分析行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

王璐

摘 要：結(jié)合實(shí)際，對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑進(jìn)行分析。首先闡述當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，其次在提出問題的基礎(chǔ)上，探尋行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新路徑

案管理對(duì)于行政事業(yè)單位來說是一項(xiàng)具備有對(duì)重要的數(shù)據(jù)資料與信息進(jìn)行記載的工作管理，并且是行政單位必不可少的關(guān)鍵工作之一。但是在目前行政單位對(duì)檔案管理工作沒有加強(qiáng)對(duì)其的重視與合理開發(fā)利用。因此，行政單位在無形中就制約了業(yè)務(wù)工作的開展。

1 當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1）當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱。據(jù)大量的有關(guān)數(shù)據(jù)分析了解，我國(guó)目前行政事業(yè)單位中雖然都建立起了檔案管理制度，但是這些管理制度的基礎(chǔ)相當(dāng)薄弱，而且在實(shí)際工作的執(zhí)行起來時(shí)也沒有嚴(yán)格按相關(guān)要求進(jìn)行，對(duì)一些重要的檔案沒有及時(shí)進(jìn)行規(guī)范的管理與記錄存檔，也沒有細(xì)膩區(qū)分重要與不重要的檔案，將它們分類進(jìn)行歸檔，使得眾多的檔案資料出現(xiàn)組卷混亂的情況時(shí)常發(fā)生。另外，由于行政單位中負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理工作的部門沒有執(zhí)行到位，導(dǎo)致檔案管理工作人員習(xí)慣處于一種散漫的工作狀態(tài)，沒能嚴(yán)格的按照程序的相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行檔案管理，這些陋習(xí)的工作行為都會(huì)致使行政事業(yè)單位中的檔案管理工作出現(xiàn)呢各種大小不同的問題出現(xiàn)。

2）行政事業(yè)單位檔案管理的硬件設(shè)施落后。在我國(guó)，有部分行政事業(yè)單位由于沒有重視檔案管理的工作，致使其單位中的檔案管理所需的硬件設(shè)備沒有得到妥善管理，大多數(shù)的硬件設(shè)備都是比較陳舊的，甚至有些設(shè)備都已經(jīng)無法正常使用了。即便行政事業(yè)單位的檔案管理的硬件設(shè)備的狀態(tài)都處于滯后與不足的條件下，行政單位也沒有檔案管理設(shè)備的這方面投入更多的資金與精力，所以才致使檔案管理的設(shè)備相對(duì)于落后。同時(shí)，檔案管理的工作環(huán)境也相對(duì)于比較差，通常辦公、存檔與檔案交接等工作都是在同一個(gè)地方進(jìn)行，沒有嚴(yán)格按照要求進(jìn)行分類辦理，所以導(dǎo)致檔案資料混亂的現(xiàn)象出現(xiàn)。對(duì)檔案資料的保護(hù)意識(shí)也沒有加強(qiáng)，沒有按規(guī)定設(shè)置一些防護(hù)的設(shè)施，導(dǎo)致檔案室里缺乏防火防盜與防潮的條件?？偪倖栴}的造成都是由于行政事業(yè)單位沒有對(duì)檔案管理工作的重視而忽略了其硬件設(shè)施的重要性。

3）缺乏健全的管理體系。雖然我國(guó)有部分行政事業(yè)單位建立有專門對(duì)檔案管理的部門，并且也投入了一定的人力、物力以及財(cái)力，也具備有了比較先進(jìn)檔案資料管理硬件設(shè)備的檔案室。但是，卻缺少一套完善的檔案管理體系，從以下幾點(diǎn)可以看出：（1）通常的檔案管理體系具備有對(duì)檔案管理的實(shí)際工作指導(dǎo)作用，便于檔案管理工作人員依據(jù)其相關(guān)規(guī)定內(nèi)容來進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理檔案資料;（2）制定有檔案管理體系的檔案管理工作在對(duì)資料進(jìn)行存檔、出檔的過程都會(huì)嚴(yán)格的遵循相關(guān)制度來執(zhí)行，確保了存出檔的信息記錄都能與系統(tǒng)信息保持一致。（3）雖然有部分行政單位中的檔案管理工作能夠采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行輔助管理，但是在管理過程中管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用不到位，沒有及時(shí)將資料檔案記錄存檔以及交接等，導(dǎo)致這些硬件設(shè)備也沒有能夠發(fā)揮他們真正的用處。

4）對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用程度不高。檔案資源對(duì)一個(gè)行政事業(yè)單位來說就像是一筆寶貴的文化財(cái)富，而這筆財(cái)富需要單位相關(guān)人員去開發(fā)利用才顯得有價(jià)值所在?？墒且阅壳暗那闆r來看，大部分行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案資源管理的時(shí)候，通常只進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的收集檔案、整理檔案以及存檔保管檔案資料的工作，根本沒有對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)與利用，甚至導(dǎo)致一些以表格紙張類型存入檔案室里的檔案因無人問津而發(fā)生霉變、受潮等現(xiàn)象。所以對(duì)檔案資料沒有進(jìn)行開發(fā)與合理的利用也就意味著行政事業(yè)單位檔案管理的工作地下。

2 當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新做法

1）強(qiáng)化管理，努力促使檔案管理水平不斷提升。在行政事業(yè)單位的檔案管理工作中，為了使檔案管理工作更加科學(xué)化的進(jìn)行，首先應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)單位中檔案管理重要性的宣傳力度，必須要讓所有工作人員深刻的意識(shí)到檔案管理是對(duì)事業(yè)單位多么重要的一項(xiàng)工作，其次是加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，尤其是從領(lǐng)導(dǎo)管理層的人員開始做起，定期參加關(guān)于檔案管理工作內(nèi)容的培訓(xùn)會(huì)議，將檔案管理相關(guān)知識(shí)和技巧灌輸?shù)矫總€(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)心中，切實(shí)提升檔案管理工作水平。因此，行政事業(yè)單位要建立檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)組，對(duì)身處于檔案管理的工作人員以及其它部門相關(guān)人員參與關(guān)于檔案管理工作的都進(jìn)行定期的指導(dǎo)與監(jiān)督，并且結(jié)合實(shí)際的工作情況制定出科學(xué)性的考核制度，使檔案管理工作能夠以動(dòng)態(tài)化的模式呈現(xiàn)，由管理層到基層的工作人員，由上至下的做起對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，共同攜手完成并提升單位檔案管理工作，從而促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化水準(zhǔn)。

2）積極引進(jìn)信息化管理手段，提升檔案管理的工作質(zhì)量。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)目前也進(jìn)入了電子科技現(xiàn)代化信息時(shí)代，絕大多數(shù)的企業(yè)單位都已經(jīng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其工作的效率有著顯著的提升。然而，行政事業(yè)單位中的檔案管理工作為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，也將信息技術(shù)引入檔案管理的工作中來，更加有效的提升了檔案管理的工作質(zhì)量。在行政事業(yè)單位檔案管理工作中采用信息化管理方式，可以高效的將有利于事業(yè)單位的資源進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，而且還能將一些比較陳舊的紙張存檔形式化成以電子形式進(jìn)行存檔，從而大幅度的延長(zhǎng)了檔案資源的使用壽命。因此，如何將信息化技術(shù)管理的形式融入到行政事業(yè)單位的檔案管理工作中，那就需要先從該事業(yè)單位中檔案管理的硬件設(shè)備開始，及時(shí)更近配置先進(jìn)的設(shè)備，才能有效及時(shí)的將事業(yè)單位內(nèi)部信息能夠準(zhǔn)確的傳遞，以此保證資料檔案的時(shí)效性，還可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案資料中的紙質(zhì)資料和電子形式資料進(jìn)行同時(shí)存檔，確保其安全性。與此同時(shí)還能以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向各個(gè)部門傳輸檔案信息服務(wù)，促使該事業(yè)單位上上下下都能夠?qū)崟r(shí)的共享資源，從而提升了檔案資源的使用率。

3）建立檔案信息共享機(jī)制，不斷提升檔案資料應(yīng)用價(jià)值。一個(gè)事業(yè)單位中的檔案資料能否為該單位提供完整性與細(xì)致化的數(shù)據(jù)資源，決定了該單位檔案管理工作的重要程度，也決定了此項(xiàng)工作是否能提升行政事業(yè)單位的檔案管理整體水平?？赡壳靶姓聵I(yè)單位檔案管理技術(shù)比較滯后，在一定程度上制約了檔案管理工作的價(jià)值，也影響到檔案資料的可利用價(jià)值與被開發(fā)的價(jià)值。因此，需要以現(xiàn)代化的技術(shù)來對(duì)檔案資源進(jìn)行全面性的共享，促使單位人員對(duì)檔案管理的價(jià)值觀念與各部門之間的信息交流，從而不斷的開發(fā)和利用檔案管理工作，有利于行政事業(yè)單位的發(fā)展。

4）完善管理及獎(jiǎng)懲制度。由于行政事業(yè)單位中的檔案管理工作比較繁瑣，需要等級(jí)記錄的工作過程也相對(duì)于比較繁多，通常導(dǎo)致檔案管理的工作人員會(huì)對(duì)此崗位工作產(chǎn)生一種厭倦而煩躁的態(tài)度，不利于更好的將管理工作質(zhì)量提升。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作的需求，建立起科學(xué)合理的管理制度與獎(jiǎng)懲機(jī)制，無論是對(duì)于基層員工還是領(lǐng)導(dǎo)人員，都要按照規(guī)章制度來進(jìn)行全面性的考核，對(duì)表現(xiàn)良好的工作人員給予應(yīng)得的獎(jiǎng)勵(lì)，保證該制度的公正性與實(shí)用性。從而致使檔案管理的工作人員都能夠積極主動(dòng)的將注意力投入到工作中來，以最優(yōu)化高效的管理制度，來滿足與留住檔案管理方面專業(yè)盡職的人才。

3 結(jié)束語

綜合以上敘述，在事業(yè)單位檔案管理階段，想要探尋出有效的檔案管理路徑，促進(jìn)單位工作的有效開展。那么，在實(shí)踐過程中，就需要對(duì)檔案管理現(xiàn)狀的內(nèi)容進(jìn)行研究。同時(shí)，在分析檔案現(xiàn)狀問題根源的基礎(chǔ)上，合理的選擇檔案管理方式。

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