高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用探究

崔志杰

摘 ?要 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和教學(xué)改革的不斷深入，教務(wù)管理信息系統(tǒng)已成為高校信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合的重要組成部分。通過總結(jié)工作實踐，首先闡述高校建設(shè)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的必要性，分析系統(tǒng)建設(shè)過程中存在的主要問題，進(jìn)而提出促進(jìn)高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞 教務(wù)管理信息系統(tǒng);信息技術(shù);教學(xué)改革;教學(xué)資源;教育管理信息化

中圖分類號：G647 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2019）16-0023-03

Exploration on Construction and Application of Educational Administration Information System in University//CUI Zhijie

Abstract With the development of information technology and the

deepening of educational reform， educational administration infor-mation system has become an important part of the deep integration of information technology and teaching in colleges and universities. By summarizing the practice of work， the necessity of building the

education management information system in colleges and univer-sities is first expounded， and the main problems in the process of system construction are analyzed， then measures to promote the con-

struction of the teaching management information system in colleges

and universities are put forward.

Key words educational administration information system; informa-

tion technology; teaching reform; teaching resources; informatiza-tion of education management

1 前言

教育教學(xué)在高校人才培養(yǎng)體系中占核心地位?！督逃畔⒒臧l(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》（教技〔2016〕5號）要求高校推動學(xué)校管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，整合信息資源，實現(xiàn)教學(xué)管理過程信息化，提升教育管理現(xiàn)代化水平[1]。近年來，很多高校都在逐步建設(shè)和完善教育管理系統(tǒng)。在高校制訂人才培養(yǎng)方案，進(jìn)行教務(wù)管理工作過程中，教務(wù)管理信息系統(tǒng)已經(jīng)日益成為不可或缺的信息平臺。如何建好、用好、維護(hù)好教務(wù)管理信息系統(tǒng)，使其能更好地為培養(yǎng)創(chuàng)新型本科人才服務(wù)，是高校教學(xué)管理者不斷探究的課題。

2 高校建設(shè)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的必要性

教學(xué)是培養(yǎng)人才的基礎(chǔ)手段，教務(wù)管理則是維護(hù)學(xué)校教學(xué)活動正常運行的最重要的基礎(chǔ)保障[2]。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)層次不斷提升和人才培養(yǎng)方式的日益多樣化，對教務(wù)管理工作提出新的要求。按專業(yè)大類招生、學(xué)分制人才培養(yǎng)方案的修訂等教學(xué)改革措施，使教務(wù)管理過程日趨復(fù)雜，給教務(wù)管理工作帶來更大的挑戰(zhàn)。這些教學(xué)改革措施使本就復(fù)雜的教務(wù)管理工作日益繁雜[3]。如果沒有教務(wù)管理信息系統(tǒng)的支持，僅由教務(wù)管理人員去完成這些工作，既耗時又費力，且準(zhǔn)確性也無法得到保障。而教務(wù)管理信息系統(tǒng)是教育信息化背景下提高工作效率、保障教務(wù)管理規(guī)范化、實現(xiàn)學(xué)分制改革和個性化人才培養(yǎng)的必然選擇，對助推教學(xué)管理理念創(chuàng)新意義重大。

教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)也是校本部+獨立學(xué)院一體化辦學(xué)的必然要求。國內(nèi)很多高校的獨立學(xué)院與校本部共享師資、教室、儀器設(shè)備等教學(xué)資源，但教學(xué)管理過程與本部相對分離。校本部實行校院兩級管理制度，獨立學(xué)院教務(wù)工作實行一級管理，且在教學(xué)過程中部分課程又要求與本部進(jìn)行合班教學(xué)。這些復(fù)雜教學(xué)管理需求在人工操作下極易出現(xiàn)差錯，使教學(xué)過程不可控。完善教務(wù)管理過程信息化，通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段才能確保教學(xué)秩序的穩(wěn)定和暢通，推動教務(wù)管理精細(xì)化，實現(xiàn)教學(xué)資源的統(tǒng)一管理。

3 高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用中存在的問題

高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)主要有學(xué)校自主研發(fā)和商業(yè)軟件公司開發(fā)兩種途徑。由于教務(wù)管理業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜，數(shù)據(jù)并發(fā)量大，后期管理維護(hù)困難等，只有部分研發(fā)能力強(qiáng)或辦學(xué)規(guī)模較小的院校采用自主研發(fā)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)。目前，信息化教學(xué)改革推進(jìn)過程中，高校逐漸傾向采用與商業(yè)軟件公司合作的方式建設(shè)教務(wù)管理信息系統(tǒng)。很多高校通過教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和運行，初步實現(xiàn)教務(wù)管理工作的信息化，使教務(wù)管理效率得到提高，流程更加規(guī)范。但通過參與湘潭大學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)并和兄弟院校教務(wù)管理信息系統(tǒng)管理員溝通交流，筆者發(fā)現(xiàn)高校在系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用過程中都存在諸多問題。

系統(tǒng)本身存在的問題 ?教務(wù)管理信息系統(tǒng)在建設(shè)和應(yīng)用過程中本身存在的問題包括兩方面。

1）功能模塊設(shè)計上存在不足。軟件服務(wù)商提供的系統(tǒng)部分功能無法滿足學(xué)校具體業(yè)務(wù)需求，部分功能開發(fā)不夠完善。每個學(xué)校的教務(wù)管理業(yè)務(wù)流、規(guī)章制度、校內(nèi)資源、管理方式都存在一定的差異，合作企業(yè)所研發(fā)的教務(wù)系統(tǒng)標(biāo)版功能單一，不能滿足各個高校的教務(wù)管理實際工作場景，操作不夠人性化，統(tǒng)計功能不完善等。因此，高校直接采購的教務(wù)管理信息系統(tǒng)和學(xué)校本身的教務(wù)管理業(yè)務(wù)無法完全契合，需要通過大量的需求調(diào)研，在企業(yè)原有系統(tǒng)標(biāo)版的基礎(chǔ)上根據(jù)學(xué)校的具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行二次開發(fā)。

2）瀏覽器兼容性不強(qiáng)。實踐發(fā)現(xiàn)，湘潭大學(xué)教務(wù)系統(tǒng)的管理端和教師學(xué)生端需要使用某一瀏覽器的不同模式（極速/兼容）才能正常使用，否則部分功能無法正常操作，如教師成績修改申請、查詢分析統(tǒng)計等功能。而且由于系統(tǒng)底層架構(gòu)原因，兼容性問題在后期建設(shè)過程中也很難改善。

系統(tǒng)建設(shè)過程管理不規(guī)范 ?系統(tǒng)建設(shè)項目組工作人員流動性大，項目交接不規(guī)范，導(dǎo)致新接手項目人員處理遺留問題時需要耗費大量精力，造成項目進(jìn)展緩慢。教務(wù)管理工作需要隨著教學(xué)改革進(jìn)展和學(xué)校規(guī)章制度變化進(jìn)行相應(yīng)改善，要求系統(tǒng)具備一定的擴(kuò)充性和靈活性。但在實際開發(fā)過程中，由于項目管理人員和開發(fā)人員變化很大，對于關(guān)鍵功能問題的修復(fù)過程會產(chǎn)生新的問題，導(dǎo)致系統(tǒng)功能漏洞較多。同時，教務(wù)系統(tǒng)操作培訓(xùn)不足，操作指南粗略，甚至部分模塊沒有操作指南，對實際使用過程中遇到的問題沒有說明，導(dǎo)致部分模塊功能在應(yīng)用過程中與教務(wù)管理過程脫節(jié)。

工作管理流程亟待優(yōu)化 ?在系統(tǒng)應(yīng)用過程中缺乏規(guī)范的工作流程和管理規(guī)范。當(dāng)教學(xué)過程中關(guān)鍵數(shù)據(jù)變動時，如果教務(wù)人員沒有主動在系統(tǒng)中對相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)，將會造成后期功能操作或數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性降低。比如：在教學(xué)過程中，對已在教學(xué)過程中的培養(yǎng)方案進(jìn)行修訂而沒有及時更新對應(yīng)的教學(xué)執(zhí)行計劃，會影響后期成績認(rèn)定等正常業(yè)務(wù);在學(xué)籍異動過程中，教務(wù)管理人員沒有根據(jù)學(xué)生的具體情況處理選課信息，會造成教師給學(xué)生錄入多余的缺考信息，或者教師需要為學(xué)生錄入成績，但成績錄入表中沒有學(xué)生的數(shù)據(jù);培養(yǎng)方案變更后，管理制度的不完備和工作流程的不清晰，會導(dǎo)致教務(wù)處管理人員和二級學(xué)院的教學(xué)秘書都認(rèn)為自己沒有義務(wù)主動提醒下一環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)老師更新對應(yīng)的教學(xué)計劃，導(dǎo)致后期課程數(shù)據(jù)的混亂，給課程教學(xué)管理造成困擾。這些不規(guī)范的工作流程會對教學(xué)過程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)造成影響，而且給后期查找錯誤原因和修正處理帶來更大的工作量。

管理人員隊伍相對薄弱 ?高校教務(wù)管理人員信息化水平相對不高，較難適應(yīng)教務(wù)管理信息化建設(shè)的發(fā)展[4]。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，教務(wù)管理人員疲于應(yīng)對教務(wù)管理工作中的各種瑣碎事務(wù)，被動完成任務(wù)，對系統(tǒng)建設(shè)的主動性和預(yù)見性不足。這就造成系統(tǒng)上線前對于系統(tǒng)模塊功能的測試把關(guān)不夠，大局觀不強(qiáng)，常常是碰到一個問題解決一個。同時，由于教務(wù)管理工作的復(fù)雜性，教務(wù)管理業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的使用都需要長時間的適應(yīng)和積累，學(xué)校教務(wù)人員工作責(zé)任大，上升空間有限，造成人員流動大，對教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和運行影響很大。

4 加強(qiáng)高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的措施

重視前期調(diào)研和功能測試過程 ?高校要重視和軟件服務(wù)商共同做好系統(tǒng)的需求分析。在系統(tǒng)調(diào)研前期，應(yīng)該由教務(wù)處主導(dǎo)，充分研究現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)展、人才培養(yǎng)改革趨勢，并且要根據(jù)本校未來教學(xué)改革方向調(diào)研其他高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和運行情況。由于企業(yè)開發(fā)系統(tǒng)多從單一功能的實用性角度出發(fā)，而忽略整個教學(xué)管理工作聯(lián)動性，教務(wù)處教務(wù)管理人員要群策群力，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流溝通，配合企業(yè)加強(qiáng)功能測試，測試通過后方可正式上線應(yīng)用。

加大系統(tǒng)建設(shè)投入力度 ?高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項持續(xù)性的工作，建設(shè)周期長，存在邊建設(shè)邊應(yīng)用的情況。將信息技術(shù)與教務(wù)管理工作深度融合離不開硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的支持。隨著新時代教育教學(xué)改革的不斷深入，要求教務(wù)管理信息系統(tǒng)的功能模塊能夠隨著教學(xué)改革不斷改進(jìn)。學(xué)校對教育教學(xué)信息化方面的投入應(yīng)當(dāng)持續(xù)加大投入力度，一方面要搭建硬件設(shè)備為系統(tǒng)建設(shè)提供支撐;另一方面重視開發(fā)系統(tǒng)軟件的重要性，設(shè)置專項預(yù)算，加大對教務(wù)管理信息系統(tǒng)的資金投入。

加強(qiáng)教務(wù)管理團(tuán)隊建設(shè) ?高校一方面應(yīng)通過完善信息化管理的績效考核制度、擴(kuò)展晉升通道，吸引責(zé)任心強(qiáng)的高水平、高技術(shù)管理人才從事教務(wù)信息化管理，提升教務(wù)團(tuán)隊的綜合素質(zhì);另一方面加強(qiáng)對教務(wù)人員的計算機(jī)使用培訓(xùn)，針對新進(jìn)教務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，鼓勵教務(wù)管理人員積極參與教務(wù)管理信息化建設(shè)與管理，通過教務(wù)管理信息系統(tǒng)的高效運行，促進(jìn)教務(wù)管理質(zhì)量的提高[5-6]。高校需配備專職系統(tǒng)管理員從事教務(wù)管理信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)管理。系統(tǒng)管理員不僅要具備較高的信息技術(shù)水平，熟悉教務(wù)管理過程中各級管理人員、教師、學(xué)生涉及的各個環(huán)節(jié)，還要有強(qiáng)烈的原則性、責(zé)任心、保密意識和抗壓能力。

改進(jìn)工作管理流程 ?高校教務(wù)處要充分利用教務(wù)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用過程，完善教務(wù)管理制度和流程，強(qiáng)化教學(xué)管理過程的規(guī)范性。教學(xué)管理制度的完善和創(chuàng)新配合教務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，使學(xué)籍異動，培養(yǎng)方案變更，成績錄入及變更，開課、排課、選課等教學(xué)管理過程更規(guī)范。通過完善工作流程，使教務(wù)管理信息系統(tǒng)中的每一個操作過程都有據(jù)可查，對系統(tǒng)使用人員產(chǎn)生一定的約束力，降低人為操作發(fā)生錯誤的頻率。由于教務(wù)管理工作環(huán)環(huán)相扣，需要各個環(huán)節(jié)的教務(wù)管理人員共同推動完善教務(wù)管理流程的改進(jìn)。但這種工作管理流程的整改往往涉及多個科室，需要教務(wù)處不斷梳理和改進(jìn)教務(wù)管理工作流程，完善相關(guān)規(guī)章制度。

規(guī)范系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié) ?為保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性，教務(wù)處一定要自上而下保持統(tǒng)一意識，已上線的系統(tǒng)功能模塊功能更改要慎重，對關(guān)鍵功能及參數(shù)的修改，確認(rèn)材料要存檔保存。同時，針對系統(tǒng)輸出的統(tǒng)計表格樣式爭取一次敲定，避免反復(fù)更改。教務(wù)管理信息系統(tǒng)功能不可“貪多貪全”，做到取舍有度，重點保證學(xué)籍管理，培養(yǎng)方案，開課、排課、選課模塊，考試模塊，成績模塊和畢業(yè)模塊等教務(wù)核心模塊的穩(wěn)定運行。教務(wù)系統(tǒng)管理員要能夠頂住壓力，嚴(yán)格按照學(xué)校政策配合企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)和調(diào)試。教務(wù)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大，需要與學(xué)校數(shù)據(jù)中心、財務(wù)、人事、學(xué)工、課程中心等系統(tǒng)進(jìn)行對接。

學(xué)校各單位要根據(jù)教育部頒布的《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》，共同制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，提高教務(wù)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整合度，保障對接數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。出現(xiàn)數(shù)據(jù)對接問題，明確責(zé)任劃分，相關(guān)系統(tǒng)管理員應(yīng)積極配合查找原因，以保障各個系統(tǒng)間數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)正常。

保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和穩(wěn)定 ?教務(wù)管理信息系統(tǒng)中儲存教務(wù)管理過程中各種基礎(chǔ)信息和檔案信息，關(guān)鍵數(shù)據(jù)多達(dá)幾百萬條，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，建立教育管理信息安全保障體系是一項不可忽視的任務(wù)。系統(tǒng)安全防護(hù)主要集中在“技防”和“人防”兩方面。高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)要配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行系統(tǒng)安全等保定級，加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)，定期掃描安全漏洞，及時修復(fù)。同時，各級教務(wù)人員要積極參加安全教育培訓(xùn)，建立數(shù)據(jù)安全意識，養(yǎng)成良好的計算機(jī)使用習(xí)慣。

5 結(jié)語

利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用，在推進(jìn)教育管理信息化、支撐教學(xué)改革、促進(jìn)學(xué)校管理規(guī)范化方面發(fā)揮重要作用。高校建設(shè)好教務(wù)管理信息系統(tǒng)，使其能夠滿足新形勢下教育教學(xué)的需要，是一項持續(xù)性、系統(tǒng)性的工程。高校只有在教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用過程中主動發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而改進(jìn)和完善，才能使教務(wù)管理工作更好地適應(yīng)教育教學(xué)發(fā)展的需要。

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