學分制背景下高校學籍異動學生的成績管理1

陳會容

（惠州學院 政法學院，廣東 惠州 516007）

高校教務(wù)管理工作的一個重點就是成績管理，學生的成績管理可以直觀反映出學生的學習效果，公平、全面、客觀的成績管理不僅僅能夠有助于教師教學方法的優(yōu)化、教學改革的推進，更是在幫助高校培養(yǎng)合格人才方面大有裨益。隨著高校學分制改革的穩(wěn)步深入，學生成績管理工作越來越復雜，其中學籍異動學生的成績管理更是其中難點之一。高校的教育不僅包括教學方式的變化，也包括學生學習方式和成長成才渠道的變化。高校學生在學習時段、學習方式上有了很大的選擇自由度，學籍異動成為高校教務(wù)管理人員的一項業(yè)務(wù)內(nèi)容，對高校學籍異動學生的成績管理也因而成為高校教務(wù)管理人員的一項復雜工作。如何科學管理學籍異動學生的學習成績和課外成就，這是教務(wù)管理人員必須應(yīng)對的難題，同時也是學分制改革探索過程中不可回避的問題。解決前述難題，對于完善學分制度、提升教育質(zhì)量具有重要意義。

一、學籍異動學生成績管理的非常規(guī)性

（一）學籍異動學生成績管理程序的非常規(guī)性

學籍是教育管理部門為準確掌握學生升學和在校期間情況而形成的統(tǒng)計信息和合計，它不僅包括姓名、籍貫、政治面貌等個人信息，也包括專業(yè)、獲得學分、畢業(yè)信息等相關(guān)資料。可以說，對學生學籍的管理是院校的重要工作之一，需要學校投入一定量的人力、物力和財力等。學籍異動是指學生在學籍相關(guān)信息上的變化，這種變化主要體現(xiàn)在轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學、休學與復學、退學、留降級、出國交流等過程中。這種變化是非程序化的，即不是常規(guī)性的信息變化，學籍異動管理是高校教學管理過程中的重要過程［1］，“其根本目的是全面貫徹黨的教育方針，培養(yǎng)適合中國特色社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的高素質(zhì)人才［2］”。而學籍異動的非常規(guī)性也導致了學籍異動學生的成績管理工作的非常規(guī)性。對這一特點具體分述如下：

就學籍異動的事前審批而言，學籍異動根據(jù)異動理由的不同有不同的操作手續(xù)，但共同點是都需要學生提前申請，并說明原因，經(jīng)學校相關(guān)管理部門研究同意后方可生效。一般而言，學生學籍異動的管理手續(xù)比較復雜，學生需要配合學校完成各項審批手續(xù)。所以，對該類學生的成績管理工作需要嚴格同步和匹配前述審批流程。

就事后的復學手續(xù)而言，學籍異動的學生的復學時間不確定。當前，我國高校一般采取學分制管理，學生在校期間修完要求學分即可申請畢業(yè)，所以即使學生在校期間的常規(guī)時間為4年，但并不排除某些學生提前修完學分提前畢業(yè)。與此同時，學生也可能中途因為某些原因選擇休學或者參軍入伍，這就對教務(wù)管理人員的成績管理提出了更多的要求。對于該類學生來說，他們復學后必須將未學的課程補回，重新選課，這時就要求教務(wù)管理人員首先要在系統(tǒng)中對他們的成績進行處理，將之前未參加考試的課程及成績刪除，否則系統(tǒng)在學生選課之后將自動默認為重修。如果學生沒有按時選課，或者因為教務(wù)管理人員的疏忽沒有通知到位，則即使學生跟班上課并參加結(jié)課考試，授課教師也無法將他們所取得的成績登陸到學生管理系統(tǒng)中，這就會造成之后成績核查、查詢試卷、成績更改、補錄等一系列問題。

（二）學籍異動學生成績管理內(nèi)容的非常規(guī)性

學分是高校用來計算學生學習量和學習成果的一種基本單位，不同的課程有不同的學分，不同的專業(yè)有不同的學分要求。學籍異動學生學分的獲得也是建立在學習成績基礎(chǔ)之上的。學籍異動是以個體隨機的方式呈現(xiàn)的，而學籍異動學生的成績管理要匹配和跟隨前述隨機性，故也呈現(xiàn)不受常規(guī)成績管理體系調(diào)整的非常規(guī)性特點。具體而言，學籍異動學生成績管理內(nèi)容的非常規(guī)性主要體現(xiàn)在以下方面：第一，成績考核安排的非常規(guī)性。成績考核是對學生必修課、選修課、課外實驗、專業(yè)實習等內(nèi)容的考核，一般安排在每個學期的末期。畢業(yè)論文是一種特殊的成績考核，是對學生大學學習的整體回顧和綜合要求。而學籍異動學生的成績考核顯然不能通過前述的常規(guī)考核方式進行，而需要逐個匹配學籍異動的特殊情況和訴求，做出延期考核，暫停考核等靈活安排；第二，學習成績測評的非常規(guī)性。在高校學習中，學生專業(yè)課、必修課一般以筆試測試的形式進行，實行百分制，不同的分數(shù)代表不同的學習績點，一般成績及格即可獲得相應(yīng)的學分。而每個學籍異動的情形都有其特殊性，因而如何測評，以什么樣的標準測評學籍異動學生的學習成績是不能以常規(guī)的、“一刀切”的方式解決的問題。第三，學生成績記錄的非常規(guī)性。如實及時記錄學生成績是教務(wù)管理人員的常規(guī)工作，既包括了成績錄入過程與核查、學分認定、安排補考重修，學生畢業(yè)論文答辯成績錄入，又包括了成績檔案管理、學業(yè)成績證明等工作。而由于學籍異動情形在時間上的不規(guī)則性，導致了對于學籍異動學生成績記錄的非常規(guī)性。

二、學籍異動學生成績管理的難點

（一）教務(wù)管理人員與學籍異動學生的成績管理的匹配度差

高校教務(wù)管理人員常規(guī)性的、程序性的工作量很大，工作內(nèi)容繁瑣，重復作業(yè)，同時工作復雜度又很高，關(guān)鍵崗位和事項責任非常重，一個疏忽差錯都可能釀成教學事故，而一旦發(fā)生教學事故，就會使整個教學秩序癱瘓，并產(chǎn)生惡劣的影響。也就是說，高校教務(wù)管理人員是在滿負荷情況下運作常規(guī)工作。而學籍異動學生成績管理的非常規(guī)性挑戰(zhàn)則可能是“最后一根稻草”，導致管理秩序的紊亂。

教務(wù)管理人員是高校教學管理秩序運轉(zhuǎn)的承壓點，但往往未受到應(yīng)有的重視和得到適當?shù)馁Y源匹配。教務(wù)管理人員和學生的配比不合理，往往一千名左右的學生，配備一名教務(wù)管理人員，造成教務(wù)管理人員承壓過重，使得其很難有心力去應(yīng)對學籍異動學生成績管理的非常規(guī)性挑戰(zhàn)。而在同等學歷情況下，教務(wù)人員在職稱評定、職務(wù)晉升甚至在工資待遇等方面與專任老師也存在不合理的落差。這種激勵機制的失調(diào)又導致教務(wù)管理人員缺乏足夠的積極性去應(yīng)對學籍異動學生成績管理的非常規(guī)性挑戰(zhàn)。由于工作壓力和工資待遇不對等，以及職稱晉升等各方面的落差，導致教務(wù)管理人員流動性較大：有些選擇繼續(xù)深造考取博士，成為一名高校專任教師；有些選擇其他崗位或者其他工作單位，這對高校教務(wù)管理隊伍的穩(wěn)定性帶來了沖擊，而不穩(wěn)定的教務(wù)管理隊伍是難以應(yīng)對學籍異動學生成績管理的非常規(guī)性挑戰(zhàn)的。

同時，也有一方面原因是教務(wù)人員自身業(yè)務(wù)水平的不足，教務(wù)管理人員在整個管理過程中發(fā)揮溝通上下的作用，一些新入職的教務(wù)管理人員可能對于參軍復學、留學生、校際交流以及轉(zhuǎn)專業(yè)等學生的學分成績認定工作缺乏較為系統(tǒng)的認識，沒有及時通知他們填寫全流程的資料，遺漏了某些資料證明，或者對他們的申請證明審核不夠嚴謹，就容易導致學籍異動學生的成績管理工作的差錯甚至紊亂。例如新入職的教務(wù)管理人員在指導學生填寫《轉(zhuǎn)專業(yè)學生成績認定審批表》時，由于缺乏對學校關(guān)于學生轉(zhuǎn)專業(yè)政策的深度了解，給學生的成績管理帶來影響，致使轉(zhuǎn)業(yè)后的學生課程學分認定不準，加上學校沒有對這類學籍異動學生的課程學分進行二次確認，最終影響了整體的學業(yè)成績，給學生課程修讀造成困擾。

（二）學籍異動的偶發(fā)性引致成績管理工作的復雜性

我國高等教育正在大力推進教學改革，這種改革不僅包括教學方式的變化，也包括學生學習方式和成長成才渠道的變化，課堂學習已經(jīng)不是高等教育的唯一通道。在這樣的改革大勢下，高校學生在學習時段，學習方式上有了很大的選擇自由度。在校期間，如滿足一定前提，學生可以轉(zhuǎn)專業(yè)乃至轉(zhuǎn)學，以及出國交流等，也可以比較靈活地選擇休學與復學的時間。這些學籍異動的情形是偶發(fā)的，在時間和方式上都有不規(guī)則性。這給以流程化作業(yè)的高校成績管理體系帶來了復雜性。例如，為了靈活地適應(yīng)市場對高等教育人才的需求，尊重學生的自主進步和成長的積極性，大多數(shù)高校允許學生在入學之后允許學生在符合條件時轉(zhuǎn)專業(yè)，而這就對高校成績管理常規(guī)體系帶來了非常規(guī)沖擊。新轉(zhuǎn)入專業(yè)的學生要按照新的專業(yè)學習和培養(yǎng)，而因為學生在轉(zhuǎn)專業(yè)之前已經(jīng)學習過新專業(yè)的類似課程，學生可以選擇用已修課程來代替這些課程。這一般都是由學生提出申請，經(jīng)審查合格后方可操作，這其中手續(xù)繁瑣，不能適用常規(guī)流程操作。多數(shù)情況下需要教務(wù)管理人員對個案給出針對性的解決方案，而前述解決方案形成后又需要以與常規(guī)成績管理體系一致的標準、尺度和術(shù)語來匹配和錄入，這是一項很復雜和富于挑戰(zhàn)的工作。

同時，采取學分制管理的學校一般都會采取較為彈性的學籍管理制度，有些院校甚至會將學生的在校就讀時間設(shè)置為3-6年，允許學生提前或者是推遲畢業(yè)。和傳統(tǒng)的教學模式相比較，這種彈性的管理模式對學生在自主選課方面的要求更高一些。學校給學生提供選修課意為學生個性和特長的成長提供空間，教務(wù)處要求學生需要在一定網(wǎng)絡(luò)上自主選課課程、自主安排學生進程，學籍異動的學生如果錯過了規(guī)定的選課時間，就需要聯(lián)系教務(wù)處進行二次申請，聯(lián)系選課管理從教務(wù)系統(tǒng)的后臺來進行補選。例如，當休學的學生復學之后，想要重新選擇選修課時，首先第一步就是要將未參加考試的課程與成績刪除，否則學校的管理系統(tǒng)會認定學生的這門課程為重修。再者，如果學生未能準時上課，在教務(wù)系統(tǒng)上顯示課程不足，即便學生通過跟班上課、參加考試等行為完成了選修課程的要求，任課教師也無法擅自為學生修改系統(tǒng)，這就會影響到學生的成績，需要教務(wù)人員單獨來對這類學生成績進行核查、補錄等工作。

（三）學籍異動學生成績管理工作挑戰(zhàn)教務(wù)管理人員的責任感

高校教務(wù)管理人員從事的是教輔工作，在教學管理中起著上傳下達的重要作用，這就要求其在承受繁重工作壓力的同時保持高度的責任感，而學籍異動學生成績管理的非常規(guī)性又更大程度地挑戰(zhàn)了教務(wù)人員的責任感。

教務(wù)系統(tǒng)對原始數(shù)據(jù)的要求較高，要求這些數(shù)據(jù)必須真實、完整、準確，教務(wù)管理人員在錄入原始計劃、教學計劃、學籍異動等信息時，如果錄入失真或者殘缺，會對后續(xù)的成績管理工作造成不小的影響。例如在錄入某位學生的學籍異動信息時，未能將該生的個人信息調(diào)整到異動后的班級，從而致使該異動學生實際學籍情況和系統(tǒng)信息不相符合，造成該生的成績顯示不準確。再者由于教學計劃調(diào)整造成某門課程有所變動，這就使得學生在重修課程時與原課程之間的信息對應(yīng)困難，這樣也會影響到學生的學習成績。再者，目前對學籍異動學生成績管理的“個案處理”“高度承壓”的解決方式使得在管理過程中難免出現(xiàn)疏失和差錯［3］。例如，教務(wù)人員在錄入學生成績時，可能未核實個別考生缺失成績的具體原因，或者對學籍異動考生的原因了解欠深入，未填寫原因，或者將“休學”“校際交流”“參軍入伍”等原因混用，這就容易造成學生在后期補學相關(guān)課程時出現(xiàn)管理信息紊亂。又如，教務(wù)人員可能對有成績無姓名、或有成績有姓名但教學班無此人選課記錄的情況未及時核實原因，導致后期在核查學生成績時產(chǎn)生管理信息紊亂。此外，對于新轉(zhuǎn)入的學生，如果教務(wù)管理人員未核實該學生是否選課成功，沒有及時更新班級名冊，就可能導致該生學習記錄和考試記錄缺失的差錯。

三、改進學籍異動學生成績管理的有效措施

（一）進一步完善學籍異動學生成績管理規(guī)章制度

制度是做好管理工作的基礎(chǔ)和前提，就學籍異動學生的成績管理而言，可將其作為獨立的業(yè)務(wù)單元，構(gòu)建制度，實施模塊化、流程化管理。對學籍異動學生成績的管理可結(jié)合本校學籍異動學生的實際情況和成績管理的實際需求，總結(jié)在實踐工作中的困難，以及行之有效的經(jīng)驗辦法，探索其共性和規(guī)律，在此基礎(chǔ)上形成框架性文本，逐步建立學籍異動學生成績管理的相關(guān)制度，確保教務(wù)管理人員的日常工作有據(jù)可依。具體而言，可在以下幾個方面做有針對性的探索和突破。首先，要明確和完善關(guān)于學籍異動學生成績管理的有關(guān)規(guī)定。學生轉(zhuǎn)業(yè)后，要根據(jù)新專業(yè)的培養(yǎng)計劃修足學分，已經(jīng)學習過、取得學分且與新專業(yè)培養(yǎng)計劃有關(guān)的課程，應(yīng)由新轉(zhuǎn)入學院根據(jù)專業(yè)培養(yǎng)計劃予以認定，并及時通知到學生本人，已在原專業(yè)學習、取得學分但與新專業(yè)培養(yǎng)計劃無關(guān)的課程，應(yīng)納入學生的選修課學分。“如果課程學分沒有被確定，課程性質(zhì)要進行及時刪除，所缺少的學分需要學生修補相關(guān)課程［4］”。

其次，對于校際交流學生的學業(yè)成績的管理辦法，高?？山Y(jié)合相關(guān)規(guī)定，制定出一套新的成績學分轉(zhuǎn)換制度。學生赴其它大學交流學習之前應(yīng)及時將課程計劃進行對比，并將交流期間與本校所學類似的課程進行比對，填寫學分認定申請表，做好資料留存，以備交流結(jié)束后核查登載分數(shù)。學生出國深造之前應(yīng)該獲悉深造院校完整的課程計劃，將其與本院校的教學計劃方案之間進行對接，在教務(wù)管理的后臺系統(tǒng)上將交流期間的課程進行勾選，同時需要填寫《交流生學分認定申請表》。當學生結(jié)束交流項目后，也應(yīng)當根據(jù)交流大學所開具的成績單和學業(yè)學時材料等來對學生的綜合成績進行認定，評定學生的學分。各個院校應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況針對交流項目制定統(tǒng)一的規(guī)則，將學分明確、成績互認等進行明文界定，從而達到學籍異動學生成績管理的嚴格規(guī)范、科學合理。

第三，對于參軍或某些原因休學但保留學籍的學生，應(yīng)建立考察機制，提前對學生的學習態(tài)度、學習成績進行全面掌握，在休學期間應(yīng)保留其成績學分，明確休學學生成績處理辦法并附相應(yīng)的成績處理表格，確保各項規(guī)定制度均能依照國家相關(guān)規(guī)定制定執(zhí)行，在休學結(jié)束后對其成績的認定和復查要確保簡單規(guī)范，有據(jù)可依。

（二）圍繞學籍異動學生成績管理形成正向激勵機制

如前所述高校教務(wù)管理人員承壓過重的情況使得其很難有心力去應(yīng)對學籍異動學生成績管理的非常規(guī)性挑戰(zhàn)，而對高校管理人員激勵機制的失調(diào)又導致教務(wù)管理人員缺乏足夠的積極性去應(yīng)對前述挑戰(zhàn)。這就需要高校更加重視教務(wù)管理隊伍建設(shè)，以改進學籍異動學生的成績管理工作為契機，針對教務(wù)管理隊伍形成正向激勵機制。具體而言，可以從如下幾個方面展開探索：第一，更加重視教務(wù)管理人員的職業(yè)發(fā)展，在職稱申報、職位晉升、工資待遇等方面匹配適當?shù)馁Y源，充分調(diào)動其工作熱情和積極性，使得教務(wù)管理人員能更富于責任感地投入到學籍異動學生的成績管理工作中。第二，及時制定和更新教務(wù)管理手冊，使得各項教務(wù)管理工作有據(jù)可依，有序可循，從而減輕教務(wù)管理人員的工作壓力，同時也便于教務(wù)管理人員針對學籍異動類型的不同及時做好成績管理工作；第三，定期組織開展專業(yè)技能培訓，將培訓測試結(jié)果與職業(yè)發(fā)展掛鉤，“尤其是應(yīng)給予新任教學秘書更多的關(guān)注，重點培訓［5］”，使得他們在入職之初就能展望有吸引力的職業(yè)前景，同時也確保了他們在著手學籍異動學生的成績管理工作之前就已經(jīng)了解相關(guān)制度和政策，避免由于業(yè)務(wù)不熟而造成的錯誤，推動學籍異動學生的成績管理工作逐漸趨于規(guī)范化。

（三）強化對教務(wù)管理隊伍建設(shè)的重要性，提升隊伍質(zhì)量

強化對教務(wù)管理隊伍建設(shè)的重要性，提升隊伍質(zhì)量，首先需要學校能夠加強對教務(wù)管理人員的認可，對學校管理隊伍給予充分的重視?？梢詮穆毞Q晉升、福利待遇等方面來對教務(wù)管理人員提供政策支持，為教務(wù)管理人員營造良好的職業(yè)發(fā)展空間，有效降低隊伍的人員流動性，強化隊伍的穩(wěn)定。

其次提升隊伍質(zhì)量的另一個重要因素就是培訓。提高教務(wù)管理人員的專業(yè)技能水平是提升院校學生成績管理水平的第一步。學校需要給教務(wù)管理人員一定的壓力，使得任課老師率先認識的學籍異動學生成績管理的特殊性和重要性，在此基礎(chǔ)上，開展一系列針對學籍異動學生成績管理的方式方法。例如在每次期末考試之初先對任課教師進行成績錄入的培訓，率先從根源上解決由于任課教師不了解成績管理規(guī)定而造成的成績輸入有誤的問題，這樣可以有效降低后期成績修改和補錄事件的發(fā)生率。

最后，校級教務(wù)管理部門可針對學籍異動學生的成績管理問題對各學院的教務(wù)管理人員做好培訓和重點指導工作，統(tǒng)一作業(yè)口徑；對于逐漸增多的校際交流和轉(zhuǎn)專業(yè)造成的學籍異動問題，校級教務(wù)管理部門可以學院為單位，每學年集中對各學院參加校際交流和轉(zhuǎn)專業(yè)學生的成績實行統(tǒng)一申報、統(tǒng)一指導、集中處理，并將處理結(jié)果及時告知各學院教務(wù)管理人員，督導他們與相關(guān)學生做好后期對接工作，并不定期對工作進度進行督導，有獎有懲，激勵其進步；校級教務(wù)管理部門在每學期末的教務(wù)工作檢查中，可將學籍異動學生的成績管理作為一項重點督查督辦內(nèi)容，聽取各學院關(guān)于學籍異動學生成績管理辦法的意見，并結(jié)合學院實際總結(jié)經(jīng)驗，在實踐過程中不斷完善。

四、結(jié)語

在高校的教務(wù)管理工作中，對學籍異動學生的成績管理是一個小的業(yè)務(wù)項目，但其性質(zhì)特殊，完成難度大，目前項目的運作方式也不合理。學籍異動學生的成績管理工作的改進關(guān)鍵在于教務(wù)管理人員素質(zhì)的提升。管理制度上，可按照學籍異動類型，設(shè)置不同的管理辦法，提出不同的成績管理規(guī)定，但制度的有效執(zhí)行還是在于“人”，都離不開教務(wù)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。學懂弄通學籍異動學生成績管理的過程，也是教務(wù)管理人員提升業(yè)務(wù)素質(zhì)的過程。教務(wù)管理人員在學籍異動學生的成績管理工作中積極探索新辦法、新思路，將學生的權(quán)益置于管理工作的核心，不斷提高管理的效率和質(zhì)量，不斷優(yōu)化各項環(huán)節(jié)和步驟，在提升學籍異動學生的成績管理工作的同時，也將提高高校教務(wù)管理工作的整體質(zhì)量。