辦公室文書檔案的管理及常見問題探討

梁璐

摘 要：辦公室文書檔案管理的管理水平的高低影響著企事業(yè)單位整體管理水平的高低，但是目前辦公室文書檔案管理仍然存在諸多問題影響著辦公室文書管理的管理水平以及企事業(yè)單位整體管理水平的提升，因此本文首先對(duì)辦公室文書檔案管理的理論進(jìn)行簡要概述，其次對(duì)辦公室文書檔案管理中的常見問題進(jìn)行詳細(xì)的論述，最后有針對(duì)性的提出相關(guān)改善措施。期望本的論述能夠幫助相關(guān)人員更深入的認(rèn)識(shí)辦公室文書檔案管理及其現(xiàn)狀中存在的常見問題，為解決辦公室文書檔案管理中存在的問題提供些許有益的啟示。

關(guān)鍵詞：辦公室文書檔案;管理問題;辦公自動(dòng)化

1 引言

一方面，辦公室文書檔案在單位的發(fā)展運(yùn)營中記錄和保存單位事物各項(xiàng)內(nèi)容的，是單位決策，進(jìn)一步發(fā)展的重要數(shù)據(jù)來源，對(duì)于單位有重要的作用，因此我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公室文書檔案的管理;另一方面，辦公室文書檔案的管理是單位整體管理的重要一部分，影響著單位整體管理水平。而現(xiàn)實(shí)中辦公室文書檔案管理中存在諸多常見問題嚴(yán)重影響辦公室文書檔案管理水平的提升，因此本文有研究的必要性。

2 辦公室文書檔案管理理論概述

辦公室文書檔案管理是指專門人員對(duì)記錄著單位發(fā)展運(yùn)營中的各項(xiàng)事務(wù)的文書檔案進(jìn)行保存，整理，歸類等的管理行為。辦公室文書檔案管理經(jīng)過總結(jié)可以得出其具備兩大特點(diǎn)：一是文書檔案管理的目的是收集和保存與單位相關(guān)的材料，便于日后查找和利用;二是管理的手段主要是對(duì)文件進(jìn)行收集，分類，編目編冊(cè)，妥善保存;三是文書檔案的載體具有多樣性，可以文書檔案性質(zhì)以及內(nèi)容的不同可以選擇紙質(zhì)或者電子等方式。

3 辦公室文書檔案管理的常見問題

3.1 對(duì)辦公室文書檔案管理工作的重視程度有待提高

由于單位的文書檔案管理對(duì)于單位沒有產(chǎn)生簡單直接的經(jīng)濟(jì)效益或者產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的周期較長，因此很多單位沒有認(rèn)識(shí)到辦公室文書檔案管理工作的重要性，對(duì)文書檔案管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因此對(duì)辦公室文書管理工作的資本投入很小，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室文書檔案管理混亂，不科學(xué)且效率低下。

3.2 辦公室文書檔案管理的銜接脫節(jié)

辦公室文書檔案管理需要文書檔案管理的專門人員到各個(gè)部門進(jìn)行檔案收集，然后再進(jìn)行分類整理進(jìn)而進(jìn)行保存，因此涉及到很多部門之間的協(xié)作。各個(gè)部門負(fù)責(zé)文書檔案管理的人員與專門負(fù)責(zé)整個(gè)公司的文書檔案管理的部門由于對(duì)文書檔案內(nèi)容以及書寫方式的了解以及溝通不夠?qū)е挛臅鴻n案內(nèi)容以及書寫方式不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響辦公室文書檔案管理水平。

3.3 辦公室文書檔案管理模式單一且滯后

隨著電子信息化的飛速發(fā)展，辦公室文書檔案管理模式也進(jìn)入信息化時(shí)代，但是眾多單位仍然沿用傳統(tǒng)單一的人工方式對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，這樣一方面會(huì)產(chǎn)生人工誤差;另一方面不便于記錄，查找等管理工作的展開，嚴(yán)重影響管理效率，影響辦公室文書檔案管理水平的提高。

3.4 電子文書與紙質(zhì)文書檔案管理存在問題

紙質(zhì)以及電子是文書檔案管理的兩大最主要的載體，隨著信息化水平的不斷深化以及電子辦公的普及，電子文書檔案管理所占比重日益提高，雖然電子文書檔案管理相較于紙質(zhì)更加便于記錄，查找，但是文書檔案的安全性和真實(shí)性也受到威脅，很容易被復(fù)制或者篡改，因此我們應(yīng)該倍加關(guān)注。

3.5 電子文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高

伴隨著電子信息化水平的不斷深化，我國辦公室文書檔案管理也進(jìn)入電子化時(shí)代，因此傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，數(shù)據(jù)庫操作能力等專業(yè)技能以及素質(zhì)的要求也更高了，因此為了提升辦公室文書檔案管理水平，文書檔案管理相關(guān)人員的素質(zhì)有待提升。

4 辦公室文書檔案管理優(yōu)化策略

4.1 提高對(duì)辦公室文書檔案管理的重視程度

提高單位對(duì)辦公室文書檔案管理的重視程度是解決辦公室文書檔案管理中存在問題的首要問題，只要重視起來才能順利開展相關(guān)提高辦公室文書管理水平的落實(shí)工作。具體可以采用舉辦講座和學(xué)習(xí)會(huì)等宣傳方式讓相關(guān)人員尤其是單位的決策層以及管理層了解到提高辦公室文書檔案管理水平的重要性，提高重視程度，進(jìn)而加大資金投入。

4.2 健全文書檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，因此要想保證文書檔案管理工作順利有序的進(jìn)行就要制定完善的辦公室文書檔案管理制度，讓相關(guān)工作人員按照規(guī)章制度工作，一方面讓文書檔案管理有標(biāo)準(zhǔn)可以依據(jù);另一方面將文書檔案管理的責(zé)任落實(shí)到具體的人員，提高相關(guān)管理人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)辦公室文書檔案管理朝著規(guī)范化方向發(fā)展。

4.3 加強(qiáng)文書檔案管理部門的銜接

做好文書檔案的銜接工作是確保提高工作效率和質(zhì)量，提高管理水平的關(guān)鍵之一。我們首先應(yīng)該在管理制度中明確文書檔案銜接的相關(guān)內(nèi)容，確立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)保證銜接工作順利有序進(jìn)行;其次應(yīng)該根據(jù)單位實(shí)際情況制定好各部門之間銜接工作的具體計(jì)劃;第三應(yīng)該加強(qiáng)各部門之間的溝通交流，統(tǒng)一文書方案管理的內(nèi)容以及書寫方式，確保文書檔案管理規(guī)范化。

4.4 提高辦公室文書檔案管理人員的素質(zhì)

文書檔案管理人員的專業(yè)能力以及專業(yè)素質(zhì)是確保辦公室文書管理水平高低的關(guān)鍵因素之一，我們大致可以從兩個(gè)方面提高辦公室文書檔案管理人員的素質(zhì)：一方面定期舉辦計(jì)算機(jī)操作以及文書檔案管理等方面的培訓(xùn)會(huì)以及學(xué)習(xí)交流會(huì)，培養(yǎng)和提高文書檔案管理人員的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì);另一方面采用物質(zhì)以及精神獎(jiǎng)勵(lì)等機(jī)制鼓勵(lì)相關(guān)人員自發(fā)進(jìn)行學(xué)習(xí)，定期舉辦考試進(jìn)行考核，對(duì)于優(yōu)秀員工予以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者公開表揚(yáng)。

5 結(jié)束語

綜上所述，對(duì)辦公室的文書檔案進(jìn)行科學(xué)合理且有效的管理對(duì)于提升單位整體管理水平十分重要，但是目前辦公室文書檔案管理工作存在重視程度有待提高;辦公室文書檔案管理的銜接脫節(jié);辦公室文書檔案管理模式單一且滯后;電子文書與紙質(zhì)文書檔案管理混亂;電子文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高等一系列問題。本文在對(duì)以上問題進(jìn)行簡要論述的基礎(chǔ)上從提高對(duì)辦公室文書檔案管理的重視程度;健全文書檔案管理制度;加強(qiáng)文書檔案管理部門的銜接;做好電子文書與紙質(zhì)文書檔案的管理工作;提高辦公室文書檔案管理人員的素質(zhì)五個(gè)方面入手對(duì)改善辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題提出有效策略。期望本文的論述能夠幫助相關(guān)人員更深入的了解辦公室文書檔案管理存在的問題，不斷提升辦公室文書檔案管理的科學(xué)性以及有效性。

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