāi)始產(chǎn)生數(shù)據(jù)的源頭之一。隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，且迎新工作涉及的部門眾多，現(xiàn)場(chǎng)的學(xué)生與家長(zhǎng)對(duì)學(xué)校的辦理流程不甚了解。要實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確、合理的分配資源和人性化的服務(wù)，數(shù)據(jù)能在學(xué)校各相關(guān)管理部門間共享和流動(dòng)。必須依托智慧校園數(shù)據(jù)中心，提前將招生系統(tǒng)錄取數(shù)據(jù)、教務(wù)系統(tǒng)的班級(jí)數(shù)據(jù)、學(xué)工系統(tǒng)寢室、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的繳費(fèi)項(xiàng)目等導(dǎo)人迎新系統(tǒng)，設(shè)計(jì)好業(yè)務(wù)流程。通過(guò)該系統(tǒng)使參與迎新的各部門明確在迎新過(guò)程中所負(fù)的職責(zé)和業(yè)務(wù)管理范圍，讓新生通過(guò)手機(jī)APP或微信端完成全部報(bào)道流程，為新生提供了方便、高效、一體的入學(xué)報(bào)到環(huán)境和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)有序的現(xiàn)場(chǎng)迎新管理;加強(qiáng)參加迎新的各個(gè)部、處間的信息流通和工作配合，規(guī)范新生報(bào)到程序，使迎接新生的工作流程更為有序，提高了學(xué)校資源的利用率和各相關(guān)部門工作效率。迎新完成后。迎新數(shù)據(jù)可通過(guò)數(shù)據(jù)中心平臺(tái)導(dǎo)人教務(wù)管理系統(tǒng)和學(xué)生工作管理系統(tǒng)，圖書(shū)管理系統(tǒng)以及后續(xù)的離校、校友管理，作為學(xué)校大數(shù)據(jù)的源頭。

1 數(shù)字迎新系統(tǒng)的功能需求

1.1 與智慧校園數(shù)據(jù)中心平臺(tái)的無(wú)縫對(duì)接

迎新作為智慧校園的一個(gè)應(yīng)用，整個(gè)智慧校園系統(tǒng)以“消除信息孤島、提升數(shù)據(jù)價(jià)值”為指導(dǎo)，搭建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口訪問(wèn)控制、接人系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的實(shí)時(shí)交互與共享。數(shù)字迎新系統(tǒng)作為高校學(xué)生管理數(shù)據(jù)流的人口，上行必須與學(xué)校的招生系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，下行必須實(shí)現(xiàn)新生入學(xué)數(shù)據(jù)與學(xué)工系統(tǒng)中新生在校學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的無(wú)縫連接，自動(dòng)根據(jù)迎新的報(bào)到信息推送至學(xué)工系統(tǒng)，在線生成學(xué)籍信息。數(shù)字迎新系統(tǒng)基于WEB技術(shù)、目錄服務(wù)技術(shù)、大型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，采用B/S模式和J2EE體系結(jié)構(gòu)：實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)的統(tǒng)一、分級(jí)權(quán)限和多角色授權(quán)管理。

1.2 網(wǎng)上預(yù)報(bào)到與現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到相結(jié)合

學(xué)生可下載智慧校園APP或微信服務(wù)號(hào)，也可通過(guò)PC端瀏覽器。以高考基礎(chǔ)數(shù)據(jù)登錄迎新系統(tǒng)，完成填報(bào)個(gè)人信息、選寢室、繳費(fèi)、申請(qǐng)助學(xué)貸款等流程。新生也可以通閱迎新系統(tǒng)了解學(xué)校的專業(yè)特點(diǎn)和報(bào)到的流程，學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)生預(yù)報(bào)送的信息和數(shù)據(jù)提前進(jìn)行宿舍床位、教室、教師等教學(xué)資源的調(diào)配，實(shí)現(xiàn)資源的充分利用。在迎新現(xiàn)場(chǎng)，新生僅需展示所有流程辦理完成的二維碼。由班主任輔導(dǎo)員對(duì)相關(guān)信息確認(rèn)即可，加快了迎新的辦理流程。

1.3 嚴(yán)密可靠的數(shù)據(jù)安全保證

整個(gè)智慧校園基于可信網(wǎng)絡(luò)安全平臺(tái)集成部署，采用先進(jìn)、成熟、可靠的方法和技術(shù)，提高系統(tǒng)在安全和容錯(cuò)等方面的能力，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和學(xué)校各類數(shù)據(jù)的完整性、一致性和安全保密性。系統(tǒng)完善的用戶管理和嚴(yán)密的權(quán)限管理機(jī)制，對(duì)網(wǎng)上的各類應(yīng)用的操作，具有監(jiān)視和控制功能，以防止發(fā)生竊密和破壞活動(dòng)。配合多種數(shù)據(jù)備份策略，保障迎新數(shù)據(jù)的安全性：在迎新現(xiàn)場(chǎng)，系統(tǒng)提供周到細(xì)致的數(shù)據(jù)備份恢復(fù)策略，并對(duì)可能發(fā)生的各種異常情形進(jìn)行充分準(zhǔn)備。

1.4 重建流程

由于迎新現(xiàn)場(chǎng)涉及各系、學(xué)工處、財(cái)務(wù)處、招生就業(yè)處、后勤處、團(tuán)委等部門的很多個(gè)流程，長(zhǎng)期習(xí)慣造成了流程復(fù)雜、冗余、重復(fù)。所有迎新部門一起協(xié)商，將所有流程進(jìn)行梳理，摒棄以前手工迎新多余環(huán)節(jié)和各種單據(jù)，使數(shù)字迎新的管理制度化，制度流程化，流程數(shù)字化。即實(shí)現(xiàn)迎新智慧化，進(jìn)一步提高學(xué)校的管理水平。

1.5 動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)智慧迎新

通過(guò)迎新平臺(tái)對(duì)學(xué)生、系、學(xué)工、財(cái)務(wù)、招生就業(yè)、后勤等各方面的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤，實(shí)時(shí)直觀展示。并進(jìn)行動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)分析，針對(duì)資源調(diào)配，差異辦理，個(gè)性需求等進(jìn)行精細(xì)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，將相應(yīng)業(yè)務(wù)流程處理程序和錯(cuò)誤報(bào)警提示程序整合到迎新平臺(tái)。讓數(shù)據(jù)多跑路，學(xué)生、老師和管理者少跑路，實(shí)現(xiàn)所有參與者都體驗(yàn)良好的智慧迎新。

2 數(shù)字迎新系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)

學(xué)校智慧校園應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，消除因信息的缺乏、重復(fù)、一致性差、信息難以交流、信息管理系統(tǒng)互不兼容等原因造成應(yīng)用脫節(jié)、信息孤島的問(wèn)題。為加快學(xué)校智慧校園的建設(shè)進(jìn)度，學(xué)校根據(jù)教育部、省教育廳和學(xué)校有關(guān)教育信息化的方針政策、指導(dǎo)意見(jiàn)和信息標(biāo)準(zhǔn)，編制智慧校園信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的代碼集，主要對(duì)本校采集的所有代碼集信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，代碼集目錄以國(guó)標(biāo)、教育標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)四部分進(jìn)行分類。對(duì)本校所有采集的代碼集標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合，系統(tǒng)中重點(diǎn)考慮標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，同時(shí)為其它系統(tǒng)建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)，所有進(jìn)入數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)都必須遵循此標(biāo)準(zhǔn)。

在迎新系統(tǒng)中主要數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)包括：學(xué)校概況數(shù)據(jù)子集中的學(xué)校基本數(shù)據(jù)類：院系所單位數(shù)據(jù)類;班級(jí)數(shù)據(jù)類;學(xué)生管理數(shù)據(jù)子集的新生信息;教學(xué)管理數(shù)據(jù)子集中的專業(yè)信息數(shù)據(jù)類。這些編碼是學(xué)生數(shù)據(jù)流的基礎(chǔ)，全部信息系統(tǒng)在構(gòu)建中按智慧校園基礎(chǔ)平臺(tái)統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。院系及學(xué)校各級(jí)部門編號(hào)必須按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)進(jìn)行，在學(xué)工、宿舍和教務(wù)及智慧平臺(tái)所有的系統(tǒng)中保持一致。

（1）專業(yè)信息。專業(yè)編號(hào)8位（學(xué)科門類碼2位+本?？茖I(yè)碼2位），專業(yè)編號(hào)與專業(yè)名稱必須按照規(guī)定的統(tǒng)一編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在學(xué)工、后勤和教務(wù)及所有智慧校園應(yīng)用系統(tǒng)中保持一致。

（2）班級(jí)信息。班號(hào)10位（專業(yè)號(hào)8位+流水號(hào)2位），班號(hào)也必須按智慧校園統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制。無(wú)論是編號(hào)還是中文名稱都必須嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一進(jìn)行匹配。

（3）新生的初始信息。新生的初始信息來(lái)自高考的招生系統(tǒng)，含高考考生號(hào)、身份證號(hào)、姓名、性別、錄取專業(yè)等主要信息，這些信息必須通過(guò)智慧校園數(shù)據(jù)中心進(jìn)行轉(zhuǎn)換到符合本校數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)后再導(dǎo)人到迎新系統(tǒng)。過(guò)去因到校率的問(wèn)題，提前取得連續(xù)的學(xué)號(hào)存在一定要困難，現(xiàn)迎新系統(tǒng)按數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)好策略，每班按學(xué)生在迎新平臺(tái)的報(bào)到順序自動(dòng)生成連續(xù)學(xué)號(hào)，解決了這一難題。

（4）繳費(fèi)信息。財(cái)務(wù)繳費(fèi)系統(tǒng)與迎新系統(tǒng)的對(duì)接經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)而艱難的過(guò)程。特別是在先選繳費(fèi)項(xiàng)目，后繳費(fèi)的問(wèn)題。最后采取增加字段先設(shè)置好繳費(fèi)項(xiàng)目。還有財(cái)務(wù)收費(fèi)后準(zhǔn)確的回調(diào)反饋、財(cái)務(wù)對(duì)帳等，都需借助智慧校園數(shù)據(jù)中心強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力。

3 智慧迎新系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

（1）基礎(chǔ)初始數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與維護(hù)。通過(guò)智慧校園數(shù)據(jù)中心平臺(tái)將招生就業(yè)系統(tǒng)的錄取數(shù)據(jù)。按智慧校園數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)人到迎新系統(tǒng)中。其中包括數(shù)據(jù)的清洗和轉(zhuǎn)換，特別是照片等非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確導(dǎo)人，都必須依靠數(shù)據(jù)中心強(qiáng)大功能。

（2）分班。數(shù)據(jù)中心根據(jù)初始數(shù)據(jù)，按院系信息、專業(yè)信息生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表推送到學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)，由教務(wù)系統(tǒng)按統(tǒng)計(jì)信息建好空的班級(jí)，定好班級(jí)名稱和編號(hào)，再通過(guò)數(shù)據(jù)中心推送到迎新系統(tǒng)中，由迎新系統(tǒng)根據(jù)成績(jī)、地域、性別自動(dòng)將學(xué)生按人員分班，各系院學(xué)生管理人員也可在自動(dòng)分班后再手動(dòng)調(diào)整，進(jìn)行個(gè)別修改。

（3）寢室分配。通過(guò)數(shù)據(jù)中心，將后勤管理系統(tǒng)中的宿舍房源信息推送到迎新系統(tǒng)中，由宿舍管理人員根據(jù)招生系統(tǒng)推送的初始數(shù)據(jù)，將宿舍分配到不同的系。每個(gè)系的學(xué)生工作人員再將宿舍分配到班級(jí)，學(xué)生通過(guò)迎新系統(tǒng)在本班房源允許范圍內(nèi)選寢室。為了充分使用寢室，所有預(yù)分配的宿舍，從后勤到系再到班級(jí)按每年的報(bào)到率進(jìn)行預(yù)分配，如出現(xiàn)不夠的情況。系統(tǒng)將按預(yù)設(shè)條件進(jìn)行發(fā)放補(bǔ)足。也可手工調(diào)配。

（4）繳費(fèi)。通過(guò)數(shù)據(jù)中心將財(cái)務(wù)系統(tǒng)的收費(fèi)項(xiàng)目推送到迎新系統(tǒng)，學(xué)生通過(guò)迎新系統(tǒng)選完繳費(fèi)項(xiàng)目并確認(rèn)后，迎新系統(tǒng)將信息推送并跳轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)。學(xué)生可以通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)采用微信或支付寶的方式完成繳費(fèi)，數(shù)據(jù)中心會(huì)將繳費(fèi)確認(rèn)信息回傳到迎新系統(tǒng)，讓學(xué)生實(shí)時(shí)掌握繳費(fèi)情況。全程實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，系統(tǒng)界面做同質(zhì)化設(shè)計(jì)，讓學(xué)生有良好的使用體驗(yàn)，同時(shí)也方便財(cái)務(wù)人員對(duì)帳，減少其工作量。對(duì)于緩交、申請(qǐng)助學(xué)貸款的同學(xué)則選擇“綠色通道”，在迎新系統(tǒng)中完成報(bào)到、人住的程序。

（5）現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)生成學(xué)號(hào)。學(xué)校根據(jù)迎新系統(tǒng)里學(xué)生填寫(xiě)的來(lái)校方式和時(shí)間安排接站：到迎新現(xiàn)場(chǎng)，學(xué)生刷面和身份證比對(duì)驗(yàn)證身份后，班主任或輔導(dǎo)員用迎新系統(tǒng)掃描學(xué)生手機(jī)出示的二維碼確認(rèn)。隨即系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在該班級(jí)內(nèi)按數(shù)據(jù)中心統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和算法生成連續(xù)學(xué)號(hào)，報(bào)到完成。學(xué)生到寢室、宿舍管理人員通過(guò)手機(jī)掃學(xué)生二維碼獲取人住信息、驗(yàn)證人住，完成全部迎新工作。

（6）數(shù)據(jù)推送共享。迎新的學(xué)生、專業(yè)、班級(jí)等數(shù)據(jù)作為智慧校園數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)的唯一來(lái)源，通過(guò)數(shù)據(jù)中心推送到教務(wù)系統(tǒng)，由教務(wù)系統(tǒng)接管注冊(cè)學(xué)籍，以后智慧校園其它應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)信息都以教務(wù)系統(tǒng)為準(zhǔn)。住宿信息推送到學(xué)工管理系統(tǒng)，由學(xué)工系統(tǒng)接管。

迎新流程主要分為四個(gè)階段：迎新前數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、學(xué)生網(wǎng)上預(yù)報(bào)到、迎新現(xiàn)場(chǎng)、迎新后部分?jǐn)?shù)據(jù)處理和共享，迎新系統(tǒng)工作流程如圖1所示。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)智慧校園的數(shù)據(jù)中心，頂層設(shè)計(jì)，提高部門間的協(xié)同工作效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)推送和共享，將傳統(tǒng)迎新的各個(gè)環(huán)節(jié)納入到數(shù)字化迎新平臺(tái)，在線完成迎新工作的全部業(yè)務(wù)流程，使迎新工作高效、輕松、有順、準(zhǔn)確、人性化，同時(shí)為智慧校園提供全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源，規(guī)范流程，對(duì)學(xué)?；跀?shù)據(jù)中心的整體信息化建設(shè)，提高整體管理都有非常重要的意義。