加強合同與采辦管理實現(xiàn)國際管道項目降本增效

王進波，付洛祥

中國石油管道局工程有限公司國際事業(yè)部，河北 廊坊

1.引言

傳統(tǒng)的工程項目EPC(engineering procurement construction)總承包模式競爭越發(fā)激烈殘酷，總包方的利潤空間被嚴重壓縮，總承包單位在項目實施過程中采取的內部降本增效管理舉措，是實現(xiàn)承包項目利潤指標的重要措施之一。中亞天然氣管道C線UCS3站(3號壓縮機站)供水管道項目位于烏茲別克斯坦境內，是為解決UCS3站生活用水而建設的小口徑供水管道項目，該工程包含17.85km 的主管線及17個閥井、2 個蓄水池、泵房和配套的外電供應等附屬設施。管線主要采用高密度聚乙烯管為主管材料(HDPE，PE100，SDR11)，管徑Dn160 mm。項目于2015年9月開始建設，2016年6月完工。在合同總額較低、工期緊張的情況下，項目管理團隊采取多種管理措施實現(xiàn)降本增效，保證了項目預期經(jīng)營目標的完成，其中貫穿項目全生命周期的合同管理與采辦管理起到了重要作用。

2.加強頂層設計，制定項目最優(yōu)實施方案

以目標為導向，加大項目整體間的組織溝通協(xié)調力度，制定整體效益最大化的項目組織實施方案。首先，根據(jù)業(yè)主的招標文件，明確項目詳細設計基本目標，制定既符合招標文件基本要求又不鍍金的設計方案，以便采購與施工的實施；其次，采辦部門制定符合設計要求的采購成本最低的執(zhí)行計劃；再次，施工部門制定3種以上施工方案進行比對，選擇滿足工期要求、投入成本最低的施工方案；最后，結合當?shù)刎攧斩愂罩贫戎贫椖康膬炔拷?jīng)營目標和資金管理方案。

3.采辦管理方面的降本增效措施

3.1.加大調研力度，前后期調研相結合

投標前對中國境內和項目屬地國市場進行充分調研和詢價，掌握項目主要使用物資的貨源和市場價格。對屬地市場能夠供應的，如HDPE管、配電柜、電纜、變壓器、發(fā)電機、水泵等材料設備，著重在當?shù)卣{研其能否符合設計規(guī)定的技術規(guī)格要求、廠家供貨能力及價格等信息。同時，對設備材料的海關關稅進行查詢，掌握各項物資的進口稅率。例如，HDPE 管、配電柜、電纜、變壓器等設備的進口稅費在60%以上。項目中標后再次調研，確認設備物資的銷售價格及海關稅率變化情況，然后確定采購計劃著手實施。

3.2.科學計算比對，選擇最佳采購方案

將設備、材料在中國境內廠家的詢價，加上貨物運輸、保險、海關關稅、清關費等費用，再加上需要投入的管理費用，進而計算出貨物在中國境內的采購成本，然后與屬地國廠家或經(jīng)銷商報價加上屬地采購需要的管理費用進行比對[1]。比對公式如下：

式中：C 為中國出廠價；Y 為到口岸的運輸費；B為保險費；K 為海關綜合稅率；K1為境內采購到完成現(xiàn)場交貨管理費率；U 為屬地價；K2為屬地管理費用費率；A為比對值。

A為正值，則說明屬地國采購成本相對較低；若A為負值，則說明中國境內成本相對較低。經(jīng)過比對計算，制定出靈活的采購方案，各類物資均選擇成本較低的方案進行采購。通過采購方案優(yōu)化，UCS3站供水管道項目采購成本最終節(jié)約20%左右。

3.3.采辦與設計聯(lián)動，實現(xiàn)設計優(yōu)化

依據(jù)采辦調研情況，聯(lián)合設計單位探討項目設計方案調整優(yōu)化的可能性。在滿足項目使用功能、符合合同條件的前提下，基于設計標準和技術規(guī)范要求，進行合理規(guī)劃和設計優(yōu)化。UCS3站供水管道項目通過設計優(yōu)化減少采購HDPE 管(DN160)電容接頭1620個，節(jié)約成本約3000美元；減少了管線閥門使用量并將球閥調整為閘閥，從而降低了采購成本；同時，減少了現(xiàn)場的施工量，進而降低了施工成本。

3.4.采辦與施工協(xié)同，降低現(xiàn)場工作量

通過與項目的HDPE 管材供應商及施工單位溝通協(xié)調，提前準備2km 的開工管材，直接運抵開工現(xiàn)場，并優(yōu)化其余管材供應方案。在保證現(xiàn)場施工的前提下，要求供應商根據(jù)我方施工計劃將所需施工管材分批次運輸至現(xiàn)場，配合我方直接在施工路由沿線卸管、布管，現(xiàn)場直接完成全面交貨、驗收等工作。項目管材使用量大，占用倉儲場地多，通過上述措施，減少了倉庫租賃費用，減少了物資的倒運工作，節(jié)省了吊車、運輸車輛等資源的投入，達到了降本增效的目的。

4.合同管理方面的降本增效措施

4.1.重視主合同的談判與宣貫

項目主合同簽訂前，EPC項目部與業(yè)主多次進行友好商談，爭取合同文本上增加對我方有利的條款。第一，與業(yè)主協(xié)商修改主合同中比較苛刻的條款，降低項目執(zhí)行風險；第二，與業(yè)主協(xié)商增加項目預付款比例，以加快資金回收進度和金融收益，最終項目預付款比例由10%提高到30%；第三，根據(jù)采辦進度計劃與業(yè)主協(xié)商修改商務報價的分解比例，避免在合同執(zhí)行過程中采辦請款進度與實際采購情形不符；第四，與業(yè)主協(xié)商減少物資供應商的審批范圍，除關鍵設備供應商需要報業(yè)主審批外，其他一般物資供應商不再報業(yè)主審批。

主合同簽訂后，項目部合同主管部門對合同主要內容進行整理，組織項目部全員和施工單位主要管理人員進行宣貫，明確項目工作范圍、質量、工期等方面的合同要求，以及變更、索賠等方面的工作流程，完成合同內部交底，要求各部門、各單位嚴格按照合同要求完成所負責工作。

4.2.注重項目索賠管理

在供水管道項目合同執(zhí)行過程中，項目管理團隊多次組織各單位商討探索索賠變更點，時刻關注索賠事件，及時提出索賠，避免反索賠事件發(fā)生。例如，在業(yè)主征地許可辦理緩慢的情況下，項目充分準備關鍵證據(jù)，與業(yè)主友好協(xié)商實現(xiàn)工期索賠。

4.3.加強分包合同管理

供水管道項目主要以管道局內部分包屬地化施工為主，部分外電施工類工作任務需要由具有當?shù)貙I(yè)資質的企業(yè)來完成。為減少強制換匯損失，EPC項目部與屬地分包公司簽署合同時，要求必須使用當?shù)刎泿沤Y算。通過該項措施最終將美元硬通貨保留在子公司賬戶，最大程度地消耗持有的當?shù)刎泿牛奖阃ㄟ^母公司利潤分成的方式合法地將硬通貨匯回總公司境內賬戶，從而提高資本價值。

4.4.合同管理與采辦管理相融合

無論是普通商品交付的采購行為，還是大宗產品的交易，都是一種合同行為，只有通過合同關系來實現(xiàn)采購活動的實施，才能夠有效降低采購風險和成本。合同關系是實現(xiàn)產品交換和資金流動的必須載體，只有合同與采辦管理措施有效結合，才能夠最大限度地發(fā)揮降本增效的作用。在EPC項目的執(zhí)行過程中，合同管理與采辦管理一直貫穿項目始終，只進行采辦管理而不進行合同管理，會增加采購行為的風險；只進行合同管理而不進行采辦管理，采購的產品很有可能無法滿足客戶要求[2]。合同成本與采辦成本的總體支出最少才能實現(xiàn)利潤最大化。UCS3站供水管道項目在執(zhí)行期間，為節(jié)約成本提高利潤收入，項目進行了實施方案的整體優(yōu)化，通過采購管理的優(yōu)化，聯(lián)動設計和施工管理，正是由于設計與采辦的優(yōu)化，導致項目的進口物資名錄與投標報價合同的分解項不完全一致，導致從烏茲別克境外采購的商品無法進口，在烏茲別克境內采購的商品也無法向業(yè)主請款。這種情況下，只有掌握物資實際采購情況的采辦管理人員與清楚項目合同條款的合同管理人員緊密結合，才能制定行之有效的解決方案。供水管道項目正是因為合同和采辦管理工程師提前與業(yè)主進行溝通磋商，將相應的合同條款進行了適當變更，才順利完成了物資的海關手續(xù)辦理和采辦進度款的回收，節(jié)省了采辦管理和合同管理費用，促成了頂層設計的實現(xiàn)，最終節(jié)約了項目成本，實現(xiàn)了降本增效。

5.結論

在項目全生命周期管理過程中，無論是按照產品還是按照專業(yè)去進行工作結構分解，其最終目標都是要在合同工期內將合格產品交付客戶。有效的合同管理和采辦管理措施能在變化的項目實施進程中促成最佳方案的形成與實施，提高項目抵御風險的能力，能夠真正降低項目支出成本，加快財務資金回收，最終實現(xiàn)項目降本增效的目的。為提高EPC項目的管理水平，提出以下建議供相關企業(yè)參考。

1)提高認識，重視合同管理與采辦管理措施。合同管理、采辦管理工作都是一項綜合性的成本管理工作，合同管理和采辦管理措施使用得當將對項目運營、風險和成本管控起到重要作用。

2)要持續(xù)優(yōu)化和改進合同管理和采辦管理措施。針對不同國家不同地區(qū)的不同項目，制定差異化的管理措施，并將優(yōu)化和改進的措施落到實處。提升合同管理和采辦管理措施在項目成本管理和收益管理中的作用，持續(xù)降低項目風險，增加項目利潤收入。

3)加強學習，提高合同管理和采辦管理措施運用水平。項目管理人員對于合同、法律、設計標準、采購系統(tǒng)、項目材料、施工要求、分包、財稅的相關知識要加強學習，對項目當?shù)胤?、招投標、合同管理要清楚了解和掌握，對當?shù)氐氖袌鰞r、網(wǎng)價、信息價要做到心中有數(shù)，才能及時采取有效的合同管理和采辦管理措施，更好地達到降本增效的目的。