張 永
隨著各種替代能源的出現(xiàn),石油銷售企業(yè)也面臨著極大的挑戰(zhàn),石油企業(yè)需要通過各種有效管理來提高其市場競爭力,內(nèi)控管理就是其中比較重要的一個環(huán)節(jié),這也是當(dāng)前的石油銷售企業(yè)越發(fā)注重內(nèi)部控制執(zhí)行的原因所在。
根據(jù)內(nèi)部控制的延伸和向全面風(fēng)險管理過渡的需要,石油銷售企業(yè)的內(nèi)部控制的責(zé)任機制還在進(jìn)一步健全和完善過程中。部分石油銷售企業(yè)結(jié)合實際,建立了自身的內(nèi)部控制責(zé)任機制。但是在實際執(zhí)行中仍存在部門間推諉現(xiàn)象,由于一些石油銷售企業(yè)內(nèi)控流程是按業(yè)務(wù)線貫穿各職能部門的,部分流程責(zé)任劃分不夠明確,就帶來落實上的相互扯皮現(xiàn)象,使制度得不到有效落實。另外在業(yè)務(wù)的審核、審批環(huán)節(jié)上仍有控制失效,把關(guān)不嚴(yán)的現(xiàn)象,如在資金支付、資產(chǎn)租賃等環(huán)節(jié)雖履行了審核程序,但仍存在重要內(nèi)容缺失、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、審批不合規(guī)等現(xiàn)象,未能有效防范風(fēng)險。
內(nèi)控工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)和核心,同時又是一項全新的業(yè)務(wù),具有跨專業(yè)、跨學(xué)科的特點,做好內(nèi)控工作要求高,難度很大,需要公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,率先垂范,總攬全局,有公司決策層的大力推動,才能有效調(diào)動各方資源,逐級落實好工作目標(biāo)、責(zé)任、人員。部分石油銷售企業(yè)經(jīng)過幾年來內(nèi)部控制的宣傳和培訓(xùn),所屬二級單位領(lǐng)導(dǎo)在對內(nèi)部控制的認(rèn)識上有了一定程度的提高,但是在內(nèi)控工作開展的支持和保障力度上仍需加強。
有些企業(yè)制定了內(nèi)部控制管理制度,但是內(nèi)部控制管理效果還是不夠好,這主要是因為制定的內(nèi)部控制制度沒能落到實處,使得內(nèi)部控制制度流于形式。目前很多企業(yè)內(nèi)控制度方面的責(zé)任劃分不是很清晰,所以既是企業(yè)高層重視了內(nèi)控管理,但是底下相關(guān)部門卻忽略內(nèi)控管理,認(rèn)為可以應(yīng)付了事,工作沒有落實到個人,如果執(zhí)行不到位,也不會追究,自己不會產(chǎn)生什么損失,操作規(guī)范與否也和自身沒有多大關(guān)系,這種工作觀念導(dǎo)致員工工作效率低下,業(yè)務(wù)風(fēng)險也難以得到有效的防控。
當(dāng)前我國的石油銷售企業(yè)中有著很多的部門,這些部門之間沒有進(jìn)行溝通交流,都是獨立行事,這使得企業(yè)各部門之間的聯(lián)動和合力作用難以發(fā)揮。企業(yè)的內(nèi)部審計部門和企業(yè)其他的部門之間沒有形成有效溝通,對于企業(yè)的內(nèi)控管理工作難以提出有意義的管理意見以及對策,一定程度上限制了內(nèi)部控制執(zhí)行。
當(dāng)前,我國有部分石油銷售企業(yè)的子公司中,人力資源管理比較之后,不具備人才競爭激勵機制,這沒有結(jié)合實際情況,也不符合市場用人發(fā)展情況[1]。員工選撥、以及人用方面都難以達(dá)到公平、公正,薪酬分配也難以達(dá)到合理、公平,這些現(xiàn)象的存在難以為企業(yè)留著有用的人才,也不利于企業(yè)引進(jìn)新的人才。企業(yè)的考核制度中不具備根據(jù)績效實行的激勵機制,員工工作積極性不高,對工作責(zé)任心不強,對企業(yè)的歸屬感也比較低,一定程度上降低了相關(guān)工作人員在執(zhí)行內(nèi)部控制時候的積極性以及責(zé)任感,從而限制了企業(yè)內(nèi)控控制的執(zhí)行。
規(guī)章制度是內(nèi)部控制的依據(jù),是執(zhí)行的基礎(chǔ),要改變傳統(tǒng)的文件管理模式,加強對制度的歸口統(tǒng)一管理,明確制度的擬定、審核、發(fā)布和檢查評價程序,避免出現(xiàn)制度的文出多門、出新不理舊、交叉重復(fù)等現(xiàn)象,將制度的檢查評價與內(nèi)部控制測試結(jié)合,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正或改進(jìn)。目前石油銷售企業(yè)正在推動管控模式研究,將各部門的職責(zé)與制度條款、流程、風(fēng)險對應(yīng)整合,形成分部門管理視圖,實現(xiàn)制度、職責(zé)、流程聯(lián)動的目標(biāo),以此來強化流程執(zhí)行,完善責(zé)任機制。
企業(yè)要執(zhí)行內(nèi)部控制,就需要考慮到企業(yè)發(fā)展中可能發(fā)生的風(fēng)險,因此風(fēng)險預(yù)估是極為重要的。首先,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該具備強烈的風(fēng)險意識;其次,應(yīng)該依照內(nèi)控的整個架構(gòu),進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險預(yù)估,結(jié)合風(fēng)險預(yù)估的結(jié)論,進(jìn)行內(nèi)部控制相關(guān)的活動;最后,將內(nèi)部審計部門作為內(nèi)控執(zhí)行過程中的領(lǐng)導(dǎo)管理部門,在內(nèi)控時候,充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用,內(nèi)部審計部門因為擁有獨立性地位,因此可以對內(nèi)部控制中的各個部門以及各個階段進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)其中可能存在的風(fēng)險,并能針對風(fēng)險提出相關(guān)的建議、對策,從而達(dá)到防范風(fēng)險的作用,最終達(dá)到內(nèi)部控制有效執(zhí)行的目標(biāo)。
加強內(nèi)部監(jiān)督,一方面需要內(nèi)部審計機構(gòu)做好內(nèi)控測試方面的工作,對于內(nèi)控測試體系的問題,需要進(jìn)行總結(jié)分析,做出相應(yīng)的內(nèi)控管理調(diào)整;另外一方面,還需要注重內(nèi)控前的預(yù)防以及監(jiān)測,從而保證內(nèi)部控制嚴(yán)格落實到位,最大程度的降低對企業(yè)造成的損失。此外,內(nèi)部審計機構(gòu)還需要做好內(nèi)部控制執(zhí)行中的抽查工作,需要定期的進(jìn)行賬目、以及賬實的核查工作,比如面對石油銷售企業(yè)的成品油、非油品銷售業(yè)務(wù)方面,可以從以下方面進(jìn)行監(jiān)控。首先,成品油方面,因為這一業(yè)務(wù)模塊的整個管理都較為完善,賬務(wù)也有ERP系統(tǒng),液位儀系統(tǒng)自動控制了實物,因此檢測以及監(jiān)測的自動化整體水平都比較高,這也使得內(nèi)部審計部門的監(jiān)測工作開展起來較為容易。其次,非油品銷售方面,這一業(yè)務(wù)模塊是石油銷售企業(yè)新開展業(yè)務(wù)之一,是屬于主力業(yè)務(wù)的一種補充業(yè)務(wù)。賬務(wù)方面也應(yīng)用了海信系統(tǒng)以及財務(wù)方面的ERP系統(tǒng),可是這兩個不同的系統(tǒng)需要相關(guān)工作人員人為去做內(nèi)控方面的對比,內(nèi)控執(zhí)行的效果和相關(guān)工作人員的工作態(tài)度以及責(zé)任感有著直接關(guān)系。另外一方面,非油業(yè)務(wù)方面的存貨是需要定期盤點的,這一工作是由相關(guān)工作人員人為實施的,因為非油種類比較多、數(shù)目比較多,著也增加了盤點的困難,容易發(fā)生賬實不符的問題,為了避免這一風(fēng)險問題,內(nèi)部審計部門就需要進(jìn)行動態(tài)管理。從而及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險問題,做出風(fēng)險應(yīng)對對策,可以為企業(yè)決策部門提供相關(guān)有意義的建議,不僅有利于保障企業(yè)財產(chǎn)安全,也有利于推動企業(yè)內(nèi)部控制機制的發(fā)展、完善,有利于內(nèi)部監(jiān)測作用的最大發(fā)揮[2]。
石油銷售企業(yè)在內(nèi)控管理中一般需要依賴完善的信息管理系統(tǒng)來輔助其進(jìn)行不同部門之間的信息交流,從而實現(xiàn)信息的集成以及共享。依靠內(nèi)部審計的管理作用,可以強化不同管理層、以及不同部門之間的縱向以及橫向交流,針對出現(xiàn)的問題可以第一時間呈現(xiàn)給管理層,同時也能將管理層的處理意見第一時間傳遞到執(zhí)行層,一方面可以保證問題得到及時、有效的妥善處理,另外一方面,也能夠提升內(nèi)控的效率。此外,積極發(fā)揮內(nèi)部審計的審查以及評估作用,有利于信息系統(tǒng)的發(fā)展完善,能夠保證各部門之間的信息通暢[3]。
對于人員的選用上堅持公平、公正的原則,可以合理使用獎懲制度,將企業(yè)的利益和員工的利益進(jìn)行掛鉤,讓員工認(rèn)為努力工作,積極參與到內(nèi)控執(zhí)行中,就是維護(hù)自身利益。從而激發(fā)員工在內(nèi)控執(zhí)行中的積極性,提高員工對企業(yè)的歸屬感、責(zé)任感[4]。
企業(yè)在管理中應(yīng)該充分認(rèn)識到內(nèi)控的重要意義,應(yīng)該給予內(nèi)控足夠的重視,通過風(fēng)險預(yù)估、內(nèi)部監(jiān)督、激勵機制等一系列積極措施來確保內(nèi)控的有效落實,從而推動石油銷售企業(yè)發(fā)展,提高其經(jīng)濟(jì)效益,增強其競爭力。