高校固定資產(chǎn)管理中的信息化應(yīng)用研究

王燕雅

(東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 東莞 523808)

關(guān)于固定資產(chǎn)的含義，一般指的是土地、房產(chǎn)、設(shè)備或是圖書資料等具有一定價值，但是需要變現(xiàn)才能流通的固定附屬物。而高校固定資產(chǎn)，主要也是以上幾類，與企業(yè)相比的話，一些高端精密儀器所占比例更高一些。在高校中，固定資產(chǎn)的品種繁多，但有時管理十分混亂，加強高校固定資產(chǎn)管理是一件十分重要的事。

對于高校管理者來說，各個方面都要統(tǒng)籌兼顧。在高校中，實驗室、宿舍或食堂等都是屬于固定資產(chǎn)的范疇。這些設(shè)施的正常運作，也關(guān)系到高校是否能維持正常的教學(xué)活動。管理一旦出現(xiàn)問題，會使教學(xué)活動受到影響。在高校固定資產(chǎn)管理方面，必須有完善的體系，否則就會出現(xiàn)固定資產(chǎn)流失或是設(shè)備損壞等情況，不利于高校的發(fā)展。

一、計算機信息技術(shù)的含義

由于高校固定資產(chǎn)的數(shù)量比較多，而且涵蓋不少種類，價值巨大，所以在管理過程中，已經(jīng)無法使用老式記錄管理方式，將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于高校固定資產(chǎn)管理是十分有必要的。在具體操作中，使用計算機為基本工具，進(jìn)行固定資產(chǎn)的記錄和存儲，然后通過互聯(lián)網(wǎng)將各個部門資產(chǎn)信息進(jìn)行整合，提升資產(chǎn)管理的效率?？梢栽诠芾磉^程中，使用計算機的存儲量大的特點，將多種數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，然后利用互聯(lián)網(wǎng)實時共享的優(yōu)勢，將分散狀的固定資產(chǎn)信息進(jìn)行統(tǒng)計和整理，使信息可以快速傳播和分享，不受空間和地域的限制。在固定資產(chǎn)管理中引入信息化技術(shù)后，不僅提升了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使得管理人員不用再為冗雜的數(shù)據(jù)而煩惱，也大大提高了員工的工作效率，提升了高校固定資產(chǎn)的利用率，增長了很多儀器儀表的使用壽命。[1]

二、高校固定資產(chǎn)管理中運用信息化技術(shù)的作用

在高校固定資產(chǎn)管理過程中，傳統(tǒng)的管理方式已無法滿足當(dāng)前的需求，對管理者管理水平的要求越來越高。將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)運用到其中，會大大提升管理水平。

(一)能夠更加科學(xué)有效地進(jìn)行資產(chǎn)管理

在當(dāng)前資產(chǎn)管理過程中，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使其中各個環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的對接，也可使固定資產(chǎn)的管理部門與財務(wù)管理部門進(jìn)行深入合作，兩部門可實現(xiàn)相互配合、互相監(jiān)督，使固定資產(chǎn)管理更加有保障。通過這種方式，管理部門中各種固定資產(chǎn)信息，也包括財務(wù)部門中關(guān)于固定資產(chǎn)的財務(wù)信息，都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣就使得資產(chǎn)管理更加科學(xué)化，能夠使得資產(chǎn)管理往規(guī)范合理的方向發(fā)展。

(二)能夠使資產(chǎn)管理更加智能化

將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到資產(chǎn)管理中，可以利用計算機自動化便捷性等特點，對固定資產(chǎn)信息進(jìn)行實時的統(tǒng)計和監(jiān)督，對物品的變化隨時進(jìn)行關(guān)注。通過對物品進(jìn)行實時技術(shù)分析，為管理者提供更好的決策支持，有利于全面對固定資產(chǎn)進(jìn)行整合，更好更合理地支配資源，對固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的智能化管理。[2]

(三)能夠使得高校資產(chǎn)管理效率得到提高

將計算機信息技術(shù)運用到資產(chǎn)管理工作后，管理者將資產(chǎn)基本信息錄入系統(tǒng)，然后對系統(tǒng)進(jìn)行有效的設(shè)定。設(shè)定完成之后，就可以通過管理系統(tǒng)隨時看到資產(chǎn)情況，再根據(jù)資產(chǎn)當(dāng)前具體情況，分析資產(chǎn)設(shè)備使用狀況、新舊程度等，通過管理系統(tǒng)的導(dǎo)入，有效提高資產(chǎn)管理的工作效率。

三、高校固定資產(chǎn)管理中的問題

在高校固定資產(chǎn)管理過程中，難免會出現(xiàn)一些問題，在一定程度上對高校資產(chǎn)管理有所影響。

(一)管理者缺乏資產(chǎn)管理的協(xié)調(diào)性

對于固定資產(chǎn)，一般都是由使用單位與資產(chǎn)管理部門共同管理，而且財務(wù)部門也會有專人負(fù)責(zé)，有時管理的部門過多，就容易導(dǎo)致大家都不管，各部門之間缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理，一旦有資產(chǎn)出現(xiàn)問題，各部門互相推諉，不利于進(jìn)行固定資產(chǎn)的管理。比如說，有些資產(chǎn)使用部門，并不知道設(shè)備的初始價值，也不知道生產(chǎn)日期與預(yù)計可使用年限，往往根據(jù)自身使用經(jīng)驗，有可能將尚未達(dá)到使用年限的設(shè)備進(jìn)行報廢，造成固定資產(chǎn)浪費。

(二)管理工作量大，業(yè)務(wù)繁多

在傳統(tǒng)的工作模式下，固定資產(chǎn)管理工作量大，信息反饋不及時，有時還會發(fā)生設(shè)備無法找到、資產(chǎn)權(quán)屬不明晰、資產(chǎn)無端浪費等問題。這些問題看似不大，但是積攢到一起，必然會給管理者造成不小的麻煩。傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式，基本都是手工記錄，固定資產(chǎn)信息基本都是紙質(zhì)卡片，進(jìn)行折舊時，基本都是手工計算折舊額，然后將所有數(shù)額進(jìn)行匯總，工作量十分龐大，并且固定資產(chǎn)卡片多是單獨跟著資產(chǎn)一起，很是分散，所以容易丟失，不利于保存。

(三)管理者業(yè)務(wù)水平不高

固定資產(chǎn)管理工作，看似簡單，就處理這么一些設(shè)備，但是在具體操作過程中，這看似技術(shù)含量比較低的工作，卻著實不好處理，想要把這項工作做好，不僅需要管理和財務(wù)方面的知識，還要深入研究網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識。如今高校固定資產(chǎn)管理人員水平差異很大，有些管理人員基礎(chǔ)知識薄弱，缺乏財務(wù)與管理方面知識，并且工作后并不認(rèn)真學(xué)習(xí)理論知識，所以在工作中難當(dāng)重任。這些管理人員經(jīng)常會錄入錯誤的信息，使信息的準(zhǔn)確性難以得到保證，給固定資產(chǎn)管理帶來了很多困擾。

(三)固定資產(chǎn)管理信息化水平低

在當(dāng)前環(huán)境下，大部分高校都在固定資產(chǎn)管理過程中運用了信息化技術(shù)，但是信息化技術(shù)水平不高。大部分的信息操作系統(tǒng)，都并不是很完善，這些操作系統(tǒng)基本都只能獨立運行，除了資產(chǎn)管理部門，其他部門無法及時對資產(chǎn)進(jìn)行有效監(jiān)督，造成資產(chǎn)設(shè)備損耗嚴(yán)重，無法進(jìn)行有效修復(fù)。不僅如此，這種操作系統(tǒng)只能稱為半自動化，在數(shù)據(jù)錄入等方面，很多操作還是必須由人來手動完成，所以導(dǎo)致效率低下。由于有些數(shù)據(jù)需要人來輸入，這也導(dǎo)致錯誤率的上升。[3]

四、高校固定資產(chǎn)信息化實施過程

(一)固定資產(chǎn)實施信息化的主要依據(jù)

固定資產(chǎn)信息化需要多方面共同配合。

1.完善的資源是實施信息化管理的重要保障

在固定資產(chǎn)信息化管理建設(shè)過程中，電腦、信息設(shè)備和軟件等硬件設(shè)備是必不可少的，還需要進(jìn)行完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。不僅是網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，管理者同樣可以選擇高質(zhì)量的管理軟件，便于各個部門之間互通有無，降低成本。對這些資源的有效利用，對固定資產(chǎn)信息化建設(shè)起到了重要的作用。

2.實施信息化管理必須有完善的制度保障

在高校固定資產(chǎn)管理工作中，要建立完善的管理體系，擁有一個完善的規(guī)章制度是必不可少的。管理者要確保資產(chǎn)信息真實有效，通過完善的管理制度的建立，能夠使信息更加準(zhǔn)確。對于日產(chǎn)固定資產(chǎn)的采購、維修、保管或淘汰等工作，雖然要提高效率，避免工作繁瑣，但是一定要做到準(zhǔn)確真實，有章可依。

3.有效的監(jiān)督是完善固定資產(chǎn)信息化管理的重要要求

對于高校固定資產(chǎn)來說，雖然數(shù)量龐大，但是歸根到底主要都是用于教學(xué)服務(wù)的資產(chǎn)，還有一小部分是用于經(jīng)營的部分固定資產(chǎn)。不論是非經(jīng)營用固定資產(chǎn)，還是經(jīng)營用固定資產(chǎn)，都要明確其權(quán)屬，進(jìn)行有效監(jiān)督，全部納入財務(wù)部門監(jiān)管，提高資產(chǎn)管理效率。不僅如此，完善的監(jiān)督體系，不僅能夠使資產(chǎn)管理更加有序，還對于固定資產(chǎn)流失有著積極防范作用。[4]

(二)固定資產(chǎn)信息化管理的實施方式

對固定資產(chǎn)進(jìn)行信息化管理，要依托完善財務(wù)信息化系統(tǒng)，在建設(shè)過程中協(xié)同合作，共同完善固定資產(chǎn)信息化管理建設(shè)。

1.運用大容量存儲設(shè)備，保存時間長

傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理方式，基本上就是制作固定資產(chǎn)卡片，但是卡片冗雜，所記載內(nèi)容繁多，不僅容易丟失，也容易使信息混淆，記錯數(shù)據(jù)。使用大容量存儲設(shè)備，可以將所有信息進(jìn)行統(tǒng)一存儲，在存儲過程中進(jìn)行自動分類，使固定資產(chǎn)信息都有完善的記錄，使得管理更加便利。

2.將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)運用其中，可以解決共享問題

在高校管理中，財務(wù)部門是比較重要的部門，辦公系統(tǒng)都是獨立運行，不會跟外界相連接，這就導(dǎo)致高校固定資產(chǎn)信息化管理只能在內(nèi)部進(jìn)行，無法與其他部門互通有無，降低了工作效率。所以在管理過程中，高?？梢愿鶕?jù)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展詳情，通過校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)，將各個管理部門之間系統(tǒng)連接。為了防止信息數(shù)據(jù)外泄，可以對用戶設(shè)定權(quán)限，對每一等級用戶開放不同權(quán)限，保證各個部門互相合作管理。但是，在具體過程中也有不同權(quán)屬界線。

3.利用信息技術(shù)，實現(xiàn)盤點自動化

高校固定資產(chǎn)種類繁多，數(shù)量大，所以導(dǎo)致盤點工作進(jìn)程艱難，工作量巨大，而且盤點時間間隔較長，經(jīng)常導(dǎo)致賬實不符，出現(xiàn)固定資產(chǎn)流失情況，無法查明原因。進(jìn)行信息化管理，可以使用條形碼進(jìn)行分類管理，將條形碼貼于資產(chǎn)上，掃描后上傳系統(tǒng)，資產(chǎn)情況就一目了然，這樣有利于對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計整理，方便盤點。

結(jié)語

將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)運用于高校固定資產(chǎn)管理，能夠進(jìn)一步提升資產(chǎn)管理效率，還能夠為高校的改革創(chuàng)新提供好的條件。當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理在實際施行過程中，仍然有很多困難需要克服，在管理過程中必須有完善的制度進(jìn)行保障，將技術(shù)與理論緊密結(jié)合，只有這樣才會不斷提升高校綜合實力，增強核心競爭力。