PDCA循環(huán)在高校固定資產(chǎn)賬賬與賬實(shí)管理中的應(yīng)用

楊梅蓉

(泉州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 后勤管理處, 福建 泉州 362000)

近年來(lái),我國(guó)高校固定資產(chǎn)數(shù)量與類別增長(zhǎng)迅猛,這些固定資產(chǎn)在不同環(huán)節(jié)由不同的部門管理,而部門之間各自為政,使用過(guò)程中又時(shí)常脫離管理,導(dǎo)致固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)賬與資產(chǎn)賬、資產(chǎn)賬與實(shí)物不符現(xiàn)象突出。如何有效地進(jìn)行高校固定資產(chǎn)管理成為高校固定資產(chǎn)管理工作中的難點(diǎn)與痛點(diǎn)。2016年全國(guó)行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)清查結(jié)果顯示,有不少高校的固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)相差較大,高校固定資產(chǎn)賬務(wù)管理混亂。在管理過(guò)程中,只有保證賬賬與賬實(shí)相符,才能防止國(guó)有資產(chǎn)流失,保證國(guó)有資產(chǎn)的安全與完整,加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)賬賬與賬實(shí)管理十分必要。

本人在工作實(shí)踐中應(yīng)用PDCA循環(huán)管理理論,探析高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)管理路徑,與同行共商榷。

1 相關(guān)理論及研究現(xiàn)狀

PDCA循環(huán)管理理論在國(guó)內(nèi)主要應(yīng)用于企業(yè)管理,近年來(lái)被廣泛應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理,并逐漸應(yīng)用于其他管理領(lǐng)域[1]。

1.1 PDCA循環(huán)理論

PDCA循環(huán)(俗稱“戴明環(huán)”)是美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的,是全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為4個(gè)階段,即計(jì)劃(plan)、執(zhí)行(do)、檢查(check)、處理(action)。在質(zhì)量管理活動(dòng)中,要求把各項(xiàng)工作按照工作程序進(jìn)行,從作出計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、檢查實(shí)施效果、到將成功的管理規(guī)章納入標(biāo)準(zhǔn),不成功的留待下一循環(huán)去解決,這樣層層循環(huán),螺旋式不斷調(diào)整提升管理工作水平[2]。這是一個(gè)管理持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程,也是全面提升質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序[3]

1.2 研究綜述

通過(guò)CNKI期刊數(shù)據(jù)庫(kù)查詢近10年有關(guān)“PDCA循環(huán)”和“資產(chǎn)管理”兩個(gè)關(guān)鍵詞獲知,PDCA循環(huán)理論在資產(chǎn)管理領(lǐng)域里的應(yīng)用研究較少,僅有兩篇,說(shuō)明PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)管理領(lǐng)域的體系建設(shè)尚未開展。在現(xiàn)有的兩篇文章中,席冬梅等以“實(shí)物鏈—資金鏈”二維分析為起點(diǎn),探討政府部門固定資產(chǎn)管理從采購(gòu)到報(bào)廢的“計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理”(PDCA)循環(huán)管理模式[4]；練旭輝等探討PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用的價(jià)值及方法[5]。幾位學(xué)者都在探討PDCA循環(huán)理論在資產(chǎn)管理領(lǐng)域的管理模式、價(jià)值和方法,但都沒有涉及PDCA循環(huán)理論在高校固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用,更沒有PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)管理領(lǐng)域的體系建設(shè)研究。

2 PDCA循環(huán)在高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)管理中的應(yīng)用

2.1 P(計(jì)劃)階段

分析現(xiàn)狀,找出產(chǎn)生問(wèn)題的原因。確定最佳解決方案,設(shè)定目標(biāo)。造成高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)不符的原因主要有以下幾方面：

(1) 缺乏資產(chǎn)管理協(xié)同機(jī)制與制度。部分高校頂層國(guó)有資產(chǎn)管理部門缺乏或形同虛設(shè),缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)及協(xié)同制度[6]。高校固定資產(chǎn)種類與數(shù)量龐大,各環(huán)節(jié)資產(chǎn)管理部門眾多,固定資產(chǎn)產(chǎn)生、變動(dòng)、報(bào)廢、殘值回收環(huán)節(jié)多且經(jīng)歷周期長(zhǎng)達(dá)數(shù)年。這期間缺乏統(tǒng)一的協(xié)同機(jī)制與制度,導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)管理混亂,賬賬不符與賬實(shí)不符問(wèn)題突出也就不足為奇了。

(2) 缺乏資產(chǎn)管理專業(yè)人才。多數(shù)高校各資產(chǎn)使用部門的資產(chǎn)管理人員往往是兼職管理資產(chǎn)工作,既缺乏專業(yè)的資產(chǎn)管理知識(shí)[7],人員的頻繁變動(dòng)又使得他們的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足。對(duì)于資產(chǎn)管理工作,他們時(shí)常不知從何下手，極易造成錯(cuò)誤入庫(kù)、人或物變動(dòng)時(shí)調(diào)賬不及時(shí)、無(wú)法使用的資產(chǎn)報(bào)廢不及時(shí)甚至隨意丟棄導(dǎo)致實(shí)物丟失等問(wèn)題,固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實(shí)不符問(wèn)題突出。

(3) 缺乏資產(chǎn)管理先進(jìn)手段。雖然應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段參與國(guó)有資產(chǎn)的管理已經(jīng)成各高校資產(chǎn)管理者的共識(shí),但常常局限于某個(gè)具體管理環(huán)節(jié)如資產(chǎn)采購(gòu)、或資產(chǎn)賬日常管理、或財(cái)務(wù)日常管理等方面的信息技術(shù),而缺乏應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)手段對(duì)整個(gè)資產(chǎn)管理流程進(jìn)行精細(xì)的動(dòng)態(tài)連動(dòng)管理,導(dǎo)致各資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)無(wú)法互通,缺少有針對(duì)性解決固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實(shí)不符問(wèn)題的強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

(4) 缺乏資產(chǎn)管理監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制。多數(shù)高校缺乏資產(chǎn)管理監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制,導(dǎo)致使用部門資產(chǎn)管理人員責(zé)任意識(shí)淡薄,部門內(nèi)資產(chǎn)隨意搬動(dòng),使用人員隨意變換,部門之間人員變動(dòng)后不及時(shí)調(diào)賬,資產(chǎn)損壞了就棄置不用重新購(gòu)置,導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實(shí)不符[8]。

針對(duì)上述幾種原因,應(yīng)建立全校固定資產(chǎn)科學(xué)管理體系與完善協(xié)同制度,在徹底清查固定資產(chǎn)、解決歷史遺留問(wèn)題的基礎(chǔ)上,引入先進(jìn)的信息化手段,打通資產(chǎn)管理各個(gè)環(huán)節(jié),制定資產(chǎn)管理完整流程與標(biāo)準(zhǔn)工作手冊(cè),完善固定資產(chǎn)賠償制度等獎(jiǎng)懲機(jī)制。通過(guò)以上這些措施強(qiáng)化管理,以期使高校固定資產(chǎn)賬賬相符率達(dá)到100%,賬實(shí)相符率達(dá)到99.5%以上。

2.2 D(執(zhí)行)階段

根據(jù)前期分析和設(shè)定的方案,執(zhí)行管理。

2.2.1 建立全校固定資產(chǎn)科學(xué)管理體系與完善協(xié)同制度

設(shè)立校級(jí)國(guó)有資產(chǎn)管理組織——校資產(chǎn)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,作為學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理與監(jiān)督的決策機(jī)構(gòu),統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的各項(xiàng)國(guó)有資產(chǎn)管理工作。領(lǐng)導(dǎo)小組決策國(guó)有資產(chǎn)管理重大問(wèn)題,以會(huì)議決議等形式指揮全校國(guó)有資產(chǎn)的監(jiān)管工作。并下設(shè)國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)辦公室作為日常辦事機(jī)構(gòu),具體負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)校資產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的決議并實(shí)行日常監(jiān)督與管理職能。同時(shí)制定全校資產(chǎn)協(xié)同管理制度,建立資產(chǎn)協(xié)同管理機(jī)制推動(dòng)資產(chǎn)規(guī)范化管理。高校資產(chǎn)數(shù)量龐大、種類繁多且專業(yè)性強(qiáng),在校資產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)下,由各部門歸口管理,但需與全校各資產(chǎn)使用單位及其資產(chǎn)使用人共同組成全校固定資產(chǎn)科學(xué)管理體系[6]。

資產(chǎn)使用人是資產(chǎn)保管維護(hù)的具體責(zé)任人,每一臺(tái)件的資產(chǎn)管理都要具體落實(shí)到使用人身上,做到責(zé)任到人。這樣構(gòu)建資產(chǎn)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組—?dú)w口管理部門—使用部門—具體責(zé)任人等4個(gè)層次的管理體系,為高校資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)相符提供了體制保障。

2.2.2 徹底清查固定資產(chǎn),解決歷史遺留問(wèn)題

以2017年12月31日為時(shí)間節(jié)點(diǎn),對(duì)這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)前全校固定資產(chǎn)徹底清查,解決歷史遺留問(wèn)題。在資產(chǎn)賬與財(cái)務(wù)賬不符方面：資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門分門別類一一對(duì)賬,資產(chǎn)賬少錄的,資產(chǎn)部門到檔案室查找當(dāng)時(shí)的財(cái)務(wù)入庫(kù)憑證一一補(bǔ)錄。資產(chǎn)賬已經(jīng)報(bào)廢、丟失、注銷的,財(cái)務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門報(bào)廢單憑證及時(shí)銷賬。由此把時(shí)間節(jié)點(diǎn)前賬賬不符的壞賬全部清理清楚,實(shí)現(xiàn)了時(shí)間節(jié)點(diǎn)前資產(chǎn)賬賬相符；在資產(chǎn)賬與實(shí)物不符方面：徹底清查固定資產(chǎn)賬實(shí)情況,依據(jù)財(cái)政部《關(guān)于開展2016年全國(guó)行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)清查工作的通知》(財(cái)資[2016]2 號(hào))制定詳細(xì)工作方案,明確組織領(lǐng)導(dǎo),各種途徑宣傳發(fā)動(dòng)、培訓(xùn)指導(dǎo),采用先各單位自查，后學(xué)校隨機(jī)抽查，最后委托第三方會(huì)計(jì)師事務(wù)所復(fù)查相結(jié)合的方法開展徹底清查工作。對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行整理分析、分類審批處理：資產(chǎn)實(shí)物損壞該報(bào)廢的報(bào)廢,有賬無(wú)物的該盤虧的盤虧,有物無(wú)賬的該盤盈的盤盈。同時(shí),對(duì)于有實(shí)物但信息混亂的資產(chǎn),要求使用部門修改資產(chǎn)賬信息使之與實(shí)際情況相符:對(duì)資產(chǎn)實(shí)物歸屬變動(dòng)的進(jìn)行調(diào)撥；對(duì)使用人和存放點(diǎn)變動(dòng)的修正記錄；對(duì)資產(chǎn)標(biāo)簽錯(cuò)貼漏貼的及時(shí)糾正,務(wù)必使每一個(gè)資產(chǎn)賬與對(duì)應(yīng)實(shí)物的物、人、地、標(biāo)簽相符。

2.2.3 引入先進(jìn)的信息化手段參與資產(chǎn)管理,實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)互通

我校以2018年1月1日為時(shí)間節(jié)點(diǎn),對(duì)這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)以后各資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)引入信息化手段實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通[9]。以前我校財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門用的管理軟件不同, 部門間各自為政,無(wú)法共享數(shù)據(jù)。2017年下半年,資產(chǎn)管理軟件在引入網(wǎng)絡(luò)版的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)了與財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)對(duì)接,從2018年1月1日起實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)從實(shí)物管理到資產(chǎn)賬管理到財(cái)務(wù)賬管理的連動(dòng)管理[10]。

資產(chǎn)入庫(kù)方面：首先,資產(chǎn)使用部門依據(jù)采購(gòu)合同數(shù)據(jù)完成實(shí)物驗(yàn)收工作,驗(yàn)收人員會(huì)簽生成附有資產(chǎn)數(shù)量、價(jià)值、規(guī)格等數(shù)據(jù)的驗(yàn)收單；其次,資產(chǎn)使用部門在網(wǎng)絡(luò)版資產(chǎn)管理軟件上填寫資產(chǎn)信息并提交入庫(kù)申請(qǐng)；然后,資產(chǎn)管理部門根據(jù)驗(yàn)收單上的資產(chǎn)數(shù)據(jù)完成網(wǎng)上入庫(kù)審核,這時(shí)資產(chǎn)數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)通過(guò)中間服務(wù)器實(shí)時(shí)傳送到財(cái)務(wù)管理軟件；最后,財(cái)務(wù)部門再依據(jù)資產(chǎn)使用部門提供的原始發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等紙質(zhì)報(bào)賬材料與財(cái)務(wù)軟件資產(chǎn)數(shù)據(jù)核對(duì),如確認(rèn)無(wú)誤,即可計(jì)入財(cái)務(wù)資產(chǎn)財(cái)務(wù)賬,如數(shù)據(jù)不符,則重新復(fù)查并糾錯(cuò)[11]。

資產(chǎn)銷賬方面：首先,資產(chǎn)使用部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)版資產(chǎn)管理軟件提交報(bào)廢變動(dòng)申請(qǐng)；然后,資產(chǎn)管理部門啟動(dòng)審批流程并根據(jù)申請(qǐng)情況完成網(wǎng)上變動(dòng)審核,這時(shí)資產(chǎn)銷賬數(shù)據(jù)也會(huì)推送到財(cái)務(wù)管理軟件；最后,財(cái)務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的報(bào)廢等審批憑證與財(cái)務(wù)管理軟件中報(bào)廢等變動(dòng)數(shù)據(jù)核實(shí),如確認(rèn)無(wú)誤,即可完成財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)銷賬工作[12]。

通過(guò)技術(shù)手段可實(shí)現(xiàn)新增與減少固定資產(chǎn)實(shí)物、資產(chǎn)賬和財(cái)務(wù)賬的實(shí)時(shí)對(duì)賬,確保了各環(huán)節(jié)無(wú)差錯(cuò)對(duì)接,為時(shí)間節(jié)點(diǎn)后實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)相符提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。

2.2.4 制定資產(chǎn)管理完整流程與標(biāo)準(zhǔn)工作手冊(cè)

在短時(shí)間內(nèi),我們無(wú)法改變資產(chǎn)管理人員專業(yè)水平不高與人員頻繁變動(dòng)問(wèn)題。要使現(xiàn)有基層資產(chǎn)管理人員快速由“生手 ”變?yōu)椤笆焓帧?就必須在加強(qiáng)培訓(xùn)的同時(shí)制定資產(chǎn)管理完整流程與標(biāo)準(zhǔn)工作手冊(cè),對(duì)資產(chǎn)入庫(kù)、調(diào)撥、報(bào)廢處置等各個(gè)環(huán)節(jié)制定科學(xué)化、精細(xì)化管理流程與標(biāo)準(zhǔn)工作手冊(cè),使每一位資產(chǎn)管理員了解各個(gè)環(huán)節(jié)該如何處理資產(chǎn)事務(wù),盡最大可能減少失誤,這是規(guī)范資產(chǎn)管理工作的強(qiáng)有力手段,也能有效促進(jìn)高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)相符的實(shí)現(xiàn)。

2.2.5 完善固定資產(chǎn)賠償制度等獎(jiǎng)懲機(jī)制

制定固定資產(chǎn)損壞丟失賠償制度,以制度的形式確定資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人是資產(chǎn)的主要負(fù)責(zé)人,自用資產(chǎn)使用人為具體責(zé)任人,公用資產(chǎn)指定管理人或部門資產(chǎn)管理員為具體責(zé)任人。因各種主觀原因造成固定資產(chǎn)損壞、丟失的,將啟動(dòng)資產(chǎn)賠償審批程序,依據(jù)審批結(jié)果,具體責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。對(duì)自用資產(chǎn)除特殊原因外均由具體責(zé)任人承擔(dān)全部賠償責(zé)任,對(duì)公用資產(chǎn)先厘清具體責(zé)任人與所在部門各自的責(zé)任后,再按規(guī)定相應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任,并對(duì)有關(guān)人員通報(bào)批評(píng)[13]。

制定資產(chǎn)管理獎(jiǎng)勵(lì)制度,以年度為單位由校資產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織對(duì)全校資產(chǎn)管理部門及個(gè)人進(jìn)行績(jī)效評(píng)定。根據(jù)具體的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于工作成效突出的部門與個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),并給予有關(guān)人員在職稱與職務(wù)上按優(yōu)先原則進(jìn)行聘任[14]。

只有資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)到具體責(zé)任人,并啟動(dòng)獎(jiǎng)懲機(jī)制,資產(chǎn)管理工作才能真正落到實(shí)處,為實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)相符提供可靠的制度屏障。

2.3 C(檢查)階段

通過(guò)考核、督查方式,確認(rèn)實(shí)施方案是否達(dá)到了目標(biāo),并調(diào)整解決方案。

資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門定期或不定期對(duì)賬,了解賬賬相符狀況,對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋并尋找可行的解決方案。

采用資產(chǎn)使用部門定期自查與資產(chǎn)管理部門不定期抽查相結(jié)合的方式開展固定資產(chǎn)清查工作,了解賬實(shí)相符狀況。對(duì)出現(xiàn)個(gè)別資產(chǎn)賬實(shí)依然不符的情況,詳細(xì)分析出現(xiàn)問(wèn)題的原因,加強(qiáng)與各部門的交流溝通,共同尋找管理中存在的漏洞,并對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及提出的建議或意見進(jìn)行分析并采取改進(jìn)措施,達(dá)到不斷改進(jìn)質(zhì)量管理體系的目的。結(jié)合資產(chǎn)管理總體發(fā)展目標(biāo),明確下一階段需要改進(jìn)的目標(biāo),制定解決方案。

2.4 A(處理)階段

對(duì)于方案效果進(jìn)行總結(jié),對(duì)有成效的措施進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,遺留的問(wèn)題會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán),如此,周而復(fù)始,螺旋上升。

(1) 成效確認(rèn)。截至2017年12月31日,我校資產(chǎn)管理實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)賬與財(cái)務(wù)賬100%相符,資產(chǎn)賬與實(shí)物99.6%相符。同時(shí),認(rèn)真總結(jié)有效的經(jīng)驗(yàn)、措施、準(zhǔn)則,并納入到資產(chǎn)管理相應(yīng)的流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度之中,作為今后工作的依據(jù)。

(2) 問(wèn)題檢查。檢查中,發(fā)現(xiàn)少數(shù)資產(chǎn)使用部門的自查過(guò)程流于形式,沒有認(rèn)真盤點(diǎn),清查結(jié)果無(wú)法反映本部門賬實(shí)實(shí)際狀況[15]。校內(nèi)各部門之間人員變動(dòng)、資產(chǎn)歸屬等信息未及時(shí)更改。

(3) 持續(xù)改進(jìn)。接下來(lái)將出臺(tái)國(guó)有資產(chǎn)清查制度,以制度的形式規(guī)定資產(chǎn)清查的原則、程序、時(shí)間間隔、方法、范圍、責(zé)任人、獎(jiǎng)懲等內(nèi)容,強(qiáng)調(diào)資產(chǎn)清查工作的重要性,使每一次資產(chǎn)清查結(jié)果更接近實(shí)際,使之成為獎(jiǎng)懲的重要依據(jù),有力促進(jìn)固定資產(chǎn)賬實(shí)管理工作。同時(shí),將加強(qiáng)與人事等部門的聯(lián)系,定期以文件或通知形式要求各使用部門及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更新資產(chǎn)及管理人員信息。

3 結(jié)語(yǔ)

PDCA循環(huán)理論是一套具體有效的管理手段,是發(fā)現(xiàn)與解決問(wèn)題、推動(dòng)工作持續(xù)前進(jìn)的有效途徑。PDCA模式,使高校資產(chǎn)賬實(shí)管理擯棄了原來(lái)頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的片段式管理模式,采用一個(gè)循環(huán)反復(fù)的系統(tǒng)圍合管理模式,不斷補(bǔ)齊管理短板,使高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)不符現(xiàn)象得到明顯改觀,提升了高校固定資產(chǎn)管理水平,促進(jìn)高校建設(shè)健康發(fā)展。