企業(yè)檔案收集工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

□文｜陳燕

隨著新時(shí)期的到來(lái)，檔案管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要地位日漸顯著，而檔案收集工作又是檔案管理的前提基礎(chǔ)。這就要求企業(yè)管理者必須要加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，采取創(chuàng)新性的管理手段，爭(zhēng)取在提高檔案收集質(zhì)量和效率的同時(shí)，也能強(qiáng)化各部門(mén)之間的密切聯(lián)系，從而為構(gòu)建企業(yè)信息資源的共享機(jī)制創(chuàng)造良好的條件。因此，為了更好的實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，對(duì)企業(yè)檔案收集工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行深入分析就顯得尤為重要了。

企業(yè)檔案收集工作中存在的問(wèn)題

缺乏完善的管理制度。完善的管理制度是開(kāi)展企業(yè)檔案收集工作的基本前提，也是強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量的必要條件。[1]然而，就目前我國(guó)企業(yè)檔案收集工作的開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)看，許多企業(yè)都缺乏一套完整的檔案管理制度。一方面，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案收集工作對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性，只是一味的追求經(jīng)濟(jì)效益的最大化，并沒(méi)有結(jié)合自身的發(fā)展情況制定明確的檔案收集計(jì)劃，導(dǎo)致檔案收集工作難以得到真正落實(shí)。另一方面，各部門(mén)工作人員都只注重自身業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽略了檔案收集與整合的必要性，他們?yōu)榱朔奖阕约豪枚辉敢鈱n案資料交出，從而阻礙了檔案收集工作的順利實(shí)施，進(jìn)一步降低了檔案管理的整體質(zhì)量。

缺少精細(xì)化的管理模式。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，只有不斷提高企業(yè)的內(nèi)部管理水平，才能促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，從而讓企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。[2]這就要求相關(guān)管理人員必須要將精細(xì)化管理引入實(shí)際工作中，不斷對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，爭(zhēng)取在提高工作質(zhì)量和效率的同時(shí)，也能促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。但是，在企業(yè)檔案收集工作開(kāi)展的過(guò)程中，許多企業(yè)都缺少精細(xì)化的管理模式，并沒(méi)有對(duì)檔案收集工作進(jìn)行精細(xì)化處理，導(dǎo)致一些權(quán)責(zé)不明、互相推諉的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，這對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是極為不利的。

檔案保管的安全性不高。檔案保管作為檔案收集工作的重要內(nèi)容，其安全性的高低直接影響著檔案的使用效率。但是，在實(shí)際工作中，許多管理人員都忽視了檔案保管的重要性，導(dǎo)致檔案丟失、毀壞的問(wèn)題層出不窮，不僅降低了檔案資料的使用效率，而且還為檔案管理埋下了許多安全隱患，進(jìn)一步影響了企業(yè)管理水平的提升。

針對(duì)上述問(wèn)題提出的解決對(duì)策

建立完善的歸檔制度，明確歸檔的基本要求。完善的歸檔制度是確保檔案收集工作順利開(kāi)展的基本前提，因此，要想提高企業(yè)檔案管理的整體質(zhì)量，企業(yè)管理者必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況建立針對(duì)性的歸檔制度，明確歸檔工作的基本要求，從而為收集工作的有序進(jìn)行提供可靠的保障。[3]首先，企業(yè)需要明確歸檔范圍。歸檔范圍主要是指檔案收集所涵蓋的領(lǐng)域，相關(guān)管理者必須要確保檔案收集的完整性，避免出現(xiàn)忘收或漏收的現(xiàn)象。這就要求相關(guān)工作者必須要建立系統(tǒng)的工作體系，將企業(yè)各部門(mén)的檔案信息形成一個(gè)有機(jī)的整體，從而確保收集工作的順利開(kāi)展，進(jìn)一步提高收集工作的質(zhì)量和效率。其次，企業(yè)需要明確整理標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)企業(yè)都具有豐富的檔案資料，因此，為了提高檔案資料的利用率，企業(yè)應(yīng)該明確其整理標(biāo)準(zhǔn)，促使工作人員能夠按照整理標(biāo)準(zhǔn)將檔案進(jìn)行分門(mén)別類，爭(zhēng)取在提高檔案管理效率的同時(shí)，也能提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和一體化，從而推動(dòng)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。最后，企業(yè)需要明確管理內(nèi)容。為了防止檔案在使用的過(guò)程中出現(xiàn)丟失、損壞的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的登記制度，促使檔案管理人員能夠全面了解檔案的使用情況，在降低管理風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也能確保檔案資料的完好無(wú)損。

引入精細(xì)化管理模式，構(gòu)建信息化管理體系。要想提高企業(yè)檔案收集工作的整體質(zhì)量，科學(xué)的檔案管理模式必不可少。這就要求相關(guān)管理人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，積極采用創(chuàng)新性的管理手段，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)構(gòu)建信息化管理體系，從而確保檔案收集工作的高效進(jìn)行。首先，管理人員應(yīng)構(gòu)建信息化的檔案移交平臺(tái)，設(shè)立OA電子流程，不斷增加電子檔案的比重，爭(zhēng)取在強(qiáng)化管理質(zhì)量和效率的同時(shí)，也能避免資源的浪費(fèi)，從而不斷提高檔案移交管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。其次，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，并將責(zé)任制引入實(shí)際工作中，將每項(xiàng)工作的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，從而激發(fā)工作人員的積極性。此外，為了提高檔案的利用率，管理人員需要對(duì)檔案使用要求進(jìn)行明確規(guī)定，尤其是重要文件和機(jī)密文件，比如企業(yè)章程修正案、股權(quán)登記資料、財(cái)務(wù)文件等，必須要經(jīng)過(guò)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者簽批后才能使用，以此確保檔案使用的安全性和有效性。最后，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況明確檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的劃分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，比如可將檔案分為合同、大事記、行政管理、設(shè)備管理、董事長(zhǎng)資料等若干類型，并制定相應(yīng)的檔案編號(hào)，以便為后續(xù)查閱和使用提供便利的條件。因此，在實(shí)際整理過(guò)程中，管理人員可以借助先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展整理工作，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，一旦出現(xiàn)檔案變更，能夠通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行查找，在節(jié)省查找時(shí)間的同時(shí)，也能推動(dòng)企業(yè)檔案信息管理的進(jìn)一步發(fā)展。

營(yíng)造安全的檔案環(huán)境，強(qiáng)化歸檔工作的質(zhì)量。檔案保管作為檔案收集工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于提高檔案管理的整體質(zhì)量發(fā)揮著不可替代的作用。[4]這就要求相關(guān)管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)檔案保管工作的重視，營(yíng)造舒適、安全的檔案環(huán)境，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的根本目標(biāo)，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。一方面，企業(yè)應(yīng)該建立專門(mén)的檔案保管部門(mén)，并配備相應(yīng)的管理人員和基礎(chǔ)設(shè)施，比如滅火器、加濕器、空調(diào)等，利用專門(mén)的檔案裝具進(jìn)行保管。與此同時(shí)，為了減少安全風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行打掃和清潔，以便即時(shí)發(fā)現(xiàn)霉變、褪變、破壞等情況，從而采取行之有效的解決措施。另一方面，管理人員應(yīng)該要認(rèn)真履行管理職責(zé)，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，可采用標(biāo)識(shí)管理來(lái)提高管理質(zhì)量和效率，從而為提高檔案的使用率奠定良好的基礎(chǔ)。

提高人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保歸檔工作的有效開(kāi)展。歸檔人員的專業(yè)素養(yǎng)是影響檔案管理整體質(zhì)量的決定性因素，因此，為了獲得理想的管理效果，企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)性人才的培養(yǎng)，不斷提高歸檔工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)精神，從而確保歸檔工作的有效開(kāi)展。[5]首先，企業(yè)需要提高歸檔工作人員的錄用門(mén)檻，積極吸引高素質(zhì)人才，優(yōu)先錄用那些具備專業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員，采用優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制來(lái)提高人才錄用的公平性和公正性。其次，企業(yè)要定期對(duì)在崗人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容既要包括專業(yè)知識(shí)，又要包括職業(yè)素養(yǎng)，爭(zhēng)取在提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，也能強(qiáng)化他們的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，從而為提高工作質(zhì)量和效率創(chuàng)造良好的條件。最后，企業(yè)需要建立完善的考核制度和獎(jiǎng)懲制度，定期對(duì)管理人員的工作情況進(jìn)行考察，對(duì)于表現(xiàn)突出的工作人員，企業(yè)要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不足的人員，企業(yè)要給予相應(yīng)的懲罰，必要時(shí)可通過(guò)崗位調(diào)整來(lái)優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)，從而確保歸檔工作的有效開(kāi)展。只有這樣，才能從根本上解決檔案管理工作中的問(wèn)題和不足，從而營(yíng)造良好的工作環(huán)境，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)管理水平的顯著提升。

綜上所述，強(qiáng)化檔案收集工作的整體質(zhì)量對(duì)于促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)只有不斷加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重視程度，才能即時(shí)解決檔案管理中遇到的問(wèn)題，從而更好的滿足管理工作的實(shí)際需要。鑒于此，相關(guān)管理人員必須要?jiǎng)?chuàng)新管理思路和管理方法，通過(guò)建立科學(xué)的管理模式和營(yíng)造和諧的檔案環(huán)境來(lái)落實(shí)檔案管理的基本要求，不斷提高檔案收集工作的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，爭(zhēng)取在完成工作任務(wù)的同時(shí)，也能推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展，從而為促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的保障。