對高校二級學(xué)院辦公室管理效率的探析①

王燕

摘 ? 要：信息化時代背景下，我國高校教育在不斷進(jìn)行革新，為了跟隨教育改革的步伐，提高高校綜合教育實(shí)力，高校院系辦公室管理需要進(jìn)行改革，提高管理工作的科學(xué)性與實(shí)效性，才能促進(jìn)高校的未來發(fā)展。基于此，本文介紹了高校院系辦公室管理的職能，論述了高校院系辦公室管理效率不高的成因，并且針對成因提出提高高校院系辦公室管理效率的有效策略，進(jìn)而為促進(jìn)高校發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：管理效率 ?高校 ?院系辦公室

中圖分類號：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）09（a）-0212-02

高校二級學(xué)院辦公室管理是學(xué)院各個部門職能有效落實(shí)的保障，唯有提高辦公室管理效率，才能確保院系教研工作與行政工作的順利開展。近年來，國家對于高校教育提出了新的要求，高校院系辦公室管理工作的開展，需要結(jié)合國家相關(guān)政策需求，更新完善管理體制，采用先進(jìn)的管理設(shè)備，確保院系辦公室管理的信息化、自動化、科學(xué)化。新時期背景下，高校院系辦公室管理的內(nèi)容增加、范圍擴(kuò)大，唯有提高管理效率，才能跟上教育改革的步伐，推動高校的發(fā)展。

1 ?高校二級學(xué)院辦公室管理的職能

高校院系辦公室管理的職能，主要有以下幾方面：（1）辦公室服務(wù)職能。院系辦公室管理工作開展，需要為學(xué)院與其他部門開展工作溝通。為教師與學(xué)生提供服務(wù)，從教師與學(xué)生的角度考慮問題，幫助教師與學(xué)生解決問題，滿足教師與學(xué)生的需求，從而協(xié)調(diào)學(xué)生、教師、院系三者之間的關(guān)系。（2）辦公室管理職能。院系管理工作的范圍較廣，涉及到行政管理、財務(wù)管理、師資管理等，院辦公室管理職能滲透到學(xué)院日常運(yùn)行的方方面面[1]。（3）參謀輔助職能。院辦公室管理具有參謀輔助職能，除了落實(shí)國家與學(xué)校政策之外，其可以針對學(xué)院實(shí)際情況，提出科學(xué)合理的管理辦法，作為高校發(fā)展的重要參考，充分發(fā)揮了高校助手的作用。

2 ?高校院系辦公室管理效率不高的成因分析

2.1 辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)問題

根據(jù)調(diào)查可知，諸多高校院系辦公室管理效率不高，主要是由于辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)問題，具體包括以下幾方面：（1）人員配置不合理。在人員配置上，辦公室管理人員主要是以老員工為主，年齡超過40歲以上的員工占整體退伍的70%以上，并且都是畢業(yè)留校的本科生，年輕的高學(xué)歷的人員相對較少。老員工的管理思想相對老舊，對于新的教育政策認(rèn)識不足，導(dǎo)致辦公室管理效率不高，管理模式相對老舊[2]。（2）管理能力不足。管理能力不足是導(dǎo)致高校院系辦公室管理效率低下的主要原因之一，辦公室管理隊(duì)伍人員職稱偏低，專業(yè)知識不足，導(dǎo)致工作能力較弱，管理能力較差。

2.2 辦公室管理體制老舊

高校院系辦公室管理體制老舊，是辦公室管理效率不高的主要原因之一。諸多高校仍然采用傳統(tǒng)的管理體制，而傳統(tǒng)的管理體制主要是以科學(xué)教研為主，缺乏相對的管理制度，行政管理、思想品德管理等機(jī)制缺失，無法滿足新時期高校發(fā)展需求。老舊的辦公室管理體制，缺乏對應(yīng)的考核機(jī)制與競爭機(jī)制，無法促進(jìn)工作人員自我提升，沒有給員工提供交流培訓(xùn)的機(jī)會[3]。此外，高校院系辦公室管理體制老舊，會使得工作人員分工不明確，責(zé)任主體失衡，若是出現(xiàn)問題容易出現(xiàn)推卸責(zé)任現(xiàn)象，降低了工作實(shí)效性。

2.3 辦公室管理軟硬件設(shè)施科學(xué)性不高

辦公室軟硬件設(shè)施是管理工作開展的基礎(chǔ)保障，唯有提高辦公室管理設(shè)備的科學(xué)性，才能提升辦公室管理效率。但是在實(shí)際當(dāng)中，諸多高校辦公室管理軟硬件設(shè)備缺乏，導(dǎo)致管理工作開展自動化、信息化程度不高?，F(xiàn)階段，高校院系辦公室管理范圍較廣，需要通過自動化辦公軟件支持，若是學(xué)校辦公室管理軟硬件設(shè)施科學(xué)性不高，會大大降低管理效率。根據(jù)調(diào)查可知，諸多高校沒有普及OA自動化辦公系統(tǒng)，電腦、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備雖然已經(jīng)配備，但是數(shù)量有限，無法滿足整體辦公需求。整體來看，高校辦公室管理軟硬件設(shè)施科學(xué)性不高，未來有待提升。

3 ?提高高校院系辦公室管理效率的有效策略

3.1 強(qiáng)化與完善辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)

唯有提高辦公室管理效率，才能將國家政策與學(xué)校制度有效的落實(shí)，促進(jìn)行政工作、教研工作的順利開展。為此，高校需要強(qiáng)化、完善辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)，打造綜合實(shí)力強(qiáng)大的管理團(tuán)隊(duì)，提高辦公室管理的科學(xué)性與實(shí)效性。強(qiáng)化與完善辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)，具體包括以下幾方面：（1）引進(jìn)專業(yè)化人才。高校需要結(jié)合實(shí)際情況，優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)配置，積極引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)化管理人才，彌補(bǔ)管理團(tuán)隊(duì)的不足，提高團(tuán)隊(duì)整體服務(wù)意識。（2）積極開展培訓(xùn)。高校需要定期給辦公室管理人員提供培訓(xùn)，將國家新的政策、學(xué)校新的制度等傳達(dá)給工作人員，培訓(xùn)專業(yè)化的管理知識，促進(jìn)工作人員不斷提升，從而實(shí)現(xiàn)管理人才的培養(yǎng)，促使管理團(tuán)隊(duì)不斷強(qiáng)大。例如，高?？梢云刚堉膶＜?、教授開展講座，有規(guī)劃的組織工作人員學(xué)習(xí)交流，從而不斷強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)，提高院系辦公室管理效率。

3.2 制定科學(xué)的辦公室管理體制

高校院系辦公室管理是學(xué)院各個部門職能有效落實(shí)的保障，唯有提高辦公室管理效率，才能確保院系教研工作與行政工作的順利開展。管理體制是管理工作開展的基礎(chǔ)模式，確保管理體制的科學(xué)性與先進(jìn)性，是提高管理效率的基本保障。高校需要制定科學(xué)的辦公室管理體制，結(jié)合高校發(fā)展實(shí)際情況，以國家政策為依據(jù)，在已有的管理體制上進(jìn)行更新，保留傳統(tǒng)管理體制的優(yōu)勢，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理體制的不足，從而制定符合高校運(yùn)行發(fā)展的管理制度?？茖W(xué)的院系辦公室管理體制，需要明確各個崗位分工，強(qiáng)化各個部門之間的聯(lián)系，促使各個崗位協(xié)同開展工作，從而提高工作效率?？茖W(xué)的院系辦公室管理體制，需要做到高度統(tǒng)一，制定出完善的管理制度，使得各個部門工作開展有制度可尋，從而確保管理工作開展的規(guī)范性與實(shí)效性。管理體制是管理工作開展的框架，唯有制定完善的框架，才能將管理措施有效的落實(shí)，進(jìn)而提升管理效率，促進(jìn)院系辦公室管理工作順利開展。

3.3 提高辦公室管理軟硬件設(shè)施的科學(xué)性

辦公室軟硬件設(shè)備是管理工作開展的基礎(chǔ)保障，尤其是信息化時代，隨著高校院系辦公室管理內(nèi)容的增多，需要通過信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等開展管理工作，才能提高工作效率、縮短工作時間，解決高校日常運(yùn)行的大量問題。為此，高校需要認(rèn)識到軟硬件設(shè)備的重要性，積極引進(jìn)高科技的管理設(shè)備，普及OA自動化管理系統(tǒng)，從而提高院系辦公室管理的科學(xué)性與智能性。學(xué)校需要定期對管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，不斷擴(kuò)大管理職能范圍，將院系教研、后勤、行政等納入到管理系統(tǒng)，形成統(tǒng)一的管理數(shù)據(jù)，進(jìn)而統(tǒng)一進(jìn)行管理。提高院系辦公室管理軟硬件設(shè)備的科學(xué)性，可以幫助工作人員解決問題，提高了工作速率，整體提高了高校的管理水平，有助于高校的未來發(fā)展。

4 ?結(jié)語

高校院系辦公室管理是學(xué)院運(yùn)行發(fā)展的核心，唯有做好管理工作，才能將學(xué)校的指令貫徹落實(shí)，同時將教育改革方針融入到工作開展的方方面面，滿足國家、學(xué)校對于院系的標(biāo)準(zhǔn)要求。本文從提高辦公室管理軟硬件設(shè)施的科學(xué)性、制定科學(xué)的辦公室管理體制、強(qiáng)化與完善辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)三方面，論述了提高高校院系辦公室管理效率的有效策略，進(jìn)而為高校管理工作開展提供參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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