檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用研究

姜星海

摘 要：本文首先對檔案統(tǒng)計工作進(jìn)行綜合論述，明確其檔案管理工作的重要價值，之后結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作的具體情況對檔案統(tǒng)計在檔案管理中的具體作用進(jìn)行了綜合性分析。旨在于通過此次分析論述，為現(xiàn)代化檔案管理工作提供全新的思路，從而發(fā)揮檔案的信息價值，為人們生活以及日常生產(chǎn)活動提供更多的便利。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計;檔案管理;作用分析

檔案館當(dāng)中的檔案統(tǒng)計工作指的是采用相應(yīng)的統(tǒng)計技術(shù)和統(tǒng)計方法，對檔案進(jìn)行細(xì)致化、綜合化的管理，并對管理工作的整個過程進(jìn)行全面分析，進(jìn)而明確檔案館現(xiàn)階段真實的工作狀況。隨著檔案數(shù)量和信息涵蓋量的不斷提升，檔案統(tǒng)計在檔案管理當(dāng)中的作用日益明顯。通過適當(dāng)?shù)臋n案統(tǒng)計措施，能夠全面提升檔案管理工作的效率，維持檔案管理工作必要的秩序。下文中筆者將對此展開進(jìn)行論述。

1 檔案統(tǒng)計綜述以及其在檔案管理工作中的重要價值

檔案統(tǒng)計綜述。檔案管理工作是一項綜合性的工作，其中包括檔案的收集、整理、保管、編目以及檔案檢索等。檔案統(tǒng)計是檔案管理工作的有機構(gòu)成，通過各種統(tǒng)計方法的應(yīng)用，將檔案管理工作中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象、趨勢和工作流程通過數(shù)字和表格的形式表述出來，使檔案工作管理人員能夠第一時間掌握檔案工作的整體狀況。根據(jù)檔案統(tǒng)計工作的具體目標(biāo)，可以將其細(xì)化分為兩種，第一種是綜合性檔案調(diào)查統(tǒng)計工作，第二種是臨時性檔案統(tǒng)計工作[1]。其中綜合性檔案調(diào)查統(tǒng)計工作更加全面，但是耗費的時間相對較長;臨時性檔案統(tǒng)計工作的覆蓋面積往往不足，但是能夠在短時間內(nèi)收到非常明顯的統(tǒng)計效果，通過二者之間的綜合利用可以保證統(tǒng)計工作在穩(wěn)定高效的狀態(tài)下開展，并將具體工作情況進(jìn)行數(shù)字化反饋。

2 檔案統(tǒng)計在檔案管理工作中的具體價值

2.1 提升檔案管理工作的控制水平

通過檔案統(tǒng)計工作的合理運用，可以將檔案管理工作的整體狀況和檔案管理工作中出現(xiàn)的具體問題，通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)字信息表述出來，為相關(guān)工作人員提供第一手的信息支撐，從而提升相關(guān)工作人員對檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理工作更加具有針對性，針對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對性的優(yōu)化，從根源上提升檔案管理工作的綜合水平。

2.2 對檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃

一些特殊類型的檔案信息在管理過程中需要檔案管理人員進(jìn)行深度編輯，才能正式完成歸檔。這些特殊類型檔案的信息量往往非常大，給檔案工作人員的管理工作帶來了非常大的難度。通過檔案統(tǒng)計工作，工作人員可以將一段時間內(nèi)檔案信息的數(shù)量、結(jié)構(gòu)以及具體的使用情況進(jìn)行全面反饋，并以這些信息為依據(jù)對檔案管理工作進(jìn)行全面而細(xì)致的規(guī)劃。使檔案管理工作始終保持在一個良性的發(fā)展軌道當(dāng)中。從具體操作層面來看，檔案統(tǒng)計工作可以通過專業(yè)化手段對檔案信息進(jìn)行全方位的梳理，并進(jìn)行編號處理，從而使檔案信息的類別和條目更加清晰，檔案工作人員可以在第一時間掌握其所需要的檔案信息，在保證檔案管理工作質(zhì)量的情況下簡化檔案管理工作的流程，進(jìn)而全面提升檔案管理工作的實效性。

2.3 為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)分析藍(lán)本

檔案統(tǒng)計工作最明顯的價值就是可以為管理層提供重要的信息材料，使其對檔案管理工作進(jìn)行精確指導(dǎo)。同時還能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)階層深入了解整體工作情況[2]。在檔案統(tǒng)計工作全面實施之前，相關(guān)工作人員需要簡要了解每一個部門所制定的工作計劃，以及每一個部門工作人員的具體數(shù)量，同時還包括行政單位或企業(yè)的具體規(guī)章制度和相關(guān)條文，對設(shè)施設(shè)備得到具體數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計。在充分了解這些基本信息之后，檔案統(tǒng)計工作的效果會體現(xiàn)的更加明顯，相關(guān)工作人員在完成基本統(tǒng)計工作后，即可以幫助管理層完成整體運營工作指導(dǎo)。此外，管理層通過檔案統(tǒng)計工作所提供的統(tǒng)計結(jié)構(gòu)能夠全面明確組織機構(gòu)內(nèi)部的具體發(fā)展情況，并借助信息技術(shù)對此進(jìn)行詳細(xì)分析。

2 全面發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理工作當(dāng)中作用的具體措施

2.1 全面優(yōu)化檔案統(tǒng)計相關(guān)制度

從整體狀況來看，雖然現(xiàn)階段隨著現(xiàn)代化檔案管理學(xué)的發(fā)展，檔案統(tǒng)計制度呈現(xiàn)不斷完善的新態(tài)勢，但是仍然有一些檔案館的檔案統(tǒng)計制度存在一定的缺陷，造成檔案信息混亂或檔案信息出現(xiàn)錯誤，對檔案管理工作的質(zhì)量造成了非常嚴(yán)重的影響。因此相關(guān)檔案工作人員需要全面重視制度對檔案統(tǒng)計工作的約束作用，在制度的硬性保障下保質(zhì)保量地完成檔案統(tǒng)計工作[3]。從具體措施上來看，相關(guān)管理人員首先要通過宣傳措施，使全體工作人員明確檔案統(tǒng)計制度的重要性，明確其對檔案管理工作的輔助作用。同時還需要向全體檔案工作人員征集檔案統(tǒng)計制度的相關(guān)意見，鼓勵工作人員積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策，避免檔案統(tǒng)計制度存在某方面的漏洞;其次，管理部門要結(jié)合工作實際情況，構(gòu)建檔案統(tǒng)計工作人員配置和管理制度，使檔案統(tǒng)計工作人員的配置切實滿足統(tǒng)計工作具體需求，保證檔案統(tǒng)計工作順利展開。此外，管理部門要對檔案統(tǒng)計人員的管理制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)整合，并在工作中有效應(yīng)用，根據(jù)檔案統(tǒng)計工作人員的工作實際情況進(jìn)行一定程度的獎懲，從而全面提升檔案工作人員的工作積極性，使檔案統(tǒng)計工作的整體效率得到提升。最后，管理工作人員要制定科學(xué)有效的檔案統(tǒng)計工作管理制度。檔案統(tǒng)計工作對精確性有著非常高的要求，同時其也是衡量檔案統(tǒng)計工作成效的重要指標(biāo)，但是檔案統(tǒng)計管理工作本身具備復(fù)雜和繁重的特性，導(dǎo)致疏漏與偏差現(xiàn)象難免發(fā)生。而通過檔案統(tǒng)計管理工作制度，可以全面提升檔案統(tǒng)計工作的水平，從本質(zhì)上提升檔案統(tǒng)計工作的精確性，使檔案統(tǒng)計工作在檔案管理當(dāng)中的價值最大化。另外，檔案中涉及大量的個人信息，因此檔案管理工作對于檔案管理人員的保密職業(yè)操守有著非常高的要求。鑒于檔案管理工作人員可以接觸到完整的檔案信息，因此相關(guān)部門需要依照相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)檔案統(tǒng)計工作的實際情況制定周密的保密計劃和職業(yè)道德操守規(guī)章制度，使檔案統(tǒng)計工作在健康的狀態(tài)下開展。

2.2 加強檔案統(tǒng)計人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案統(tǒng)計工作是一項精細(xì)化的工作，對于工作人員的綜合素養(yǎng)有著非常高的要求，因此檔案統(tǒng)計工作人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)是非常重要的一部分。一名優(yōu)秀的檔案統(tǒng)計工作人員需要同時具備過硬的統(tǒng)計專業(yè)素養(yǎng)和良好的職業(yè)道德，這對于檔案統(tǒng)計工作人員來說是必不可少的基本素質(zhì)。良好的職業(yè)道德要求檔案統(tǒng)計人員有著對檔案管理的敬業(yè)精神，并且要求統(tǒng)計人員能夠保護(hù)檔案信息不被泄露和破壞。扎實的統(tǒng)計專業(yè)知識可以讓工作人員在檔案統(tǒng)計工作方面得心應(yīng)手，從容不迫。優(yōu)秀的檔案統(tǒng)計人員對于整個檔案管理事業(yè)發(fā)展來說也有著積極的作用。因此，檔案管理單位應(yīng)該積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案統(tǒng)計人員，同時還要加強對工作人員的培訓(xùn)，提高統(tǒng)計人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德。另外還要提高檔案統(tǒng)計人員對統(tǒng)計工作的認(rèn)識，使工作人員認(rèn)識到檔案統(tǒng)計工作的重要性。

3 總結(jié)

綜上所述，檔案統(tǒng)計工作對檔案管理水平的提升作用是非常明顯的。相關(guān)部門及工作人員要從整體和細(xì)節(jié)角度同時出發(fā)，對檔案統(tǒng)計工作進(jìn)行全面優(yōu)化，充分彰顯其在檔案管理工作中的價值。不管是在硬件上還是軟件上，都要不斷提高檔案統(tǒng)計工作的質(zhì)量，保證檔案統(tǒng)計工作的有效性 ，讓檔案統(tǒng)計工作在有序開展的基礎(chǔ)上提高檔案管理工作的整體水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]徐擁軍，張馨藝.檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用[J].檔案學(xué)研究，2018（4）.23-28.