優(yōu)化放射報告書寫流程

——胡 磊 秦涵書 王 平 陳 亮

報告分發(fā)是指按照放射診斷醫(yī)師專長，實現(xiàn)醫(yī)師分組排班，并按照既定報告分發(fā)策略，對報告進行自動分發(fā)和醫(yī)師工作量考核，確保報告能按時、準確、高效完成。它是對放射信息系統(tǒng)(Radiology Information System，RIS)的持續(xù)改進[1]，可提高診斷醫(yī)師的工作效率，為科室績效改革奠定堅實基礎。報告分發(fā)功能的建設，重點在于分發(fā)策略的制定以及工作流程的重組。重慶醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院利用PDCA循環(huán)[2-3]進行持續(xù)改進，使得RIS功能應用和流程設計很好地滿足了科室業(yè)務需要。

1 現(xiàn)狀與問題

該院已建設上線RIS多年，醫(yī)師能熟練運用RIS完成報告書寫與審核，但報告書寫流程仍存在一定問題[4]。表現(xiàn)如下：(1)以報告放射編號尾號作為分發(fā)依據(jù)，這些規(guī)則是通過人工約定方式進行設立與維系，缺乏事實數(shù)據(jù)。(2)醫(yī)師有專長，對于擅長的部位報告診斷效率和準確度較高，對于不擅長的部位報告則相反。(3)醫(yī)師在打開報告后，有時因為臨時有事未能完成書寫與審核，導致報告處于鎖定狀態(tài)，其他醫(yī)師無法幫助完成。(4)初級報告一般由“三生”(實習生、進修生、規(guī)培生)完成，他們往往共用通用賬號，在人數(shù)較多時無法準確統(tǒng)計工作量。

2 流程優(yōu)化

針對以上問題，在完成需求調(diào)研后，該院在RIS中設計并開發(fā)了報告自動分發(fā)功能。該功能設計遵循以下原則：(1)及時性。能保證醫(yī)師在規(guī)定時間內(nèi)分派到報告并完成書寫與審核，且具備考核與提示功能；(2)公平性。支持多種報告分發(fā)策略，并可根據(jù)科室實際調(diào)整，保證報告能相對公平地分派；(3)靈活性。能保證報告書寫在遇到意外情況(醫(yī)師臨時調(diào)班，VIP患者指定報告醫(yī)師，臨時或院外會診等)時，可以靈活調(diào)整。

2.1 明確分組與排班

根據(jù)RIS近3年數(shù)據(jù)，放射科將現(xiàn)有醫(yī)師按專長劃分為頭頸、心胸、腹盆和骨肌4個專業(yè)組。系統(tǒng)管理員每周進行排班，電子排班表支持復制與調(diào)整，且具有醫(yī)師偏好設置，能設定“偏好的設備類型”“偏好的生理系統(tǒng)”“偏好的患者類型”等，用于報告分發(fā)策略參考。報告自動分發(fā)時，按組排班進行報告分派，實現(xiàn)書寫者分配到組、審核者分配到個人。

2.2 確定報告類型

本著試點先行、逐步擴大原則，先針對完成時限較長的門診和住院CT及MRI報告類型進行分發(fā)，急診、體檢、普放及其他類型報告保持原有流程不變。

2.3 制定分發(fā)策略

報告分發(fā)的基礎是報告數(shù)量與報告分值，其中，報告分值=報告數(shù)量×報告權(quán)重。報告權(quán)重值每部位為1分，聯(lián)合部位權(quán)重值為1×檢查部位數(shù)量。該院制定了兩種分發(fā)策略：(1)持有未寫報告數(shù)量(或分值)最小的醫(yī)師優(yōu)先分發(fā)，效率越高，完成報告越多，持有未寫報告數(shù)量越少，后續(xù)報告分派越多，報告分發(fā)規(guī)則趨向“能者多勞”；(2)無論持有的報告書寫完成與否，已分派報告數(shù)量(或分值)最小的醫(yī)師優(yōu)先分發(fā)，報告分發(fā)規(guī)則趨向分派工作量的公平、公正?？剖也捎昧说诙N分發(fā)策略，即按檢查報告(包括書寫完成報告)持有者報告分值最小優(yōu)先分發(fā)，組內(nèi)按檢查報告分值平均分配。

2.4 設計業(yè)務流程

普通檢查按部位自動分發(fā)給各組醫(yī)師，院外會診則由登記員進行部位預判登記。對于冠狀位成像檢查報告，調(diào)整關聯(lián)規(guī)則，將冠狀位檢查關聯(lián)到前面登記的主檢查報告上，不再單獨分發(fā)。

結(jié)合工作日正常排班班次(上午班08:00-12:00，下午班14:30-18:00)，制定系統(tǒng)定時分發(fā)規(guī)則：(1)前一日16:00-當日早上6:00，每兩小時分發(fā)一次已完成的檢查給上午班醫(yī)師；(2)當日6:00-10:00，每30分鐘分發(fā)一次新完成的檢查給上午班醫(yī)師，直至將當日10:00前完成的檢查分派完畢；(3)當日12:00分發(fā)當日10:00-12:00的所有已完成檢查；(4)當日12:00-16:00，每30分鐘分發(fā)一次新完成檢查給下午班醫(yī)師，直至將當日16:00前完成的檢查分派完畢；(5)節(jié)假日、周末等特殊情況，臨時由人工干預，調(diào)整分發(fā)時間節(jié)點。

各專業(yè)組設組長，具有回收及手工二次分發(fā)報告權(quán)限。系統(tǒng)設計工作量信息提醒功能，每當醫(yī)師登錄或退出RIS時，RIS自動比較醫(yī)師已完成工作量和當日設定工作量，如(當天完成報告分值+允許誤差)<當天應完成分值，系統(tǒng)提示醫(yī)師今日工作未完成，同時提示完成進度百分比。

實現(xiàn)報告強制解鎖功能。定時分發(fā)報告機制下，每天早上5:50強制解鎖非急診報告1次，解鎖后的報告可重新進入報告池再次分發(fā)，其余時間不能進行自動解鎖。同時，調(diào)整各組組長權(quán)限，組長擁有手工解除報告鎖定、手工分發(fā)報告權(quán)限。

在各組帶教醫(yī)師工號下設置通用子賬號，作為“三生”工作賬號，帶教醫(yī)師擁有對通用子賬號增、停、效期維護權(quán)限，滿足“三生”報告分派、書寫和管理需求[5]。

2.5 報告書寫與審核

報告分發(fā)同時可以指定審核者，但高級醫(yī)師提交的報告不可以分派給低級別醫(yī)師審核。對于未寫報告，可以在報告分發(fā)時指定審核醫(yī)師，也可以不指定。如果是前者，當報告被提交后，審核醫(yī)師可以在未審核報告列表里看到該報告并進行審核；如果是后者，當報告被提交后，報告將在下輪分發(fā)給審核醫(yī)師。

2.6 展示分發(fā)結(jié)果

為明晰報告分派結(jié)果，系統(tǒng)支持在報告列表中清晰展示報告持有者、創(chuàng)建者和審核者。當醫(yī)師打開報告列表，報告已有清晰所屬，無法挑揀。

3 效果

自2018年4月1日報告分發(fā)功能上線后，該院對4月數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，CT、MRI報告共計25 502份，系統(tǒng)自動分派24 034份，自動分派成功率為94%。從各組報告數(shù)量統(tǒng)計來看，同組同班次之間報告數(shù)量基本平均，誤差約5%；不同組別之間，報告數(shù)量差別明顯，如心胸組每班次要比腹盆組多寫12份報告，數(shù)量增幅為66%。

同時，對報告分發(fā)功能上線前后數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，相比2018年3月，2018年4月CT報告平均書寫診斷時間縮短1分鐘，醫(yī)師診斷效率提升7.7%；MRI報告平均書寫診斷時間縮短3分鐘，醫(yī)師診斷效率提升16.7%。專業(yè)分組報告分派到人后，診斷醫(yī)師工作效率平均提升12.9%。

4 討論

報告分發(fā)功能是科室利用信息化手段推行精細化管理的一種有益嘗試。其設計與應用，以嚴密而靈活的邏輯排隊取代了人工的隨意性，使科室完全杜絕了挑揀、搶占簡單報告的現(xiàn)象，工作分派更趨向公平、公正。放射科的診斷效率和報告質(zhì)量得到明顯提升，醫(yī)師的專長得到進一步發(fā)揮，有效縮短了患者檢查時間，降低了患者檢查成本，為科室績效考核開展奠定了堅實基礎。

報告分發(fā)功能的關鍵在于制定策略規(guī)則。目前因其在試運行階段，雖然考慮到聯(lián)合部位的情況，但所有檢查部位不區(qū)分難易程度，權(quán)重值均為1。這種做法能迅速穩(wěn)定科室的工作秩序，但不能長久持續(xù)，后期必須依據(jù)檢查項目的難易程度合理設置報告權(quán)重系數(shù)，方能實現(xiàn)真正意義上的報告積分平均。但這不是簡單的系統(tǒng)配置問題，還涉及放射科醫(yī)師績效考核[6-7]，需要多部門配合以及相關管理制度的配套保障。

設計嚴謹才能保證公平，但設計的嚴密性也往往意味著靈活性的缺失。不同的檢查類型有不同的特點，普放、急診、體檢乃至醫(yī)聯(lián)體內(nèi)其他醫(yī)療機構(gòu)的遠程報告[8-9]，在后期應用時都需要制定不同的策略規(guī)則。另外，針對周末和節(jié)假日的策略也需要更加靈活。在后續(xù)工作中，我們將繼續(xù)充分利用PDCA循環(huán)持續(xù)改進，使RIS功能更加符合科室管理需要。