以“兩微一端”優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理的策略

曾伏科

（湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南 長沙 410205）

高校教學(xué)檔案是高校記錄教學(xué)過程、保存教學(xué)資源、提升教學(xué)質(zhì)量的重要材料，高效的教學(xué)檔案管理能夠極大程度地促進(jìn)師生之間良性互動，提升教學(xué)效果。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理已進(jìn)入數(shù)字化、信息化、平臺化管理時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展為高校教學(xué)檔案管理提供了更為便捷的工具，管理人員能夠通過電子信息的錄入和數(shù)據(jù)的上傳，實現(xiàn)高效的信息管理——充分利用“兩微一端”（微博、微信和客戶端）平臺的傳播優(yōu)勢進(jìn)行教學(xué)檔案管理，能夠優(yōu)化用戶體驗。然而在當(dāng)下，依托“兩微一端”進(jìn)行教學(xué)檔案管理，僅存在于個別高校，大部分高校仍然采用傳統(tǒng)電子檔案管理，教學(xué)資源的利用效率低下。在意識層面，眾多高校對于教學(xué)檔案管理不夠重視，因而難以將有限的人力、物力投入到信息化檔案管理建設(shè)中，這就從源頭上阻礙了現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新與變革。在實踐層面，微信、微博等新興的傳播工具以社交媒體的形式被大眾熟知，高校的檔案管理者并沒有嘗試通過這些平臺開展檔案管理的實踐，使得“兩微一端”在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用普及率極低。因此，在高校教學(xué)檔案管理中，為了提升管理效率，應(yīng)從意識、實踐上不斷優(yōu)化管理策略，充分利用微博開展教學(xué)信息公告與咨詢服務(wù)，推動多主體社交化互動；利用微信平臺推動高校教學(xué)信息的共享與互動，提升教學(xué)管理效率；利用電子檔案系統(tǒng)APP，整合“教”“學(xué)”“題”系統(tǒng)，提升教學(xué)質(zhì)量。

一、利用微博開展教學(xué)信息公告與咨詢服務(wù)，推動多主體社交化互動

微博作為一種以信息廣播、評論互動為主要特征的新媒體，已經(jīng)成為我國網(wǎng)絡(luò)傳播生態(tài)圈的重要組成部分。根據(jù)《2018微博用戶發(fā)展報告》，截止到2018年底，微博月活躍用戶數(shù)量已經(jīng)超過4.6億，連續(xù)三年的年均增量超7000萬，微博互動和信息傳播在互聯(lián)網(wǎng)時代具有極強(qiáng)的影響力。高校在教學(xué)檔案管理上，可以充分運(yùn)用其廣播式信息傳播優(yōu)勢，開展公告、話題討論與咨詢服務(wù)。如設(shè)置“課后作業(yè)”“課件資料庫”等與課程教學(xué)密切相關(guān)的話題，學(xué)生通過關(guān)注話題，參與話題討論，并及時獲取與課程相關(guān)的信息；如教學(xué)檔案管理組織機(jī)構(gòu)和人員開設(shè)專門的賬號，及時傳播關(guān)于課程安排、課程資料、考試安排等相關(guān)的信息，并提供咨詢服務(wù)；如針對性地利用微博長圖、博文等工具，推出符合師生需求的數(shù)據(jù)類信息，以更加高效的方式呈現(xiàn)教學(xué)檔案管理成果等。當(dāng)然，微博不僅是一個信息發(fā)布工具，還是一個以多主體社交為典型特征的互動平臺。用戶能夠通過評論、轉(zhuǎn)發(fā)、點(diǎn)贊等方式表達(dá)自身觀點(diǎn)，促進(jìn)信息交流與傳播，增強(qiáng)用戶間的黏性。在高校教學(xué)檔案管理中，檔案管理者應(yīng)充分了解在校師生的微博使用習(xí)慣，以多元化的互動方式提升服務(wù)效果；應(yīng)當(dāng)充分開放微博評論權(quán)限，允許全網(wǎng)用戶直接發(fā)表評論，對于關(guān)鍵性信息的咨詢和反饋及時回復(fù)，實現(xiàn)賬號主體與用戶之間的雙向互動，以拉近與用戶的距離。

二、利用微信平臺推動高校教學(xué)信息的共享與互動，提升教學(xué)管理效率

（一）檔案信息推送

微信是移動互聯(lián)網(wǎng)時代我國最大的即時社交平臺，其用戶數(shù)量在2018年9月就已經(jīng)突破10億。根據(jù)《微信公號人群洞察報告》，用戶日均微信使用時長已經(jīng)達(dá)到77分鐘，可見其在大眾日常生活中的極大影響力。微信公眾號是微信推出的自媒體品牌傳播平臺，能夠通過定向信息推送、后臺欄目設(shè)定、留言評論等形式，實現(xiàn)有效的信息交互。通過微信公眾號進(jìn)行檔案信息推送，能夠便捷高效地實現(xiàn)通知下發(fā)、信息公示、內(nèi)容鏈接，促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行。如采用微信公眾號推送教學(xué)檔案資源鏈接，使關(guān)注了該號的學(xué)生能夠及時獲取信息，提升教學(xué)檔案資源的傳播時效性與有效性。此外，教學(xué)檔案管理還會涉及到眾多程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，如《考試紀(jì)律與違紀(jì)處理辦法》《重修、補(bǔ)考申請管理辦法》等文件，通過微信公眾號后臺建立相關(guān)欄目和鏈接，學(xué)生能夠自主查看相關(guān)規(guī)定，使信息能夠在網(wǎng)絡(luò)端留存，產(chǎn)生長期的傳播價值。

（二）精準(zhǔn)互動傳播

微信作為一種即時社交工具，能夠通過文字、語音、視頻、群組、朋友圈等多種方式實現(xiàn)社交互動。教學(xué)檔案管理的目的不僅在于存儲，更在于通過信息的收集與管理不斷優(yōu)化教學(xué)過程，提升教學(xué)質(zhì)量。因此，應(yīng)當(dāng)充分利用微信開展更為精準(zhǔn)的互動性傳播。在前期，可利用院系微信群組進(jìn)行精準(zhǔn)的課程安排溝通，了解學(xué)生對課程的普遍需求，并與教師的排課情況相對接，保持師生之間的良好互動，實現(xiàn)更為高效的課程安排。在教學(xué)階段，教學(xué)課件、輔導(dǎo)資料、課后作業(yè)、階段測試、小組學(xué)習(xí)等教學(xué)過程中均應(yīng)當(dāng)以微信群組的形式保持溝通，并及時存入教學(xué)檔案之中。在教學(xué)結(jié)束之后，微信群組可以作為安排通知的平臺，也可以作為教師教學(xué)能力評價的問卷采集平臺，群組內(nèi)所形成的相關(guān)評價資料同樣可以以電子化的形式存檔。通過微信群組，可讓學(xué)生、教師、檔案管理者之間搭建起一個精準(zhǔn)化互動平臺，三方皆可以實現(xiàn)自由溝通。

（三）思想宣傳教育

伴隨著微信用戶規(guī)模的不斷擴(kuò)大，微信平臺已經(jīng)成為具有超大流量的傳播平臺。在高校教學(xué)檔案管理中的特定階段，可推送具有教育意義的案例內(nèi)容，使學(xué)生防微杜漸，正直誠信。如在期末考試期間，可以推送《考試工作管理條例》解讀、作弊案例警示教育等相關(guān)內(nèi)容的圖文，以規(guī)則、案例、啟示等方式引導(dǎo)學(xué)生誠信應(yīng)考。在虛擬化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，各種思想潮流層出不窮，正處于青春期的大學(xué)生極易產(chǎn)生較為片面的思想，利用檔案素材開展思想教育工作，通過事實和證據(jù)引導(dǎo)學(xué)生，對于校園文化建設(shè)具有重要意義。

三、利用電子檔案系統(tǒng)APP，整合“教”“題”系統(tǒng)，提升教學(xué)質(zhì)量

（一）教師授課管理系統(tǒng)

伴隨著信息科技的不斷發(fā)展，越來越多的高校開始通過電子化檔案系統(tǒng)進(jìn)行資源管理，電子檔案系統(tǒng)APP就是一類終端電子檔案管理工具。在教師端，電子檔案系統(tǒng)APP要成為教學(xué)的“好幫手”。在教案編寫與教學(xué)計劃安排階段，電子檔案系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)教師的個人設(shè)置，通過資源檢索和推薦，獲取學(xué)生培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱要求、教學(xué)安排記錄等方面的信息，以便于教師高效地開展教學(xué)安排。在教學(xué)端，電子檔案系統(tǒng)既是教師上傳教學(xué)資料的一個共享平臺，也是向?qū)W生開放的資源平臺，學(xué)生可以在所選課程的文檔里下載相關(guān)教學(xué)資源，從而增強(qiáng)資源的共享特征。除了教學(xué)過程之外，高校對教師的評價體系建立在教師課時數(shù)量、論文指導(dǎo)數(shù)量、課題研究數(shù)量等多項量化指標(biāo)的基礎(chǔ)之上，因此電子檔案系統(tǒng)APP能夠通過記錄教學(xué)過程，對這些量化的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計，檔案管理人員僅需要通過系統(tǒng)后臺便能夠直接提取教師的相關(guān)業(yè)績指標(biāo)，從而進(jìn)行公正客觀的數(shù)據(jù)輸出。

（二）學(xué)生課程管理系統(tǒng)

電子檔案系統(tǒng)APP順應(yīng)了移動互聯(lián)網(wǎng)大發(fā)展的趨勢，其通過充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、智能推薦等技術(shù)，可為學(xué)生課程管理帶來全新的科技體驗。（1）應(yīng)當(dāng)建立將學(xué)生個人信息與培養(yǎng)方案中的課程相連接，根據(jù)學(xué)生所處的年級、專業(yè)，對其進(jìn)行課程資源的推薦。在資源推薦的過程中，檔案系統(tǒng)可以充分利用其數(shù)據(jù)優(yōu)勢，將課程概況、學(xué)生評價記錄、學(xué)生考試平均分、資源對象等內(nèi)容呈現(xiàn)給學(xué)生，使學(xué)生能夠獲取更為全面的課程信息，減少因?qū)φn程缺乏了解而產(chǎn)生課程“誤解”情況。（2）在課程學(xué)習(xí)之中，學(xué)生不僅可以在檔案管理系統(tǒng)下載教師上傳的課件、資料，還能夠在檔案系統(tǒng)中開展知識查詢，通過預(yù)設(shè)的查詢按鈕連接圖書館、文獻(xiàn)庫、中國知網(wǎng)等知識平臺，促進(jìn)數(shù)字化資源的共享，增強(qiáng)學(xué)生獲取知識的便利性。（3）通過檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生可以進(jìn)行作業(yè)上傳、課程評價、疑問留言等操作，讓系統(tǒng)平臺真正成為一個師生溝通與交流的學(xué)習(xí)平臺，可大大提升教學(xué)電子化管理水平。

（三）網(wǎng)絡(luò)題庫測試系統(tǒng)

“網(wǎng)絡(luò)題庫”是近年來在高校教學(xué)中興起的一種“以練促學(xué)”的網(wǎng)絡(luò)平臺，依托龐大的網(wǎng)絡(luò)試題庫，學(xué)生能夠自主在平臺上開展網(wǎng)上練習(xí)，從而以更加高效的無紙化方式進(jìn)行模擬測試，實現(xiàn)學(xué)習(xí)效果的檢驗。將網(wǎng)絡(luò)題庫測試融入到電子檔案系統(tǒng)APP之中，如將往年考試的題目讓學(xué)生練習(xí)，使學(xué)生在課堂學(xué)習(xí)的同時，能夠勤于思考。除了練習(xí)之外，部分課程的期末測試同樣可以安排在這一系統(tǒng)上，通過設(shè)置試題類定義、答題卡樣式的定義、自由而細(xì)致的試卷結(jié)構(gòu)定義，自動生成多樣化的試卷，增強(qiáng)出題的隨機(jī)性，提升測試的靈活性。從經(jīng)濟(jì)性和便利性角度而言，網(wǎng)絡(luò)化測試是未來的發(fā)展方向，因此，應(yīng)當(dāng)不斷開展網(wǎng)絡(luò)題庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)測試的試點(diǎn)，并將這一環(huán)節(jié)與教學(xué)檔案管理相結(jié)合，使檔案管理獲取更豐富、更有效的用戶數(shù)據(jù)，為教學(xué)質(zhì)量提升提供支撐。

在微傳播時代，高校教學(xué)檔案管理過程必須由傳統(tǒng)的紙質(zhì)、電子化存檔向數(shù)字化、智能化、自助化、社交化轉(zhuǎn)變。高校教學(xué)檔案管理可以充分運(yùn)用“兩微一端”，通過微博平臺開展通知公告和多元化的社交傳播；通過微信進(jìn)行精準(zhǔn)化的信息推送和校園文化宣傳；通過電子檔案系統(tǒng)APP更好地提升師生交流的便利性，從而實現(xiàn)信息資源的有效獲取和充分共享。在智能化創(chuàng)新的浪潮下，應(yīng)不斷應(yīng)用“兩微一端”開拓教學(xué)檔案管理思路，讓教學(xué)檔案管理成為提升高校教育質(zhì)量的強(qiáng)大引擎。