淺談信息化時(shí)代高校干部人事檔案管理工作

王君

摘 要：在高校的檔案管理工作當(dāng)中，針對(duì)干部人事檔案的管理，是非常重要的一個(gè)組成部分，其對(duì)于高校的干部管理具有直接的影響，如干部的崗位調(diào)整、人才培養(yǎng)等。甚至間接關(guān)系著高校自身以及高校教育事業(yè)的發(fā)展，為此我們必須要對(duì)高校干部人事檔案的管理予以高度的關(guān)注和重視，尤其是在信息化時(shí)代下，我們必須要將信息化技術(shù)科學(xué)、合理的應(yīng)用到高校干部人事干部檔案管理中來，發(fā)揮出資訊化技術(shù)的作用、優(yōu)勢(shì)，以提高檔案管理成效，更好的為高校其他各項(xiàng)工作開展提供服務(wù)。本文基于作者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，首先簡(jiǎn)單分析了信息化技術(shù)在高校干部人事檔案管理中的作用、優(yōu)勢(shì)，然后主要就如何做好信息化時(shí)代下的高校干部人事檔案管理，提出了部分探討性建議，以期能為相關(guān)工作的實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;干部人事檔案管理;信息化

在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，如何應(yīng)用信息化技術(shù)提高干部人事檔案管理工作成效，是高校所面臨的一個(gè)關(guān)鍵課題，我們必須積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實(shí)踐，一方面要深入、全面認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在高校干部人事檔案管理中的作用、優(yōu)勢(shì)，另一方面更要科學(xué)、合理的將信息化技術(shù)切實(shí)應(yīng)用于干部人事檔案管理。

1 信息化技術(shù)在高校干部人事檔案管理中的作用、優(yōu)勢(shì)

高校干部人事檔案管理的主要作用，不僅僅是記錄高校干部人事的建設(shè)和變化情況，其更重要的是能夠?yàn)楦咝８刹康膷徫徽{(diào)整提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校干部人才資源的優(yōu)化配置，同時(shí)客觀、準(zhǔn)確的反映出高校干部的素質(zhì)、能力情況，為高校干部人才的培養(yǎng)、提升，給出參考和指導(dǎo)，保證高校發(fā)展對(duì)干部人才的需求，時(shí)時(shí)得到保障，進(jìn)而促進(jìn)高校自身以及高校教育事業(yè)的發(fā)展。不過隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，高校干部數(shù)量和人事檔案信息量的增大，高校干部人事檔案開始面臨著越來越大的壓力，出現(xiàn)了管理效率低下，檔案信息不規(guī)范、不全面、不清楚，以及存儲(chǔ)、調(diào)閱困難等難題，阻礙了高校干部人事檔案管理的利用和價(jià)值發(fā)揮，而檔案通過對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，則可以有效解決上述難題[1]。

一方面，信息化技術(shù)具有非常強(qiáng)的信息共享和傳輸能力，這可以為高校干部人事檔案信息的收集、整理，提供非常便捷的途徑，保證相關(guān)信息的及時(shí)、有效回收。另一方面是信息化技術(shù)具有非常強(qiáng)的自動(dòng)檢查能力，可以檢查檔案信息的規(guī)范性、全面性，保證檔案信息的錄入符合工作要求。再者是信息化技術(shù)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索、調(diào)閱方面，均具有非常強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，其不需要巨大的檔案存儲(chǔ)空間，能夠非常快速的檢索、調(diào)閱所需的檔案，并通過共享和及時(shí)傳輸，使檔案得到更高效率的利用。最后，信息化技術(shù)還具有非常強(qiáng)的信息處理能力，尤其是在人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，我們還可以更加深入、全面的分析出有價(jià)值的檔案信息，為干部管理提供更加豐富、準(zhǔn)確的依據(jù)和參考。由此可見，信息化技術(shù)在高校干部人事檔案管理中的作用、優(yōu)勢(shì)是非常突出的，值得我們加強(qiáng)研究、探討與應(yīng)用實(shí)踐。

2 信息化時(shí)代下高校干部人事檔案管理策略

2.1 打造信息化的高校干部人事檔案管理平臺(tái)

信息化時(shí)代下的高校干部人事檔案管理工作開展，需要全新的工作環(huán)境、條件支撐，高校方面應(yīng)當(dāng)基于信息化技術(shù)的應(yīng)用，打造全新的信息化干部人事檔案管理平臺(tái)。例如，首先是需要根據(jù)檔案管理工作需求，配置專門的辦公室、計(jì)算機(jī)、掃描器、專用數(shù)據(jù)庫(kù)、專用網(wǎng)絡(luò)。在高校整體人事檔案管理平臺(tái)下，設(shè)計(jì)專門的干部人事檔案管理工作界面，注重干部人事檔案管理與普通人事檔案管理的需求、功能差異，不僅要具有易于操作的錄入、鑒定、整理、編撰、統(tǒng)計(jì)以及保管功能，同時(shí)還要具有智能化的干部人事檔案研究、分析功能，能夠從定量、定性兩個(gè)方向，對(duì)干部給出基本的評(píng)價(jià)[2]。

2.2 注重與人力資源管理部門的橫向合作

通過對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，還應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)高校干部人事檔案管理與人力資源管理部門的橫向合作，這是我們需要特別注意的一點(diǎn)。其一是因?yàn)楦刹咳耸聶n案的信息主要來源于人力資源管理部門，其二是干部人事檔案的利用主要作用于人力資源管理部門。為此，我們應(yīng)當(dāng)基于信息化技術(shù)，建立起干部人事檔案管理平臺(tái)與人力資源管理辦公平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)信息通道，便于干部人事檔案信息的收集，一旦人力資源管理方面的信息有所變動(dòng)和更新，便及時(shí)的將相關(guān)信息傳輸?shù)綑n案管理平臺(tái)，防止信息遺漏。檔案管理平臺(tái)這方面，將信息編撰、分析好之后，隨時(shí)準(zhǔn)備為人力資源管理提供使用。

2.3 健全干部人事檔案管理制度

高校應(yīng)當(dāng)明確干部人事檔案管理的內(nèi)容，如干部履歷表、工作鑒定、學(xué)習(xí)鑒定、年度考核表、畢業(yè)成績(jī)表、職稱評(píng)定審批表、已發(fā)表論文和科研成果材料、政治歷史審查資料、體檢表、工會(huì)會(huì)員登記表以及有價(jià)值的學(xué)習(xí)總結(jié)體會(huì)等，都必須要囊括在內(nèi)，盡量的詳細(xì)、詳實(shí)。同時(shí)還要以國(guó)家《檔案法》以及其他的相關(guān)政策為基礎(chǔ)，結(jié)合自身的實(shí)際工作情況，對(duì)干部人事檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，給出詳細(xì)而明確的規(guī)定，乃至檔案的保管期限、保密、調(diào)閱、銷毀等，都需要進(jìn)行相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、要求說明，為干部人事檔案管理工作的實(shí)踐提供指導(dǎo)。最后，還應(yīng)當(dāng)建立明確的干部人事檔案管理工作責(zé)權(quán)體系，將相關(guān)的工作職責(zé)、責(zé)任、權(quán)利等，細(xì)化到各個(gè)檔案管理工作崗位，并制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、考核指標(biāo)，保證高校干部人事檔案管理工作得以規(guī)范、有序和高效的推進(jìn)[3]。

2.4 加強(qiáng)對(duì)人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)前，人工智能與大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)日趨的成熟，并且已經(jīng)被應(yīng)用于了多個(gè)社會(huì)行業(yè)、領(lǐng)域中，發(fā)揮出了突出的作用。在如今的高校干部人事檔案管理工作中，我們也應(yīng)當(dāng)積極嘗試對(duì)人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，例如可以通過該項(xiàng)技術(shù)，將學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、干部人事檔案信息整合起來進(jìn)行全面、深入的分析，評(píng)價(jià)當(dāng)前學(xué)校的干部人力資源現(xiàn)狀，有哪些優(yōu)勢(shì)、哪些不足，應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行干部人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和調(diào)整等等，為學(xué)校人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置優(yōu)化，提供科學(xué)的參考依據(jù)，真正體現(xiàn)出干部人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

除了上面所提到的幾點(diǎn)之外，信息化時(shí)代下的高校干部人事檔案管理工作開展，還應(yīng)當(dāng)做好信息安全方面的建設(shè)工作，引入先進(jìn)的信息安全技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的信息安全意識(shí)、信息安全技能培養(yǎng)。確保干部人事檔案信息化管理的安全性，防止信息丟失、損壞或是被惡意的攻擊、竊取。

參考文獻(xiàn)

[1]姚帥.高校干部人事檔案服務(wù)水平提升路徑探索[J].中外企業(yè)家，2019（25）：108-109.

[2]陳婧曙.高校干部人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策——以干部人事檔案審核為視角[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（12）：17-18.

[3]孫智慧.高校干部人事檔案信息化建設(shè)主動(dòng)服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)與局限[J].智庫(kù)時(shí)代，2018（32）：67-68.