淺析企業(yè)合同管理及風(fēng)險防范

楊潔云 張愉婕 杜寶寶

(1.國網(wǎng)山西省電力公司電力科學(xué)研究院，山西 太原 030001；2.山西德為律師事務(wù)所，山西 太原 030006)

目前，經(jīng)濟全球化迅速發(fā)展，我國市場經(jīng)濟水平不斷提高，企業(yè)之間的合作越來越頻繁。合同是維系及規(guī)范企業(yè)合作的重要依據(jù)，合同管理的水平對企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)起著關(guān)鍵作用。因此，完善企業(yè)合同管理，做好企業(yè)合同風(fēng)險防范和控制是每個企業(yè)不可避免的課題。

一、企業(yè)合同管理存在的風(fēng)險

企業(yè)合同法律風(fēng)險也就是企業(yè)在合同的談判、訂立、實際履約的過程中，最終結(jié)果與預(yù)計結(jié)果不同，從而導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，給企業(yè)造成損害的可能性。依據(jù)合同法律風(fēng)險發(fā)生的時間順序，合同法律風(fēng)險大致分為四類：

(一)合同簽訂前的法律風(fēng)險

合同簽訂前的法律風(fēng)險經(jīng)常被忽視。其中，合同對方主體是否適格以及對方的信用情況是最重要的風(fēng)險點。因為合同簽訂前沒有進行考查和了解，與主體不符合法律規(guī)定的或者與履約能力有欠缺的當(dāng)事人或代理人簽訂合同，最終導(dǎo)致合同效力存在瑕疵或者導(dǎo)致合同終止，無法履行。

(二)合同簽訂時的法律風(fēng)險

合同簽訂時的法律風(fēng)險往往表現(xiàn)在合同的內(nèi)容與形式方面。合同內(nèi)容方面，主要表現(xiàn)在合同內(nèi)容違反法律強制性規(guī)定，不具備法律效力，而最終導(dǎo)致合同無效，不受法律保護。合同形式方面，主要表現(xiàn)在合同形式?jīng)]有依照相關(guān)法律規(guī)定，使得合同具有隱藏的法律風(fēng)險。

(三)合同履行過程中的法律風(fēng)險

此階段的法律風(fēng)險主要是指企業(yè)在履行合同過程中，對方故意違反合同約定，或遇到不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法執(zhí)行，結(jié)果是企業(yè)預(yù)期的經(jīng)濟利益沒有實現(xiàn)或者造成經(jīng)濟損失。以下因素造成合同履行過程中存在法律風(fēng)險：第一，企業(yè)疏于合同履行管理，沒有提前發(fā)現(xiàn)對方企業(yè)的動向并采取針對性措施，導(dǎo)致合同無法履行；第二，當(dāng)對方違約時，沒有積極追究對方責(zé)任或者采取必要措施，導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損。例如合同對方的資金出現(xiàn)問題，沒有及時向?qū)Ψ街鲝垈鶛?quán)，錯過訴訟時效，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

二、目前我國企業(yè)合同管理存在的主要問題

(一)對合同管理的認識有誤區(qū)

《中國人民共和國合同法》從合同的訂立、效力、履行、變更和轉(zhuǎn)讓、權(quán)利義務(wù)終止、違約責(zé)任及其他等內(nèi)容對合同的整個生命周期進行了規(guī)定。合同管理也是一個動態(tài)的全過程管理過程，也是一個周期。有人片面的認為合同管理就是合同的訂立、履行以及糾紛解決等某個行為。這種觀點以偏概全，不能有效地從合同的全過程預(yù)防法律風(fēng)險。

(二)合同管理人員的業(yè)務(wù)水平有限

合同管理人員業(yè)務(wù)能力的水平直接影響企業(yè)合同管理的水平。目前，我國企業(yè)中配備的合同管理的人員大多數(shù)不是法律專業(yè)人才，這造成合同管理人員的法律素養(yǎng)不夠，特別是合同法及相關(guān)法律知識缺乏。此外，還有一些企業(yè)沒有專職的合同管理人員甚至是法律事務(wù)專員，沒有做到專人專崗，這樣導(dǎo)致工作人員沒有充分的精力投入到合同管理業(yè)務(wù)中，也沒有充足的時間進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不能深入細致地開展和研究合同管理工作。

(三)合同風(fēng)險管控機制及管理制度不完善

企業(yè)各部門間信息溝通不暢通，缺乏有效的合同風(fēng)險管控機制。合同風(fēng)險管控主要集中在事后管控、事前管控和事中管控往往不到位，風(fēng)險管控機制不能暢通運行，無法形成動態(tài)的全過程管控，風(fēng)險管控措施不能全面、高效的實施。此外，企業(yè)缺乏詳細的合同管理制度，對合同的各個環(huán)節(jié)進行規(guī)定，實現(xiàn)合同在各個階段、各個部門的規(guī)范化運行。

三、企業(yè)合同法律風(fēng)險防控措施

(一)加強合同管理人員隊伍建設(shè)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)組建合同管理人員隊伍。首先，在法律部門設(shè)置專門的合同管理專責(zé)，法律部門作為合同的歸口管理部門，合同管理專責(zé)作為合同管理的具體實施人，合同管理人員最好選擇具有法律專業(yè)背景或者有企業(yè)合同管理經(jīng)驗的人員擔(dān)任。第二，在企業(yè)的其他各個部門確定一名相對固定的合同承辦人。固定的承辦人對合同簽訂前、簽訂時、合同履行過程的法律風(fēng)險較為熟悉，對企業(yè)合同管理流程也比較清楚。第三，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層、部門負責(zé)人是合同管理的重要參與人、決策人。合同管理專責(zé)、合同承辦人、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和部門負責(zé)人三類人共同組成一個企業(yè)的合同管理隊伍，是企業(yè)合同法律風(fēng)險防范的主體。應(yīng)定期對三類人針對性培訓(xùn)，增強合同管理人員隊伍的法律意識，特別是合同法律風(fēng)險防范意識，完善合同管理人員的合同法律知識，提高合同管理人員的合同管理能力。

(二)完善合同管理制度，建立合同法律風(fēng)險防控體系

要實現(xiàn)企業(yè)科學(xué)、規(guī)范的運營，健全的管理制度是前提。企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善合同管理制度，使合同管理制度確實具有可操作性，并能覆蓋到合同管理的各個環(huán)節(jié)。完善的合同管理制度明確了工作流程及合同管理人員各自的責(zé)任，高效指導(dǎo)合同管理工作。在建立完善的合同管理制度的基礎(chǔ)上，構(gòu)建合同法律風(fēng)險防控體系。合同法律風(fēng)險防控體系主要包括三個流程；首先，進行法律風(fēng)險識別，確定合同管理的風(fēng)險點，制定合同法律風(fēng)險防控方案；接下來依托企業(yè)自身的法律環(huán)境，對制定好的方案進行實施；最后，通過在實施方案時發(fā)現(xiàn)的問題，評估合同法律風(fēng)險防控體系，對制定好的方案進行全面的優(yōu)化。

(三)實施合同的全過程管理

當(dāng)前，社會經(jīng)濟發(fā)展迅猛，企業(yè)內(nèi)部由于業(yè)務(wù)范圍、戰(zhàn)略決策變化，企業(yè)外部由于政策法規(guī)、法律環(huán)境等變化，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)外部合同管理的法律風(fēng)險的類型、影響以及表現(xiàn)方式等也在變化。因此要用動態(tài)的眼光看待合同法律風(fēng)險管理，從而達到合同法律風(fēng)險的全過程管理。

第一，合同簽署階段的管理。合同簽署階段是合同管理的最初階段，也是最重要的階段。如果合同簽署階段的法律風(fēng)險防控到位，就從源頭上有效避免了法律風(fēng)險。作為企業(yè)業(yè)務(wù)部門的合同承辦人，直接接觸合同相對方，應(yīng)當(dāng)認真審查合同對方的主體資格、信用、資質(zhì)，有效降低對方違約風(fēng)險；作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層、部門負責(zé)人以及合同管理專責(zé)，應(yīng)當(dāng)仔細審查合同條款，確保合同條款的完整性和嚴謹性。還應(yīng)當(dāng)通過合同簽署授權(quán)、合同月報等制度，細化合同管理，在糾紛發(fā)生前有效預(yù)測和預(yù)警，及時應(yīng)對法律風(fēng)險。

第二，合同履行階段的管理。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的具體履行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將履行過程中發(fā)現(xiàn)或者可能出現(xiàn)的問題及時反饋給合同歸口管理部門，方便合同歸口管理部門在出現(xiàn)法律風(fēng)險時采取措施，積極應(yīng)對。

第三，合同履行完畢后階段管理。當(dāng)合同按照約定履行完畢，或合同產(chǎn)生糾紛最終解決，要將合同的文本或者合同管理的有關(guān)資料進行歸檔。還要對合同管理制度、合同管理風(fēng)險防控體系運進行有效評估。及時匯總評估發(fā)現(xiàn)的問題，對制度及體系提出修改意見，不斷完善，預(yù)防法律糾紛的發(fā)生。