檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的問題分析

劉銀雪

(巨野縣康復(fù)中心，山東 巨野 274900)

檔案管理信息系統(tǒng)作為事業(yè)單位信息管理的重要工具，能夠幫助事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、系統(tǒng)化的信息管理模式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息管理質(zhì)量的提升。根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)現(xiàn)狀來看，影響檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的因素存在復(fù)雜性和多樣性。但是由于相關(guān)檔案系統(tǒng)建設(shè)單位對(duì)影響因素的復(fù)雜性和認(rèn)識(shí)不足，沒有做好充分的建設(shè)準(zhǔn)備，導(dǎo)致構(gòu)建出的檔案管理信息系統(tǒng)達(dá)不到預(yù)想效果，體現(xiàn)不了實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。

一、系統(tǒng)規(guī)劃不夠科學(xué)，無法保障系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程

在近幾年的發(fā)展中，檔案管理信息系統(tǒng)化建設(shè)雖然已經(jīng)取得一定成就，但是針對(duì)社會(huì)發(fā)展而急速增加的管理需求，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)仍然存在一些局限和問題。例如：系統(tǒng)建設(shè)與檔案管理需求不協(xié)調(diào)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)不完善、系統(tǒng)性能低、投資多受益少等等，都是當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)需要改善的問題。因而，在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，需要綜合考慮社會(huì)發(fā)展變遷、部門未來規(guī)劃、系統(tǒng)功能需求、系統(tǒng)性能等多方面的因素，結(jié)合檔案管理工作的情況，構(gòu)建岀科學(xué)合理的系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案，為系統(tǒng)建設(shè)樹立明確的目標(biāo)和方向。通過這樣的方式，可以讓檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的整體過程更加規(guī)范，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)與事業(yè)單位協(xié)同并進(jìn)的發(fā)展。另一方面，隨著時(shí)代的發(fā)展和變遷，檔案管理工作內(nèi)容、結(jié)構(gòu)也會(huì)隨之變化，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息完全系統(tǒng)化，需要對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，這樣才能提升系統(tǒng)的使用價(jià)值。與此同時(shí)，在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，包括有系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)、程序開發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，而且還會(huì)涉及系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)更新等工作任務(wù)。由此可見，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工程，構(gòu)建科學(xué)規(guī)劃是非常必要的。

二、用戶參與程度低，無法充分滿足管理需求

檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的最終目的是滿足單位檔案管理需求，提升檔索管理的效率和質(zhì)量。但是在實(shí)際的系統(tǒng)建設(shè)過程中，由于系統(tǒng)需求用戶參與程度不足，而系統(tǒng)建設(shè)人員對(duì)檔案管理需求業(yè)務(wù)了解又較少，進(jìn)而導(dǎo)致系統(tǒng)達(dá)不到預(yù)想的建設(shè)效果。另一方面，由于系統(tǒng)用戶與建設(shè)人員缺乏有效的溝通，導(dǎo)致系統(tǒng)功能技術(shù)無法全面反映用戶需求，同時(shí)也不利于用戶對(duì)系統(tǒng)制約條件、建設(shè)問題進(jìn)行深入了解，影響了檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量?；谶@樣的現(xiàn)狀問題，在檔案管理信息系統(tǒng)過程中，需要強(qiáng)化系統(tǒng)技術(shù)人員與用戶的溝通，確保系統(tǒng)技術(shù)人員全面深入地掌握檔案管理信息系統(tǒng)所需功能。由此，系統(tǒng)技術(shù)人員可以結(jié)合業(yè)務(wù)需求、使用特點(diǎn)等信息，完善檔案管理信息系統(tǒng)的功能，最大限度地優(yōu)化系統(tǒng)的運(yùn)行效果。與此同時(shí)，在檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，用戶也需要有效掌握系統(tǒng)的功能、結(jié)構(gòu)以及運(yùn)行條件，以系統(tǒng)建設(shè)者的身份參與到系統(tǒng)開發(fā)的各個(gè)不節(jié)，這樣才能構(gòu)建出檔案管理需求的信息系統(tǒng)。

三、系統(tǒng)測(cè)試過于形式化，無法保障系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量

在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，大部分事業(yè)單位由于自身軟件技術(shù)的局限性，會(huì)將系統(tǒng)開發(fā)業(yè)務(wù)委托給專業(yè)軟件開發(fā)公司進(jìn)行建設(shè)。與此同時(shí)，系統(tǒng)測(cè)試作為軟件開發(fā)的重要環(huán)節(jié)，做好系統(tǒng)測(cè)試環(huán)節(jié)不僅能夠保障系統(tǒng)質(zhì)量和性能，而且還是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的最后關(guān)卡。但是，系統(tǒng)測(cè)試工作需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，由此部分軟件開發(fā)企業(yè)在系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，為了追求開發(fā)時(shí)間和速度，忽視系統(tǒng)軟件的測(cè)試環(huán)節(jié)，影響了檔案系統(tǒng)使用質(zhì)量。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，可以安排專業(yè)技術(shù)人員監(jiān)督系統(tǒng)測(cè)試環(huán)節(jié)，定期檢查系統(tǒng)測(cè)試的成果物，有效解決測(cè)試中出現(xiàn)的問題，避免影響后期的測(cè)試質(zhì)量。這樣，既可以及時(shí)解決糾正系統(tǒng)中的問題，優(yōu)化系統(tǒng)性能，還可以提升檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)質(zhì)量，為檔案管理信息系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用提供保障。另一方面，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)工作不到位，無法保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性?！跋到y(tǒng)維護(hù)”是檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中非常關(guān)鍵的一部分，不僅影響著系統(tǒng)的使用年限，而且還關(guān)乎系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量和性能。將系統(tǒng)維護(hù)工作落實(shí)到位，可以保障系統(tǒng)要素及時(shí)更新和完善，優(yōu)化系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量。但是在欄案管理信息建設(shè)過程中，部分事業(yè)單位由于缺乏專業(yè)技術(shù)人員而忽視了系統(tǒng)維護(hù)工作，一旦系統(tǒng)發(fā)生故障，系統(tǒng)用戶不僅無法及時(shí)解決，還會(huì)影響了檔案信息的管理。因此，在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，強(qiáng)化系統(tǒng)維護(hù)的重視程度，培養(yǎng)專屬的技術(shù)維護(hù)人員，保障系統(tǒng)軟件能夠及時(shí)更新，才能進(jìn)一步保障檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量。

四、結(jié)束語

總而言之，在信息化時(shí)代不斷推進(jìn)的過程中，落實(shí)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必經(jīng)之路，對(duì)提升信息管理質(zhì)量有著積極作用。與此同時(shí)，通過分析檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的問題，加強(qiáng)用戶的系統(tǒng)開發(fā)體驗(yàn)，構(gòu)建出合理科學(xué)的系統(tǒng)建設(shè)方案，落實(shí)每個(gè)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)質(zhì)量檢測(cè)，可以全面提高檔案管理信息系統(tǒng)的質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息管理環(huán)境，促進(jìn)事業(yè)單位的健康成長(zhǎng)。