淺談建筑施工企業(yè)物資采購的風(fēng)險管理與控制

文/隋文鳳 青島國清管理培訓(xùn)學(xué)校 山東青島 266000

1、建筑施工單位物資采購的主要風(fēng)險

1.1 外部風(fēng)險

建筑施工單位物資采購因受到多種外界環(huán)境的影響，給采購活動帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失，或引發(fā)的不確定性。包括自然意外風(fēng)險、社會風(fēng)險、市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險。

1.2 內(nèi)部風(fēng)險

①計劃風(fēng)險。物資采購計劃是由物資管理機(jī)構(gòu)按照預(yù)算進(jìn)行編制，但是，因預(yù)算不準(zhǔn)，采購計劃和項目實際用量的偏差較大，產(chǎn)生大量存貨，占用了大量資金?；蛭镔Y管理人員對市場的跟蹤調(diào)查研究不足，不能對市場行情的變化進(jìn)行準(zhǔn)確地判斷。

②合同風(fēng)險。施工單位在項目管理中，因項目需要的材料種類很多，除了木料、鋼筋、混凝土在大宗物資采購的時候，會簽訂購買合同。對于普通的、零星的水泥等材料，均未簽訂書面合同?；蛘咴谫徺I大宗材料時，簽訂的合同條款內(nèi)容不明確、不具體。尤其是付款期限、付款比重等。而且，在招標(biāo)時，供應(yīng)廠商習(xí)慣于運用一些不正當(dāng)?shù)母偁幏绞饺〉煤贤?，又以其他理由變更和調(diào)整合同等，以上均會促使物資采購活動難以依據(jù)企業(yè)制度進(jìn)行，增加了采購風(fēng)險。

③驗收風(fēng)險。第一，因材料驗收員的知識、經(jīng)驗不足，無法準(zhǔn)確地把握好材料的體積、重量。第二，對材料型號、質(zhì)量、規(guī)格等，也不能有效地執(zhí)行合同，對材料質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)格。第三，采購員自身的職業(yè)素養(yǎng)較低，因項目的材料管理人員在與供應(yīng)廠商交易中，私自收受商家賄賂，或利用權(quán)利在材料質(zhì)量等關(guān)鍵問題上未能嚴(yán)格把關(guān)，使得企業(yè)的項目材料花費更多資金，甚至留下質(zhì)量問題，給項目實施埋下了長期的風(fēng)險隱患。第四，驗收標(biāo)準(zhǔn)不清晰、程序不規(guī)范，對驗收活動的異常未進(jìn)行妥善處理造成的風(fēng)險。

④采購監(jiān)督風(fēng)險。第一，采購物料的時候，有效的監(jiān)督控制是確保材料價格公平、合理的必要手段。在采購前，材料的詢價人與購買人，甚至驗收人為同一人，極易產(chǎn)生材料管理人員與供應(yīng)廠商二者勾結(jié)問題。第二，在材料招標(biāo)中，領(lǐng)導(dǎo)人員的干涉影響了正常的招標(biāo)活動，只憑材料供應(yīng)商單方的報價，越權(quán)審批等行為，阻礙了企業(yè)相關(guān)制度的執(zhí)行，給企業(yè)經(jīng)營帶來風(fēng)險。

⑤存貨風(fēng)險。第一，因材料管理不嚴(yán)，材料采購數(shù)量無法滿足生產(chǎn)需求，導(dǎo)致缺貨、斷貨現(xiàn)象，使生產(chǎn)中斷，延誤施工期限，給甲方造成不必要的損失。第二，因?qū)Υ尕浌芾砘靵y、積壓物資過多、巨額資金沉淀等，引發(fā)資金鏈短缺，加大了企業(yè)運營的風(fēng)險。第三，存貨發(fā)生損毀、丟失、腐爛等問題，給材料造成損失。

⑥付款及發(fā)票管理風(fēng)險。企業(yè)財務(wù)管理人員因?qū)徍瞬牧细犊罘绞讲粔驀?yán)格，付款方式不當(dāng)，資金未得到有效地控制，可能引發(fā)企業(yè)信用受損，或資金損失問題。材料供應(yīng)商對公司提起訴訟，導(dǎo)致銀行賬戶被凍結(jié)的風(fēng)險。而且，因?qū)Σ牧瞎?yīng)廠商要求不高，在付款時，單憑提供的收據(jù)/發(fā)票等，未辨別發(fā)票的真?zhèn)涡?，給公司造成涉稅風(fēng)險。

2、施工單位物資采購的風(fēng)險管控策略

2.1 建立行之有效的組織管理部門

在建筑施工單位有必要成立專門的物資管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)是物資采購的第一責(zé)任人。在采購期間，可由采購、技術(shù)、生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)檢等人員構(gòu)建一個采購組，在采購主管帶領(lǐng)下進(jìn)行單位的物資采購與管理。并且，該管理機(jī)構(gòu)的采購活動應(yīng)接受多方的監(jiān)督，包括安全、質(zhì)量、財務(wù)、生產(chǎn)及監(jiān)察機(jī)構(gòu)的有效監(jiān)管。在施工項目期間，審計部門應(yīng)做好全面的審計監(jiān)督核算成本工作。

2.2 采取集中采購的工作原則

物資的集中統(tǒng)一采購，能夠讓施工單位原本分散的權(quán)力集中起來。對于大宗材料的購買，均應(yīng)由公司總部統(tǒng)一組織招標(biāo)活動，擇優(yōu)選擇供應(yīng)廠商，加強(qiáng)工作流程的監(jiān)控，進(jìn)而降低采購風(fēng)險。

2.3 強(qiáng)化合同管理

第一，建立采購合同會簽制度，施工企業(yè)各管理人員要依靠自身的專業(yè)知識，加強(qiáng)合同條款的評價與審核，確保各項采購條款的科學(xué)性、可行性。第二，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)熟練掌握合同條款的約定，尤其物資驗收者在對各項物料進(jìn)行驗收時，一定要嚴(yán)格遵循合同中規(guī)定的材料型號、質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格等。財務(wù)管理者應(yīng)認(rèn)真履行合同約定，對材料款予以支付，且收取符合規(guī)定的發(fā)票。

2.4 構(gòu)建合格供應(yīng)商檔案

物資管理機(jī)構(gòu)一定要充分地考慮合作的供應(yīng)廠商信譽(yù)，構(gòu)建信譽(yù)度良好的供應(yīng)商檔案，規(guī)避在市場中進(jìn)行物資采購的時候隨機(jī)性地選擇供應(yīng)商，并對供應(yīng)廠商的情況考查的行為，以免因供應(yīng)商信譽(yù)問題無端地浪費人力、物力。建立合格供應(yīng)商的檔案，以便與市場信譽(yù)度優(yōu)良的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，最大化地規(guī)避供求雙方發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛而造成的資源浪費。

2.5 強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制

施工企業(yè)管理者應(yīng)加強(qiáng)物資管理制度的建設(shè)，促進(jìn)內(nèi)部控制高效、有序地運行，進(jìn)而化解企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)中一系列風(fēng)險。關(guān)于物資管理制度內(nèi)容，一定要對采購活動的招標(biāo)、采購、驗收流程進(jìn)行明確，同時，還要對盤點、存貨管理等制度予以明文規(guī)定，讓采購管理者有章可循。物資采購、驗收是企業(yè)的重要崗位，應(yīng)定期進(jìn)行輪崗作業(yè)及培訓(xùn)，強(qiáng)化審計、監(jiān)察機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，防范發(fā)生舞弊現(xiàn)象。對管理人員應(yīng)強(qiáng)化業(yè)務(wù)知識、技能的培訓(xùn)，全面提升其管理水平。建立完善的內(nèi)部控制制度，充分地發(fā)揮各個部門的監(jiān)督管理職責(zé)，最大化地降低物資采購風(fēng)險。

2.6 強(qiáng)化物資采購的績效考核

物資采購活動中的很多風(fēng)險都是人為的，企業(yè)應(yīng)結(jié)合物資采購的不同環(huán)節(jié)特點，建立分層的績效考核制度，分解目標(biāo)責(zé)任到個人，推行嚴(yán)明的獎罰機(jī)制，充分地激發(fā)管理者工作熱情，有利于降低人為因素造成的物資采購風(fēng)險。

結(jié)語：

建筑施工企業(yè)要對此保持高度重視，樹立強(qiáng)烈的風(fēng)險意識，提升對風(fēng)險的識別能力，加強(qiáng)合同管理，建立完善的內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化物資采購的全方位監(jiān)督管理，最大程度地規(guī)避采購風(fēng)險，推動企業(yè)健康地發(fā)展。