基層事業(yè)單位電子檔案與紙質檔案配套管理的啟示

劉鳳娟

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的高速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為現(xiàn)代管理的一種趨勢，在發(fā)揮其優(yōu)勢的同時，我們還要對其不足不斷改進，特別是要同紙質檔案一起進行科學管理，使其配套管理更有效地為我們基層事業(yè)單位的發(fā)展服務。

關鍵詞：紙質文件;電子文檔;歸檔管理;開發(fā)利用

在推進檔案綜合管理方面，我們在檔案分類、整理、編目、檢索等管理環(huán)節(jié)上，如何開發(fā)利用檔案信息資源，作為基層事業(yè)單位在電子檔案與紙質檔案配套管理方面，我們作了較為深入地探索，獲得一些有益的啟示。

1 事先要明確檔案管理體制和程序

作為公益型和生產(chǎn)型兼融的事業(yè)單位，我們在進行檔案的歸檔、整理、保管與保護、利用與借閱、鑒定與銷毀等管理工作當中，要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣東省檔案條例》《深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例》等法律法規(guī)[1]，并結合工作實際，進一步規(guī)范檔案管理工作，有效地提高檔案管理水平。

那么，我們所說的“檔案”，是指我們從事社會公益和水務生產(chǎn)的工作活動中形成的、具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子等不同形式的歷史記錄。

就檔案管理體制而言，我們基層事業(yè)單位作為局直屬事業(yè)單位，要對應局里的設置并與之加強工作聯(lián)系。就綜合檔案的管理工作，我們應在局辦公室的統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、管理下，接受局檔案室的檔案業(yè)務指導，積極參加其組織的培訓，并結合本單位實際制訂檔案工作發(fā)展規(guī)劃等。

我們的檔案員如何嚴格按照檔案室各業(yè)務環(huán)節(jié)的管理程序開展工作呢？大致承擔以下職責：一是貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本局檔案工作規(guī)章制度，并向上級檔案部門備案。二是負責局綜合檔案的接收、整理、編目、保管和提供利用等管理。三是負責檔案整理工作，根據(jù)檔案分類歸檔范圍和保管期限，做好檔案鑒定，對有存毀疑義的檔案作出合理判定。四是熟悉室藏檔案的內(nèi)容與結構組成，及時發(fā)現(xiàn)和妥善解決保護工作中出現(xiàn)的技術問題。

2 有序做好紙質文件和電子文檔的歸檔

當檔案的形成時，我們要將在本單位工作活動中形成的已辦理完畢并具有查考、利用和保存價值的文件材料有序地歸檔;比如：黨務管理、行政管理、業(yè)務管理、工程建設資料、信息化建設、財務管理、人事管理、科研成果、課題研究、行政執(zhí)法、規(guī)劃設計、設備采購、材料匯編、會議材料、出版的刊物及書籍、電子文檔和聲像等方面的文件材料。同時要將相對應的電子文檔一一整理歸檔，力求通過涵蓋傳統(tǒng)紙質的文件材料和各類辦公自動化平臺的電子文檔，來反映本單位職能活動和基本歷史面貌的文件材料。那么，紙質文件按以下要求歸檔：1）歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確;2）歸檔的文件材料必須是原件，確保其真實性;3）歸檔的文件材料原則上一式一份。正式發(fā)文（紙質）應有發(fā)文處理表、正文、附件;來文辦件（紙質）應有辦文處理表、正文、附件;各類業(yè)務材料按業(yè)務性質將正文及領導批示一并歸檔;各類業(yè)務簡報、期刊需將正式刊物及其電子版一并歸檔;4）紙質文件歸檔時如有電子版，使用檔案級藍光光盤、移動硬盤等離線方式報送。

3 對紙質檔案和電子檔案實行科學分類

如何做好紙質文件和電子文檔的管理呢？實踐告訴我們，關鍵是要依據(jù)歸檔對象內(nèi)容對檔案進行分類管理。其具體類別及管理要求包括：1）文書檔案（包括黨務管理、行政管理、業(yè)務管理所形成的文件材料）歸檔要求如下：（1）需歸檔的文件應齊全完整，保持文件之間的聯(lián)系，同一問題的正件與附件不能分開。（2）來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函）應獨立成件整理，應盡量排列在一起，并在備注欄互做參照。（3）采用統(tǒng)一的檔案盒和裝具材料，按規(guī)范化要求組件、分類、排列、編號、裝訂、編頁、裝盒等。2）設備檔案。本單位購買并進行了固定資產(chǎn)登記的機器、設備、儀器等，及在其購置、驗收、調試、運行、報廢等全部活動過程中形成的、具有保存利用價值材料，以及隨機材料均屬設備檔案，均需列入檔案管理。3）會計檔案。會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他財務資料，由本單位根據(jù)財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《會計檔案管理辦法》（第79號令）歸檔管理。4）聲像檔案。本單位在工作中產(chǎn)生的、具有歷史保存意義的照片、錄音、錄像等聲像資料，由各部門整理后，移交檔案室歸檔。

4 對文件材料和電子文檔有明確的規(guī)定

在檔案管理中，我們注重在文件材料歸檔整理的同時，還要加快建設水務數(shù)字檔案室工作，提高本系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化水平，提高檔案管理安全性和工作效率，為本單位提供便捷高效的檔案利用與借閱服務。

在實踐中，我們對文件材料歸檔范圍和移交要求都有明確的規(guī)定。比如，傳統(tǒng)紙質文件材料：1）發(fā)文：除在本單位OA系統(tǒng)以外的所有發(fā)文，每份發(fā)文歸檔要求包含正式文件、附件、發(fā)文審批表及相關其他材料。2）收文：除在本單位OA系統(tǒng)以外的所有來文辦件，每份收文歸檔要求包含正文、辦文審批表及其他相關材料。3）業(yè)務類：各部門根據(jù)自身職能辦理各類業(yè)務產(chǎn)生的紙質文件材料，如各部門有使用除OA系統(tǒng)辦公平臺辦理的業(yè)務，辦結后打印成紙質文件歸檔。一是工程建設類：工程在項目建議書、可行性研究、項目設計、施工實施、試運行、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子等各種形式和載體的文件材料。

對于電子類檔案管理，我們有如下體會：一是除OA系統(tǒng)外的其他平臺辦理的各類文件和審批業(yè)務，應在辦結歸檔后打印成紙質文件留存歸檔，每份文件歸檔一般應包含正式文件、呈批處理單及相關材料。二是各部門在開展工作中形成的照片、錄音、視頻等各類音像檔案。對電子類檔案移交我們作了如下要求：1）歸檔的照片類文件格式要求為JGP、PNG以及GIF三種。以系列活動為主題，每個主題單獨文件夾保存，文件夾命名“時間+活動主題+照片總數(shù)”，文件夾內(nèi)照片需要著錄照片號、主要人物、地點、攝影者。聲像檔案中的照片移交歸檔時，須精選有代表性的照片，普通政務活動歸檔的照片數(shù)量在20張以內(nèi)，重大政務活動歸檔的照片數(shù)量不少于20張，不超過50張。2）音頻類文件格式要求為MP3及WMA兩種。以系列活動為主題，每個主題單獨文件夾保存，文件夾命名“時間+活動主題+音頻總數(shù)”，文件夾內(nèi)每段音頻需要著錄音頻編號、音頻對象、簡單內(nèi)容。3）視頻類文件格式要求為MP4、WMV以及AVI三種。以系列活動為主題，每個主題單獨文件夾保存，文件夾命名“時間+活動主題+視頻總數(shù)”，文件夾內(nèi)每段音頻需要著錄視頻編號、主要人物、簡單內(nèi)容、地點。

5 結束語

數(shù)字檔案是電子信息技術在各領域中得以廣泛應用的產(chǎn)物。檔案數(shù)字化管理是檔案管理和計算機軟件技術相結合共同實現(xiàn)的，就是把傳統(tǒng)的以各類原始檔案資料（如紙質文件、實物等），通過壓縮、掃描、轉化等手段轉換為圖片文件、聲音文件與錄像文件等，再通過存儲管理技術把圖片與索引字段存儲在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質里，發(fā)布到本事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)，便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索所需要的檔案資料，實現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的新興管理技術?？梢哉f，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的高速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為現(xiàn)代管理的一種趨勢，在發(fā)揮其優(yōu)勢的同時，我們還要對其不足不斷改進，特別是要同紙質檔案一起進行科學管理，使其配套管理更有效地為我們基層事業(yè)單位的發(fā)展服務。