智能化合同管理在國(guó)企管理創(chuàng)新中的作用

郭乃晨

1前言

習(xí)近平總書(shū)記在黨的十九大報(bào)告中做出了“中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代”的重大判斷，并強(qiáng)調(diào)要“以供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革為主線，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量變革、效率變革、動(dòng)力變革”?？v觀我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)、改革和發(fā)展歷程，國(guó)有企業(yè)為推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步、國(guó)防建設(shè)、民生改善作出了重要?dú)v史性貢獻(xiàn)，保障了國(guó)家戰(zhàn)略的有效實(shí)施。面向新時(shí)代，為加快建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系，國(guó)有企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中堅(jiān)力量，應(yīng)時(shí)刻牢記自身的歷史使命，堅(jiān)決貫徹落實(shí)黨的十九大精神，堅(jiān)持質(zhì)量第一、效益優(yōu)先，提高全要素生產(chǎn)率，從而為不斷增強(qiáng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新力和競(jìng)爭(zhēng)力、實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”奮斗目標(biāo)構(gòu)筑堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其中，質(zhì)量變革是主體，效率變革是主線，動(dòng)力變革是基礎(chǔ)，國(guó)企管理要踐行“三大變革”以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、高速度發(fā)展，亟需構(gòu)建能夠適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)戰(zhàn)略需求，面向新時(shí)代的新型管理體系。

跨國(guó)統(tǒng)計(jì)分析表明，我國(guó)企業(yè)管理效率在全球33個(gè)國(guó)家之中僅位居第21位，相當(dāng)于美國(guó)平均水平的81.5%，即使與阿根廷、智利、土耳其等發(fā)展中國(guó)家相比，我國(guó)企業(yè)的管理效率還要低0.2～2個(gè)百分點(diǎn)。與西方國(guó)家相比，目前我國(guó)國(guó)企管理水平仍然差距較大，與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)差距也較為懸殊。其中，較為重要的原因在于我國(guó)國(guó)有大中型企業(yè)大部分仍延續(xù)20世紀(jì)中后期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理體制，雖經(jīng)過(guò)了幾輪管理體制改革，但傳統(tǒng)的管理模式很難在短時(shí)間發(fā)生轉(zhuǎn)變，還存在管理改革“摸著石頭過(guò)河”的現(xiàn)象。國(guó)有企業(yè)要構(gòu)建既能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)又能保證快速發(fā)展的管理體系，亟需管理創(chuàng)新。

2合同管理創(chuàng)新是國(guó)企管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容

合同管理存在的問(wèn)題分析。合同管理，是一種對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部提供服務(wù)有關(guān)的法律文件和其他文件的控制手段，即從合同訂立到履行完畢的整個(gè)過(guò)程，為保證合同順利實(shí)現(xiàn)而進(jìn)行的實(shí)時(shí)監(jiān)控和調(diào)整的全部工作，也是一個(gè)包含了合同事務(wù)性處理和風(fēng)險(xiǎn)性監(jiān)控在內(nèi)的寬泛的管理概念，具有全程性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性的特征。

從古至今，合同管理的模式也在不斷發(fā)展，并在不同的歷史時(shí)期，發(fā)揮著不同的作用。古代的合同也稱(chēng)為“契券”“合券”，或“契約”“書(shū)契”，東漢大學(xué)者鄭康成對(duì)書(shū)契的解釋是：“書(shū)之于木，刻其側(cè)為契，各持其一，后以相考，則已肇其端”?！吨芏Y·地官》中稱(chēng)合同為“質(zhì)劑之制”。而古時(shí)合同的管理往往以“鑒真防偽”為主要工作，相繼衍生出了印章管理等規(guī)定。在現(xiàn)代，合同管理是項(xiàng)目建設(shè)不可分割的一部分，因此在企業(yè)管理中合同管理對(duì)成功具有同等重要的地位。

步入信息化時(shí)代，我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，同時(shí)簽訂企業(yè)合同數(shù)量與日俱增，多合同模式迅速增長(zhǎng)。傳統(tǒng)的合同管理方法往往可能存在較大風(fēng)險(xiǎn)和混亂狀態(tài)，其中就包括合同信息不足、授權(quán)和責(zé)任授權(quán)不足、欺詐、盜竊、腐敗、其他不道德活動(dòng)、溝通不暢，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)決策緩慢，阻礙項(xiàng)目進(jìn)展，甚至停止項(xiàng)目。具體存在的問(wèn)題主要有：（1）企業(yè)合同管理制度不健全，權(quán)責(zé)不明確;（2）注重合同靜態(tài)管理，忽視動(dòng)態(tài)管理;（3）合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)淡薄，部分存在隱患;（4）合同監(jiān)督力度不足，管理手段落后;（5）合同簽訂、履行流程繁瑣，執(zhí)行速度慢;（6）出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)自查效率低，大部分仍停留在紙質(zhì)辦公階段等。當(dāng)前如何構(gòu)建高質(zhì)量、高效率、高速度的新型合同管理體系成為真正面臨的問(wèn)題。

合同管理創(chuàng)新的重要意義。對(duì)企業(yè)自身而言，高效合理的合同管理不僅有助于企業(yè)依法訂立、履行合同，從根本上減少法律糾紛，防范法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部或外部風(fēng)險(xiǎn)，還能有效地提高企業(yè)效率，防止處理不善導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的發(fā)生，保障企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。先進(jìn)的合同管理有利于國(guó)企樹(shù)立法制觀念、運(yùn)用法律手段維護(hù)自身合法權(quán)益，有利于提高國(guó)企自身的管理水平、擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益，有利于明確國(guó)企與員工、企業(yè)之間的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系。

對(duì)市場(chǎng)擴(kuò)展而言，國(guó)有企業(yè)合同管理首先體現(xiàn)了國(guó)有企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾，高效的合同管理有助于企業(yè)樹(shù)立良好的形象和企業(yè)誠(chéng)信，提升國(guó)有企業(yè)在市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力和建立品牌效應(yīng)，使國(guó)有企業(yè)更加牢固地立足市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其次，合同管理更是建立合作的橋梁，進(jìn)而適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)幫助國(guó)有企業(yè)維護(hù)相關(guān)的權(quán)利和義務(wù)，避免經(jīng)濟(jì)損失。從經(jīng)濟(jì)層面上看，有效的合同管理，可以幫助國(guó)有企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。從管理的角度來(lái)看，合同管理的本質(zhì)屬于企業(yè)管理范疇，優(yōu)秀的合同管理反映出國(guó)有企業(yè)的良好前景和管理潛力。

當(dāng)前，合同管理已經(jīng)成為了各大企業(yè)內(nèi)部控制的重要對(duì)象，面對(duì)國(guó)企合同管理中存在的諸多問(wèn)題，亟需構(gòu)建更為合理的、高效的、創(chuàng)新性的合同管理體系，合同管理創(chuàng)新勢(shì)在必行。尤其要通過(guò)在國(guó)有企業(yè)合同管理制度和技術(shù)上進(jìn)行創(chuàng)新，根本去除對(duì)國(guó)企工作“效率低”、“速度慢”的印象，有效地提高國(guó)企在全國(guó)乃至全球市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力和影響力，不斷深化國(guó)企管理創(chuàng)新、鞏固與擴(kuò)大改革成果。本文提出智能化合同管理，構(gòu)建以人工智能、區(qū)塊連、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)相結(jié)合的新型合同管理體系，并探討其將發(fā)揮的重要作用。

3智能化合同管理是國(guó)企管理創(chuàng)新的基本趨勢(shì)和關(guān)鍵手段

智能化合同管理的基本內(nèi)涵和作用。隨著智能化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)日新月異，人工智能、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和快速發(fā)展為企業(yè)帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，去中心化、電子辦公、智能流程管理等應(yīng)用加快企業(yè)發(fā)展，但也加速拉開(kāi)了彼此間的差距，獨(dú)角獸企業(yè)形成的時(shí)間逐漸減少。未來(lái)智能化合同管理將取締紙質(zhì)化和簡(jiǎn)單的流程化管理模式已成為必然趨勢(shì)，面對(duì)如此市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力，國(guó)有企業(yè)管理創(chuàng)新勢(shì)在必行，建立屬于自己的智能化管理體系已迫在眉睫。

智能化合同管理體系是一種高效、透明和優(yōu)化的合同管理能力，將通過(guò)減少合同創(chuàng)建、審查、執(zhí)行和批準(zhǔn)過(guò)程所需的時(shí)間來(lái)簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，從而簡(jiǎn)化合同跟蹤、文檔集中存儲(chǔ)以及減少糾紛等事務(wù)，從而最大程度地降低認(rèn)為失誤引入的風(fēng)險(xiǎn)。智能合同管理提供的解決方案——提供最新的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，將直接影響企業(yè)的盈利;可以用于識(shí)別定價(jià)、付款條款和失效合同等領(lǐng)域的模式和趨勢(shì);可以通過(guò)分析到期時(shí)間和更新日期、法律相關(guān)的語(yǔ)言、保密條款、賠償情況，幫助改進(jìn)合同管理流程。

傳統(tǒng)合同管理方法是將制度化落實(shí)于紙質(zhì)管理模式、人為干預(yù)審批程序和權(quán)限，極大限制了當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下合同管理所需要的自由度和時(shí)空效率;而智能化合同管理體系，是一種建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的、多維時(shí)空自由度、效率極高的、去紙質(zhì)化的管理能力，與簡(jiǎn)單的信息流程相比，能夠根據(jù)最基本的制度路線智能、高效地以?xún)?yōu)化好的方案呈現(xiàn)給客戶(hù)所期望的結(jié)果。作為中國(guó)經(jīng)濟(jì)主體的國(guó)有企業(yè)，應(yīng)當(dāng)把握住時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，特別是在智能化合同管理上，跟進(jìn)并超前思考時(shí)代應(yīng)用領(lǐng)域和前沿問(wèn)題，努力將先進(jìn)科技應(yīng)用于管理創(chuàng)新當(dāng)中，引入智能化手段應(yīng)用于國(guó)有企業(yè)合同管理工作中，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)組織質(zhì)量、要素配置效率、運(yùn)行發(fā)展動(dòng)力的提高，更好履行國(guó)有企業(yè)的政治責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任和社會(huì)責(zé)任。

構(gòu)建智能化合同管理體系的基本要素和步驟。智能化合同管理體系的內(nèi)涵是一種需要滿(mǎn)足國(guó)企高效、健康、可持續(xù)發(fā)展的能力，強(qiáng)調(diào)智能化管理過(guò)程和結(jié)果，滿(mǎn)足穩(wěn)定性、協(xié)調(diào)性和智能性的要求，其發(fā)展應(yīng)具有明確的發(fā)展思路，為制定經(jīng)濟(jì)政策和實(shí)施宏觀調(diào)控服務(wù)。其外延是將完整的指標(biāo)體系、政策體系、標(biāo)準(zhǔn)體系、統(tǒng)計(jì)體系、績(jī)效評(píng)價(jià)體系、政績(jī)考核體系與智能化軟件相結(jié)合，同時(shí)具備對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)防范、問(wèn)題缺陷智能自糾和流程決策進(jìn)行智能模塊化管理的能力。我國(guó)國(guó)有企業(yè)的智能化合同管理體系，應(yīng)包括以下基本要素：

一是合同管理的制度體系和業(yè)務(wù)流程。合同管理首先要有完備的制度遵循，國(guó)有企業(yè)要根據(jù)國(guó)家合同管理的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際，建立健全合同管理的基本制度和管控細(xì)則。其次要基于制度梳理合同管理的業(yè)務(wù)流程，包括合同評(píng)審、簽訂、執(zhí)行和評(píng)估等一系列環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都要兼顧決策效率和風(fēng)險(xiǎn)管控，識(shí)別關(guān)鍵決策點(diǎn)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，這是實(shí)現(xiàn)智能化管理的基本前提。

二是智能化合同管理體系的軟件和硬件。數(shù)字信息化與智能化相結(jié)合是構(gòu)建新型合同管理體系的基礎(chǔ)。狹義地講，數(shù)字信息化系統(tǒng)是硬件，猶如人的身體，功能是執(zhí)行命令;而智能化系統(tǒng)的主體部分是軟件，相當(dāng)于人類(lèi)的大腦，功能是下達(dá)指令。國(guó)有企業(yè)合同管理創(chuàng)新首先要從基礎(chǔ)硬件上進(jìn)行創(chuàng)新，合理構(gòu)建完善、高標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字信息化硬件體系的同時(shí)充分考慮技術(shù)更替性和兼容性，走可持續(xù)發(fā)展、環(huán)境保護(hù)型、綠色節(jié)能化的道路，堅(jiān)持文化、政治、經(jīng)濟(jì)、教育、科技有機(jī)結(jié)合的統(tǒng)一發(fā)展思想，繼而基于現(xiàn)代硬件基礎(chǔ)來(lái)構(gòu)建符合中國(guó)當(dāng)下國(guó)情和經(jīng)濟(jì)環(huán)境的智能化合同管理體系——智能軟件管理。而廣義的智能化合同管理體系具備軟件和硬件整體有機(jī)協(xié)調(diào)工作的特征，而在當(dāng)前國(guó)際市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下如何與中國(guó)特色社會(huì)主義相結(jié)合以保持經(jīng)濟(jì)活力則是根本問(wèn)題所在。

以基于人工智能（AI）建立的合同管理系統(tǒng)為例，它正在成為目前和未來(lái)市場(chǎng)業(yè)務(wù)中的一個(gè)非常重要的管理系統(tǒng)。目前先進(jìn)的數(shù)字化合同管理系統(tǒng)，即將每個(gè)商業(yè)合同建立成獨(dú)立的小數(shù)據(jù)庫(kù)，內(nèi)容包含關(guān)于企業(yè)的承諾（通常是法律義務(wù)）、權(quán)利、補(bǔ)救措施和規(guī)則的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，并通過(guò)歷史數(shù)據(jù)對(duì)未來(lái)業(yè)績(jī)智能預(yù)測(cè)，進(jìn)而做出決策。但數(shù)字化管理往往很難通過(guò)數(shù)以千計(jì)的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分析以獲得決策，進(jìn)而有效地減少商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)。因此，關(guān)鍵不僅在于如何將合同數(shù)字化，AI系統(tǒng)的對(duì)合同管理領(lǐng)域的影響，更應(yīng)包括如何將合同轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化的商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后基于AI技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)與和相關(guān)工具（如機(jī)器學(xué)習(xí)）配合使用，來(lái)創(chuàng)造集合智慧。

構(gòu)建智能合同管理，一般應(yīng)采取三個(gè)基本步驟：通過(guò)合同庫(kù)形式建立一個(gè)高級(jí)知識(shí)圖譜，并獲得合同相關(guān)的高水平商業(yè)健康評(píng)估;從合同知識(shí)圖譜中獲取關(guān)鍵情報(bào)，以確定關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)和潛在的機(jī)會(huì)。AI的主要工作就是通過(guò)訓(xùn)練“機(jī)器”將法律術(shù)語(yǔ)解讀為各小合同條款級(jí)別（包括元數(shù)據(jù)）;在上游流程（例如戰(zhàn)略規(guī)劃、談判、風(fēng)險(xiǎn)管理）中使用增強(qiáng)的商業(yè)智能規(guī)劃、預(yù)測(cè)和優(yōu)化商業(yè)決策，實(shí)現(xiàn)合同質(zhì)量、效率、作用水平的大幅提升。

本文在黨的十九大“三大變革”背景下，分析了國(guó)有企業(yè)合同管理現(xiàn)存問(wèn)題，探討了合同管理創(chuàng)新和應(yīng)用智能化合同管理的重要意義。為國(guó)有企業(yè)適應(yīng)高效、合理、健康、可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)發(fā)展理念，解決當(dāng)前合同管理難題，提出了在國(guó)企管理創(chuàng)新中應(yīng)構(gòu)建新型合同管理體系—智能化合同管理，目標(biāo)是形成一種自循環(huán)、自流程、自生長(zhǎng)的內(nèi)生合同管理能力，并對(duì)其實(shí)現(xiàn)要素和步驟進(jìn)行分析。未來(lái)智能化合同管理已趨勢(shì)顯著，國(guó)有企業(yè)應(yīng)在黨的十九大精神指引下，積極推進(jìn)管理制度和技術(shù)創(chuàng)新，并逐漸將智能化管理體系推廣到企業(yè)的方方面面，超為應(yīng)對(duì)新時(shí)代全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)浪潮的到來(lái)提前布局。

（作者單位中國(guó)電科電子科學(xué)研究院）