中石油企業(yè)因公出國(境)管理工作淺析

李 昕

(中國石油集團長城鉆探工程有限公司,北京 100101)

“十二五”時期,中石油企業(yè)國際合作業(yè)務不斷發(fā)展,海外市場開發(fā)、工程技術服務、對外合作交流日益頻繁?！笆濉币?guī)劃更是提出了“堅持開放發(fā)展新理念,構建全方位開放新格局的新目標”。在新時期、新形勢、新任務下,中石油企業(yè)機遇與挑戰(zhàn)并存。中石油企業(yè)在海外經營快速發(fā)展的同時, 因公出國(境)管理工作越發(fā)重要,所面臨的瓶頸也越發(fā)凸顯。如何進一步規(guī)范因公出國(境)管理工作,充分發(fā)揮其積極作用,杜絕違規(guī)問題,實現(xiàn)降本增效,成為中石油企業(yè)國際化進程急需解決的一個重要問題。

1 中石油企業(yè)因公出國(境)管理工作現(xiàn)狀

目前,中石油企業(yè)在制度建設、出行保障和政策執(zhí)行方面已打下了良好的基礎。

一是制度建設方面。大部分單位通過制定《因公出國(境)管理辦法》和《因公護照管理實施細則》,明確了職責和監(jiān)管機制、出國立項審批、短期出國團組公示、證照管理規(guī)范、出國費用管理和出國教育等方面內容,有效指導和規(guī)范了因公出國(境)管理工作的各個環(huán)節(jié),使出國(境)管理工作各領域、各方面有據可依、有章可循。

二是保障出行方面。因公出國(境)管理工作涉及出國立項審批、因公護照和簽證辦理及日常管理、簽證和出境證辦理等各個方面,每一項工作都牽系著公司及員工利益：立項的及時報批、護照及簽證、出境證的及時辦理將直接左右公司領導或海外項目人員是否能及時赴境外執(zhí)行公務。因此中石油企業(yè)每位外事經辦人一直秉承“外事無小事,外事成大事”的工作理念,把千方百計服務海外業(yè)務發(fā)展視為出國(境)管理工作的重點。

三是政策執(zhí)行方面。嚴格執(zhí)行短期因公出國(境)團組公示制度,按照中石油集團公司要求,各石油企業(yè)紛紛啟動短期因公出國(境)團組公示工作,建立、完善本單位出國信息公開機制,對短期因公出國團組人員信息、出訪目的、經費來源和行程安排等內容進行公示,自覺接受群眾監(jiān)督。此外,所有單位實行因公護照專人收繳保管制度,由各單位外事主管領導及外事經辦人分級負責,明確護照管理職責,部分單位還建立了《主管外事領導及護照管理人員信息備案表》。外事主管領導負責監(jiān)管,外事經辦人負責收繳并保管好回國休假人員的因公護照。各單位必須依托系統(tǒng)規(guī)范因公護照借、還管理,集團公司國際事業(yè)部每月通報各單位因公護照管理系統(tǒng)使用情況。

2 中石油企業(yè)因公出國(境)管理工作面臨的主要問題

雖然中石油企業(yè)在制度建設、出行保障和政策執(zhí)行方面已取得良好成績,但隨著企業(yè)國際化進程的深入,也暴露出一些新問題。一是出國(境)團組數(shù)量逐年增長,護照、簽證辦理量顯著增加,各國簽證辦理要求不斷變化,簽證辦理難度加大。二是因公護照管理難度大,護照丟失、被盜竊和損毀現(xiàn)象仍較普遍存在。三是海外市場開發(fā)和對外合作項目的不確定性和偶發(fā)性,提高了出國任務規(guī)劃的難度,對規(guī)范出國(境)管理工作提出了更高要求。四是出國教育培訓往往滯后于形勢變化,教育培訓模式需要升級,培訓的針對性和實用性需求大大增加。五是機票預訂后的后期管控力度較差,機票noshow(誤機)問題較普遍存在。

3 因公出國(境)管理工作發(fā)展方向

因公出國(境)管理工作屬于行政人事管理,政策性強。因此,因公出國(境)管理工作應當從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度進行謀劃,建立、健全因公出國(境)管理規(guī)章制度,強化關鍵環(huán)節(jié)審批,從而在中石油企業(yè)國際化進程中發(fā)揮基礎性作用。

傳統(tǒng)因公出國(境)管理工作主要集中在為出國人員辦理出、入境手續(xù),因公出國(境)管理相關部門作為服務窗口,要為出國人員做好相關服務,以保證人員順利赴海外執(zhí)行公務和倒班。但是,這已經不能很好地滿足企業(yè)國際化發(fā)展的要求。

新時期、新形勢下中石油企業(yè)因公出國(境)管理工作,必須改變過去相對被動,以服務為主的角色定位；應以國際化發(fā)展戰(zhàn)略為導向,重新調整內涵,確立“管服并舉”方針,以管理滲透和規(guī)范服務的管理模式,實行從“出國(境)手續(xù)辦理”到“出國(境)管理”轉變,從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略層面上體現(xiàn)出出國(境)管理工作的政治性、政策性和紀律性。因此,加大因公出國(境)管理力度,將管理融入服務之中勢在必行。

嚴把管理關口,狠抓過程管控是出國(境)管理工作的基本要求,也是做好出國(境)管理工作的重要保證。因此,必須按照法律、法規(guī)要求,認真落實出國(境)管控責任,確保各項工作高標準、嚴要求、抓得細、做得實。

3.1 出國(境)管理制度上實行彈性長效機制

出國(境)管理相關部門應按照中央政策方針及中石油集團公司各項規(guī)章制度,在建立健全本單位規(guī)章制度、規(guī)范工作流程的同時,應在制度框架內根據實際業(yè)務需求發(fā)揮管理能動性。新項目調研、商務技術談判,國際會議、突發(fā)事件處理等已成為短期出國(境)立項的主要范疇。這一類別團組的特性要求出國(境)管理部門不能對此類團組實行“一刀切”的管控,在嚴格堅守外事管理紅線的前提下,在制度框架內給此類團組留出空間。

3.2 建立機票預警機制,合理節(jié)約國際旅費開支

國際機票費用是中石油各企業(yè)部必不可少的一項費用支出,如果人員行程臨時變更或未記清啟程日期造成機票誤機,會產生一些不必要的費用,尤其是法航、荷航一旦誤機機票就作廢。機票預警機制以降本增效為出發(fā)點,在機票到期前5天預警,以便各單位外事人員有足夠的時間與項目部溝通、確認行程安排,避免誤機導致的航空公司罰款和機票作廢。通過機票預警機制盡可能減少不必要的旅費支出,為公司節(jié)約成本,將降本增效落到實處。

3.3 簽訂護照保管及上繳承諾書

因公護照是中國公民因公出國(境)的身份證件,妥善保管并按時上繳因公護照是順利執(zhí)行出國(境)任務的前提。為提高出國人員護照管理意識,加強出國人員對護照管理規(guī)定的學習,建議各單位啟用出國人員《護照保管及上繳承諾書》。讓每位出國人員出行前了解保管好護照的重要性,明確如何保管護照、如何避免護照丟失、損毀及丟失、損毀和被盜搶的懲罰措施等內容。

3.4 注重出國教育時效性

由于海外各項目國家社會安全風險等級根據海外的實際情況不斷發(fā)生變化,出國教育題庫也應做出相應調整。同時應該關注國際形勢和國家政策法規(guī)的變化,在每次出國教育考試中體現(xiàn)出時效性。此外,各單位應不定期抽查出國人員出國教育在線考試情況,對弄虛作假者取消其出國資格。

4 結 論

在中石油企業(yè)國際化經營過程中,只有不斷規(guī)范出國(境)管理,“管服并舉”,從“出國(境)手續(xù)辦理”向“出國(境)管理”轉變,促進出國(境)管理工作全面升級,才能有效推動企業(yè)海外市場開拓,促進對外合作發(fā)展,實現(xiàn)降本增效和可持續(xù)發(fā)展。